Wykaz dokumentacji potrzebnej w biznesie eksportowym

Powstaje oczywiste pytanie: dlaczego dokumentacja jest potrzebna w biznesie eksportowym? Odpowiedź na to pytanie leży w naturze powiązań biznesowych między eksporterem a importerem działającym w dwóch krajach. W przeciwieństwie do krajowego biznesu, praktyki handlowe i systemy prawne różnią się w dwóch krajach, z których eksporter i importer działają.

W związku z tym, aby chronić odpowiednie interesy eksportera i importera prowadzącego działalność eksportową, niezbędne stają się pewne formalności związane z dokumentami. Taka dokumentacja ułatwia płynny przepływ towarów i płatności na granicach krajowych.

Dokumenty eksportowe w oparciu o wykonywane przez nie funkcje są zasadniczo podzielone na cztery typy:

1. Dokumenty handlowe

2. Dokumenty regulacyjne

3. Dokumenty pomocy eksportowej

4. Dokumenty wymagane przez kraje importujące.

Omówmy teraz konkretne dokumenty i funkcje wykonywane przez nich w ramach każdej kategorii.

Dokumenty handlowe:

1. Faktura handlowa:

Jest to pierwszy podstawowy i jedyny kompletny dokument w transakcji eksportowej. Jest to w rzeczywistości dokument zawierający treść informacji o towarach. Nomenklatura Systemu Zharmonizowanego (HSN), naliczana cena, warunki wysyłki oraz znaki i numery na paczkach zawierających towar.

Eksporter potrzebuje tego dokumentu do innych celów, takich jak:

(i) Uzyskanie świadectwa kontroli eksportu

(ii) Uzyskanie zezwolenia na akcyzę

(iii) Uzyskanie odprawy celnej i

(iv) Zabezpieczenie takich zachęt, jak wsparcie kompensacyjne w gotówce (CCS) i licencja na przywóz.

Dokument ten jest przygotowany zarówno na etapie przed wysyłką, jak i po wysyłce.

Oprócz faktury handlowej istnieje również faktura proforma. Jest to tymczasowa faktura handlowa, która jest wysyłana przez eksportera do importera. Obejmuje on rozważaną przesyłkę, która może, ale nie musi być wykonana w przyszłości.

Importer wymaga tego dokumentu do uzyskania pozwolenia na przywóz i otwarcia akredytywy na rzecz eksportera. Przy tak oczywistym znaczeniu faktury proforma eksporter powinien uprawiać zwyczaj wysyłania faktury proforma do importera, nawet jeśli nie jest to wymagane.

2. Konosament:

Konosament (B / L) to dokument wydany przez firmę przewozową, potwierdzający, że wymienione w nim towary są wysyłane lub zostały wysłane. Jest to również zobowiązanie, że towary w podobnym porządku i stanie, w jakim zostały dostarczone, zostaną dostarczone do odbiorcy pod warunkiem, że określone w nim ładunki zostały należycie opłacone.

Konosament spełnia trzy odrębne funkcje:

(i) Jest to dowód umowy o zafrachtowanie (transport).

(ii) Jest to pokwitowanie wystawiane przez towarzystwo żeglugowe za otrzymany przez niego ładunek.

(iii) Jest to dokument prawny do wysyłanych towarów.

List przewozowy zawiera szczegółowe informacje na temat eksportera, statku, przewożonego towaru, portu wysyłki, miejsca przeznaczenia, odbiorcy i strony, która ma być powiadomiona o przybyciu towarów do miejsca przeznaczenia. Bill of ladings to zestawy.

3. Airways Bill:

W przypadku przewozu lotniczego dokument przewozowy jest nazywany rachunkiem lotniczym. Dokument ten pełni trzy funkcje: list przewozowy dla towarów, paragon dla towarów, których dotyczy oferta, oraz upoważnienie do otrzymania dostawy towarów. Ponieważ nie podlega on negocjacjom, nie ma zatem takiego samego znaczenia jak list przewozowy do przewozu drogą morską.

4. Weksel (B / E):

Weksle to instrument lub wersja robocza używana do płatności w międzynarodowej / eksportowej działalności gospodarczej. Jest to instrument na piśmie, zawierający bezwarunkowe zamówienie, podpisane przez znacznik, kierujące określoną osobą, aby wpłacała pewną sumę pieniędzy wyłącznie na rzecz osoby lub na posiadacza instrumentu. Osoba, do której skierowany jest weksel, jest zobowiązana do zapłaty na żądanie lub w ustalonej lub możliwej do określenia przyszłości.

