16 krótkich wskazówek dotyczących prowadzenia efektywnego spotkania (z listą kontrolną)

Skuteczne spotkanie jest wszystkim, nie tylko przewodniczącym czy przewodniczącym. Żnijemy to, co widzieliśmy.

1. Jasność celu:

Cele spotkania powinny być jasne, a podejście powinno być dobrze nakreślone. Następnie dyskusja może być ukierunkowana na cel.

2. Odpowiedni przewodniczący:

Przewodniczący powinien zadowolić się okazją. Anglia wybrała Churchilla na premiera, ale kiedy ustanowiono pokój.

3. Dobra odprawa:

Wszyscy członkowie powinni mieć dobrą odprawę i zachętę do udziału w spotkaniu.

4. Zapewnij punktualność:

Ponieważ każdy ma na to czas, przewodniczący powinien podjąć kroki w celu zapewnienia punktualności. Powinny za to być nagrody i kary (nawet subtelne) za nieutrzymywanie go z czystego przyzwyczajenia.

5. Zarządzanie czasem:

Aby rozpocząć i skończyć na czas i oddać sprawiedliwość porządkowi obrad, przewodniczący powinien dobrze zaplanować czas. Poszczególne punkty porządku obrad mogą zostać przydzielone na ustalony czas, aby zrównoważyć przydział czasu.

6. Mieć strategię:

Odkąd pojawił się jednodniowy świerszcz, często słyszymy o strategii. Prowadzący spotkanie powinien mieć wcześniej zaplanowaną strategię radzenia sobie z pewnymi ludźmi, niektórymi problemami i pewnymi przewidywanymi sytuacjami.

7. Jasne decyzje:

Decyzje powinny być jasne, a przydział obowiązków według zdolności i chęci. Członkowie powinni mieć wyraźne zobowiązanie.

8. Demokratyczny duch:

Demokracja służy każdemu sprawiedliwemu rozwojowi. Niech wszyscy uczestniczą, są reprezentowani, podejmowani w decyzjach spotkania.

9. Zachęcaj do słuchania:

Słuchanie jest zachęcane, gdy sprawy są interesujące dla wszystkich. Ale różne motywy przemawiają do różnych ludzi. Nie-słuchacze stoją przed możliwością odrzucenia i krytyki.

10. Rozwiązywanie konfliktów:

Zderzenie wyświetleń powinno zostać rozwiązane. Zamiast omijać problemy, można je spotkać twarzą w twarz.

11. Wyjaśnij pozytywne i negatywne strony:

Przewodniczacy lub kompetentny rzecznik powinien wyjaśniać dobro zarówno w idei, jak iw złym. Polityka oparta na problemach jest najlepsza. Należy zachęcać do racjonalnego i krytycznego, kompetentnego i nie-emocjonalnego podejścia.

12. Używaj nieporozumień:

Jeżeli w postępowaniu pojawi się spór, może to być źródłem lepszego pomysłu.

13. Uwagi nieosobowe:

Członek nie musi wchodzić w osobiste życie innych, gdy spotkanie dotyczy spraw, a nie czyjegoś życia osobistego.

14. Podaj wielokrotny wybór:

Aby dać członkom poczucie, że wybrałeś i zdecydowałeś, warto dać im różne opcje i dotrzeć do najlepszych.

15. Samorealizacja:

Spotkanie powinno odbywać się w zakresie jakości decyzji i jakości uczestnictwa. W przyjaznej atmosferze, z bezstronnym przewodnictwem, to uczucie jest łatwiejsze do rozwinięcia. Członkowie muszą mieć emocjonalną satysfakcję.

16. Zdobądź ostateczne rozwiązania:

Zamiast rozwiązań połowicznych lub kompromisów, należy podjąć zdecydowane rozwiązania.

Pułapki:

Podczas prowadzenia spotkania musimy strzec się przed:

(a) Opóźniony start

(b) Bogactwo w drobnych sprawach

(d) Przerwy

(e) Monopolizacja przez członka lub podgrupę

(f) Krzyżówka

(g) Rozmowy styczne

(h) Emotionalne zaostrzenia

(i) Słabe lub stronnicze przewodnictwo

(j) Brak kluczowych graczy

(k) Zbyt ambitny program

(l) Spotkanie jako substytut myślenia i działania (rodzaj wylewania problemów na grupę i znajdowania kozła ofiarnego)

Lista kontrolna do prowadzenia dobrych spotkań:

Jako aranżer spotkań pomocna może okazać się ta lista kontrolna.

1. Krzesła, stoły itp. Powinny być dobrze rozmieszczone.

2. Jeśli członkowie mają mieć tabliczki z nazwiskami, odznaki itp., Powinny one być ułożone.

3. Należy zapewnić artykuły biurowe, takie jak szpilki, klipsy, taśmy samoprzylepne, papier, długopisy itp.

4. Należy przetestować system nagłośnienia.

5. W celu projekcji wizualnej aparat powinien zostać przetestowany.

6. Wyświetl elementy powinny być gotowe i, jeśli to konieczne, naprawione.

7. Hala powinna być schludna i wolna dla łatwego poruszania się. Brak przewodów na podłodze, gdzie można się potknąć.

8. Tam, gdzie jest to wymagane, muszą być dostępne przekąski, woda itp. Niektórzy uważają, że "bez spotkania bez jedzenia".

9. Upewnienie się, że członkowie zostali powiadomieni. Upewniając się, że są przygotowani. Ważny jest dla nich czas telefonu.

10. Zewnętrzni eksperci wymagają specjalnej obsługi. Konieczne jest zorganizowanie przyjęcia i eskortowanie ich.

11. Należy zwrócić uwagę na oświetlenie, wentylację, akustykę (rozkład dźwięku) i temperaturę miejsca spotkania.

12. Zorganizowanie dużego spotkania samo w sobie jest zadaniem komisji. Trzeba zobaczyć, że współorganizatorzy są dobrze poinformowani, a linie komunikacyjne są z nimi otwarte.

13. Po spotkaniu działanie następcze powinno być natychmiastowe. Sukces spotkania i pochwały może sprawić, że poczujemy się tak zadowoleni, że możemy stać się bezczynni.

14. Należy realizować plan działania, tworząc łańcuch nadzoru. Zabrałoby to najważniejszą krytykę, która odnosi się nawet do dobrze przeprowadzonych spotkań - wszystkie rozmowy i brak działań.