Maszyny do przetwarzania danych w biurze: znaczenie i typy

Zastosowanie nowoczesnych maszyn biurowych - maszyn do przetwarzania i zapisu danych:

Przetwarzanie danych:

Znaczenie:

Różne dane są zbierane w biurze z zewnętrznych i wewnętrznych źródeł, które muszą być przetwarzane w celu analizy i podejmowania decyzji. Nie jest możliwe przechowywanie ich przez komórkę pamięci ludzkiego mózgu. Obliczenia psychiczne są niezwykle ciężkie i usilne, aby interpretować dane i znaleźć korelacje między danymi.

Formuły matematyczne zabierają dużo czasu na psychiczne zastosowanie i fizyczne ćwiczenia. Są szanse na błędy. W celu przezwyciężenia tych trudności i ograniczeń opracowano mechaniczne przetwarzanie danych.

Pochodzenie przetwarzania danych sprowadza się do następujących odkryć: kalkulator Pascala (1642), analizator deferential Babbage'a (1820) i hollerowski sprzęt do kart perforowanych (1889). Cały proces jest znany jako EDP lub Electronic Data Processing. Cały system spotkał się z rewolucyjną zmianą dzięki wprowadzeniu tranzystorów lub elektroniki. Istnieją dwa różne aspekty przetwarzania danych - bez użycia komputera.

Rodzaj:

(A) Maszyna do przetwarzania danych z perforowaną kartą:

Różne rodzaje zadań biurowych i księgowych mogą być wykonywane przez taką maszynę. Na przykład fakturowanie, księgowanie zakupów i sprzedaży, rozliczanie kosztów, tworzenie zarobków, przechowywanie i księgowanie zapasów, tabulacja statystyczna i analiza statystyczna, kontrola budżetowa itp.

System:

Ta maszyna ma cztery aspekty działania, a całe wyposażenie składa się z niezbędnego mechanizmu z dodatkowymi akcesoriami.

Aspekty to:

(a) Wykrawanie:

Pierwszym krokiem jest wykrawanie kart ręcznie lub za pomocą automatycznego dziurkacza. Znaczenie wykrawania powoduje pewne dziury na kartach według niektórych ustalonych pozycji. Dziury te mają szczególne znaczenie i mogą być interpretowane w znaczący sposób. To nic innego jak symboliczne zapisy informacji.

(b) Weryfikacja:

Drugi krok polega na ponownym wykrawaniu, najlepiej przez innego operatora, w celu sprawdzenia, czy oryginalne wykrawanie zostało wykonane poprawnie, czy też nie. W przypadku wcześniejszego nieprawidłowego wykrawania, drugie wykrawanie nie zajmie miejsca, ponieważ urządzenie automatycznie się zatrzyma. Wtedy okaże się, czy pierwsze czy drugie uderzenie jest niewłaściwe. Istnieją różne metody ponownego wykrawania w celu weryfikacji.

(c) Sortowanie:

Poprzez wykrawanie różnego rodzaju informacji zapisywane są symbolicznie. Karty muszą być teraz zgrupowane w różnych "polach" informacji i odpowiednio rozdzielone. Oddzielanie odbywa się mechanicznie poprzez umieszczenie wykrawanych kart w sorterze. Na przykład karty dla różnych klientów można pogrupować w różnych obszarach.

(d) Tabulacja:

Ostatnim krokiem jest karmienie tabulatora kartami. Maszyna sztucznie wykrywa różne perforacje lub otwory na kartach i odpowiednio dostarcza informacje do dodającej i drukującej części maszyny.

Maszyna zawiera pewne pomocnicze mechanizmy do obliczania, przebijania gangów (tj. Wybijanie partii kart identycznie i jednocześnie), interpretowanie i wzajemne peletowanie lub zestawianie (tj. Uczynienie kodów zrozumiałymi i znajdowanie między nimi powiązań) itp.

Zalety:

(1) Cały proces wykrawania, weryfikacji, sortowania, tabulowania, interpretacji i zestawiania odbywa się z ogromną szybkością, dzięki czemu oszczędzasz czas w przetwarzaniu danych.

(2) Cały proces jest prosty, a szkolenie w zakresie operacji można przekazać personelowi w krótkim czasie.

(3) Ponieważ nie ma etapu weryfikacji, w systemie informacyjnym nie ma niedokładności.

(4) Można go dostosować do różnego rodzaju zadań biurowych.

(5) Zapewnia administrację różnorodnymi informacjami, które są aktualne i mogą być wykorzystywane jako narzędzia kontroli.

