System informacji o zasobach ludzkich (HRIS)

Przeczytaj ten artykuł, aby zapoznać się z koncepcją, zaletami i infrastrukturą Human Resources Information System (HRIS)!

Pojęcie:

System informacji o zasobach ludzkich stał się częścią wszystkich dużych organizacji. Jest to skomputeryzowany system, który pomaga w przetwarzaniu informacji związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi. Jest to urządzenie, zaprojektowane tak, aby zaspokajało potrzeby informacyjne organizacji związane z siłą roboczą. Organizacja musi ponieść niewielką kwotę, aby zainstalować ten system. System informacji o zasobach ludzkich ułatwia organizacji przechowywanie informacji dotyczących umiejętności, wiedzy, możliwości, potencjału, kwalifikacji wymaganych do wykonywania zadań i dostępnych wśród pracowników, udostępnianych na wyciągnięcie ręki menedżerów za pośrednictwem sieci komputerowej.

HRIS różni się od systemu ręcznego, ponieważ wykorzystuje technologię informatyczną lub komputery. HRIS stanowi część systemu informacji zarządczej, który obejmuje informacje dotyczące finansów, aktywów, rachunkowości, sprzedaży, marketingu, produkcji itp. HRIS przeznaczone do gromadzenia i analizy danych dotyczących zasobów ludzkich organizacji.

Pomaga menedżerom w podejmowaniu decyzji dotyczących promocji, ustalania płac, rekrutacji, szkoleń i rozwoju. W ten sposób HRIS działa jako urządzenie systemu wspomagania decyzji. Nakłady HRIS obejmują informacje dotyczące pracowników, ich umiejętności, kwalifikacji, możliwości, instynktów twórczych, wieku, skal wynagrodzeń, różnych stanowisk pracy w organizacji, wymaganych umiejętności i kwalifikacji do wykonania, liczby pracowników i kadry kierowniczej zajmujących różne stanowiska cele organizacyjne, zasady i procedury itp.

Ta informacja jest ładowana do systemu. Te dane są analizowane na najbardziej przydatne informacje wymagane przez menedżerów. To jest transformacja danych wejściowych. Technologia informacyjna po transformacji daje dane wyjściowe w wielu formach, takich jak wydruki i inne urządzenia. HRIS to urządzenie szeroko stosowane przez organy korporacyjne, ponieważ zapewnia istotne, dokładne, istotne i wyczerpujące informacje o bazie danych w odniesieniu do zasobów ludzkich wymaganych przez organizację.

Istnieje wiele prywatnych firm, które utrzymują i utrzymują bazę danych, która pozyskuje zasoby ludzkie, zajmując się usługami doradczymi w zakresie rekrutacji personelu wykonawczego i innego personelu wymaganego przez firmy. Te firmy konsultingowe są ważnymi zewnętrznymi źródłami rekrutacji wszelkiego rodzaju i rodzajów personelu do firm w Indiach i za granicą. HRIS nie tylko można przygotować na potrzeby przemysłowe, biznesowe, usługowe, edukacyjne, rządowe. organizacja, ale także całe miasto, dystrykt, stan lub kraj może być przygotowana i wykorzystana, ilekroć zaistnieje taka potrzeba, dla specjalnego rodzaju personelu.

Aby wyeliminować wszelkiego rodzaju problemy z zasobami ludzkimi, HRIS przychodzi na ratunek i zapewnia usługi zatrudniania zasobów ludzkich, zachowując pełny zasób zasobów ludzkich. Może w każdej chwili pokazać dostępność zasobów ludzkich.

HRIS działa w następujący sposób:

Wejścia:

Wkład systemu informacji o zasobach ludzkich obejmuje informacje dotyczące pracowników, takie jak wykształcenie, wiek, doświadczenie, wykształcenie, obecny status, obecne wynagrodzenie, niezależnie od tego, czy awansowano, przeszłość i teraźniejszość organizacji, przeszłe i obecne procedury oraz inne niezbędne szczegółowe informacje dotyczące do zasobów ludzkich w organizacji. Są to nieprzetworzone dane zebrane z plików pakietu Office i wprowadzone do terminala komputerowego podłączonego do komputera głównego. Informacje te są sprawdzane i ponownie sprawdzane i skanowane w celu zapewnienia ich poprawności.

Skomputeryzowany system informacji o zasobach ludzkich jest pod każdym względem lepszy od systemu ręcznego, co jest czasochłonne i nieopłacalne. Przeciwnie, HRIS oszczędza czas i jest tani i nie ma możliwości błędu. Błędy można wyeliminować. Najważniejszą zaletą systemu są informacje dostępne natychmiast, kiedy tylko jest to pożądane.

