Znaczenie Office Automation System dla przedsiębiorstw

Znaczenie Office Automation System dla przedsiębiorstw!

Wraz ze wzrostem odsetka pracowników wiedzy w przedsiębiorstwach wzrasta troska o poprawę środowiska pracy. Wydajność pracowników wiedzy można poprawić, zapewniając pomoc sekretarską i lepsze możliwości komunikacyjne. Można to osiągnąć za pomocą automatyzacji systemów biurowych.

Zdjęcie dzięki uprzejmości: eautomationsystem.com/wp-content/uploads/2013/07/1b-utan-blur.jpg

Systemy biurowe ogólnie ułatwiają następujące działania:

a) Tworzenie dokumentów wychodzących (z wykorzystaniem procesorów tekstowych)

b) Przechowywanie i pobieranie dokumentów (z wykorzystaniem systemów zarządzania dokumentami)

c) Przesyłanie komunikatów (za pomocą systemów komunikacji komunikacyjnej)

d) Planowanie i zarządzanie spotkaniami (z wykorzystaniem systemów wideokonferencyjnych).

W nowoczesnych biurach stosuje się różnorodne urządzenia do automatyzacji biura. Produkty te obejmują faksy, kopiarki, EPBX itp. Jednak większość tych urządzeń to samodzielne urządzenia służące do ich wyznaczonych celów. Nie są one powiązane z innymi urządzeniami ani nie mogą być udostępniane zdalnie.

Skutkuje to znacznym marnowaniem czasu kierownictwa w zbieraniu dokumentów i informacji, przenoszeniu ich do miejsca w biurze, w którym znajduje się urządzenie, i czekania w kolejce na używanie sprzętu. Ponieważ tych urządzeń nie można dzielić automatycznie, są one niewykorzystywane przez większą część czasu pracy i są przepełnione w godzinach szczytu.

Komputerowa automatyzacja biurowa zyskuje popularność wśród menedżerów, ponieważ taka automatyzacja oferuje zintegrowane rozwiązania, które mogą być udostępniane automatycznie. Są bardziej wydajne i obsługują różnorodne czynności i dane z zakresu automatyzacji biura.

Te systemy automatyki biurowej wykorzystują sprzęt, oprogramowanie i zasoby ludzkie do gromadzenia, przetwarzania, przechowywania, wyszukiwania i komunikowania wiadomości między osobami, grupami roboczymi i organizacjami. Wiadomości te mogą mieć postać dokumentów lub wypowiedzianych słów lub wyrażone w innych formach, takich jak obrazy, obrazy nieruchome lub wideo itp.

Komputerowe systemy automatyki biurowej służą nie tylko potrzebom komunikacyjnym kierowników biur w firmie, ale także zewnętrznym podmiotom, takim jak klienci, sprzedawcy, inwestorzy itp.

Bloki typowego systemu automatyzacji biura przedstawiono na rysunku 10.7.

Systemy przetwarzania tekstu:

Systemy przetwarzania tekstu są najczęściej używanymi komponentami systemów automatyki biurowej. Dzieje się tak dlatego, że duża część komunikacji biurowej odbywa się na piśmie, używając słów języka naturalnego. Udział komunikacji pisemnej jest wyższy w przypadku komunikacji zewnętrznej.

Systemy przetwarzania tekstu automatyzują proces opracowywania dokumentów, takich jak listy, raporty, notatki itp. Umożliwiają one wykorzystanie standardowych przechowywanych informacji do tworzenia spersonalizowanych dokumentów. Taka automatyzacja zmniejsza wysiłek związany z kluczowaniem i minimalizuje ryzyko błędów w dokumencie. Ogólnie rzecz biorąc, procesory tekstu są w stanie uzyskać informacje bezpośrednio z baz danych i arkuszy kalkulacyjnych i włączyć je do dokumentu.

Systemy przetwarzania tekstu mogą być wspomagane przez systemy dyktowania. Systemy te składają się z systemów rozpoznawania głosu "wyszkolonych" do rozpoznawania głosu dyrektora wykonawczego. Po "szkoleniu", systemy te słuchają dyktanda wykonawczej i rozwijają tekst na procesorze tekstów. Takie systemy pomagają zredukować czas spędzany na wpisywaniu tekstu przez sekretarza po tym, jak tekst został podyktowany dyktafonowi.

