Kontrola budżetowa w organizacji: bliska perspektywa

Poniższy artykuł przedstawia bliskie spojrzenie na kontrolę budżetową w organizacji.

Znaczenie kontroli budżetowej:

Kontrola budżetowa to system, który wykorzystuje budżet do planowania, koordynowania i kontrolowania różnych działań biznesowych.

Zgodnie z terminologią CIMA (Londyn), kontrola budżetowa to "ustanawianie budżetów związanych z obowiązkami kadry kierowniczej z wymogami polityki i ciągłe porównywanie rzeczywistych z budżetowanymi wynikami, aby zabezpieczyć poprzez indywidualne działanie cele tej polityki lub aby zapewnić podstawę do jej rewizji. "

W opinii Browna i Howarda:

"Kontrola budżetowa to system kontrolowania kosztów, który obejmuje przygotowywanie budżetów, koordynowanie działów i ustalanie odpowiedzialności, porównywanie faktycznych wyników z budżetowanymi i działającymi na podstawie wyników w celu osiągnięcia maksymalnej rentowności."

Kontrola budżetowa jest zatem systemem, który obejmuje:

(i) Przygotowanie budżetów dla każdego obszaru funkcjonalnego, np. Sprzedaż, Produkcja, Zakup itd.

(ii) Koordynowanie działań różnych działów biznesu.

(iii) Rejestrowanie rzeczywistej wydajności każdego obszaru funkcjonalnego i porównanie go z budżetowanymi celami.

(iv) Mierzenie / obliczanie odchyleń lub wariancji oraz analizowanie przyczyn, dla których należy ustalić odpowiedzialność.

(v) W razie potrzeby rewizja budżetów lub dyrektyw ramowych w celu kontroli poszczególnych działań powodujących odstępstwa.

Kontrola budżetowa jest nieodłączną częścią systemu kontroli zarządzania.

Cele kontroli budżetowej:

Główne cele kontroli budżetowej to:

1. Planowanie:

Budżetowanie zmusza członków kierownictwa na wszystkich poziomach do jasnego określenia celów i do planowania z wyprzedzeniem, aby osiągnąć cel.

2. Koordynacja:

Budżetowanie koordynuje różne działania i wysiłki wszystkich działów w taki sposób, aby zmaksymalizować wykorzystanie zasobów.

3. Komunikacja:

Koordynacja wysiłków wymaga przekazywania celów i instrukcji pracownikom. Jasne pisemne przekazanie celów za pomocą budżetu pomoże pracownikom zrozumieć rolę, jaką mają do odegrania, aby osiągnąć te cele.

4. Motywacja:

Budżetowanie motywuje pracowników do osiągania jak najlepszych wyników, angażując ich w proces przygotowywania budżetu.

5. Kontrola:

Kontrola budżetowa umożliwia kontrolę poprzez ciągłe porównywanie faktycznych wyników z wynikami budżetu, tak aby zgłaszać zmiany w budżecie zarządowi w celu podjęcia działań naprawczych.

6. Ocena wydajności:

Budżetowanie wyjaśnia odpowiedzialność każdego członka kierownictwa, który może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli cele nie zostaną osiągnięte.

Organizacja kontroli budżetowej:

Oto warunki wstępne pomyślnego wdrożenia solidnego systemu kontroli budżetowej:

1. Ustanowienie centrów budżetowych:

Centrum budżetowe to centrum, wydział lub segment organizacji, dla których można przygotować oddzielne budżety i można również sprawować kontrolę. W związku z tym należy ustanowić centra lub departamenty budżetowe, w przypadku których budżet zostanie ustalony przy pomocy dyrektora departamentu.

2. Przygotowanie schematu organizacyjnego:

Schemat organizacyjny określa obowiązki funkcjonalne każdego członka kierownictwa i zapewnia, że każdy zna swoją pozycję w organizacji i jego relacje z innymi członkami.

3. Ustanowienie odpowiednich zapisów księgowych:

Konieczne jest, aby system rachunkowości był w stanie rejestrować i analizować wymagane informacje. Należy zachować plan kont odpowiadający centrom budżetowym ".

