5 kroków do stworzenia efektywnego systemu kontroli zapasów

Niektóre etapy związane z ustanowieniem skutecznego systemu kontroli inwentarza w organizacji to: A. Klasyfikacja i kodyfikacja inwentarza. B. Prowadzenie ewidencji zapasów. C. Kontrola cyklicznego przepływu materiałów. D. Kontrola narzędzi. oraz E. Zarządzanie pomieszczeniem w magazynie.

(A) Klasyfikacja i kodyfikacja spisu:

Dobry system klasyfikacji i kodyfikacji zapasów jest niezbędny, aby zapobiec mieszaniu jednego rodzaju zapasów z drugim.

Zapasy należy klasyfikować zgodnie ze swoim charakterem w odpowiednich kategoriach. Na przykład inwentaryzacja koncernu inżynieryjnego może być sklasyfikowana jako łagodna stal, narzędzie, brąz, miedź itd., A każda z tych kategorii może być dalej odpowiednio klasyfikowana. Aby zaoszczędzić czas i uprościć identyfikację i kontrolę, różne kategorie inwentarza powinny otrzymać numer kodu.

Stosuje się różne metody kodyfikacji materiałów, a kilka ważnych z nich omówiono poniżej:

(a) Metoda Mnemoniczna:

W tej metodzie określone grupy materiałów są oznaczone określonymi literami. Tutaj pierwsza litera każdego słowa materiałów służy do kodowania. Na przykład słowo kodowe dla śrub stalowych to SS, śruby żelazne to IS itd. Pomaga to w łatwym zapamiętywaniu różnych kodów.

(b) Prosta metoda numeryczna:

W ramach tej metody przypisane są określone liczby w celu oznaczenia poszczególnych klas materiałów. Jeśli zostanie dodany nowy materiał, kolejna wyższa liczba w sekwencji zostanie przypisana do tego samego.

(c) Metoda numeryczna:

W tej metodzie określony numer jest przypisywany do określonych klas zasobów, a kolejne cyfry oznaczają inną specyfikację. Na przykład, jeśli cyfra 30 zostanie przypisana do rury stalowej, wówczas rura stalowa 2 "x 9" zostanie oznaczona przez 3029. Podobnie, jeśli 50 zostanie przypisanych do śruby mosiężnej, wówczas śruba mosiężna 2 "x 3" będzie oznaczona jako 5023 .

(d) Metoda łączona:

Czasami niektóre z powyższych metod można łączyć w celu uzyskania maksymalnych korzyści. Na przykład mosiężna śruba 2 "x 5" może być oznaczona jako BS25, żelazna śruba 1/2 "x 1" może być oznaczona jako IS 121 itd.

(B) Utrzymanie ewidencji zapasu:

Poniżej przedstawiono dwie ważne metody prowadzenia ewidencji zapasów:

(i) System okresowych zapasów,

(ii) System Wieczystego Inwentarza.

(i) System okresowych zapasów:

W ramach tego systemu ilość i wartość zapasów stwierdza się dopiero pod koniec okresu księgowego po przeprowadzeniu fizycznej weryfikacji jednostek. Ten system nie dostarcza informacji dotyczących ilości i wartości zapasów w sposób ciągły.

W tym systemie nie prowadzi się rachunkowości w zakresie strat, strat, kurczenia się, kradzieży itp. Zakłada się tutaj, że zapasy, które nie znajdują się w zapasach, zostały zużyte. Z tego względu koszt zużytych zapasów określa się tutaj, dodając całkowitą wartość zapasów do wartości zapasów w kasie jako zapasów i odliczając wartość zapasów na końcu jako zapasy końcowe.

(ii) System wieczystych zapasów:

Według Księgowości "Wieczysta inwentaryzacja to system ewidencji prowadzonej przez dział kontroli, który odzwierciedla fizyczny ruch zapasów i ich bieżące saldo." Nieustająca inwentaryzacja ma na celu stworzenie systemu zapisów, dzięki którym wpływy i emisje zapasów mogą być natychmiast rejestrowane na czas każdej transakcji i saldo mogą być wyprowadzone w celu pokazania aktualnej pozycji.

