4 rodzaje kierunku w formalnej komunikacji

Niektóre z najważniejszych kierunków formalnej komunikacji to: 1. W dół 2. W górę 3. W poziomie lub w kierunku poprzecznym i 4. Przekątna lub krzyżowo!

Formalna komunikacja została zaprojektowana przez kierownictwo. Jest to oficjalny komunikat, który odbywa się za pośrednictwem linii władzy lub łańcucha dowodzenia.

Podstawowym celem projektowania takiej komunikacji jest łączenie różnych podsystemów organizacji i koordynowanie ich funkcjonowania dla osiągnięcia celów organizacyjnych. Taka komunikacja jest oficjalna i jest częścią formalnej organizacji, która działa poprzez formalny związek zwierzchnika i podwładnego.

1. Komunikacja w dół:

Komunikacja w pierwszej kolejności spływa w dół. Dlatego tradycyjnie ten kierunek został podkreślony lub podkreślony. Opiera się na założeniu, że osoby pracujące na wyższych poziomach mają uprawnienia do komunikowania się z ludźmi pracującymi na niższych poziomach. Ten kierunek komunikacji wzmacnia autorytarną strukturę organizacji. Jest to również nazywane komunikatem Down Stream.

Ograniczenia komunikacji w dół:

(i) Distortion / Dilution:

Dość często komunikacja pochodząca z najwyższego poziomu zostaje zniekształcona lub rozrzedzona w drodze na niższe poziomy. Czasami wiadomości mogą się zagubić. Należy upewnić się, że odbiornik w pełni rozumie znaczenie / instrukcje / wskazówki pochodzące z góry. Wymaga to wydajnego systemu sprzężenia zwrotnego.

(ii) Opóźnienie:

Inną wadą komunikacji w dół jest to, że często staje się czasochłonna. Im więcej poziomów tym większe szanse na opóźnienie. Dlatego czasami menedżerowie decydują się na wysyłanie swoich masaży bezpośrednio do osoby zainteresowanej.

(iii) Filtrowanie:

Czasami menedżerowie mogą wstrzymywać cenne informacje od pracowników. W takiej sytuacji pracownicy stają się sfrustrowani, zdezorientowani i bezsilni. Może to zepsuć relacje pracodawca-pracownik.

2. Komunikacja w górę:

Funkcja komunikacji w górę polega na wysyłaniu informacji, sugestii, skarg i zażaleń pracowników niższego szczebla do wyżej wymienionych menedżerów. W związku z tym ma większy udział w przyrodzie. W przeszłości nie było to zachęcające, ale nowocześni menedżerowie zachęcają do komunikacji w górę. Jest to bezpośredni rezultat rosnącej demokratyzacji. Jest to również nazywane komunikacją Up Stream.

Ograniczenia komunikacji w górę:

(i) Psychologiczne:

Pewne problemy, przede wszystkim psychologiczne, mogą pojawić się w komunikacji w górę.

(ii) Hierarchiczny:

Wielu menadżerów nie lubi, gdy są "opowiadani" przez swoich juniorów. Mogą nie być wystarczająco cierpliwi, aby ich wysłuchać, lub nawet tłumić przesłaną im wiadomość od dołu. W takiej sytuacji pracownicy mogą czuć się zawiedzeni.

Sposoby przezwyciężenia ograniczeń - Ombudsperson:

Aby sprostać takim problemom, Rzecznik Praw Obywatelskich odgrywa ważną rolę. Pojęcie Rzecznika Praw Obywatelskich lub Rzecznika Praw Obywatelskich zostało po raz pierwszy zastosowane w Szwecji w celu rozpatrzenia skarg niższych pracowników na urzędników lub agencje rządowe.

Obecnie wiele firm w wielu krajach ustanowiło stanowiska dla osób w celu zbadania pracowników, skarg i zażaleń. W związku z tym Rzecznik Praw Obywatelskich skutecznie pośredniczy między pracodawcami a pracownikami i usprawnia komunikację w górę.

3. Komunikacja boczna lub pozioma:

Tego rodzaju komunikację można zaobserwować między osobami działającymi na tym samym poziomie lub pracującymi pod tym samym organem wykonawczym. Funkcjonalni menedżerowie działający na tym samym poziomie, w różnych działach, poprzez swoją komunikację, stanowią dobry przykład komunikacji bocznej. Głównym zastosowaniem tego wymiaru komunikacji jest utrzymanie działań koordynacyjnych i przeglądowych przypisanych różnym podwładnym.

Okazje do komunikacji bocznej powstają podczas posiedzeń komisji lub konferencji, w których wszyscy członkowie grupy, w większości rówieśnicy lub równi, wchodzą ze sobą w interakcje. Najlepszy przykład komunikacji bocznej widać w interakcji między działami produkcji i marketingu.

4. Przekątna lub krzyżowa komunikacja:

Komunikacja przekątna lub krzyżowa ma miejsce, gdy ludzie pracujący na tym samym poziomie współdziałają z osobami pracującymi na wyższym lub niższym poziomie hierarchii organizacyjnej i poza granicami ich relacji sprawozdawczych.

Zalety komunikacji ukośnej:

1. Koordynacja:

Ta krzyżowa komunikacja służy ważnemu celowi koordynacji poprzez nieformalne spotkania, formalne konferencje, spotkania w porze lunchu, ogólne uwagi itp.

2. Praktyczne:

Jak wiemy, nie cała komunikacja odbywa się ściśle na linii hierarchii organizacyjnej, tj. W dół lub w górę.

3. Zwiększanie morale:

Zapewniając pracownikom niższego szczebla możliwość interakcji z menedżerami podczas nieformalnych spotkań, zwiększa ich morale i zwiększa zaangażowanie w organizację. Coraz więcej organizacji zachęca teraz do crosswise komunikacji i budowania bonhomie.

Ograniczenia:

1. Obawa przed naruszeniem:

Przełożony może uważać za naruszenie, że jego podwładny otrzymał nadmierne znaczenie i że został przez niego pominięty.

2. Odporność na zgodność:

Przełożony nie może zastosować sugestii, ponieważ nie był konsultowany.

3. Anarchia:

Brak przyjętych procedur może prowadzić do wewnętrznej anarchii i zewnętrznej wrogości.