4. Ustanowienie komitetu budżetowego:

W przypadku niewielkich problemów urzędnik ds. Budżetu lub księgowi mogą koordynować wszystkie prace związane z budżetem. Jednak w dużych sprawach często powoływany jest komitet budżetowy w celu sformułowania ogólnego programu przygotowywania budżetów i sprawowania ogólnej kontroli. Komitet składa się z dyrektora naczelnego, kierowników funkcyjnych i urzędnika ds. Budżetu. Każdy menedżer funkcjonalny opracuje własny budżet początkowy lub budżety, które następnie zostaną rozpatrzone przez komisję, a wszystkie budżety będą koordynowane.

Główne funkcje Komitetu Budżetowego to:

(a) Otrzymywanie budżetów z różnych działów i ich kontrola;

(b) Decydowanie o zasadach, których należy przestrzegać;

(d) Zatwierdzenie ostatecznie zmienionych budżetów;

(e) Zaleca działania, które należy podjąć w nieparzystych okolicznościach.

5. Przygotowanie podręcznika budżetowego:

Podręcznik budżetowy to "dokument określający obowiązki osób biorących udział w rutynie oraz formularze i zapisy niezbędne do kontroli budżetowej." Zazwyczaj jest to wersja z luźnym listkiem, aby można było łatwo dokonywać zmian w razie potrzeby . Zapewniono indeks, dzięki któremu informacje można szybko zlokalizować.

Podręcznik budżetu zazwyczaj zawiera następujące szczegóły:

(a) Opis systemu i jego celów;

(b) Procedura obowiązująca przy obsłudze systemu;

(d) Metody księgowania i kontroli;

(e) Zakres budżetów;

(f) wymagane sprawozdania i oświadczenia dotyczące każdego okresu budżetowego;

(g) daty, w których dane lub sprawozdania mają być składane;

(h) Rutynowe formularze do wykorzystania i zapisy do przygotowania itd.

6. Ustalenie okresu budżetowego:

Okres budżetowy jest okresem, w którym budżet jest przygotowywany i wykorzystywany. Nie ma odpowiedniego okresu dla żadnego budżetu. Okresy budżetowe mogą być krótkoterminowe i długoterminowe. Budżet krótkoterminowy jest zwykle kosztowny w przygotowaniu i eksploatacji, a długoterminowe budżetowanie może być w znacznym stopniu uzależnione od nieprzewidzianych warunków.

7. Określenie klucza czynnego:

Jest definiowany jako czynnik w działaniach przedsiębiorstwa, które - w określonym momencie lub w okresie - ograniczy wielkość produkcji. Jest to również znane jako czynnik ograniczający lub czynnik zarządzający lub główny czynnik budżetowy.

Dlatego kluczowym czynnikiem jest czynnik, którego wpływ należy najpierw ocenić, aby zapewnić, że budżety funkcjonalne są w stanie spełnić. Ogólnie rzecz biorąc, sprzedaż jest kluczowym czynnikiem, ale wiele razy inne czynniki produkcji - takie jak materiały, praca, maszyny, kapitał itd. - również mogą stać się kluczowym czynnikiem.

Kluczowy czynnik stanowi punkt wyjścia do przygotowania różnych budżetów funkcjonalnych. Po określeniu czynnika kluczowego odpowiadający mu budżet jest najpierw przygotowywany, a inne budżety funkcjonalne są przygotowywane w świetle kluczowego czynnika. Wszystkie budżety są następnie koordynowane, mając na uwadze kluczowy czynnik. Na przykład, jeśli kluczową rolę odgrywa ograniczona sprzedaż ze względu na spadek popytu konsumpcyjnego, przygotowywany jest przede wszystkim budżet sprzedaży.

Po przygotowaniu tego budżetu, inne budżety funkcjonalne będą próbowały dopasować się do tego budżetu. Czasami mogą występować dwa lub więcej kluczowych czynników. W takim przypadku ich względny wpływ zostanie oceniony przed przygotowaniem budżetów.

