Kanały komunikacji biznesowej: kanały formalne i nieformalne

Różne kanały komunikacji to: 1. Formalny kanał komunikacji 2. Nieformalny kanał komunikacji / Grapevine!

Komunikacja może być również klasyfikowana według stopnia ceremonii lub formalności, jakie ma.

W ten sposób możemy podzielić komunikację na dwie szerokie kategorie:

1. Formalny kanał komunikacji:

Formalny kanał komunikacji jest środkiem komunikacji normalnie kontrolowanym przez ludzi na stanowiskach kierowniczych w organizacji. Dlatego też określano ją jako "główną linię komunikacji operacyjnej" organizacji.

Wszystkie raporty, zapisy i inne formularze, które dostarczają informacji roboczych do różnych części organizacji, są zawarte w oficjalnym kanale komunikacji. Te kanały komunikacji nie działają automatycznie. Dobra organizacja biznesowa zapewni, że zostaną starannie zaplanowane i zaprojektowane zgodnie z jej potrzebami.

Zalety:

(i) Skuteczny:

Formalne kanały są uważane za bardziej efektywne kanały komunikacji. W miarę, jak organizacje stale się powiększają, formalne kanały pomagają wypełnić lukę w procesie komunikacji. Jest to łatwo dostępny sposób dotarcia do każdego zakątka organizacji, który w przeciwnym razie byłby trudny.

(ii) Zapobieganie trzęsieniu:

W formalnych kanałach zasady są dobrze określone. Na przykład pracownik komunikuje się z przełożonym, przełożonym z kierownikiem i tak dalej. Tak więc tylko niezbędne informacje zostaną przefiltrowane i wysłane na górę. Zapobiega to zapanowaniu nad zarządzaniem na najwyższym szczeblu przy pomocy nieistotnych informacji (praktycznych szczegółów) informacji i pozostawia je wolnymi do podejmowania większych decyzji i ogólnego zarządzania.

(iii) Lepszy monitoring:

Organizacja może projektować kanały formalne dostosowane do swoich konkretnych potrzeb. Może to pomóc w monitorowaniu działań organizacyjnych. Może zapewnić, że problemy zostaną rozwiązane bez zbytniego opóźnienia.

(iv) Dobra atmosfera:

Dobre formalne kanały komunikacji odzwierciedlają profesjonalizm. Pomagają skonsolidować organizację. Utrzymują również kontrolę nad personelem kierowniczym.

Niedogodności:

(i) Swobodny przepływ informacji:

Formalne kanały powstrzymują swobodny przepływ informacji. Formalność wymaga, aby przepływ informacji obejmował tylko określoną trasę. To hamuje naturalny przepływ informacji.

(ii) Czasochłonne:

Formalne kanały komunikacji często prowadzą do opóźnień. Informacje mogą nie dotrzeć bezpośrednio do osoby, dla której jest przeznaczona. Będzie musiał często odbywać obwodową formalną trasę, gdzie interweniujące łącza mogą być bez znaczenia. W rezultacie formalne kanały komunikacji mogą stać się czasochłonne.

(iii) Wpływa na podejmowanie decyzji:

Filtrowanie i monitorowanie informacji na niższych poziomach to miecz obosieczny. Choć ma swoje zalety, może również uniemożliwić dostęp do najważniejszych informacji kierownictwu. Może to zmienić perspektywę przy podejmowaniu decyzji.

2. Nieformalny kanał komunikacji / winogrona:

Nieformalny kanał komunikacji jest często zniechęcany lub patrzy w dół na "organizację" i nie jest oficjalnie sankcjonowany. Jest popularnie określany jako winorośl. Jest tak dlatego, że działa we wszystkich kierunkach, niezależnie od formalnej struktury.

Pochodzenie terminu "winorośl" można prześledzić w sposób, w jaki winorośl botaniczna wyrosła nad kablami telegraficznymi, przez co telegraficzne przekazy przekazywane są w niezamierzonych kierunkach. W życiu gospodarczym winorośl zawdzięcza swoje istnienie plotkarskiej naturze człowieka.

Ludzie mają tendencję do mówienia luźno lub lekko ze swoimi współpracownikami, gdziekolwiek się znajdują. Od czasu do czasu czują potrzebę uwolnienia się od konieczności trzymania się logiki lub prawdy.

Gdy ludzie chodzą o swojej pracy, mają swobodną rozmowę ze swoimi przyjaciółmi w biurze. Rozmowy te dotyczą zarówno spraw osobistych, jak i biznesowych. Powoduje to generowanie plotera, który jest winoroślą.

Grapevine dzieli się na cztery kategorie:

Jedno pasmo : każdy mówi innym.

Grupa lub łańcuch plotek: Jeden mówi wszystkim osobom w swojej grupie.

