Jak przezwyciężyć bariery komunikacyjne w twojej organizacji? - Odpowiedziałem!

Dla kierownictwa bardzo ważne jest rozpoznanie i pokonanie barier utrudniających skuteczną komunikację w celu optymalizacji operacyjnej. Wymagałoby to zdiagnozowania i przeanalizowania sytuacji, zaprojektowania odpowiednich komunikatów, wyboru odpowiednich kanałów komunikacji tych komunikatów, pomocy odbiorcom komunikatów w poprawnym dekodowaniu i interpretacji komunikatów oraz zapewnieniu wydajnego i skutecznego systemu zwrotnego.

Zdjęcie dzięki uprzejmości: routeslanguageblog.files.wordpress.com/2013/02/mt-mr099.jpg

Niektóre z kroków, które można podjąć w tym zakresie, to:

1. Informacje zwrotne i komunikacja w górę:

Informacje zwrotne pomagają zmniejszyć nieporozumienia. Informacje są przekazywane dokładniej, gdy odbiorca ma możliwość zadania wyjaśnień i odpowiedzi na wszelkie pytania dotyczące wiadomości. Dwukierunkowa komunikacja, nawet bardziej czasochłonna, pozwala uniknąć nieufności i prowadzi do zaufania i otwartości, która buduje zdrowe relacje między nadawcą a odbiorcą i przyczynia się do skutecznej komunikacji. Komunikacja w górę jest wzmocniona poprzez prowadzenie polityki otwartych drzwi i stwarzanie pracownikom możliwości zgłaszania sugestii, które powinny być poważnie brane pod uwagę przez kierownictwo poprzez uznanie ich i podjęcie odpowiednich działań.

2. Poprawić umiejętności słuchania:

Według Stuarta Chase'a "słuchanie to druga połowa rozmowy" i jest bardzo ważną częścią procesu komunikacji. Słuchanie jest aktywnym procesem mentalnym i wykracza poza zwykłe słuchanie. Dobre nawyki słuchania prowadzą do lepszego zrozumienia i dobrych relacji ze sobą nawzajem. Słuchanie jest uznaniem, że odbiorca ponosi odpowiedzialność w procesie komunikacji. Niektóre z wytycznych dotyczących skutecznego słuchania to:

a) Słuchanie wymaga pełnej uwagi do głośnika. Nie pozwól umysłowi błądzić lub być zajęty czymś innym, inaczej nie byłbyś w stanie pojąć znaczenia wiadomości w całości.

b) Należy zwrócić uwagę na używany język głosu i emocje. Słuchaj uczuć w treści wiadomości i pozytywnie reaguj na te uczucia.

c) Zadawaj pytania, aby wyjaśnić wszelkie punkty, których nie rozumiesz jasno i z powrotem przemówią do mówcy, że rozumiesz, co zostało powiedziane.

d) Upewnij się, że podczas rozmowy nie występują przerwy na zewnątrz i zakłócenia.

e) Nie oceniaj znaczenia wiadomości z powodu wcześniejszych kontaktów i doświadczeń z nadawcą lub z powodu twoich spostrzeżeń na jego temat, pozytywnych lub negatywnych.

f) Nie przeskakuj do konkluzji, zanim wiadomość się skończy i jest zrozumiała.

g) Podsumuj i powtórz wiadomość po jej zakończeniu, aby upewnić się co do treści i intencji wiadomości.

3) Rozwijanie umiejętności pisania:

Jasno napisane wiadomości mogą pomóc w uniknięciu barier semantycznych i percepcyjnych. Dobrze napisana komunikacja eliminuje możliwość nieporozumień i błędnej interpretacji. Pisząc wiadomości, mądrze byłoby przyjąć zasadę KISS, która oznacza "Zachowaj krótki i prosty", dzięki czemu znaczenie jest tak jasne, jak to tylko możliwe, aby osiągnąć pożądany cel. Niektóre pomocne wskazówki w pisemnej komunikacji sugeruje Robert Degise w następujący sposób:

a) Trzymaj słowa proste:

Spowoduje to ograniczenie Twoich myśli do podstawowych informacji, a wiadomość będzie łatwiejsza do zrozumienia przez odbiorcę. Wiadomość zostanie utracona, jeśli słowa są złożone i nie nadają się do usunięcia pojedynczego znaczenia.

b) Nie daj się ugryźć regułom kompozycji:

Podczas gdy zasady gramatyki i kompozycji muszą być szanowane, nie powinny mieć pierwszeństwa przed ostatecznym celem komunikacji.

c) Napisz zwięźle. Użyj jak najmniej słów:

Nie krępuj się kosztem kompletności, ale wyrażaj swoje myśli, opinie i pomysły w jak najmniejszej liczbie możliwych słów.

d) Bądź konkretny:

Niejasność niszczy celność, która prowadzi do niezrozumienia znaczenia intencji przekazu. Odpowiednio, bądź konkretny i na temat.

4) Unikaj luk w wiarygodności:

Komunikacja jest procesem ciągłym, a celem komunikacji jest pełne i dokładne zrozumienie przesłania, a także budowanie zaufania wśród wszystkich członków organizacji. W związku z tym zarządzanie musi być szczere i powinno zdobyć zaufanie podwładnych. Kierownictwo powinno nie tylko być wrażliwe na potrzeby i uczucia pracowników, ale także obietnice powinny być poparte działaniami.

Słowo zarządzania powinno być równie dobre jak więź. Dopiero wówczas narodziłaby się atmosfera sprzyjająca, która usprawniłaby proces komunikacji. Według badań przeprowadzonych przez J. Lufta, otwartość i atmosfera zaufania budują zdrowe relacje i zamyka luki w wiarygodności, przyczyniając się w ten sposób do skuteczności i poprawy komunikacji.