Można zauważyć, że czynnik nie jest nadal kluczowym czynnikiem dla wszystkich czasów. Zmienia się od czasu do czasu. Ma on charakter tymczasowy i na dłuższą metę może zostać przezwyciężony poprzez odpowiednie działania zarządcze. Na przykład, gdy proces produkcji jest utrudniony ze względu na pojemność zakładu, zakup dodatkowej instalacji pozwoli na zwiększenie produkcji.

Następujące czynniki są uważane za kluczowe czynniki:

(a) Materiały:

(i) Dostępność,

(ii) Ograniczenia nałożone przez licencje, kontyngenty itp.

(b) Praca:

(i) Brak ogólny,

(ii) Niedobór niektórych stopni siły roboczej w przypadku automatów.

(c) Roślina:

(i) Niewystarczająca zdolność produkcyjna z powodu braku kapitału,

(ii) Brak miejsca,

(iii) Brak rynków,

(iv) wąskie gardła w niektórych kluczowych procesach, operacjach lub działach.

(d) Sprzedaż:

(i) Niski popyt na rynku,

(ii) Niedobór doświadczonych sprzedawców,

(iii) Niewystarczająca reklama z powodu braku pieniędzy.

(e) Zarządzanie:

(i) Brak kapitału, ograniczenie polityki,

(ii) Brak wiedzy,

(iii) Nieefektywni dyrektorzy,

(iv) Niewystarczające badania nad projektowaniem i metodami produktu.

8. Określenie poziomu aktywności:

Ważne jest, aby określić normalny poziom aktywności, który jest poziomem, którego można w uzasadniony sposób oczekiwać. Ten poziom jest ważny w prognozowaniu.

Niezbędne elementy dobrego systemu kontroli budżetu:

Poniżej przedstawiono wymagania dobrego systemu kontroli budżetowej:

1. Wsparcie najwyższego kierownictwa: Budżetowanie musi mieć pełne wsparcie i współpracę najwyższego kierownictwa.

2. Kwantyfikacja celu organizacyjnego:

Cele organizacji powinny być jasno wyrażone i określone ilościowo.

3. Stworzenie Centrum Odpowiedzialności:

Całą organizację należy podzielić na sekcje i podsekcje, z jasno określonym obowiązkiem i obowiązkami dla każdego z nich.

4. Podział celów organizacji:

Cele organizacyjne muszą być podzielone na cele funkcjonalne. Cele funkcjonalne powinny być zgodne z ogólnymi celami organizacyjnymi.

5. Realistyczny:

Budżet powinien być realistyczny. Powinien reprezentować cele, które są racjonalnie osiągalne.

6. Udział:

Osoby odpowiedzialne za wykonanie budżetu powinny uczestniczyć w przygotowaniu budżetu.

7. Komitet budżetowy:

Należy powołać komitet budżetowy składający się z dyrektora ds. Budżetu, dyrektora generalnego i dyrektorów różnych działów organizacji. Odpowiedzialność za przygotowanie i wykonanie budżetu należy powierzyć komitetowi budżetowemu.

8. Pokrycie:

Budżetowanie nie powinno być częściowe - powinno obejmować wszystkie fazy operacji w organizacji. Ponadto budżetowanie powinno być ciągłym ćwiczeniem.

9. Odpowiedni system rachunkowości:

Musi istnieć skuteczny system rachunkowości finansowej i kosztów w celu rejestrowania i dostarczania niezbędnych informacji kierownictwu.

10. Jasno zdefiniowana organizacja:

Aby przeprowadzić budżetowanie w sposób zapewniający maksymalne korzyści, należy stworzyć dobrą organizację.

11. Edukacja budżetowa:

Wszyscy pracownicy nadzoru na podłodze powinni zostać przeszkoleni w zakresie obsługi systemu. W tym celu dyrektor ds. Budżetu musi mieć bliski kontakt z personelem nadzorczym i omawiać z nim problemy związane z budżetami.

12. Elastyczność:

Powinien istnieć zakres wprowadzania modyfikacji w systemie.

13. System raportowania:

Skuteczny system budżetowania wymaga szybkiego przygotowania raportów okresowych porównujących budżet i rzeczywiste wyniki. Pomoże to kierownictwu podjąć działania naprawcze w obszarach, które nie osiągają dobrych wyników.

14. Koszt operacji:

System budżetowy nie powinien kosztować więcej, niż powinien.