Pozwalają również władzy wykonawczej przygotować dokument w dowolnym momencie, eliminując zależność sekretarza. Dzięki temu dokumenty można tworzyć w dowolnym czasie w ciągu jednego dnia, a niekoniecznie w godzinach pracy.

Procesor tekstu może być prostym edytorem tekstu lub komputerowym systemem publikacji. Systemy Desktop Publishing pomagają w szybkiej produkcji wielu kopii dokumentu z jakościowym drukiem. Takie wymagania są dość powszechne w przypadku przygotowywania agendy i dokumentów roboczych podczas spotkań.

Do udokumentowania różnych planów, takich jak budżety, zasady, reguły, procedury itp., Mogą być wymagane wielokrotne kopie. Systemy publikacji biurowych są często obsługiwane za pomocą drukarek laserowych, drukarek atramentowych, skanerów i innych podobnych urządzeń do tworzenia dokumentów dobrej jakości. Przy gwałtownym spadku cen tych urządzeń, korzystanie z biurowych systemów wydawniczych w biurach powinno wzrosnąć.

Systemy zarządzania dokumentami:

Komputerowe systemy zarządzania dokumentami mają na celu przechwytywanie informacji zawartych w dokumentach, przechowywanie ich w celu późniejszego wykorzystania i przekazywanie odpowiednich części użytkownikom w razie potrzeby. Systemy te są powiązane z innymi systemami automatyki biurowej, takimi jak procesory tekstu, systemy komunikacji elektronicznej itp.

Systemy te są bardzo przydatne w przypadku zdalnego dostępu do dokumentów, co jest prawie niemożliwe w przypadku ręcznych systemów zarządzania dokumentami. Na przykład klient może mieć skargę dotyczącą dostawy towarów niezgodną z instrukcjami dostawy w zamówieniu.

Wykonawczy podróżujący wymagałby dostępu do dokumentu zamówienia, aby ustalić, że klient nie wydał specjalnych instrukcji dotyczących dostawy towarów. Komputerowy system zarządzania dokumentami pozwoliłby władzy wykonawczej na dostęp do dokumentu za pośrednictwem swojego notesowego komputera podłączonego do dowolnej linii telefonicznej i pokazał go klientowi, jego dokumentowi zamówienia w jego biurze.

Nawet w przypadku komunikacji wewnętrznej systemy zarządzania dokumentami mogą okazać się bardzo przydatne. Na przykład formularz wniosku o pożyczkę złożony w oddziale banku jest dostępny dla urzędnika zatwierdzającego do kontroli w siedzibie głównej lub dowolnym biurze kontroli wniosków kredytowych.

Elektroniczny dostęp do dokumentów nie tylko ułatwia szybki dostęp do dokumentów, ale także zmniejsza liczbę prac papierowych, ponieważ eliminuje się potrzebę wielokrotnego kopiowania. Przechowywanie dokumentów odbywa się na nośnikach magnetycznych, a tym samym zmniejsza się przestrzeń do przechowywania potrzebna do tego celu. Dzięki komputerowym systemom zarządzania dokumentami lokalizacja firmy wykonawczej staje się nieistotna dla dostępu do dokumentów.

Dzięki temu systemy te mogą być bardzo przydatne w środowisku biurowym, w którym kierownicy podróżujący dzielą przestrzeń roboczą w biurze. Wraz ze wzrostem kosztów powierzchni biurowych systemy dostępu do dokumentów oparte na komputerach prawdopodobnie zyskają większą popularność.

Dostępność oprogramowania optycznych czytników znaków (OCR) sprawiła, że ​​komputerowe systemy zarządzania dokumentami stały się jeszcze bardziej popularne. Te pakiety oprogramowania przekształcają obrazy dokumentów w tekst, które można wykorzystać do dalszego przetwarzania za pomocą dowolnego edytora tekstu.

Systemy komunikacji komunikacyjnej:

Przedsiębiorstwa używają różnych systemów komunikacyjnych do wysyłania i odbierania wiadomości. Obejmują one telefon, pocztę, faksy (faks) itp. Systemy komunikacyjne oparte na komputerach oferują wiele korzyści ekonomicznych nie tylko ze względu na skrócenie czasu wysyłania lub odbierania wiadomości, ale także pod względem niezawodności komunikatu i kosztów komunikacji. .

