Niezbędne rodzaje komunikacji organizacyjnej (z diagramem)

Niezbędne rodzaje komunikacji organizacyjnej!

A. Komunikacja według struktury organizacyjnej:

1. Formalna komunikacja:

Taka komunikacja jest powiązana z formalną strukturą organizacyjną i oficjalnym statusem lub pozycją komunikatora i odbiorcy. Przemierza formalne kanały oficjalnie uznanych pozycji w schemacie organizacyjnym. Formalna komunikacja odbywa się głównie w czerni i bieli.

Jest to zatem celowa próba uregulowania przepływu komunikacji, aby zapewnić płynność, dokładność i terminowość przepływu informacji. Formalna komunikacja to celowa próba uregulowania przepływu komunikacji, aby zapewnić płynność, dokładność i terminowość informacji.

Często spotykamy zwrot "przez właściwy kanał". Podkreśla istotę formalnego kanału komunikacji. Na przykład, kiedy dyrektor generalny wydaje instrukcje (ze względu na jego wysokie stanowisko w organizacji), jest to formalna komunikacja.

Formalne formy komunikacji są następujące:

(i) spotkania departamentalne,

(ii) Konferencja,

(iii) Połączenia telefoniczne,

(iv) Biuletyn informacyjny firmy,

(v) Wywiady specjalne oraz publikacje i wiadomości specjalne.

Główną zaletą formalnej komunikacji jest to, że oficjalne kanały umożliwiają przekazywanie rutynowych i standardowych informacji bez zwracania większej uwagi na kierownictwo. Zasadniczo dyrektorzy i menedżerowie mogą poświęcić większość swojego cennego czasu na sprawy najwyższej wagi.

Ale jednocześnie słabość formalnej komunikacji nie powinna pozostać niezauważona. Komunikacja poprzez kanał dowodzenia znacznie utrudnia swobodny i nieprzerwany przepływ informacji.

2. Nieformalna komunikacja:

Nieformalna komunikacja jest również znana jako "Grapevine". Jest wolny od wszelkich formalności, ponieważ jest wykorzystywany w nieformalnych relacjach między stronami, takich jak przyjaźń, członkostwo w tym samym klubie lub stowarzyszeniu.

Osoby na szczeblach kierowniczych korzystają również z komunikacji nieformalnej, gdy mają trudności ze zbieraniem informacji od pracowników. Komunikacja taka obejmuje komentarze, sugestie itp. Można ją przekazać za pomocą prostego spojrzenia, gestu, uśmiechu lub zwykłej ciszy.

Menedżerowie i kadra zarządzająca również sprzyjają wzrostowi i rozwojowi nieformalnej sieci komunikacji. Proces ten, w rzeczywistości, służy bardzo przydatnemu celowi w rozpowszechnianiu pewnych informacji, które w ogólnym interesie organizacji nie mogą być przekazywane za pośrednictwem oficjalnych kanałów.

Poza tym oferuje on również wyższym i wyższym wgląd w to, co myślą i czują podwładni. Ale jednocześnie warto zauważyć słabości nieformalnej komunikacji. Można wspomnieć, że proces ten bardzo często przejawia zniekształconą, błędnie interpretowaną, niedokładną i półprawną informację i fakty, w zależności od okoliczności i przesłania. Jednak kadra kierownicza i menedżerowie nie mogą pozbyć się nieformalnej komunikacji.

B. Komunikacja według kierunku:

1. Komunikacja w dół:

Komunikacja, która przepływa od przełożonych do podwładnych, nazywana jest komunikacją w dół. W strukturze organizacyjnej kadra kierownicza musi wykonywać swoje uprawnienia, aby osiągnąć zamierzone cele, co oznacza, że ​​mogą być zaangażowani w wydawanie zleceń, instrukcji i wytycznych politycznych osobom na niższych szczeblach. Można to nazwać komunikacją w dół. W przypadku komunikacji w dół oczekuje się natychmiastowego wykonania pracy.

Katz i Kahn zidentyfikowali żywe elementy komunikacji w dół:

1. Specjalne dyrektywy dotyczące zadań; Instrukcje dotyczące pracy.

2. Informacje przeznaczone do zrozumienia zadania i jego związku z innymi zadaniami organizacyjnymi; racjonalne uzasadnienie.