(6) Gospodarki osiąga się poprzez ograniczenie pracy ręcznej, oszczędność czasu, unikanie strat poprzez błędy itp.

(7) Dziurkowane karty mogą być wykorzystane do dalszego przetwarzania przez komputer.

Niedogodności:

(1) Początkowy koszt instalacji urządzenia jest wysoki. Koszty operacyjne i koszty utrzymania są również wysokie. Należy stosować bardziej kosztowne materiały piśmienne.

(2) Główne i pomocnicze maszyny powodują hałas.

(3) Występują problemy wynikające z awarii, wymiany części itp.

(4) Koszt szkolenia operatorów jest wysoki, a skala wynagrodzeń takich wykwalifikowanych pracowników jest wysoka.

(5) Audytorzy mogą napotkać trudności, ponieważ wszystkie szczegółowe informacje, których sobie życzą, mogą nie być dostępne ze skodyfikowanych i symbolizowanych kart.

(B) Komputery elektroniczne :

Najnowszym dodatkiem do listy maszyn biurowych jest komputer elektroniczny. Jest to maszyna raczej system lub jednostka składająca się z kilku mechanizmów do automatycznego i bardzo szybkiego przetwarzania danych. Jest to narzędzie w rękach administracji dla dokładniejszego, racjonalnego i szybkiego podejmowania decyzji.

Komputer elektroniczny jest często opisywany jako sztuczny mózg, chociaż tak jak mózg, tak naprawdę nie "myśli". Pomaga człowiekowi myśleć racjonalnie i szybko. Współczesność jest określana jako epoka elektroniczna, a urządzenia elektroniczne mają ogromny potencjał.

Komputery są tak naprawdę produktami drugiej wojny światowej, kiedy narzędzia informatyzacji były odczuwalne w przypadku podzielonych na części decyzji wojennych, w szczególności przeznaczonych dla lotnictwa. Pierwsza maszyna komputerowa została odkryta w 1944 r. Przez prof Aikena z Uniwersytetu Harvarda (USA) przy wsparciu finansowym ze strony IBM (International Business Machine). Pierwszy komputer elektroniczny został opracowany na Uniwersytecie w Pensylwanii (USA).

Komputery przeszły już cztery etapy rozwoju lub "cztery pokolenia". Komputery pierwszej generacji były obsługiwane przez zawory radiowe. W drugiej generacji zawory radiowe zostały zastąpione tranzystorami. Komputery trzeciej generacji wykorzystują układ mikro obwodów. W czwartej generacji zastosowano technologię "wielkiej skali integracji" (LSI), dzięki której ogromne ilości elektroniki można było umieścić na małych "układach scalonych".

Komputery są wykorzystywane do wszystkich celów, jakie można znaleźć w maszynie do przetwarzania danych, ale komputery mogą zajmować się większymi gatunkami informacji ze względu na ich większą pojemność. Komputer może wybierać spośród, powiedzmy, tysięcy aplikacji, które pochodzą od odpowiednich kandydatów.

Komputery są dwojakiego rodzaju:

(1) Typ analogowy:

Taki komputer wykonuje równania, rozwiązuje problemy między relacjami wielu zmiennych, przygotowuje zapisy i drukuje je.

(2) Typ cyfrowy:

Taki komputer to tylko gigantyczna maszyna licząca, która przetwarza dane z fantastyczną szybkością. Wykonuje obliczenia arytmetyczne, ale arytmetyczna jest arytmetyką binarną, a nie zwykłą arytmetyczną. (W systemie binarnym 1 to 1, 2 to 10, 3 to 11, 4 to 100, 5 to 101, 6 to 110, 7 to 111, 8 to 1000, 9 to 1001 i 10 to 1010). Komputery cyfrowe są najczęściej używane.

System:

Seria operacji w komputerze jest opisana jako "program". Składa się z wejść i wyjść. "Niektóre rodzaje informacji są wkładane lub podawane do maszyny, a po automatycznym przetworzeniu z ogromną prędkością urządzenie daje pewne rezultaty. Jest to również opisane jako metoda GIGO lub Garbage In i Garbage Out. Informacje i wyniki są w językach kodowych. Na przykład COBOL (Common Business Oriented Language) lub FORTRAN (Formuła tłumaczenia języka do obliczeń naukowych).

Składnikami komputera są:

(1) Jednostka wejściowa:

W tej części różnego rodzaju informacje są podawane w postaci kart perforowanych, perforowanej taśmy papierowej i taśmy magnetycznej. Dane są konwertowane na język komputera - impulsy elektroniczne.