Rekordy, które są zazwyczaj używane do ciągłej inwentaryzacji, to:

1. Karty odbiorów.

2. Przechowuj konta księgi głównej lub przechowuj karty księgi.

3. Przyjęcie stałego wykonywania zapasów.

1. Karty odbiorów:

Karta Kasa jest kartą pokazującą ilościowe zapisy pokwitowań, emisji i bilansów zamknięcia materiału przechowywanego w odpowiednim pojemniku. Bin oznacza stojak, półkę, pojemnik lub przestrzeń, w której przechowywane są materiały.

Karta kosza jest umieszczona w koszu. Oddzielne karty koszyków są przygotowywane dla każdej pozycji w sklepach i jeśli dwa różne materiały są przechowywane na jednej półce, dwie karty z kartami po jednej na każdą są przygotowywane, traktując półkę jako dwa pojemniki.

Następująca forma karty Bin pomoże w prawidłowym zrozumieniu zawartości karty bin.

Wpływy są wprowadzane zgodnie z GRN, emisje są wyświetlane na podstawie zgłoszeń do magazynu, a bilans zamknięcia jest pokazywany po każdym wprowadzeniu do niego. Na kartach bin wszystkie wpisy, tj. Pokwitowania, wydania i salda materiałów są wyrażone tylko ilościowo.

2. Przechowuje księgę:

Księgowość sklepów jest zapisem sklepów, zarówno pod względem ilości, jak i wartości. Jest utrzymywany przez księgowego sklepów. Jest prawie podobny do karty bin z jedną ważną różnicą, że w sklepach pokazana jest również wartość księgowa materiałów.

To jest w księgach sklepowych wszystkie wpisy wyrażane są zarówno ilościowo, jak i jakościowo. Księgi te mają zazwyczaj luźny kształt liści i dla oddzielnych klas materiałów stosowane są oddzielne środki wiążące. W niektórych kwestiach te księgi są utrzymywane w powiązanych ilościach, aby uniknąć utraty luźnych folio.

Formularz formularza księgi sklepowej podano poniżej:

3. Przyjęcie ciągłego inwentaryzacji:

Ciągła inwentaryzacja jest istotną częścią stałego systemu inwentaryzacji. Odbywa się to poprzez porównanie fizycznej ilości z ilościami pokazanymi na karcie koszyka i w księdze magazynowej. Zwykle robi to niezależny personel audytu wewnętrznego.

Rozbieżności między saldami wykazywanymi przez księgę sklepów i faktyczne salda zapasów mogą wynikać z dwóch przyczyn:

(a) Możliwe przyczyny:

Są to między innymi problemy lub problemy, błędy pisarskie, rozbicie, kradzieże, umieszczanie materiałów w niewłaściwym koszu itp.

(b) Nieuniknione przyczyny:

Obejmuje to: parowanie, kurczenie itp. Inwentarza, zerwanie masy, tj. Wydawanie zapasów w małych partiach, warunki klimatyczne powodujące pogorszenie stanu itp.

Wykorzystanie Systemu Wieczystego Zasobów:

1. Ułatwia planowanie produkcji. Rekordy sklepów są sposobem na przydzielanie materiałów do zleceń produkcyjnych i umożliwiają planowanie i wydawanie zleceń z pełnym zapewnieniem, że materiały będą dostępne w razie potrzeby.

2. Umożliwia terminowe kupowanie materiałów o dokładnych specyfikacjach co do "ile" i "kiedy".

3. Ułatwia alokację kosztów materiałowych do zamówień produkcyjnych lub działów produkcyjnych za pomocą tych elementów.

4. Pozwala na sporządzanie sprawozdań finansowych bez przeprowadzania inwentaryzacji fizycznej.

5. Ustanawia podstawę do sporządzania spisu inwentarza z natury oraz do kontrolowania niewłaściwej alokacji, marnotrawstwa, starzenia się i kradzieży materiałów.

(C) Kontrola przepływu cyklicznego materiałów:

Wydajny system musi być tak zaprojektowany, aby kontrolować materiał od momentu rekwotowania zakupów do przechowywania gotowych towarów.

Według Johna A. Shubina następujące kroki w cyklu kontroli materiału:

1. Przechowuj rekordy urzędników sporządzających zapotrzebowania na zakup potrzebnych materiałów, części, materiałów i narzędzi i przesyłaj formularze do biura zakupów; i składają "zamówienia na produkcję" z biurem planowania dla tych części i narzędzi, które zostaną wyprodukowane w zakładzie w celu uzupełnienia zapasów.