Transformacja:

Informacje dostarczane do komputera mogą zostać przekształcone w bardziej znaczące i niezbędne informacje, które są dokładnie wymagane przez organizację. To jest etap konwersji skomputeryzowanej HRIS. Transformacje HRIS są ściśle związane z oprogramowaniem komputerowym. Są to instrukcje lub polecenia, które komputer musi wykonać.

Organizacje mogą funkcjonować w HRIS, aby dostosować się do ich potrzeb. Mogą mieć HRIS do sprzedaży marketingowej, reklamy, produkcji, finansów, księgowości, materiałów itp. Są to różne rodzaje HRIS, które można łatwo przygotować i utrzymywać.

Informacje przekształcone w sensowne obliczenia są bardzo przydatne także dla menedżerów i organizacji. Działa to jako system wspomagania decyzji. Porównawcze zestawienia tygodniowe, miesięczne, kwartalne, roczne można łatwo znaleźć na wyciągnięcie ręki menedżerów, którzy pomagają w podejmowaniu właściwych decyzji. Można zastosować analizę statystyczną i techniki badań operacyjnych.

Wydajność:

Przetworzony materiał może być potencjalnie wykorzystany. Dane wyjściowe odnosiły się do wydruków przetworzonego materiału z drukarki komputerowej, np. Wyciąg z wynagrodzenia, kontrole, które należy wystawić stronom, sprawozdanie z wykonania pracownika, szacunki budżetowe, średni koszt produkcji towarów itd. Wszystkie te elementy można forma wydruków, ekranów terminalowych itp. Dobrze wykonana dzianina HRIS działa jako godny system wspomagania decyzji o bardzo wysokiej jakości. Wynik wysokiej jakości musi być dokładny, odpowiedni, spójny, czytelny i wyczerpujący, a nie częściowy.

Informacje zwrotne i sterowanie:

Uzyskany wynik jest istotny, a przydatny lub nie musi być znany. Metoda zapewnienia tego jest znana jako informacja zwrotna. Informacja zwrotna ustanawia kontrolę nad systemem.

Zalety HRIS:

1. Daje dokładne informacje.

2. Wykonuje szybkie przetwarzanie.

3. Działa jako cenne narzędzie do planowania strategicznego i jego realizacji.

4. Daje natychmiastowe informacje dotyczące istniejących zasobów ludzkich, umiejętności, kategorii, struktur wynagrodzeń, kwalifikacji, wieku, specjalizacji, szkoleń i rozwoju, doświadczenia itp.

5. Działa jako system wspomagania decyzji.

6. Jest to system ekspercki.

7. Jest wydajny czasowo i nie za drogi.

8. Ułatwia wiarygodne informacje.

9. Informacje dotyczące zasobów ludzkich są łatwo dostępne za pośrednictwem HRIS.

10. Ustanawia silną kontrolę zarządzania.

11. Ułatwia konfiguracje różnych projektów, takich jak wiele systemów, mieszanie projektów systemów, scentralizowany obiekt komputerowy. Opowiada o postawie organizacji względem jej zasobów ludzkich.

Infrastruktura wymagana przez HRIS:

Skomputeryzowany system informacji o zasobach ludzkich to jednorazowa inwestycja. Początkowa inwestycja jest bardzo wysoka. Instalacja całej sieci komputerów, oprogramowania, wyspecjalizowanych pracowników wymaga bardzo dużych inwestycji. Ale na dłuższą metę jest to bardzo opłacalne. Jest dość tani. Do jego użytkowania wymagane są tylko materiały eksploatacyjne do komputera.

HRIS to system, który ułatwia szybkie podejmowanie decyzji w zakresie zasobów ludzkich. Ale ma pewne wady. Informacje te są łatwo dostępne dla każdego, a zatem istnieje prawdopodobieństwo, że zostaną wykorzystane niezgodnie z przeznaczeniem. Wymaga, aby członkowie organizacji stosujący HRIS przestrzegali pewnych zasad etyki i powstrzymywali się od ujawniania istotnych informacji każdej nieupoważnionej osobie.

Jest to strategiczne narzędzie w rękach kierownictwa do skutecznego planowania na przyszłość. Dlatego tajemnica informacji musi być zachowana za wszelką cenę. Pracownicy organizacji muszą zostać przeszkoleni w zakresie pewnych zasad etycznych, którymi powinni podążać wszyscy.