Weksle są zaangażowane w sprawę:

(i) Szuflada (eksporter):

Osoba, która wykonuje i wykonuje B / E lub mówi osobę, do której należy się płatność.

(ii) Remis (importer):

Osoba, na którą wystawiony jest B / E i który jest zobowiązany do spełnienia warunków dokumentu.

(iii) odbiorca płatności (bank eksportera lub eksportera):

Strona, która otrzyma płatność.

5. Akredytywa:

Jest to pisemny dokument wydany przez bank kupującego (importera), upoważniający sprzedawcę (eksportera) do losowania zgodnie z określonymi warunkami i określający w formie prawnej, że wszystkie takie rachunki (projekty) będą honorowane. Akredytywa zapewnia eksporterowi większe bezpieczeństwo niż otwarte rachunki lub weksle.

Akredytywa handlowa obejmuje następujące trzy strony:

(i) Otwieracz lub importer - kupujący, który otwiera kredyt

(ii) Emitent - bank, który wystawia akredytywa.

(iii) Beneficjent - sprzedawca, na którego rzecz kredyt jest otwierany.

Na podstawie różnych warunków akredytywy mogą być następujących typów:

(a) Odwołany i nieodwołalny:

W przypadku odwołalnej akredytywy nabywca lub wystawca może anulować lub zmienić zobowiązanie w dowolnym momencie przed dokonaniem płatności bez wcześniejszego powiadomienia eksportera lub sprzedawcy. Gdy list jest nieodwołalny, kupujący nie może anulować ani zmienić zobowiązania bez zgody eksportera.

(b) Potwierdzone i niepotwierdzone:

W przypadku potwierdzonej akredytywy płatność jest gwarantowana przez bank, który wydał kartę. W przypadku niepotwierdzenia tego listu bank nie udziela takiej gwarancji.

(c) zi bez regresu:

Z regresem oznacza to, że jeśli kupujący nie zapłaci bankowi po upływie określonego czasu, bank może skorzystać z pomocy eksportera. Nie ma takiego przepisu w akredytywie bez regresu.

Dokumenty prawne:

1. Dokumenty prawne dotyczące wywozu z Indii:

Istnieją dwa rodzaje dokumentów regulacyjnych:

(i) dokumenty potrzebne do rejestracji, oraz

(ii) Dokumenty potrzebne do wysyłki.

Dokumentami pierwszej kategorii są wnioski i inne dokumenty potwierdzające uzyskanie:

(i) numer kodu z Reserve Bank of India (RBI),

(ii) numery kodów importerów i eksporterów od Głównego kontrolera przywozu i wywozu,

(iii) Rejestracja - certyfikat członkostwa (RCMC) itp.

Dokumenty potrzebne do wysyłki towarów obejmują:

(i) Formularz GR:

Wymagane jest wypełnienie duplikatu w przypadku wszystkich wywozów poza pocztą. Obie kopie należy przedłożyć organom celnym w porcie wysyłki. Zachowają oni oryginalną kopię, która zostanie wysłana bezpośrednio do Banku Rezerw Indii.

Zwrócą duplikat, który zostanie przesłany do banku negocjacyjnego wraz z innymi dokumentami po wysyłce towarów. Bank negocjujący wysyła duplikat do RBI po zrealizowaniu dochodów z eksportu.

(ii) Formularz PP:

Wywóz do wszystkich krajów w formie paczki pocztowej (PP), z wyjątkiem przypadków, gdy jest dokonywany na "wartość do zapłaty" lub "płatność przy odbiorze", należy zgłaszać na formularzach PP.

(iii) Formularz VP / COD:

Wymagane jest wypełnienie jednego egzemplarza w przypadku wywozu do wszystkich krajów za pośrednictwem przesyłki pocztowej na podstawie uzgodnień mających na celu zrealizowanie wpływów za pośrednictwem kanałów pocztowych od "wartości płatnej" lub "gotówki przy odbiorze".

(iv) Formularz EP:

Przesyłkę do Afganistanu i Pakistanu inną niż pocztą należy zgłosić na formularzach PE.

(v) Formularz SOFTEX:

Wymagane jest przygotowanie w trzech egzemplarzach do wywozu oprogramowania komputerowego w formie niefizycznej.

2. Rachunek wysyłki:

Rachunek za przesyłkę jest głównym dokumentem, na podstawie którego udzielono pozwolenia na wywóz. Przesyłka pocztowa wymaga wypełnienia formularza zgłoszenia celnego. Z organami celnymi dostępne są trzy rodzaje rachunków za wysyłkę.

To są:

(i) Darmowa wysyłka:

Jest on używany do wywozu towarów, dla których nie ma należności celnych wywozowych.

