System kalkulacji kosztów: charakterystyka, instalacja i trudności

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać charakterystykę idealnego systemu kalkulacji kosztów, jego instalacji, trudności i kroków, które należy przezwyciężyć.

Charakterystyka idealnego systemu kalkulacji kosztów:

Idealny system kalkulacji kosztów to taki, który osiąga cele systemu kalkulacji kosztów i przynosi wszystkie korzyści związane z kalkulacją kosztów dla biznesu. Poniżej przedstawiono główne cechy, które powinien posiadać idealny system kalkulacji kosztów lub punkty, które należy wziąć pod uwagę przed zainstalowaniem systemu kalkulacji kosztów.

(i) Odpowiedniość dla biznesu:

System kalkulacji kosztów powinien być dostosowany do indywidualnych potrzeb, praktyczny i musi zostać opracowany zgodnie z charakterem, warunkami, wymaganiami i rozmiarem przedsiębiorstwa. Każdy system, który służy celom biznesowym i dostarcza niezbędnych informacji do sprawnego funkcjonowania firmy, jest idealnym systemem.

(ii) Prostota:

System kalkulacji kosztów powinien być prosty i prosty, aby mógł być łatwo zrozumiany nawet przez osobę o przeciętnej inteligencji. Fakty, liczby i inne informacje dostarczane przez rachunkowość kosztów muszą być przedstawione we właściwej formie we właściwym czasie właściwej osobie, aby uczynić ją bardziej zrozumiałą.

(iii) Elastyczność:

System kalkulacji kosztów musi być elastyczny, aby można go było zmieniać zgodnie ze zmienionymi warunkami i okolicznościami. System bez takiej elastyczności będzie przestarzały z powodu szybkich zmian w biznesie i przemyśle. Dlatego system musi mieć zdolność rozszerzania się lub kurczenia bez większych zmian.

(iv) Ekonomiczne:

System kalkulacji kosztów jest jak inne dobra gospodarcze. Kosztuje pieniądze, podobnie jak dobra ekonomiczne. Jeśli system jest zbyt drogi, kierownictwo może nie chcieć płacić, ponieważ kupujący nie są skłonni zapłacić za towary, jeśli są one drogie w porównaniu do ich użyteczności. System kalkulacji kosztów nie powinien być drogi i musi być dostosowywany do możliwości finansowych przedsiębiorstwa.

Korzyści płynące z systemu muszą być większe niż koszty, ponieważ kierownictwo będzie skłonne do zainstalowania systemu, gdy jego oczekiwane korzyści przewyższą jego spodziewane oczekiwane koszty. W skrócie, system musi być ekonomiczny biorąc pod uwagę wymagania biznesu. Koszt instalacji i obsługi systemu powinien uzasadniać wyniki.

(v) Porównywalność:

System kalkulacji kosztów musi być taki, aby mógł dostarczać fakty i dane liczbowe niezbędne kierownictwu do oceny wyników, porównując je z poprzednimi danymi liczbowymi lub liczbami innych obaw lub z całą branżą lub innym departamentem tego samego koncernu.

(vi) Zdolność do przedstawienia informacji w pożądanym czasie:

System musi zapewniać dokładne i aktualne informacje, aby pomocna była dla kierownictwa w podejmowaniu decyzji i odpowiednich działaniach w celu kontroli kosztów.

(vii) Niezbędna współpraca i udział kadry kierowniczej z różnych działów koncernu jest niezbędna do opracowania dobrego systemu rachunku kosztów. Ponadto kierownictwo powinno mieć wiarę w system kalkulacji kosztów, a także powinno być pomocne w jego rozwoju i sukcesie.

(viii) System kalkulacji kosztów nie powinien rezygnować z użyteczności, wprowadzając skrupulatne i niepotrzebne szczegóły.

(ix) Starannie podzielony program powinien zostać przygotowany przy użyciu analizy sieci do wprowadzenia systemu.

(x) Minimalne zmiany w istniejącej konfiguracji:

Istniejącego systemu delegacji i podziału władzy i odpowiedzialności nie wolno zakłócać systemem kalkulacji kosztów. O ile to możliwe, system musi być taki, aby mógł w najmniejszym stopniu zakłócać istniejącą organizację.

(xi) Jednolitość formularzy:

Wszystkie formularze i formularze niezbędne dla systemu powinny być jednolite pod względem wielkości i jakości papieru. Wyższą wydajność można uzyskać, wykorzystując kolor papieru do rozróżniania różnych form. Formularze drukowane powinny zawierać instrukcje dotyczące ich użycia i usuwania. Formularze powinny być odpowiednio zaprojektowane do gromadzenia i rozpowszechniania danych o kosztach.