3. Informacje o procedurach i praktykach organizacyjnych.

4. Informacje zwrotne dla podwładnego na temat jego wyników.

5. Informacja o charakterze ideologicznym, aby wpajać poczucie misji, indoktrynację celów.

Komunikacja od przełożonego do podwładnego może odbywać się twarzą w twarz, a także poprzez pisemne notatki, polecenia, opisy stanowisk itp.

2. Komunikacja w górę:

W komunikacji w górę oczekuje się, że osoby z niższego poziomu będą komunikować się z osobami znajdującymi się nad nimi. To tylko przeciwieństwo komunikacji w dół. Ten rodzaj komunikacji obejmuje reakcje i sugestie pracowników, ich żale itp. Treścią komunikacji w górę są raporty, reakcje, sugestie i propozycje przygotowane do przedłożenia szefowi.

Komunikacja Upward może być podzielona na cztery kategorie na podstawie tego, co pracownik mówi:

(i) o sobie, jego występie i problemach,

(ii) o innych i ich problemach,

(iii) o polityce i praktykach organizacyjnych, oraz

(iv) o tym, co należy zrobić i jak można to zrobić.

Główne cechy komunikacji w górę to:

(1) jest skondensowany i podsumowany, gdy przechodzi przez różne poziomy w hierarchii. Daje informację zwrotną na temat stopnia skuteczności komunikacji w dół. Ta informacja zwrotna służy do poprawy skuteczności komunikacji.

(2) Zapewnia zarządzanie o punktach widzenia, reakcjach, postawach, uczuciach i morale pracowników.

(3) Zapewnia środki kontroli.

(4) Na koniec podaje informacje i datę podjęcia decyzji.

Komunikacja w górę może ulec zniekształceniu ze względu na naturę relacji nadrzędny-podrzędny. Pracownik prawdopodobnie nie poda żadnych informacji, które mogą na niego niekorzystnie wpłynąć. Co więcej, może przekazywać błędne informacje, aby wywrzeć wrażenie na przełożonych. Przepływa przez wiele mediów, np. Łańcuch dowodzenia, pola sugestii, kontakty osobiste, ankiety dotyczące postaw i morale, procedura zażaleń, prywatne linie, związki zawodowe itp.

3. Komunikacja horyzontalna:

Kiedy komunikacja odbywa się między dwiema lub więcej osobami, które są podwładnymi tej samej osoby lub tych, którzy pracują na tym samym poziomie organizacji, komunikacja jest znana jako komunikacja pozioma (boczna).

Komunikacja między menedżerami funkcyjnymi lub pomiędzy podwładnymi pracującymi pod jednym szefem, komunikacja między kierownikami różnych fabryk jest przykładem takiej komunikacji. Komunikacja pozioma może odbywać się zarówno ustnie, jak i pisemnie.

Komunikacja pozioma zaspokaja potrzeby ludzi, aby wiedzieli o nich od swoich rówieśników, nie biorąc pod uwagę innych poziomów w organizacji. Bardzo trudno jest organizacji skutecznie funkcjonować bez takich horyzontalnych przepływów komunikacyjnych. Chociaż formalny projekt organizacji nie zapewnia takich przepływów komunikacyjnych, jest potrzebny do koordynacji i integracji różnych funkcji organizacyjnych.

Ponieważ organizacyjna komunikacja pozioma zazwyczaj nie istnieje w ułatwianiu, pozostawia się ją poszczególnym menedżerom. Komunikacja typu "peer to peer" niezbędna do koordynacji i może również zaspokoić potrzebę zaspokojenia potrzeb społecznych.

C. Zgodnie ze sposobem wyrażenia:

1. Komunikacja ustna lub werbalna:

Komunikacja ustna to bezpośrednia komunikacja między dwiema osobami. W komunikacji ustnej obie strony, tj. Nadawca i odbiorca wymieniają się swoimi pomysłami za pomocą ustnych słów albo w rozmowie twarzą w twarz, albo za pomocą dowolnego urządzenia mechanicznego lub elektrycznego, takiego jak telefon, telekonferencja itd. Gdy jest to twarzą w twarz, osoba komunikująca się może zadawać pytania lub wyjaśnienia lub czasami, gdy komunikacja nie jest właściwie zrozumiała, może wyjaśnić znaczenie.