(ii) Zwrotny rachunek za wysyłkę:

Wydrukowano na żółtym papierze, stosuje się go w przypadku towarów podlegających należnościom celnym wywozowym.

(iii) rachunek za zwrot wady:

Jest on zwykle drukowany na zielonym papierze i służy do wywozu towarów uprawnionych do zwrotu cła.

3. Polityka ubezpieczenia morskiego:

Jest to podstawowy instrument w ubezpieczeniach morskich. Polityka morska jest umową i dokumentem prawnym, który służy jako dowód porozumienia między ubezpieczycielem a ubezpieczonym. Polisa musi zostać sporządzona w celu wniesienia roszczenia do sądu. Eksporter musi również wystawić polisę ubezpieczenia morskiego jako zabezpieczenie, gdy uzyska zaliczkę na poczet swojego kredytu bankowego.

Dokumenty pomocy eksportowej:

Aby skorzystać z szeregu zachęt i pomocy, eksporter jest zobowiązany do wypełnienia szeregu dokumentów.

Niektóre z najważniejszych z nich są omówione tutaj:

1. Formularz wniosku o rejestrację:

Eksporterzy pragnący skorzystać z korzyści wynikających z polityki importowej muszą zarejestrować się we właściwym urzędzie rejestrowym, takim jak Rada Promocji Eksportu (EPC), Rady ds. Towarów i Główny Kontroler Importu i Eksportu (CCIE), New Delhi.

Do wniosku o rejestrację należy dołączyć zaświadczenie od bankierów eksportera dotyczące jego solidności finansowej. W przypadku firmy mającej oddziały, wniosek o rejestrację składa wyłącznie Centrala.

2. Przydział rdzennych surowców na podstawie priorytetów:

Producenci-eksporterzy mogą zwracać się do Dyrektora Promocji Eksportu w Ministerstwie Handlu o uzupełnienie rodzimych materiałów używanych do produkcji towarów przeznaczonych na wywóz.

3. Zwrot ceł:

Aby ubiegać się o tę zachętę, głównym dokumentem jest potwierdzona przez władze celne kopia zwrotna rachunku przewozowego. Towarzyszyć mu mają inne dokumenty, takie jak polecenie zapłaty, ostatnia faktura handlowa oraz kopia listu przewozowego lub rachunku linii lotniczych, w zależności od przypadku.

4. Licencja REP i CCS:

W przypadku ubiegania się o licencję REP i wsparcie wyrównawcze w gotówce (CCS), eksporter jest zobowiązany do przygotowania i złoŜenia szeregu dokumentów.

Najważniejsze dokumenty w tym zakresie to:

(i) Wniosek w przewidzianej formie

(ii) Potwierdzenie potwierdzenia

(iii) Wyzwanie bankowe wystawione przez Skarb Państwa na uiszczoną opłatę za zgłoszenie.

(iv) Zaliczka na poczet kwoty pomocy gotówkowej

(v) należycie poświadczona kopia rachunku przewozowego.

(vi) Niezbywalna kopia listu przewozowego / rachunku kosztów transportu lotniczego.

Dokumenty wymagane w krajach importujących:

W przypadku działalności eksportowej, kraje importujące potrzebują dokumentów ze względu na konieczność prawną. Dokumenty te są uzyskiwane przez eksportera i wysyłane do importera.

Niektóre z dobrze znanych dokumentów są następujące:

1. Faktura konsularna:

Zwykle jest wydawany na określonym formularzu przez konsulat kraju importującego znajdującego się w kraju wywozu. Daje deklarację o prawdziwej wartości wysyłanych towarów. Organy celne importera naliczają podatek VAT na podstawie wartości wymienionej na fakturze konsularnej.

2. Świadectwo pochodzenia:

Ten certyfikat jest wydawany przez niezależne organy, takie jak Izba Handlowa lub Rada Promocji Eksportu w kraju eksportującym. Jest to zaświadczenie, że wywożone towary zostały faktycznie wyprodukowane w danym kraju.

3. Certyfikat pochodzenia GSP:

Towary, które uzyskają preferencyjne preferencyjne traktowanie przywozowe w krajach, które wdrażają Ogólny System Preferencji (GSP), powinny być zaopatrzone w świadectwo pochodzenia GSP. Ten certyfikat jest wydawany na formularzach wymaganych przez kraje importujące.

4. Faktury celne:

Jest on również sporządzony na określonej formie określonej przez organ celny kraju przywozu. Dane podane w dokumencie umożliwią organowi celnemu kraju przywozu nałożenie i pobranie należności celnych przywozowych.