Trzy podstawowe komponenty komputerowych systemów komunikacji to:

ja. Poczta elektroniczna

ii. Poczta głosowa

iii. Kopia

Poczta elektroniczna:

Różnica między zwykłą pocztą, międzyosobową komunikacją informacji w postaci tekstu i obrazów z innymi formami komunikacji międzyludzkiej, takimi jak telefoniczna wiadomość e-mail, polega na jednoczesnej komunikacji, w której obecność odbiorcy nie jest niezbędna w czas transmisji.

Poczta jest wykorzystywana przez przedsiębiorstwa gospodarcze przez długi czas i nadal jest jednym z najpopularniejszych nie-symultanicznych środków komunikacji. Jednak e-maile znacznie zmieniły sposób wymiany wiadomości między osobami fizycznymi i przedsiębiorstwami.

Poczta elektroniczna, popularnie zwana pocztą elektroniczną, to komputerowy system poczty elektronicznej do elektronicznego przesyłania informacji, w tym wiadomości, dokumentów i obrazów między dwiema lub więcej osobami.

Główne cechy wiadomości e-mail to:

a) Transmisja elektroniczna:

Przesyłanie wiadomości e-mailem odbywa się drogą elektroniczną, a dostarczanie wiadomości jest bardzo szybkie, niemal natychmiastowe. Potwierdzenie transmisji jest również szybkie, a niezawodność bardzo wysoka.

b) Opracowywanie i edycja online:

Wiadomość e-mail można opracować i edytować online przed transmisją. Opracowanie i edycja online eliminuje potrzebę użycia papieru w komunikacji. Ułatwia także przechowywanie wiadomości na nośnikach magnetycznych, zmniejszając w ten sposób przestrzeń potrzebną do przechowywania wiadomości.

c) Nadawanie i przekierowanie:

E-mail umożliwia wysyłanie wiadomości do dużej liczby odbiorców docelowych. W ten sposób łatwo jest wysłać okólnik do wszystkich oddziałów banku za pomocą wiadomości e-mail, co powoduje znaczne oszczędności papieru. Wiadomość e-mail może zostać przekierowana do osób, które bezpośrednio interesują się wiadomością z lub bez zmiany lub dołączenia powiązanych informacji do wiadomości.

Na przykład wiadomość e-mail otrzymana przez dyrektora ds. Marketingu od klienta rejestrującego skargę dotyczącą jakości produktu może zostać przekierowana do działu kontroli jakości w celu uzyskania komentarzy i podjęcia działań w tym zakresie.

d) Integracja z innymi systemami informacyjnymi:

E-mail ma tę zaletę, że jest zintegrowany z innymi systemami informacyjnymi. Taka integracja pomaga zapewnić, że wiadomość jest dokładna, a informacje wymagane dla wiadomości są szybko dostępne.

e) Przenośność:

E-mail czyni nieistotną fizyczną lokalizację odbiorcy i nadawcy. Dostęp do wiadomości e-mail można uzyskać z dowolnego komputera osobistego wyposażonego w odpowiedni sprzęt komunikacyjny, oprogramowanie i funkcje łącza. Menedżer w centrali może uzyskiwać dostęp do swoich wiadomości e-mail będąc w oddziale znajdującym się na odległym obszarze lub nawet w ośrodku wypoczynkowym, korzystając z łączy takich jak linie telefoniczne.

f) Ekonomiczne:

Postępy w technologiach komunikacyjnych i konkurencja wśród dostawców usług komunikacyjnych sprawiły, że e-mail stał się najbardziej ekonomicznym sposobem wysyłania wiadomości. Ponieważ szybkość transmisji wzrasta, koszt czasu na nośnikach komunikacji na stronie spada, zwiększając popularność poczty e-mail.

E-mail okazuje się bardzo pomocny nie tylko w formalnej komunikacji, ale także w nieformalnej komunikacji w przedsiębiorstwie. Informacje rynkowe i osobiste opinie kierowników znajdują teraz odciski w wiadomościach e-mail do ich szefów i grup rówieśniczych.

Komunikacja w grupach roboczych może zostać znacznie poprawiona poprzez odpowiednie korzystanie z urządzeń poczty elektronicznej. Jednak sukces e-maili w zakresie usprawnienia komunikacji wewnątrzorganizacyjnej będzie zależeć w dużej mierze od kultury pracy w organizacji.

