Formalna komunikacja: znaczenie, cechy, ograniczenia i typy korzyści
Formalna komunikacja odnosi się oficjalnie do wymiany informacji. Przepływ komunikacji jest kontrolowany i jest zamierzonym wysiłkiem. Dzięki temu informacje docierają do pożądanego miejsca bez przeszkód, przy niewielkim koszcie i we właściwy sposób. Jest to również znane jako "Właściwa komunikacja kanałowa".
Charakterystyka
Poniżej przedstawiono główne cechy formalnego komunikatu:
(1) Pisemny i ustny:
Formalna komunikacja może być zarówno pisemna, jak i ustna. Codzienne prace są realizowane za pośrednictwem komunikacji ustnej, podczas gdy kwestie polityczne wymagają pisemnej komunikacji.
Zdjęcie dzięki uprzejmości: iisd.ca/biodiv/cop5/pix/6education.jpg
(2) Formalne stosunki:
Komunikat ten zostaje przyjęty wśród pracowników, w których organizacja nawiązała formalne relacje. Nadawca i odbiorca mają pewne relacje organizacyjne.
(3) Zalecana ścieżka:
Komunikacja musi przejść przez określony kanał, przechodząc od jednej osoby do drugiej. Na przykład, aby przekazać menadżerowi uczucia, należy zwrócić się o pomoc do brygadzisty.
(4) Wiadomość organizacyjna:
Ten kanał dotyczy tylko autoryzowanych komunikatów organizacyjnych, a wiadomości osobiste nie podlegają jego jurysdykcji.
(5) Rozmyślny wysiłek:
Ten kanał komunikacji nie jest ustalany automatycznie, ale należy podjąć wysiłek w celu jego utworzenia. Zdecydowano, mając na uwadze cele organizacji.
Zalety
Formalna komunikacja ma następujące zalety:
(1) Utrzymanie władzy oficerów:
Formalna komunikacja utrzymuje stałe relacje pomiędzy przełożonymi i podwładnymi, dzięki którym zachowana jest godność przełożonych linii. W związku z tym wygodnie jest kontrolować podwładnych i ustalić ich odpowiedzialność, która jest bezwzględnie potrzebna do skutecznej i skutecznej kontroli.
(2) Jasna i skuteczna komunikacja:
W formalnej komunikacji istnieje bezpośredni kontakt między menedżerami i podwładnymi. Oboje rozumieją zdolność, nawyki, uczucia itp. Siebie nawzajem. Menedżerowie wiedzą, kiedy i pod jakimi warunkami ich podwładni potrzebują informacji. W ten sposób komunikacja ta jest w stanie udostępnić aktualne informacje. Jest zatem jasne i skuteczne.
(3) Uporządkowany przepływ informacji:
Informacje muszą przejść określoną trasę od jednej osoby do drugiej. Dlatego przepływ informacji jest systematyczny.
(4) Łatwa znajomość źródła informacji:
W tego typu komunikacji źródło każdej informacji można łatwo zlokalizować.
Ograniczenia
Poniżej przedstawiono wady lub ograniczenia formalnej komunikacji:
(1) Przeciążenie pracy:
W nowoczesnej organizacji biznesowej trzeba przekazać wiele informacji, wiele wiadomości i innych rzeczy. Pod formalną komunikacją są kierowane przez określony kanał, co pochłania dużo czasu przełożonych, a zatem inne ważne prace pozostają bez opieki.
(2) Zniekształcenie informacji:
Ta metoda może być przeszkodą w przepływie informacji. Czasami odległość między nadawcą a odbiorcą jest tak duża, że informacja musi przejść przez wiele rąk i zanim dotrze do odbiornika, jest zniekształcona. W ten sposób nie spełnia swojego zadania.
(3) Obojętni oficerowie:
Oficerowie nie zwracają uwagi na sugestie i skargi podwładnych. W takim przypadku podwładny może stracić wiarę w skuteczność komunikacji.