Komunikacja ustna jest na ogół możliwa tam, gdzie może istnieć bezpośredni kontakt lub przekazywana wiadomość nie ma charakteru stałego. Spotkania i konferencje, wykłady i wywiady są innymi nośnikami takiej komunikacji.

Komunikacja ustna cieszy się pewnymi korzyściami komunikacji, które można wymienić w następujący sposób:

(i) Komunikacja głosowa ma wyraźną zaletę polegającą na tym, że jest szybka i szybka. Daje to możliwość zarówno bezpośredniej odpowiedzi nadawcy, jak i odbiorcy wiadomości.

(ii) Komunikacja głosowa ułatwia bliski kontakt, a przez to sprzyja wzajemnej wymianie pomysłów, faktów, zrozumienia i współpracy.

(iii) Komunikacja ustna poprzez bezpośredni kontakt niewątpliwie wpaja podwładnym poczucie własnej ważności, które z kolei działa jako czynnik motywujący.

(iv) Komunikacja ustna umożliwia ponadto przełożonemu szybką ocenę działania podporządkowanego i reakcji na każdą przekazaną wiadomość. To oczywiście pomaga przełożonemu w minimalizowaniu i zapobieganiu konfliktom, przeprojektowaniu planów i programów zgodnie z potrzebą czasu i okoliczności.

(v) Osobowość komunikatora zostaje uwzględniona w procesie komunikacji. Ma to dobry wpływ na podwładnych i właściwie rozumie komunikację.

(vi) Może przynieść przyjaznego i kooperatywnego ducha zespołu.

Jednak wadami komunikacji ustnej są:

(i) Istnieje możliwość, że wypowiadane słowa nie zostaną wyraźnie usłyszane lub zrozumiane.

(ii) To nie jest dobre dla długiej komunikacji.

(iii) Wymaga to sztuki dokładnego i właściwego wyrażania się i wysłuchania innych dobitnie.

(iv) Jest ono niewystarczające w przypadku, gdy potrzebne jest konkretne działanie polityk i zasad.

(v) Niedoświadczeni podwładni nie podążają za wyrazem twarzy i tonem głosu menedżera.

2. Pisemny komunikat:

Gdy komunikacja zostaje zredukowana do czerni i bieli (pisanie), nazywa się to komunikatem pisemnym. Obejmuje to pisane słowa, wykresy, diagramy, obrazy itp. Pisemne wiadomości są szeroko stosowane w organizacjach.

Czasami ta forma komunikacji staje się niezbędna, tak jak w przypadku zasad, zamówień, harmonogramów lub spraw politycznych itp. Okólniki, czasopisma, notatki i podręczniki to niektóre powszechne formy pisemnej komunikacji.

Na podstawie ogólnych obserwacji można stwierdzić, że we wszystkich typach organizacji zarówno komunikacja ustna, jak i pisemna jest w praktyce. Który formularz powinien zostać użyty i zastosowany? Wiele zależy od przesłania, jego znaczenia dla odbiorcy i implikacji dla funkcjonalnych aspektów organizacji.

Poniższa lista przedstawia niektóre najczęściej używane formy komunikacji w różnych kierunkach:

Doustny

Napisany

(1) Instrukcje osobiste.

(2) Wykłady, konferencje, spotkania.

(3) Plotki o plonach.

(4) Wywiady.

(5) Rozmowa twarzą w twarz.

(6) Telefon itp.

(7) Kanały unijne.

(1) Podręcznik zasad i instrukcji.

(2) Listy, okólniki i notatki.

(3) Plakaty.

(4) Biuletyn i tablice ogłoszeń.

(5) Podręczniki i podręczniki.

(6) Raporty roczne.

(7) Czasopisma domowe.

(8) Publikacje Unii.

(9) Osobiste listy i sugestie.

(10) Procedura składania skarg.