Proces komunikacji w ramach organizacji biznesowej

Proces komunikacji obejmuje nadawcę, transmisję wiadomości za pośrednictwem wybranego kanału i odbiornika. Chociaż proces komunikacji jest czymś więcej niż suma tych elementów, zrozumienie ich może pomóc wyjaśnić, co dzieje się, gdy jedna osoba próbuje wyrazić pomysł innym.

1. Nadawca:

Proces komunikacji rozpoczyna się od nadawcy, osoby, która przesyła wiadomość. Kierownik oddziału wyjaśniający linie produktów nowym działom sprzedaży, programista komputerowy, który wyjaśnia współpracownikowi nowy program, księgowy przekazujący sprawozdania finansowe swojemu przełożonemu to wszyscy nadawcy komunikacji.

2. Wiadomość:

Komunikat to dowolny sygnał, który wyzwala odpowiedź odbiornika. Wiadomości mogą być werbalne (pisane lub mówione) lub niewerbalne (takie jak wygląd, mowa ciała, cisza, dźwięki, ziewania, westchnienia itp.)

3. Kodowanie:

Nadawca musi wybrać określone słowa lub metody niewerbalne, aby wysłać wiadomość międzynarodową. Ta aktywność nazywa się kodowaniem. Kodując wiadomość, należy zastanowić się, jaka zawartość zawierać, jak odbiorca ją interpretuje i jak może wpływać na jej związek.

Prosty "wdzięczny" komunikat będzie stosunkowo łatwy. Natomiast, aby poinformować 200 pracowników o złych wieściach o obniżce wynagrodzenia lub licytować plany inżynieryjne, aby zbudować Rs. Budynek przemysłowy 50 crore będzie wymagał znacznie bardziej skomplikowanych, starannie zaplanowanych komunikatów.

4. Kanał:

Jak wyślesz swoją wiadomość?

Czy należy go przesłać elektronicznym systemem przetwarzania tekstu, aby można go było odczytać na ekranie odbiorcy, wydrukowanym słowie lub poprzez symbol graficzny na papierze lub za pośrednictwem dźwięku?

Krótko mówiąc, czy należy pisać czy mówić?

Wybór kanału lub medium (pisemnego lub ustnego) zależy od wzajemnych zależności między nadawcą a odbiorcą. Zależy to również od pilności wysyłanej wiadomości. Poza tym można wziąć pod uwagę czynniki takie jak ważność, liczba odbiorców, koszty i ilość informacji.

Ogólnie zaobserwowano, że jeśli wiadomość wymaga natychmiastowej odpowiedzi, lepszym wyborem może być kanał ustny. Ale jeśli wiadomość zawiera skomplikowane dane i liczby lub jeśli jej przedmiot wymaga zgłoszenia na przyszłość, niezbędna jest pisemna komunikacja. Ponadto to, czy odbiorca wiadomości znajduje się w organizacji, czy poza nią, wpływa na wybór nośnika.

W przypadku komunikacji wewnętrznej nośnikami pisanymi mogą być: notatki, raporty, biuletyny, opisy stanowisk pracy, plakaty, podręczniki pracowników, a nawet elektroniczne tablice ogłoszeniowe. Komunikacja ustna może obejmować sprawozdania z zebrań personelu, dyskusje bezpośrednie, przemówienia, kasety audio, rozmowy telefoniczne, telekonferencje, a nawet taśmy wideo. Innym kanałem ustnym, choć nieplanowanym przez nadawcę, jest "winorośl", przez którą wiadomości i plotki często podróżują szybko.

Zewnętrzne pisemne środki komunikacji mogą być literami, raportami, propozycjami, telegramami, faksami, pocztami elektronicznymi, teleksami, pocztówkami, umowami, reklamami, broszurami, katalogami, wiadomościami itp. Możesz komunikować się ustnie twarzą w twarz, przez telefon lub przez przemówienia w pojedynkę lub w sytuacjach panelowych osobiście przed grupami lub za pośrednictwem telekonferencji, wideokonferencji lub telewizji.

5. Odbiornik:

Odbiorcą jest każda osoba, która zauważa i przywiązuje jakieś znaczenie do wiadomości. W najlepszych okolicznościach wiadomość dociera do odbiorcy bez żadnych problemów. Jednak w mylącym i niedoskonałym świecie biznesu może wystąpić kilka problemów. Wiadomość może nigdy nie dotrzeć do odbiorcy.

Może zostać wysłany, ale pochowany pod górą plików na biurku odbiorcy. Jeśli wiadomość jest ustna, słuchacz może ją zapomnieć. Co gorsza, wiadomość przeznaczona dla jednego odbiorcy może zostać przechwycona przez kogoś innego lub twój kolega może przyjąć twój przyjacielski żart w obraźliwy sposób. Podobnie, sugestia twojego szefa może być traktowana jako zamówienie przez ciebie, na przykład konkurent może zobaczyć kopię twojej korespondencji do klienta.

6. Dekodowanie:

Nawet jeśli wiadomość dotrze do odbiorcy w stanie nienaruszonym, nie ma gwarancji, że zostanie ona zrozumiana jako zamierzona przez nadawcę. Odbiornik musi nadal dekodować, przywiązując znaczenie do słów lub symboli. Można zauważyć, że dekodowanie nie zawsze jest dokładne. To zależy od indywidualnych doświadczeń.

Problem polega na tym, że każdy z nas nie ma identycznych doświadczeń z tematem lub symbolami wybranymi przez nadawcę. Nawet w Indiach postawy, umiejętności, opinie, umiejętności komunikacyjne i zwyczaje kulturowe są różne. A jeśli komunikacja odbywa się między ludźmi z dwóch różnych krajów, powiedzmy w Indiach i Japonii, problemy rosną. Są większe szanse na błędną interpretację; osobiste oskarżenia mogą interweniować, ponieważ każdy odbiorca próbuje dostrzec zamierzone znaczenie idei nadawcy w jego własnym mechanizmie receptorowym.

7. Informacje zwrotne:

Ostatecznie odbiornik reaguje lub odpowiada na komunikat wysłany przez nadawcę. Odpowiedź może być oparta na jasnej interpretacji wysyłanych symboli lub może być oparta na nieporozumieniu lub błędnej interpretacji wysyłanych symboli. Niezależnie od odpowiedzi odbiornika na nadawcę, jest to zwane sprzężeniem zwrotnym. Niektóre opinie są niewerbalne uśmiechy, westchnienia, kiwa głową i tak dalej.

Czasami jest to ustne, tak jak wtedy, gdy reagujesz na pomysły kolegi z pytaniami lub komentarzami. Informacje zwrotne można również zapisać, tak jak wtedy, gdy odpowiadasz na notatkę współpracownika. W wielu przypadkach żadna wiadomość nie może być również informacją zwrotną.

Brak odpowiedzi na list lub oddzwonienie może sugerować, jak osoba niezamawiająca czuje się w stosunku do nadawcy. Informacja zwrotna jest ważnym elementem procesu komunikacji, ponieważ ostatecznie sukces lub niepowodzenie komunikacji zależy od opinii, którą otrzymujemy.


Zalecane

Nadwrażliwość typu IV w komórkach T: mechanizm, reakcje, przyczyny i choroby
2019
Niepłodność: różne rodzaje niepłodności u ludzi i jej leczenie
2019
Zalety systemu baz danych
2019