(2) Jednostka pamięci:

Jest to jednostka pamięci komputera lub kolumna rtęci, w której wszystkie odebrane informacje są przechowywane do dalszego wykorzystania.

(3) Jednostka Kontroli lub Koordynacji:

Składa się z ogromnej serii otwieranych przez zawór bramek, które są otwierane, aby umożliwić przekazanie informacji do sekcji obliczeniowej w celu wykonania zaprogramowanych instrukcji.

(4) Jednostka arytmetyczna lub funkcja:

Jednostka wykonuje obliczenia arytmetyczne w systemie binarnym z fantastyczną prędkością, a nawet milionem sekundy.

(5) Jednostka wyjściowa:

Ta jednostka podaje wyniki, najpierw w języku komputera, a następnie w języku formalnym w formie drukowanej. Najważniejszą częścią korzystania z komputera jest "programowanie". Oznacza to, że całe wejście musi być wykonane z określonym celem i trybem działania zwanym programem.

Programowanie jest kosztowne, aw przeszłości model komputerów był taki, że konsumenci muszą to robić. Takie komputery nazywane są komputerami "sprzętowymi". W czasach współczesnych producenci akceptują odpowiedzialność za dostarczanie programów. Takie nowoczesne komputery nazywane są komputerami "programowymi".

Działanie komputera może opierać się na IDP lub zintegrowanym przetwarzaniu danych. Oznacza to, że kilka funkcji analitycznych w danej sprawie można wykonać jednocześnie. Na przykład, podczas przetwarzania danych dotyczących sprzedaży, można jednocześnie dokonać interpolacji kosztów.

Zasadniczo komputer służy do kontrolowania symulowania działań biznesowych, tj. Znajdowania alternatywnych rozwiązań w procesie podejmowania decyzji i projektowania (np. Na tekstyliach). Należy zauważyć, że wiek komputerowy jest w trakcie ewolucji. Odkrywane są nowe i bardziej przydatne typy komputerów, a zatem powyższa dyskusja nie jest wyczerpująca.

Zalety:

(1) Skomplikowane obliczenia można dokładnie wykonać z niezwykłą prędkością.

(2) Wiele żmudnych prac biurowych można wykonać w sposób zadowalający.

(3) Odmiany analizy mogą być wykonywane przez tę samą maszynę.

(4) Więcej rodzajów informacji może być przetwarzanych w czasie, niż to, co może zrobić zwykła maszyna do przetwarzania danych.

(5) Można uzyskać scentralizowaną kontrolę, ponieważ wszystkie dane dotyczące wszystkich działań koncernu mogą być przetwarzane jednocześnie.

(6) Istnieje ekonomia w pracy biurowej, pod warunkiem, że biuro może sobie pozwolić na zakup komputera lub korzystanie z usług komputera na zasadzie wynajmu.

(7) Wyniki mogą być przechowywane jako zapisy.

Niedogodności:

(1) Jest to bardzo kosztowna sprawa i tylko kilka gigantycznych organizacji może sobie pozwolić na instalację i używanie takiej maszyny. Nawet duże organizacje wolą korzystać z usług komputera na zasadzie wynajmu. Czynsze są również bardzo wysokie.

(2) Potrzebuje specjalnie wyszkolonych operatorów, którzy muszą otrzymywać wynagrodzenie po wysokich stawkach.

(3) W przeciwieństwie do innych maszyn komputer nie jest łatwo dostępny.

(4) Ma wszystkie wady maszyny wynikające z awarii, kosztów utrzymania itd., Jak również trudności z uzyskaniem części zamiennych i usług ekspertów.

Z biegiem czasu produkowane są komputery o bardzo wygodnych rozmiarach i przy niskich kosztach.

(C) Maszyna rejestrująca czas :

Maszyny do rejestracji czasu są trzymane w bramach biur (i fabryk), aby automatycznie rejestrować dokładny czas przylotów i odlotów pracowników. Zapisy te są bardzo pomocne w przygotowywaniu rachunków za wynagrodzenie. Takie maszyny mogą być obsługiwane mechanicznie lub elektrycznie.

System:

Maszyna składa się z zegara i mechanizmu dziurkowania, które są zsynchronizowane. Pracownik podczas wchodzenia lub wychodzenia z miejsca wkłada swoją kartę obecności do wnętrza maszyny, a na niej drukowany jest czas.