Rodzaje formalnej komunikacji
Formalna komunikacja ma dwa rodzaje:
(1) Komunikacja wertykalna:
(i) Komunikacja w dół
(ii) Komunikacja w górę
(2) Komunikacja pozioma. Wszystkie te typy zostały wyjaśnione na poniższym schemacie:
(Komunikacja w dół) (komunikacja pozioma) (komunikacja w górę)
(1) Komunikacja wertykalna
Komunikacja wertykalna ma dwa następujące typy:
(i) Komunikacja w dół:
Komunikacja przez najwyższą hierarchię z podwładnymi nazywa się komunikacją w dół. Komunikat ten zawiera rozkazy, zasady, informacje, zasady, instrukcje itd. Główną zaletą komunikacji w dół jest to, że podwładni uzyskują przydatne informacje, które pomagają im w wykonywaniu pracy,
(ii) Komunikacja w górę:
Jest to zupełnie odwrotna strona komunikacji w dół. Dzieje się to od podwładnych do przełożonych. Tematyka tego komunikatu obejmuje sugestie, reakcje, raporty, skargi itp. Ten rodzaj komunikacji pomaga przełożonym w podejmowaniu decyzji.
(2) Komunikacja pozioma
Komunikacja pozioma ma miejsce, gdy dwie osoby z tego samego poziomu wymieniają informacje. Komunikacja pozioma jest używana przez tych samych oficerów poziomu, aby rozwiązywać problemy o podobnym charakterze i zysku przez doświadczenie innych ludzi. Tematyka komunikacji horyzontalnej obejmuje informacje, wnioski, sugestie, wzajemne problemy i informacje związane z koordynacją.
Formalna sieć komunikacyjna
Sposób formalnej komunikacji jest znany jako formalna sieć komunikacyjna. Formalną komunikację można prowadzić na różne sposoby - może to być komunikacja wertykalna lub komunikacja horyzontalna. Różne formy formalnej sieci komunikacyjnej pokazano na poniższym schemacie:
(1) Komunikacja łańcuchowa:
Komunikacja łańcuchowa odnosi się do komunikacji między przełożonym a podwładnym. Wszystkie osoby w organizacji od góry do dołu są połączone za pomocą łańcucha skalarnego, jak pokazano na schemacie (1). A jest umieszczony na najwyższym poziomie, B jest podwładnym A, C jest podwładnym B, D jest podwładnym C, a E jest podwładnym D.
(2) Komunikat koła:
W tej formie komunikacji wszyscy podwładni przełożonego rozmawiają ze sobą za pośrednictwem jego medium. Przełożony pracuje jako piasta koła. Na schemacie (2) A jest wyższym, a B, C, D i E są podwładnymi. Wszyscy czterej podwładni komunikują się za pośrednictwem medium A.
(3) Komunikat kołowy:
Ta komunikacja odbywa się między członkami grupy. Każdy członek grupy może komunikować się z najbliższymi dwoma członkami. Na schemacie (3) A może komunikować się z B i E. Podobnie B może komunikować się z A i C. To samo dotyczy wszystkich członków grupy. W takim przypadku komunikacja porusza się z małą prędkością.
(4) Komunikacja swobodnego przepływu:
Ta forma komunikacji odbywa się także między różnymi członkami grupy. Jego specjalną cechą jest to, że każdy członek grupy może rozmawiać ze wszystkimi innymi osobami w grupie.
Zostało to wyjaśnione na schemacie (4). A może mówić bezpośrednio do B, C, D, E. W ten sam sposób B może rozmawiać bezpośrednio z A, C, D i E. To samo dotyczy wszystkich członków grupy. W takim przypadku komunikacja przebiega w szybkim tempie.
(5) Odwrócona komunikacja "V":
W tej formie komunikacji podwładny może komunikować się z szefem swojego szefa. W tej formie komunikacji komunikaty poruszają się z dużą prędkością, na diagramie (5), C i D są podwładnymi B, który z kolei jest podwładnym A. Tutaj C i D mogą rozmawiać bezpośrednio z A, który się dzieje być szefem B.