Kopia:

Faks (faks) to elektroniczne przesyłanie obrazów dokumentów za pośrednictwem linii telefonicznych. Komputerowa technologia faksowania automatyzuje komunikację faksową i umożliwia współdzielenie urządzeń faksowych. Wykorzystuje specjalne oprogramowanie i serwery faksów do wysyłania i odbierania faksów przy użyciu zwykłych zasobów komunikacyjnych.

Serwery te mogą odbierać faksy i automatycznie przekierowywać je do docelowego odbiorcy po obejrzeniu go na komputerze centralnym. Podobnie menedżerowie w przedsiębiorstwie mogą pozostawić wiadomość faksową na serwerze, który automatycznie wyśle ​​ją do zamierzonego odbiorcy.

Komputerowe systemy faksowe pozwalają zaoszczędzić czas wykonawczy, który inaczej spędziłby w kolejkach we wspólnym faksu, wybierając numer i łącząc się z faksem danego odbiorcy. Systemy te pomagają również w obniżeniu kosztów wysyłania wiadomości, ponieważ serwery mogą automatycznie wybierać numery w godzinach o niskiej taryfie.

Funkcja przeglądania pomaga również w kontrolowaniu problemu wiadomości-śmieci pochodzących od różnych dostawców. Wycofanie takiej poczty pomaga w znacznym ograniczeniu czasu potrzebnego na przejrzenie wiadomości faksowych i pomaga skupić się tylko na ważnych wiadomościach, poprzez przekierowanie mniej ważnych do obsługi na niższych poziomach. Oczywiście korzystanie z papieru jest również zmniejszone za pomocą tych systemów.

Poczta głosowa:

Poczta głosowa jest odmianą wiadomości e-mail. Poczta głosowa przesyła wiadomości jako cyfrowy głos. Odbiorca poczty głosowej musi wybrać usługę poczty głosowej lub uzyskać dostęp do skrzynki poczty elektronicznej przy użyciu określonego sprzętu i słyszy komunikat głosowy w głosie nadawcy.

Zabezpieczony typ usługi poczty głosowej może wymagać od adresata wprowadzenia kodu identyfikacyjnego przed udzieleniem dostępu do przechowywanych informacji. Poczta głosowa jest bardzo przydatna w systemach informatycznych służących zaspokajaniu potrzeb informacyjnych podmiotów zewnętrznych.

Na przykład klienci mogą wysyłać zapytania dotyczące statusu realizacji swoich zamówień za pomocą usługi poczty głosowej podłączonej do systemu informacji o produkcji w przedsiębiorstwie.

Telekonferencje i systemy wideokonferencyjne:

Telekonferencje prowadzą spotkanie biznesowe z udziałem więcej niż dwóch osób, zlokalizowanych w dwóch lub więcej różnych miejscach. Telekonferencje pomagają zredukować czas i koszty spotkania, ponieważ uczestnicy nie muszą podróżować, aby wziąć udział w spotkaniu. Telekonferencje mogą być konferencjami audio lub wideo z wykorzystaniem lub bez użycia systemów komputerowych.

Oparte na komputerze telekonferencje mają tę zaletę, że zapewniają elastyczność w zakresie wcześniej nagranych prezentacji i integracji z innymi systemami informatycznymi. Dzięki zaawansowanym technologiom multimedialnym, najlepsze systemy telekonferencyjne dostępne są teraz w przystępnych cenach.

Systemy te są oparte na komputerach osobistych wyposażonych w aparat cyfrowy i działają na oprogramowaniu do komunikacji wizualnej. Łącza komunikacyjne są nadal dość drogie, dzięki czemu konferencje wideo na komputerach są przydatne tylko dla wybranych aplikacji. Spotkania najlepiej nadające się do telekonferencji i wideokonferencji to te, które charakteryzują się niskimi konfliktami, ponieważ nie są tak skuteczne, jak osobiste spotkania kontaktowe.

Skuteczność można jednak poprawić I poprzez zapewnienie odpowiedniego przeszkolenia użytkowników w zakresie systemów i gestów, które są częścią języka ciała. Najczęstsze zastosowania telekonferencji komputerowych obejmują komunikację i szkolenia w zakresie zarządzania, spotkania budżetowe, konsultacje techniczne, przeglądy projektów, negocjacje umów itp.