(xii) Minimalna ilość pracy biurowej:

Wypełnianie formularzy przez brygadzistów i pracowników powinno wiązać się z jak najmniejszą liczbą prac biurowych, ponieważ większość pracowników nie jest dobrze wykształcona. Aby zapewnić wiarygodne statystyki, każdy oryginalny wpis powinien być poparty podpisami egzaminatora.

(xiii) Efektywny system kontroli materiałów:

Powinien istnieć sprawny system przechowywania i kontroli zapasów, ponieważ materiały zazwyczaj stanowią większą część całkowitych kosztów. Należy przestrzegać dobrej metody wyceny materiałów wydawanych do produkcji.

(xiv) Odpowiednia procedura płac:

Powinna istnieć dobrze określona procedura płacowa za rejestrowanie czasu spędzanego przez pracowników na różnych stanowiskach, przygotowanie arkuszy płac i wypłatę wynagrodzeń. Tak więc wprowadzenie dobrze zdefiniowanego systemu wynagrodzeń pomoże kontrolować koszty pracy.

(xv) Departamentalizacja wydatków:

Należy opracować szczegółowy plan gromadzenia, alokacji, podziału i absorpcji kosztów ogólnych w celu dokładnego ustalenia kosztów.

(xvi) Uzgodnienie kont kosztów i rachunków finansowych:

Jeśli to możliwe, rachunki kosztów i rachunki finansowe powinny być powiązane w jeden zintegrowany system rachunkowości. Jeśli nie jest to możliwe, systemy powinny być tak opracowane, aby dwa zestawy kont były łatwe do uzgodnienia.

(xvii) Czynniki zewnętrzne:

Instalacja systemu kalkulacji kosztów zależy głównie od wewnętrznych czynników firmy, ale czynniki zewnętrzne mogą również wpływać na strukturę systemu. Na przykład, zasady rozliczania kosztów mające zastosowanie do niektórych branż, zgłoszone przez rząd centralny, wymagają opracowania pewnych informacji o kosztach i uwzględnienia ich w księgach rachunkowych. Dlatego też idealny system kalkulacji kosztów powinien uwzględniać zarówno czynniki wewnętrzne, jak i zewnętrzne.

(xviii) Obowiązki i obowiązki księgowego kosztu:

W ramach dobrego systemu kalkulacji kosztów obowiązki i obowiązki księgowego powinny być jasno określone. Księgowy powinien mieć dostęp do wszystkich prac i działów.

Podsumowując, podstawowym kryterium dla idealnego systemu kalkulacji kosztów jest: Jak dobrze pomaga w osiąganiu celów zarządzania w stosunku do jego kosztów?

Instalacja systemu kalkulacji kosztów:

Podstawowymi czynnikami, które księgowy kosztów powinien rozważyć przy wprowadzaniu systemu kalkulacji kosztów, są:

(i) Istniejąca organizacja powinna być zakłócona w jak najmniejszym stopniu.

(ii) Powinno nastąpić stopniowe i płynne wprowadzenie systemu.

(iii) Chociaż należy unikać nadmiernego opracowywania zapisów, fałszowanie istotnych elementów i obniżanie wydajności byłoby fałszywą ekonomią.

Kroki do instalacji:

Poniżej przedstawiono kroki, które należy podjąć przy instalacji systemu kalkulacji kosztów:

1. Cel, który należy osiągnąć za pomocą systemu kalkulacji kosztów:

System kalkulacji kosztów będzie prosty, jeśli celem jest jedynie określenie kosztów, ale będzie on wymagał opracowania, jeśli celem jest uzyskanie informacji, które pomogą kierownictwu w sprawowaniu kontroli i podejmowaniu decyzji.

2. Badanie obecnej organizacji i procedury:

W związku z powyższym należy zwrócić uwagę na: charakter prowadzonej działalności gospodarczej i przeprowadzanych operacji lub operacji, zakres odpowiedzialności i uprawnień związanych z poszczególnymi funkcjonariuszami, rozmieszczenie fabryki ze szczególnym uwzględnieniem działów produkcyjnych, metody radzenia sobie z marnotrawstwem materiałów, system rejestracji czasu i metody obliczania i wypłacania wynagrodzeń, system wydawania zamówień na produkcję do fabryki oraz ilość stałych, półzmiennych i zmiennych kosztów ogólnych.

