6 Najważniejsze techniki kontroli zapasów

Niektóre z najważniejszych technik systemu kontroli zapasów to: 1. Ustawianie różnych poziomów zapasów. 2. Przygotowania budżetów inwentaryzacyjnych. 3. Utrzymywanie stałego systemu inwentaryzacji. 4. Ustanowienie właściwych procedur zakupowych. 5. Wskaźniki rotacji zapasów. i 6. Analiza ABC.

1. Ustawianie różnych poziomów zapasów:

Aby uniknąć nadmiernego magazynowania i magazynowania materiałów, kierownictwo musi zdecydować o maksymalnym poziomie, minimalnym poziomie, poziomie ponownego zamówienia, poziomie zagrożenia i średnim poziomie materiałów, które mają być przechowywane w sklepie.

Warunki te wyjaśniono poniżej:

(a) Poziom ponownego zamawiania:

Jest również znany jako "poziom zamawiania" lub "punkt zamawiania" lub "limit zamawiania". Jest to punkt, w którym należy wykonać zamówienie na dostawę materiału.

Ten poziom jest ustalony gdzieś pomiędzy poziomem maksymalnym a poziomem minimalnym w taki sposób, że ilość materiałów reprezentowana przez różnicę między poziomem zamawiania a poziomem minimalnym będzie wystarczająca, aby sprostać wymaganiom produkcji do czasu, gdy materiały są uzupełniane. Poziom ponownego zamówienia zależy głównie od maksymalnej stawki zużycia i czasu realizacji zamówienia. Po osiągnięciu tego poziomu opiekun sklepu zainicjuje zgłoszenie zapotrzebowania.

Poziom ponownego zamawiania oblicza się za pomocą następującej formuły:

Poziom ponownego zamówienia = maksymalna szybkość zużycia x maksymalny czas realizacji zamówienia

(b) Maksymalny poziom:

Poziom maksymalny to poziom, powyżej którego zapasy nie powinny sięgać. Jest również znany jako "maksymalny limit" lub "maksymalny zapas". Funkcja maksymalnego poziomu jest niezbędna, aby uniknąć niepotrzebnego blokowania kapitału w zapasach, strat z powodu pogorszenia stanu i starzenia się materiałów, dodatkowych kosztów ogólnych i pokusy kradzieży itp. Poziom ten można określić za pomocą następującej formuły. Maksymalny poziom zapasów = poziom ponownego zamawiania + zmiana kolejności ilości - (minimalne zużycie x minimalny czas ponownego zamówienia)

(c) Minimalny poziom:

Reprezentuje on najniższą ilość określonego materiału, poniżej której zapasy nie powinny spadać. Ten poziom musi być utrzymywany za każdym razem, aby produkcja nie była wstrzymywana z powodu braku jakichkolwiek materiałów.

Jest to poziom zapasów, który musi zawierać nowe zamówienie w celu uzupełnienia zapasów. Ten poziom jest zwykle określany za pomocą następującej formuły:

Minimalny poziom = poziom ponownego zamawiania - (normalna stopa zużycia x normalny czas dostawy)

(d) Średni poziom zapasów:

Średni stan zapasów określa się przez uśrednienie minimalnego i maksymalnego poziomu zapasów.

Wzór na określenie poziomu jest następujący:

Średni poziom = 1/2 (minimalny poziom zapasów + maksymalny poziom zapasów)

Może to również być wyrażone przez minimalny poziom + 1/2 ilości zamówienia ponownego zamawiania.

(e) Poziom zagrożenia:

Poziom zagrożenia to taki poziom, poniżej którego w żadnym wypadku nie wolno dopuścić do upadku zapasów. Poziom niebezpieczeństwa jest nieco poniżej minimalnego poziomu, dlatego też menedżer zakupów powinien dołożyć szczególnych starań, aby zdobyć wymagane materiały i sklepy.

Ten poziom można obliczyć za pomocą następującej formuły:

Poziom zagrożenia = średnia stopa zużycia x czas zasilania awaryjnego.

(f) Wartość zamówienia ekonomicznego (EOQ):

Jednym z najważniejszych problemów stojących przed działem zakupów jest to, ile należy zamówić na raz. Zakupy w dużych ilościach wiążą się z niższymi kosztami zakupu. Koszt ich przenoszenia jest jednak wyższy. Podobnie, jeśli zakupy są dokonywane w mniejszych ilościach, koszty posiadania są niższe, a koszty zakupu są zwykle wyższe.

