Rejestry zasobów ludzkich: rodzaje, cele, podstawowe elementy i środki ostrożności

Rekordy zasobów ludzkich: typy, cele, niezbędne elementy i środki ostrożności!

Rekordy zasobów ludzkich odnoszą się do dokumentów informacyjnych wykorzystywanych przez organizację do wykonywania jej funkcji. Reprezentuje pamięć organizacji. Zapisy zawierają informacje o organizacji utrzymywanej w formie materialnej, tj. Pisemnej, obrazkowej, wykresowej itp.

Są zatem namacalnym dowodem działalności organizacji. Dokumentacja personelu zawiera informacje na temat pozycji HR w organizacji, np. - zapisy dotyczące szkoleń, wyników, absencji, wynagrodzeń, rotacji pracowników, produktywności, badań moralnych, zadowolenia z pracy, zabezpieczenia społecznego, dobrobytu pracowników itp. Konwencjonalne zapisy są przechowywane w forma papierów, kart, plików, wykresów, niebieskich druków itp. Ale w czasach współczesnych rekordy są przechowywane w C.Ds, filmach wideo, kasetach audio itp.

Rodzaje informacji:

Zapisy są przygotowywane na podstawie raportów, protokołów z posiedzeń, zamówień itp. Zawierają informacje o pracownikach, związkach zawodowych, pracodawcy, rządzie, opisie stanowiska, analizie pracy, rekrutacji, selekcji, awansie, transferze, rozwiązaniu, przeniesieniu, szkoleniu i rozwoju, off, strajki, składki PF, świadczenia pracownicze, wynagrodzenia i wynagrodzenia, zażalenia itp.

Cele rejestru personelu:

Głównym celem zapisu nie jest przechowywanie, ale posiadanie informacji do analizy różnych problemów. Skutecznie przechowywane zapisy umożliwiają lepszą analizę problemów.

Rekordy służą poniższemu celowi.

(1) Pomagaj menedżerom w identyfikowaniu, przygotowywaniu i wdrażaniu programów szkoleniowych dla pracowników i rozwoju menedżerów.

(2) Ułatwia podejmowanie decyzji dotyczących transferu, awansu, degradacji, przegrupowania itp.

(3) Pomaga w przygotowaniu arkuszy płac i wynagrodzeń.

(4) Umożliwia przekazywanie informacji dotyczących wypadków, nieobecności w pracy, rotacji pracowników, wynagrodzeń i pensji agencjom rządowym.

(5) Ułatwia audyt zasobów ludzkich.

(6) Umożliwić badania w relacjach międzyludzkich.

(7) Zapewnienie wiedzy na temat zasadności testów zatrudnienia i wywiadów.

(8) Utrzymywanie danych dotyczących urlopów, szkoleń, awansów, przeniesień, zwolnień, zwolnień, wydatków na świadczenia pracownicze itp.

Essentials of a Good Record:

Aby osiągnąć powyższe cele, dobry zapis musi zawierać następujące cechy:

(1) Powinien być obiektywny. Należy go utrzymywać, aby spełniał określone cele.

(2) Prowadzenie rejestrów powinno być proste i łatwe do zrozumienia.

(3) Powinna być dokładna, bez ryzyka błędów lub oszustw.

(4) Powinien być zgodny z potrzebami.

(5) Powinien być łatwy do ustalenia lub dostępny.

(6) W utrzymaniu zasad ekonomii należy postępować zgodnie z zasadami. Utrzymywanie zapisów nie powinno być drogie.

(7) Powinno być użyteczne dla lepszego zarządzania biznesem. Niepotrzebne dokumenty nie powinny być przechowywane w aktach.

(8) Powinien istnieć łatwy dostęp do wymaganych informacji, w związku z czym powinien zostać odpowiednio utrzymany.

(9) Różne zapisy powinny być łatwo różnicowane.

(10) Nie powinno dojść do powielania.

(11) Administrator rejestru powinien zostać przydzielony, aby dbać o utrzymanie dokumentacji.

Środki ostrożności w utrzymywaniu rekordów:

Zapisy służą wielu celom. Zapisy personelu muszą być przechowywane od daty ich wprowadzenia do czasu przejścia na emeryturę lub opuszczenia organizacji. Według Juciusa Michaela pewne środki ostrożności są niezbędne do zachowania dokumentacji personelu.

Oni są:

(1) Wszystkie informacje o zatrudnieniu dla każdego pracownika mogą być przechowywane w folderze. Pozostałe informacje dotyczące pracownika, takie jak ocena pracy, wykształcenie, szkolenie, działania dyscyplinarne, jeśli takie istnieją, przeciwko personelowi itp. Są umieszczane w folderze.

(2) Oprócz folderu można umieścić w folderze kartę zawierającą ważne informacje, co ułatwia dostęp do danych pracownika w dowolnym momencie.

(3) W niektórych przypadkach, gdy liczba pracowników jest bardzo duża, sprzęt do przetwarzania danych może być wykorzystywany do prowadzenia dokumentacji.

Rodzaje rekordów personalnych:

Podstawowe zapisy personelu w przedsiębiorstwach przemysłowych są następujące: -

Indywidualny rekord usługi:

Ten rekord zawiera imię i nazwisko, adres, płeć, wiek, kwalifikacje edukacyjne, doświadczenie, dział i sekcję, datę powołania, datę emerytury, wynagrodzenie, przyrost, otrzymaną promocję, przeniesienie itp. Pracownika.

Zapis osiągów:

Oceny przyznane każdemu pracownikowi na podstawie rocznej oceny pracy są zawarte w tym rekordzie.

Leave Records:

Obejmuje on różne rodzaje liści wyryte przez pracowników i saldo liści.

Zapis treningowy:

Obejmuje to programy szkoleniowe z udziałem pracowników z datą i godziną.

Dokumentacja dotycząca zdrowia i bezpieczeństwa:

Te zapisy zawierają informacje o wypadkach, raportach medycznych, dokumentach ubezpieczeniowych itp.