Jak poprawić koordynację w celu osiągnięcia celów biznesowych? (11 technik)

Koordynacja oznacza synchronizację wszystkich działań firmy, aby osiągnąć założone cele. "Menedżer zarządzający musi koordynować pracę, za którą jest odpowiedzialny poprzez równoważenie, synchronizację i integrację".

Poniżej przedstawiono techniki koordynacji:

1. Zdefiniowanie wyraźnie władzy i odpowiedzialności:

W organizacji istnieje kilka relacji władzy pionowej i poziomej. Władza przepływa od góry do dołu. Zamieszanie w odniesieniu do władzy zwiększa problemy koordynacji rozmaitości, ponieważ odpowiedzialność można ustalić tylko wtedy, gdy władza i jej źródło są wyraźnie rozgraniczone.

2. Formułowanie wyraźnych zasad i procedur:

Koordynacja staje się bardzo łatwa, jeżeli istnieją jasne i dobrze określone zasady i procedury. Zapewni jedność działania. Subiektywne rozwiązywanie problemów jest całkowicie wykluczone po ustaleniu ustalonych zasad i procedur.

3. Wzajemna komunikacja:

Skuteczna komunikacja jest niezbędna do koordynacji. Bezpośrednia komunikacja pomaga rozwiązać indywidualną i służbową różnicę. Różne rodzaje komunikacji obejmują wiadomości z departamentów, biuletyny z raportami, spotkania grupowe lub komitetowe itp. Poprzez dyskusję odbywa się wzajemna wymiana pomysłów i pomaga ona w zapewnieniu harmonii między różnymi działami przedsiębiorstwa.

4. Istnienie wspólnoty interesów:

Aby uzyskać skuteczną koordynację, niezbędne jest wspólne zrozumienie głównych celów organizacji. Każdy członek organizacji musi brać pod uwagę indywidualne interesy podporządkowane interesom organizacji.

5. Skuteczne przywództwo:

Dobry przywódca tworzy zaufanie wśród podwładnych i skutecznie rozwiązuje różnice, jeśli w ogóle, ludzi pracujących pod jego kierownictwem. Skuteczne przywództwo z pewnością promuje koordynację na wszystkich poziomach, poczynając od etapu planowania aż do etapu wdrożenia.

6. Skuteczna kontrola:

Kiedy istnieje zintegrowany system kontroli, automatycznie zapewnia skoordynowane wysiłki grupy. Za pomocą kart kontrolnych kierownictwo może natychmiast dowiedzieć się, w jakim stopniu poszczególne działania zostały skoordynowane. Na przykład skuteczna kontrola może być wykonywana, jeżeli przestrzegany jest system kontroli budżetowej.

W świetle "kluczowego czynnika" decyduje się o priorytecie budżetów. Ogólnie rzecz biorąc, wszystkie działania zmieniają się wokół sprzedaży, a budżet sprzedaży jest przygotowywany przede wszystkim. Wszystkie inne budżety zależą od tego budżetu. Skuteczna kontrola odbywa się za pośrednictwem tych budżetów, aby zapewnić skoordynowane funkcjonowanie organizacji jako całości.

7. Dobrowolna współpraca:

Dobrowolna współpraca ułatwia koordynację. Jeśli wszyscy członkowie organizacji pracują jako zespół, wyniki mogą automatycznie nastąpić. Na przykład dobrze skomponowana drużyna piłkarska lub drużyna hokejowa daje lepsze wyniki niż zespół, który grając w spółdzielni, gra nieskoordynowany. Gdy warunki są idealne, kierownictwo powinno próbować zabezpieczyć dobrowolną współpracę ze strony członków organizacji.

8. Dobra organizacja Struktura:

Dla koordynacji jest bardzo ważne, aby istniała prawidłowa struktura organizacyjna. Powinny istnieć schematy organizacyjne, opisy stanowisk pracy i podręczniki pracy itp., Ponieważ pomagają one w dużym stopniu w zapewnieniu koordynacji. Na ogół znajdujemy konflikt między pozycją linii i personelu. Dobra struktura organizacyjna pomaga w zapewnieniu koordynacji.

9. Instrukcje organizacji:

Podręczniki organizacji są tworzone przez organizację na dużą skalę dla organizacji jako całości, a następnie dla różnych działów i sekcji. Podręczniki te określają ogólną filozofię organizacji i służą jako przewodnik do zrozumienia działalności i doceniania roli każdej sekcji lub działu.

10. Mianowanie oficerów łącznikowych:

Niektóre organizacje wyznaczają również oficerów łącznikowych, którzy działają jako łącznik między dwiema osobami lub służbami i koordynują działania różnych osób.

11. Równoważenie, synchronizacja i integracja

Louis A. Allen zastosował następujące trzy techniki koordynacji:

(a) Równoważenie:

Oznacza to, że kierownictwo musi zawsze utrzymywać właściwą równowagę pomiędzy różnymi działaniami firmy.

(b) Czas:

Technika pomiaru czasu określa harmonogramy różnych działań w taki sposób, aby wzajemnie się wspierały i wzmacniały.

(c) Integracja:

Jest to technika, dzięki której zróżnicowane interesy są ujednolicone dla osiągnięcia celów organizacji.