3. Decyzja o strukturze rachunków kosztów:

Jaki system rachunkowości kosztów jest odpowiedni, a zakres wymaganych danych może zostać podjęta po dokładnym przeanalizowaniu procesu produkcyjnego i jego usług pomocniczych. Struktura rachunków kosztów powinna być zgodna z naturalną linią produkcyjną; sekwencja może być prosta, analityczna lub syntetyczna. Projektowanie systemu powinno umożliwiać stopniowe gromadzenie kosztów na każdym znaczącym etapie produkcji, gdy produkt przechodzi do końca.

4. Ustalanie stawek kosztów:

Wiąże się to z dogłębną analizą warunków fabrycznych i decyzje dotyczące klasyfikacji kosztów na bezpośrednie i pośrednie, grupowania kosztów pośrednich w produkcję, sprzedaż, administrację itp., Traktowania wszelkiego rodzaju odpadów, metod ustalania cen, metod odzyskiwanie kosztów ogólnych i obliczanie kosztów ogólnych. Należy sporządzić pełny kod rozliczania kosztów, tak aby wydatki mogły być szybko sklasyfikowane w biurze zarówno pod względem źródła, jak i przyczyny.

5. Wprowadzenie do systemu:

Nie można oczekiwać, że system kosztowania będzie skutecznie funkcjonował, o ile nie uda się uzyskać współpracy wszystkich urzędników. Zanim system zostanie wprowadzony w życie, konsekwencje systemu powinny zostać wyjaśnione wszystkim, którzy wskażą im korzyści, które przyniosą każdemu i całej firmie.

Należy jednak uzupełnić system, powinien on być wprowadzany tylko etapami, a istniejące procedury i praktyki powinny być wykorzystywane, chyba że istnieją uzasadnione podstawy do ich zastąpienia. Na przykład można zacząć od sklepów, wprowadzając odpowiednie konta potwierdzeń i problemów, otwieranie kart bin, księgi sklepów itp.

6. Organizacja biura kosztów:

Zawsze lepiej jest, aby biuro kosztów znajdowało się w sąsiedztwie fabryki, aby uniknąć opóźnień w kierowaniu dokumentów lub w rozróżnianiu rozbieżności i wątpliwości. Kosztujący personel musi mieć dostęp do robót, jeśli ma on należycie wykonywać swoje obowiązki.

Wielkość personelu zależałaby od ilości pracy. Organizacja kosztująca nie jest warta istnienia, jeśli nie jest w stanie przedstawić danych z szybkością i dokładnością oraz zaobserwować prostotę w przedstawianiu wyników.

Obowiązki biura kosztów mieszczą się w następujących obszarach:

(i) Przechowuje konta:

Księgowanie wydań materiałów i zapisów magazynowych w księgach sklepowych, przygotowanie streszczeń materiałowych.

(ii) Rachunkowość pracy:

Ocena arkuszy czasu pracy, kart pracy itp., Przygotowanie streszczeń pracowniczych. W niektórych przypadkach przygotowanie faktycznych płac płac.

(iii) Konta kosztów:

Księgowanie wszystkich kont kosztowych, niezależnie od tego, czy jest to zlecenie, czy proces.

(iv) Kontrola kosztów:

Księgowanie kont kontroli kosztów z danych dostarczonych z sekcji (i) do (ii) powyżej.

Przygotowywanie specjalnych statystycznych i innych informacji dla kierownictwa do przeprowadzenia specjalnego badania i przygotowania okresowych wyciągów handlowych.

7. Relacja urzędu kosztowego z innymi departamentami:

Dział kosztów powinien funkcjonować niezależnie, a księgowy kosztów jest bezpośrednio odpowiedzialny przed dyrektorem generalnym lub dyrektorem zarządzającym. System kalkulacji kosztów powinien być zaprojektowany tak, aby służył zarządowi na wszystkich poziomach.

W związku z tym księgowy kosztów powinien zaprojektować swój cały system zapisów i raportów itp. Musi znać i rozumieć problemy, z jakimi boryka się proces produkcji, i starać się przełożyć je na implikacje finansowe, aby można było podjąć właściwą decyzję.

8. Władza i odpowiedzialność:

Władza i odpowiedzialność powinny być jasno określone, jeśli system kalkulacji kosztów ma odnieść sukces. Nie powinno być żadnych niejednoznaczności, wszystko powinno być jasne.

Podsumowując, system kosztów powinien zostać udoskonalony w sposób umożliwiający obliczenie kosztów sprzedaży; zapewnić środki do wyceny zapasów; pomoc w kontroli i zarządzaniu przedsiębiorstwem, mierzenie wydajności mężczyzn, materiałów i maszyn, identyfikowanie odpadów zbieranych według kodów kosztów, tak aby utorować drogę do redukcji kosztów, umożliwić porównanie między firmami, dostarczyć dane dotyczące cen i decyzji politycznych i stanowią podstawę do przygotowania różnych raportów analitycznych.