Zalety Office Automation Systems:

Systemy automatyki biurowej, kiedyś uważane za trywialne, są obecnie przedmiotem uwagi ze względu na rosnące koszty wykwalifikowanej siły roboczej.

Dzięki usprawnieniu komunikacji i technologii multimedialnych systemy automatyzacji biura pomogłyby w:

ja. Poprawa komunikacji w organizacji i między organizacjami.

ii. Skróć czas cyklu między przygotowaniem wiadomości a odebraniem wiadomości pod koniec odbiorcy.

iii. Obniż koszty komunikacji biurowej zarówno pod względem czasu spędzanego przez kierownictwo, jak i kosztu połączeń komunikacyjnych.

iv. Zapewnij dokładność przepływów komunikacyjnych.

Oczywiście systemy automatyki biurowej, jak każdy inny system informacyjny, muszą podlegać odpowiedniej kontroli. Problemy z wiadomościami-śmieciami, obrażeniami, zaangażowaniem kierowników w komunikację niezwiązaną z ich charakterem pracy, bezpieczeństwem i prywatnością informacji są dość powszechne. Aby można było w pełni wykorzystać systemy automatyki biurowej, należy opracować systemy kontroli mające na celu rozwiązanie tych problemów.

Potrzebujesz dopasowywania zasobów:

Każdy rodzaj systemu informatycznego ma swój obszar zastosowań i okazał się korzystny dla przedsiębiorstw. Jednak koszty i wpływ każdego rodzaju systemu informacyjnego może się różnić w zależności od organizacji.

Konieczne jest zatem, aby menedżer przeanalizował koszty i możliwy wpływ BIS na organizację, zanim dany rodzaj systemu informacyjnego zostanie wybrany do realizacji.

Podczas decydowania o portfolio systemów informatycznych w przedsiębiorstwie należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:

Cienka linia demarkacyjna:

Można zauważyć, że linia demarkacyjna pomiędzy różnymi typami systemów informacyjnych jest bardzo cienka i niewyraźna. W niektórych przypadkach może być trudno zaklasyfikować dany system informacyjny jako DSS lub EIS. Niektóre systemy EIS mogą również korzystać z narzędzi BES.

Różne typy systemów informatycznych mogą mieć wspólne funkcje. Reprezentuje związek i nakładanie się niektórych systemów informacyjnych. Jak można zauważyć, różne cechy odróżniające dowolnego systemu informacyjnego mogą być również istotne w innym systemie informacyjnym.

Struktury kosztów:

Struktury kosztów są różne dla każdego rodzaju systemu informacyjnego. Na przykład system planowania zasobów przedsiębiorstwa będzie kosztował gdziekolwiek pomiędzy R 10 a 50 RL, podczas gdy każdy system przetwarzania transakcji może obejmować wydatki zbliżone do jednego procenta kosztu systemu ERP. Wybór systemu informacyjnego dla przedsiębiorstwa będzie w dużym stopniu zależał od kosztów.

Różne korzyści:

Korzyści z danego systemu informatycznego byłyby różne dla różnych rodzajów przedsiębiorstw i przedsiębiorstw. Na przykład system EIS może być bardziej przydatny w organizacjach zaangażowanych w nowsze rodzaje działalności, a system DSS oferuje więcej korzyści, w których kierownictwo średniego i najwyższego szczebla uzyskuje dużą swobodę w podejmowaniu decyzji. Systemy ERP byłyby bardziej przydatne w stosunkowo większych organizacjach, które są bardziej zdyscyplinowane pod względem przestrzegania instrukcji itp.

Skalowalność:

Wiele systemów informatycznych oferuje dużą elastyczność w zakresie różnych komponentów oprogramowania i głębokości analizy informacji. Na przykład systemy ERP są na ogół wysoce skalowalne i jako takie różne procesy biznesowe i narzędzia analizy mogą być wykluczone na początkowym etapie wdrażania. W rezultacie koszt systemu informatycznego można określić z uzasadnionym stopniem dokładności dopiero po jasnym zdefiniowaniu zakresu systemu informacyjnego.

Większość systemów informatycznych oferuje dużą elastyczność pod względem zakresu i czynników kosztowych. Dlatego niezbędne jest zidentyfikowanie potrzeb informacyjnych przedsiębiorstwa i dopasowanie zasobów systemu informacyjnego do potrzeb informacyjnych, mając na uwadze czynniki kosztowe.