Zalety kontroli budżetowej:

Zalety systemu kontroli budżetowej to:

1. Budżet kieruje zarządzaniem w planowaniu i formułowaniu polityk i zmusza ich do myślenia naprzód.

2. Jasno określa cele i strategie działania.

3. Wymaga to zarządzania na wszystkich poziomach, aby uczestniczyć w ustalaniu celów i celów.

4. Poprawia jakość komunikacji. Cele firmy, cele budżetowe, plany, uprawnienia i odpowiedzialność oraz procedury wdrażania planów są jasno napisane i przekazywane za pośrednictwem budżetu wszystkim pracownikom koncernu.

5. Pomaga koordynować, integrować i równoważyć wysiłki różnych działów w świetle ogólnych celów koncernu. Skutkuje to harmonią między działami.

6. Ułatwia przekazanie uprawnień. To również wyjaśnia odpowiedzialność każdego członka kierownictwa, który może zostać pociągnięty do odpowiedzialności, jeśli cele nie zostaną osiągnięte.

7. Zapewnia środki oceny wydajności każdej osoby w związku. Poprzez porównanie rzeczywistej wydajności z docelową wydajnością - ustaloną w budżecie - pomaga zidentyfikować słabe obszary problemu i podkreśla potrzebę podjęcia działań naprawczych w celu usunięcia słabości.

8. Zapewnia dostępność zasobów w czasie i eliminuje marnotrawstwo siły roboczej i materiałów.

9. Pomaga zoptymalizować wykorzystanie zasobów firmy - zarówno kapitału, jak i ludzi. Pomaga w kierowaniu całkowitych wysiłków firmy w najbardziej dochodowe kanały.

10. Rozwija świadomość zysków i świadomość kosztów.

11. Podnosi produktywność pracowników poprzez angażowanie ich w formułowanie planów i polityk, poprzez harmonizację celów pracowników z celami organizacji i poprzez zachęcanie do lepszych wyników.

12. Umożliwia kierownictwu zwrócenie uwagi na istotne obszary działalności za pomocą sprawozdania budżetowego. W ten sposób ułatwia zarządzanie przez wyjątek, a tym samym oszczędza czas i energię zarządzania.

13. Mierzy efektywność, a tym samym umożliwia samoocenę kierownictwa.

14. Wskazuje, gdzie polityka zarządzania idzie źle i dlaczego, i stanowi podstawę do zmiany lub modyfikacji w polityce.

Ograniczenie kontroli budżetowej:

Główne ograniczenia kontroli budżetowej to:

1. Sukces planu budżetu zależy od dokładności szacunków. Szacunki są oparte na faktach i ocenie kierownictwa. Osąd kierowniczy może cierpieć z powodu subiektywności i osobistych uprzedzeń. Skuteczność budżetowania zależy więc od jakości oceny menedżerskiej.

2. Program budżetowy powinien być dynamiczny, dostosowany do zmieniających się okoliczności. Jeżeli standardy określone w budżecie staną się sztywne, odstępstwa ze względu na zmienione warunki, poza kontrolą kierownictwa, mogą nie być dozwolone. Budżety, które nie zostaną zmienione wraz ze zmieniającymi się okolicznościami, stracą na znaczeniu.

3. Sukces kontroli budżetowej zależy od entuzjastycznego uczestnictwa wszystkich szczebli zarządzania. Ale trudno jest zapewnić szczere wsparcie wszystkich trosk.

4. Budżetowanie to narzędzie zarządzania, sposób zarządzania, ale nie samo zarządzanie. Aby uzyskać najlepsze wyniki, kierownictwo powinno stosować budżetowanie wraz z innymi technikami zarządzania. Tak więc, budżetowanie pomaga w zarządzaniu, nie może zastąpić zarządzania.

5. Budżetowanie wymaga zatrudnienia wyspecjalizowanego personelu, a to staje się tak kosztowne, że małe obawy mogą nie być w stanie przyjąć.

6. Budżetowanie obniży morale i produktywność pracowników, jeśli zostaną ustalone nierealistyczne cele i jeśli zostanie użyte jako narzędzie nacisku.