Praktyczne trudności w instalacji systemu kalkulacji kosztów:

Praktyczne trudności, poza problemami z kosztami technicznymi, z którymi musi się zmierzyć księgowy ds. Kosztów przy instalacji systemu kalkulacji kosztów, to:

1. Brak wsparcia od najwyższego kierownictwa:

W większości przypadków system księgowania kosztów wprowadzany jest bez wsparcia najwyższego kierownictwa we wszystkich obszarach funkcjonalnych. Nawet dyrektor zarządzający lub przewodniczący często wprowadza taki system bez konsultacji z kierownikami departamentów. Kierownicy działów traktują to jako ingerencję w ich pracę przez osoby zaangażowane w system kalkulacji kosztów. Stwarza to strach w umysłach kierowników działów, ponieważ traktują system jako urządzenie do sprawdzania swoich działań.

2. Opór istniejącego personelu księgowego:

Za każdym razem, gdy wprowadzany jest nowy system, opór jest naturalny, ponieważ istniejący personel może poczuć, że straciłby na znaczeniu i może nie być pewny swojej pozycji w organizacji.

3. Brak współpracy na innych poziomach organizacji:

Kierownicy, przełożeni i inni pracownicy mogą również wyrazić ubolewanie z powodu dodatkowych prac papierowych, które mogą powstać w związku z wprowadzeniem systemu kalkulacji kosztów i mogą nie współpracować z innymi działami przy dostarczaniu informacji, które są absolutnie niezbędne do sprawnego i wydajnego działania dowolnego systemu księgowego. .

4. Niedobór wyszkolonego personelu:

Mogą istnieć niedobory księgowych kosztów w zakresie analizy kosztów, kontroli kosztów i redukcji kosztów. Praca działu kosztów nie może być obsługiwana bez dostępności przeszkolonego personelu.

5. Wysokie koszty eksploatacji systemu:

Koszt eksploatacji systemu może być ciężki, chyba że system kalkulacji kosztów jest odpowiednio zaprojektowany zgodnie z wymaganiami każdego przypadku. System może być w stanie dostarczyć informacji, które są wymagane przez wszystkie poziomy zarządzania. Może to wymagać dodatkowej pracy z papierem. W związku z tym koszty operacyjne systemu będą wysokie.

Kroki w celu przezwyciężenia trudności praktycznych:

Aby przezwyciężyć powyższe trudności, sugerowane są następujące kroki:

1. Wsparcie od najwyższego kierownictwa:

Przed instalacją lub działaniem systemu kalkulacji kosztów musi istnieć silne zaangażowanie w system ze strony ścisłego kierownictwa. Stworzy to świadomość kosztową i zainteresowanie kosztami poprawy w zakresie zarządzania technicznego, produkcyjnego i zarządzania.

2. Użyteczność systemu dla istniejącego personelu :

Obecny personel księgowy powinien być pod wrażeniem konieczności uzupełnienia istniejącego systemu rachunkowości finansowej. Rozszerzy to pracę księgowego i stworzy nowe możliwości dla pracowników księgowości.

3. Zaufanie pracowników do współpracy:

Różni pracownicy muszą być odpowiednio wykształceni, jeśli chodzi o korzyści, jakie można uzyskać z takiego systemu. W systemie należy zdobyć zaufanie pracowników, aby uzyskać współpracę przed podjęciem kroków mających na celu wprowadzenie systemu w życie.

4. Szkolenie obecnego personelu księgowego:

Obecny personel pracujący w dziale księgowości musi być odpowiednio wyszkolony w zakresie metod i technik kalkulacji kosztów, korzystając z pomocy Instytutu Rachunków Kosztów i Robót Indyjskich w Kalkucie.

5. System kosztów zgodnie ze szczegółowymi wymaganiami koncernu:

System powinien być instalowany i obsługiwany zgodnie z wymogami konkretnego przypadku, tak aby nie wiązał się z wysokimi kosztami. Powinno to w miarę możliwości unikać dodatkowej niepotrzebnej pracy. System, po zainstalowaniu i obsłudze, zapewni wiele korzyści dla koncernu w porównaniu z kosztami i okaże się korzystny dla koncernu.

6. Właściwy nadzór:

Po instalacji należy zapewnić odpowiedni nadzór i ciągłe starania ze strony księgowego ds. Kosztów, aby system osiągnął sukces i aby osiągnąć pożądany cel, jakim jest ustalenie kosztów, prezentacja kosztów i kontrola kosztów.