Łańcuch prawdopodobieństwa: każdy losowo mówi kilka osób.

Łańcuch klastra: Niektórzy mówią wybranym innym.

Winorośl zaspokaja potrzeby społeczne członków, prowadzi do bardziej zrelaksowanych relacji międzyludzkich (częściowo poprzez uwolnienie fantazji), służy do wypełnienia ewentualnych luk w formalnej komunikacji i łączy nawet tych, którzy nie wchodzą w oficjalny łańcuch dowodzenia.

Inne cechy charakterystyczne winorośli to:

(i) Jest bardziej zorientowany na ludzi niż na sprawy.

(ii) Może nie być całkowicie autentyczny i niezawodny.

(iii) Transmisja winorośli odbywa się we wszystkich kierunkach w organizacji.

(iv) Informacje o winorośli wędrują bardzo szybko.

(v) Nie można ustalić jego odpowiedzialności.

Czynniki prowadzące do winorośli:

Młyn plotek staje się aktywny, gdy w organizacji występują następujące czynniki:

(i) Brak poczucia kierunku, szczególnie w czasach kryzysu. Im więcej niepewności, tym większe pogłoski.

(ii) Tworzenie uprzywilejowanych grup pracowników przez kierownictwo. To rodzi niepewność wśród innych pracowników prowadzących do plotek.

(iii) Brak pewności siebie wśród pracowników prowadzi do tworzenia grup. Te grupy często prowadzą plotki.

Zalety:

(i) Prędkość:

Szybkość jest najbardziej niezwykłą cechą tego kanału komunikacji. Możliwe jest niezwykle szybkie przekazywanie informacji, ponieważ nie ma formalnych barier i nie ma przerw. Plotka może rozprzestrzeniać się jak pożar.

(ii) Informacje zwrotne:

Informacje zwrotne za pośrednictwem tego kanału są znacznie szybsze niż formalny kanał komunikacji. Kanał jest jak puls organizacji. Reakcja na decyzje, polityki, dyrektywy i wskazówki często docierają do menedżerów szybciej przez ten kanał niż przez formalny.

(iii) Funkcja równoległa:

Kanał nieformalny nie ma oficjalnej sankcji, ale jest nieuniknioną paralelą z formalnym kanałem. Działa jako dodatkowy kanał komunikacji w organizacji. Dobrzy menedżerowie byli znani z korzystania z nieformalnego kanału na ich korzyść w celu przekazywania informacji, które w inny sposób nie nadają się do formalnych kanałów.

(iv) System wsparcia:

Winorośl to nieformalny system wsparcia opracowany przez pracowników w ramach organizacji. Zbliża je i daje im ogromną satysfakcję.

Niedogodności:

(i) Mniej wiarygodne:

Winorośl jest mniej wiarygodna niż formalny kanał komunikacji. Nie można go traktować poważnie, ponieważ dotyczy tylko ustnej wypowiedzi. Jest więc prawdopodobne, że będzie to sprzeczne.

(ii) Informacje selektywne:

Nieformalne kanały zazwyczaj nie przekazują kompletnych informacji. W rezultacie odbiorca nie otrzymuje esencji całej wiadomości. Złodzieje lub osoby zainteresowane mogą wykorzystywać kanał do przekazywania selektywnych informacji.

(iii) Tworzy kłopoty:

Winorośl może sprzyjać problemom w organizacji, ponieważ nie ma żadnej kontroli nad wysyłanymi, otrzymywanymi informacjami, ich wizerunkiem i percepcją. Informacje zostają zniekształcone. Winorośl może być synonimem szerzenia fałszywych lub dzikich opowieści.

(iv) Wyciek:

Informacje mogą wyciec w niewłaściwym czasie. Termin "otwarty sekret" w organizacji często można przypisać takim wyciekom.

Efektywne wykorzystanie nieformalnych kanałów komunikacji:

(i) Wyższe władze powinny zapewnić, że pracownicy są dobrze poinformowani o działaniu organizacji. Spowoduje to zmniejszenie tendencji do zniekształceń.

(ii) Działania, które aktualizują wiedzę, powinny być częste. Zapobiegnie to generowaniu plotek.

(iii) Wyższe władze nie powinny ulegać faworyzowaniu.

(iv) Kierownik powinien regularnie spotykać się z pracownikami.

(v) Menedżer powinien starać się zidentyfikować popularnych pracowników, którzy mogą służyć jako liderzy dla innych pracowników.

(vi) O ile to możliwe, pracownicy powinni być zaangażowani w proces decyzyjny.

(vii) Menedżerowie nie powinni angażować się w swobodną rozmowę.

(viii) Menedżer powinien być dobrym słuchaczem,

(ix) Kierownik powinien starać się uzyskać regularne recenzje na temat swojego stylu pracy.