Charakterystyczne cechy dobrego systemu informacji księgowych

Niektóre z głównych cech charakterystycznych systemu informacji księgowych są następujące:

System informacji rachunkowych został wybrany do opisania kroków w procesie analizy i projektowania systemu, ponieważ ten system jest jednym z najczęściej używanych systemów informatycznych w każdym przedsiębiorstwie. Systemy informacji rachunkowości są prawdopodobnie jedną z pierwszych aplikacji, dla których infrastruktura informatyczna jest tworzona w przedsiębiorstwie.

Zdjęcie dzięki uprzejmości: nolapro.com/media/stock_2b.jpg

Rachunkowość jest procesem identyfikacji, pomiaru i przekazywania informacji gospodarczych, aby umożliwić świadome osądy i decyzje użytkowników informacji.

System informacji księgowych jest opartym na transakcjach systemem informacyjnym, ponieważ zajmuje się wydarzeniami gospodarczymi zachodzącymi w przedsiębiorstwie. Większość tych wydarzeń gospodarczych odbywa się w ramach bieżącej działalności przedsiębiorstwa.

W przeszłości systemy informacji księgowych były zaprojektowane głównie do raportowania do organów ustawowych, takich jak organy podatkowe, organy regulacyjne i inwestorzy. Uzyskano bardzo mało informacji w celu zaspokojenia potrzeb informacyjnych związanych z podejmowaniem decyzji kierowniczych. Temat informacji księgowych zmienił się. Skupia się bardziej na generowaniu informacji do wykorzystania w procesie podejmowania decyzji menedżerskich.

Według Nasha system informacji księgowych ma na celu osiągnięcie następujących celów:

1. Aby spełnić statutowe potrzeby sprawozdawcze organizacji,

2. Dostarczanie rzetelnych informacji księgowych różnym użytkownikom, oraz

3. W celu ochrony organizacji przed możliwymi zagrożeniami wynikającymi z nadużywania danych księgowych lub samych systemów.

Głównymi charakterystycznymi cechami systemów informacji rachunkowych są:

(a) System informacji księgowych dotyczy transakcji, które mają charakter finansowy i mogą być wyrażone w formie pieniężnej.

(b) System informacji księgowych zaspokaja potrzeby informacyjne zarówno użytkowników zewnętrznych, jak i wewnętrznych. Zewnętrzni użytkownicy to klienci, sprzedawcy, akcjonariusze, inwestorzy, organy statutowe, giełdy, instytucje promocji handlu itp.

Użytkownicy wewnętrzni to menedżerowie na różnych poziomach, którzy korzystają z informacji księgowych, zarówno do planowania, jak i kontroli. Ponieważ różne grupy osób są zainteresowane informacjami księgowymi, konieczne jest stosowanie standardowych definicji warunków rachunkowości w celu zapewnienia spójności informacji.

(c) Jest to dość prosty i dobrze zorganizowany system informacyjny. Zasady i procedury związane z przetwarzaniem danych księgowych określają organy zawodowe. Treść i format informacji przeznaczonych do użytku zewnętrznego są określone przez szereg organów ustawowych.

Te organy statutowe mają na celu ochronę interesów klientów, inwestorów, sprzedawców i ogółu społeczeństwa. Informacje zawarte w księgach rachunkowych są uznawane przez prawo i jako takie zapisy są traktowane jako dowód w sądzie, w przypadku sporu.

(d) Systemy informacji księgowych wykorzystują głównie dane historyczne, ale mogą również zawierać przyszłe dane w postaci budżetów i prognoz.

(e) Źródło danych jest głównie wewnętrzne dla przedsiębiorstwa, a zatem bazy danych są dobrze zdefiniowane, zintegrowane i kontrolowane.

Zbiór informacji księgowych jest wykorzystywany przez różnych użytkowników o różnych orientacjach i celach. Na przykład sprawozdania finansowe są wykorzystywane przez akcjonariuszy do oceny rentowności przedsiębiorstwa. Ten sam zestaw sprawozdań finansowych jest wykorzystywany przez kredytodawcę do oceny zdolności do spłaty zadłużenia przedsiębiorstwa.

(f) Systemy informacji księgowych podlegają większemu ryzyku bezpieczeństwa i są bardziej podatne na przestępstwa komputerowe. Dlatego istnieje potrzeba większej kontroli nad systemem informacji księgowej.