(D) Mikro-filmowanie:

Zapisy, zamiast zachowywać formy papierów w plikach, zachowują się w formie rolek filmowych. Zdjęcie jest zrobione z serii dokumentów w rolce filmu. Za każdym razem film może być wyświetlany i drukowany w celu uzyskania informacji i użycia. Czasami fotografuje się dokumenty, zanim zostaną oczyszczone lub zniszczone.

Ponownie, rolki filmu mogą zostać zachowane jako wtórne źródło rekordów. Mikrofilowanie jest również konieczne w celu zachowania tajnych dokumentów w tajemnicy. Dokumenty, które muszą zostać zwrócone po ich sprawdzeniu, mogą być wygodnie mikrofilmowane. W dużych bibliotekach bardzo często wykonuje się mikrofilmowanie rzadkich książek.

System:

Kompletny sprzęt mikrofilmowy składa się z następujących części:

(1) Jednostka filmowania:

Składa się z kamery i filmów. Zasadniczo folie 16 mm są używane do celów o długości 50, 100 lub 200 stóp (15, 30 lub 60 metrów). Niektóre tysiące standardowych dokumentów można sfilmować na szpuli o długości 100 stóp.

(2) Czytelnicy:

Składa się z przeglądarki i ekranu. Zasadniczo, gdy jest to konieczne, dokument przegląda się za pomocą przeglądarki wyświetlającej film na ekranie.

(3) Procesor:

To zestaw jednostek wywołujących film. Można go używać w świetle dziennym. Przetwarzanie może również zostać wykonane przez fotografów z zewnątrz. Biuro może mieć własne aranżacje do odtwarzania lub drukowania filmów razem z układem przetwarzania lub może zależeć od zewnętrznych fotografów.

Zalety:

(1) Bardzo mała przestrzeń jest konieczna do zachowania starych zapisów, ponieważ jeden film o długości 100 stóp może zawierać negatywy tysięcy dokumentów.

(2) Zapisy są przechowywane w toto i reprodukcje z dokładnością można dokonać w dowolnym momencie.

(3) Takie zapisy są łatwe do przenoszenia i można je szybko usunąć.

(4) System nie wymaga ciężkiego sprzętu do archiwizacji o dużej wadze i masie.

(5) Zapisy są wolne od błędów, ale błędy są powszechne, gdy kopiowanie dla zapisów odbywa się poprzez wpisywanie.

(6) Mikro-folie są trwałe i nie pogarszają się ani nie niszczą przez owady, jak to jest w przypadku plików.

(7) Jest wolny od ryzyka, ponieważ mikropowłoki są niepalne.

(8) Po przygotowaniu filmów nie można zmieniać ani przerabiać zapisów, co jest możliwe w przypadku zapisów na papierze.

(9) Mikrofilmy można zakonserwować oddzielnie jako dodatkowe źródło zapisów i dlatego zapewniają ochronę zapisów.

Niedogodności:

(1) Ma duże początkowe wydatki na zakup sprzętu. W rzeczywistości ostatecznie koszt jest niższy niż koszt sprzętu do archiwizacji.

(2) Trudno jest dokonać odpowiedniej klasyfikacji zapisów, więc ustalenie lokalizacji określonego dokumentu z wielu zwojów filmu jest ryzykowne.

(3) Filmy mogą nie wyświetlać czytelnych i wyraźnych obrazów za pośrednictwem widza, szczególnie dlatego, że na filmie występuje znaczne zmniejszenie wielkości dokumentu. Wskazane jest zachowanie oryginałów ważnych dokumentów.

Zarządzanie, administracja i biuro:

Całkowite zarządzanie systemem może być po prostu zdefiniowane jako "załatwianie spraw przez i poprzez wysiłki innych ludzi". Podstawowymi funkcjami zarządzania są: planowanie, organizowanie, kierowanie (i motywowanie) i kontrolowanie. Funkcja organizacyjna obejmuje również obsadę i koordynację. Istnieją różne poglądy dotyczące terminu administracja. Jednym z zaakceptowanych poglądów współczesnych pisarzy w zarządzaniu jest realizacja wysoce zaprogramowanych decyzji podjętych przez menedżerów najwyższego szczebla.

Administracyjna część zarządzania przeprowadzana jest z biura, które można ogólnie podzielić na dwie części:

(a) Podejmowanie decyzji przez wysoko wykwalifikowanych pracowników kierowniczych, którzy są zakwaterowani w swoich komorach w biurze.

(b) Wykonywanie decyzji w formach rutynowej pracy z pomocą różnych działów.