W związku z tym najbardziej ekonomiczna ilość zakupów lub optymalna ilość powinna zostać ustalona przez dział zakupów, biorąc pod uwagę takie czynniki, jak koszt zamawiania, przechowywania lub przewożenia.

Można to obliczyć za pomocą następującej formuły:

Q = √2AS / I

gdzie Q oznacza ilość na zamówienie;

A oznacza roczne zapotrzebowanie na przedmiot w kategoriach rupii;

S oznacza koszt złożenia zamówienia w rupiach; i

Opieram się na kosztach inwentaryzacji za sztukę rocznie w rupiach.

2. Przygotowanie budżetów inwentaryzacyjnych:

Organizacje mające ogromne wymagania materiałowe zwykle przygotowują budżety na zakup. Budżet zakupu należy przygotować z dużym wyprzedzeniem. Budżet na materiały produkcyjne i materiały eksploatacyjne oraz na kapitał i materiały eksploatacyjne należy przygotować oddzielnie.

Budżet sprzedaży generalnie stanowi podstawę do przygotowania planów produkcyjnych. Dlatego pierwszym krokiem w przygotowaniu budżetu zakupu jest ustalenie budżetu sprzedaży.

Zgodnie z planem produkcji, harmonogram materiałowy jest przygotowywany w zależności od kwoty i zwrotu zawartego w planie. W celu ustalenia ilości netto, które mają zostać nabyte, należy dokonać niezbędnych dostosowań w odniesieniu do już posiadanych zapasów.

Są one wyceniane jako stawka podstawowa lub rynek bieżący. W ten sposób przygotowywany jest budżet na zamówienia materiałowe. Tak przygotowany budżet powinien zostać przekazany wszystkim zainteresowanym departamentom, aby rzeczywiste zobowiązania do zakupu mogły być regulowane zgodnie z budżetem.

W okresowych odstępach rzeczywiste wartości są porównywane z kwotami zapisanymi w budżecie i przekazywane do zarządzania, które zapewniają odpowiednią podstawę do kontrolowania zakupu materiałów,

3. Utrzymywanie Systemu Ciągłej Inwentaryzacji:

To kolejna technika kontrolowania zapasów. Jest również znany jako automatyczny system inwentaryzacji. Podstawowym celem tego systemu jest udostępnianie informacji o ilości i wartości zapasów każdego produktu przez cały czas. W ten sposób system zapewnia sztywną kontrolę nad zapasami materiałów, ponieważ fizyczne zapasy można regularnie weryfikować za pomocą rekordów zapasów przechowywanych w sklepach i biurze kosztów.

4. Ustalanie właściwych procedur zakupu:

Należy ustanowić i przyjąć odpowiednią procedurę zakupu, aby zapewnić niezbędną kontrolę zapasów. Podejmowane są następujące kroki.

(a) Zgłoszenie zapotrzebowania:

Jest to rekwizycja dokonana przez różnych szefów działów lub prowadzącego sklep dla ich różnych wymagań materiałowych. Rozpoczęcie zakupu rozpoczyna się od przyjęcia zgłoszenia zapotrzebowania przez dział zakupów.

(b) Zaproszenie do składania ofert:

Dział zakupów zaprosi oferty na dostawę towarów po otrzymaniu zgłoszenia zapotrzebowania.

(c) Harmonogram ofert:

Harmonogram ofert będzie przygotowany przez dział zakupów na podstawie otrzymanych ofert.

(d) Zatwierdzenie dostawcy:

Harmonogram notowań jest podawany przed komitetem zakupów, który wybiera dostawcę, biorąc pod uwagę takie czynniki jak cena, jakość materiałów, warunki płatności, harmonogram dostaw itp.

(e) Zamówienie zakupu:

Jest to ostatni krok, a zamówienie zakupu jest przygotowywane przez dział zakupów. Jest to pisemne upoważnienie dostawcy do dostarczenia określonej jakości i ilości materiału w określonym czasie i miejscu wymienionym na ustalonych warunkach.