2. Biuro zakupów pozyskuje zamówione przedmioty, składając zamówienia u sprzedawców i kontynuując dostawy.

3. Dział odbiorczy rozładowuje przesyłki przychodzące i sprawdza materiały pod względem zamówień na ilość i stan.

4. Biuro zakupów dokonuje audytów faktur i (w razie potrzeby) przejmuje od dostawców korekty rozbieżności.

5. Obsługa mężczyzn, przenoszenie otrzymanych materiałów i części wykonanych na obszary przechowywania. Urzędnicy wprowadzają odpowiednie wpisy do rejestrów sklepów, kart koszyka lub księgi sklepów dla przedmiotów umieszczonych w magazynie.

6. Sklepy-rekordzistki w biurze planowania sporządzają zapotrzebowania materiałowe, przydzielają materiały do zleceń produkcyjnych i wpisują odpowiednie zapisy w rejestrze wieczystych zapasów.

7. Przechowuj materiały i części składowe urzędnika ds. Pomieszczeń, zgodnie z formularzami zapotrzebowania otrzymanymi z biura planowania. Urzędnicy dokonują wpisów na kartach bin i wysyłają zapisy materiałów wydanych do biura rachunkowego w celu rozliczenia kosztów.

8. Przedstawiciele zakładów kontrolują przepływ towarów w procesie za pomocą arkuszy tras (zleceń produkcyjnych) i "zleceń przeniesienia", które kierują podróż służbową przez tablice sterowania zakładu w biurze planowania i pokazują postęp prac zakładu. .

9. Przedstawiciele zwracają nieużywane materiały i części do magazynów. Urzędnicy (na podstawie "sklepów-zwrotów") dokonują odpowiednich wpisów na kartach, rejestrach wieczystych i arkuszach kalkulacji kosztów.

10. Kierownicy przekazują ruch gotowych towarów do magazynów i (na podstawie wypełnionych formularzy otrzymanych od zakładu, urzędnicy dokonują odpowiednich wpisów w ewidencji końcowej.

(D) Kontrola narzędzi:

Narzędzia składają się z czterech kategorii, a mianowicie:

1. Narzędzia do trzymania:

Narzędzia te są urządzeniami do utrzymywania pracy i prowadzenia pracy, używanymi w połączeniu z operacjami maszyn. Przykłady: przyrządy, uchwyty itp.

2. Narzędzia do formowania i cięcia:

Narzędzia te są używane w maszynach do zmiany kształtu lub formy materiału. Przykładami są: matryce, frezy, wiertarki itp.

3. Narzędzia pomiarowe:

Tego typu narzędzia są urządzeniami służącymi do sprawdzania zgodności pracy ze standardami. Przykładami są guages, mikroometry itp.

4. Narzędzia pomocnicze:

Są urządzenia służące do budowania lub niszczenia produktów lub maszyn. Przykładami są śrubokręty, klucze, filary itp.

Procedura dla narzędzi i retoolingu:

Oprzyrządowanie to planowanie i nabywanie narzędzi. Oprzyrządowanie jest konieczne, gdy nowy produkt ma zostać wyprodukowany. Retooling jest wymagany, gdy projekt produktu ma się zmienić lub ma zostać wyprodukowany nowy model.

Kroki w narzędziach:

Istnieje sześć kroków w oprzyrządowaniu, są to:

1. Podział produktu na jego podzespoły i części oraz analiza zestawień materiałów, rysunków i innych specyfikacji w celu określenia potrzebnej liczby narzędzi.

2. Wybór i badanie metody przetwarzania oraz ilości produkowanych wyrobów, określających rodzaj oprzyrządowania, który ma być stosowany w każdej operacji.

3. Projektowanie niezbędnych narzędzi specjalnych do konkretnych operacji i wybór standardowych narzędzi potrzebnych do produkcji.

4. Nabycie lub wytworzenie narzędzi zgodnie z ich rysunkami projektowymi.

5. Sprawdzanie narzędzi pod kątem ich zgodności ze specyfikacjami.

6. Śledzić działanie narzędzi w produkcji, Prowadzenie niezbędnych zapisów kosztów narzędzi, szybkości produkcji osiągniętej dla każdej metody oprzyrządowania i wykorzystanie informacji do ulepszenia projektu już wykonanych narzędzi.