5. Wskaźnik obrotu zapasów:

Są one obliczane w celu zminimalizowania zapasów za pomocą następującej formuły:

Wskaźnik rotacji zapasów

= Koszt towarów zużytych / sprzedanych w ciągu okresu / średnia ilość zapasów przechowywanych w danym okresie

Wskaźnik wskazuje, jak szybko zasoby są wykorzystywane do produkcji. Im wyższy wskaźnik, tym krótszy będzie czas inwentaryzacji w fabryce. Jest to wskaźnik wydajności gospodarki materiałowej.

Porównanie różnych wskaźników rotacji zapasów w różnych pozycjach z tymi z poprzednich lat może ujawnić następujące cztery rodzaje zapasów:

(a) Wolne ruchome zapasy:

Te zapasy mają bardzo niski wskaźnik rotacji. Kierownictwo powinno podjąć wszelkie możliwe kroki, aby utrzymywać takie zapasy na najniższym poziomie.

(b) Uśpione zapasy:

Te zapasy nie mają popytu. Zarządzający finansami musi podjąć decyzję, czy takie zapasy powinny zostać zatrzymane lub złomowane w oparciu o aktualną cenę rynkową, warunki itp.

(c) Przestarzałe zapasy:

Zapasy te nie są już popytu ze względu na ich popyt. Takie zapasy powinny być natychmiast złomowane.

(d) Szybkie inwentaryzacje:

Te zapasy są bardzo poszukiwane. Należy zachować należytą i szczególną ostrożność w odniesieniu do tych zapasów, aby proces produkcji nie ucierpiał z powodu braku takich zapasów.

Nieustanny system kontroli zapasów:

W dużej b istotne jest posiadanie informacji o ciągłej dostępności różnych rodzajów materiałów i sklepów zakupionych, wydanych i ich bilans w ręku. System ciągłej kontroli inwentarza umożliwia producentowi uzyskanie informacji o dostępności tych materiałów i zapasów bez poddawania się uciążliwemu procesowi fizycznej inwentaryzacji.

W ramach tej metody przechowywane są odpowiednie informacje dotyczące odbioru, wydania i materiałów w ręku. Głównym celem tego systemu jest uzyskanie dokładnych informacji o poziomie zapasów każdego produktu w dowolnym czasie.

Bezterminowy system kontroli zapasów nie może odnieść sukcesu, dopóki nie towarzyszy mu system ciągłego inwentaryzowania, tj. Sprawdzanie całkowitego stanu zapasów 3/4 razy w ciągu roku poprzez codzienne wybieranie 10/15 sztuk (w przeciwieństwie do fizycznego inwentaryzacji, która odbywa się raz w roku).

Elementy są brane w rotacji. Aby uzyskać skuteczniejszą kontrolę, proces ciągłego inwentaryzowania jest zwykle podejmowany przez osobę inną niż prowadzący sklep. Sprawdzi to również funkcjonowanie sklepu. Pozycje mogą być wybrane losowo, aby sprawdzić niespodziankę. Sukces systemu ciągłej kontroli zapasów zależy od prawidłowej realizacji systemu ciągłego inwentaryzacji.

6. Analiza ABC:

W celu sprawowania skutecznej kontroli nad materiałami, metoda ABC (Always Better Control) ma ogromne zastosowanie. W ramach tej metody materiały dzieli się na trzy kategorie zgodnie z ich odpowiednimi wartościami. Grupa "A" stanowi kosztowne produkty, które mogą stanowić jedynie 10-20% wszystkich produktów, ale stanowią około 50% łącznej wartości sklepów.

Większy stopień kontroli jest wykonywany w celu zachowania tych przedmiotów. Grupa "B" składa się z pozycji, które stanowią od 20 do 30% pozycji sklepowych i stanowią około 30% całkowitej wartości sklepów.

W celu kontrolowania tych pozycji można podjąć rozsądną staranność. W ostatniej kategorii, tj. Grupie "Q" około 70 do 80% pozycji objętych jest kosztem około 20% całkowitej wartości. Można to nazwać kategorią pozostałościową. Rutynowy rodzaj opieki może być stosowany w przypadku trzeciej kategorii.

Ta metoda jest również znana jako "kontrola zapasów według metody wartości", "podejście oparte na wartości selektywnej" i "podejście proporcjonalnej wartości części".

Jeśli ta metoda zostanie zastosowana ostrożnie, zapewnia znaczne zmniejszenie kosztów przechowywania i jest również bardzo pomocna w zachowaniu kosztownych przedmiotów.