Nowoczesne formy komunikacji - faks, e-mail i wideokonferencje

Nowoczesne formy komunikacji - faks, e-mail i wideokonferencje!

Postęp technologiczny ostatnich dziesięcioleci umożliwił szybką transmisję drukowanych wiadomości, zdjęć, a nawet występów na żywo wszystkim przybyszom z całego świata.

Jednym dotknięciem możesz wysyłać komunikaty do wielu miejsc docelowych. Nie tylko duże firmy, ale nawet średnie i małe firmy używają ich w codziennej pracy. Wśród takich środków są faks, internet / email i wideokonferencje.

Faks:

Tak jak konwencjonalny telefon przenosi głos, faks lub faks wysyłasz drukowane wiadomości (słowa i obrazy w formie kserokopii) z nadajnika do instrumentu odbiornika.

Nadawca wiadomości faksowej przygotowuje kopię na arkuszu (zazwyczaj nie większym niż A4), który można wprowadzić do faksu. Wybiera numer docelowy, odbiera sygnał faksu i przekazuje wiadomość do urządzenia.

Wydrukowana wiadomość jest przetwarzana na sygnały elektroniczne, gdy papier przetacza się przez faks. Ta wiadomość jest odbierana w tej samej formie na drugim końcu rolki papieru, która jest dołączona do urządzenia.

Faksy mogą mieć te dodatkowe funkcje:

(A) Zdalna aktywacja:

Właściciel może używać urządzenia zdalnego sterowania do obsługi urządzenia.

Pomimo awarii zasilania:

(B) Faks może działać, nawet w przypadku awarii zasilania.

(C) Pamięć:

Wysłana wiadomość może zostać zachowana w pamięci urządzenia. Na końcu odbiorczym, w przypadku braku papieru, wiadomość może zostać zapisana w urządzeniu, aby następnie wydrukować wydruk.

(D) Automatyczna sekretarka:

Po stronie odbiorczej operator nie musi odbierać wiadomości przychodzących. Są one automatycznie odbierane.

Zalety:

(A) Faks umożliwia dokładne przesyłanie dokumentu zawierającego zdjęcia i pismo ręczne. Faksy kolorowe są również możliwe.

(B) Faks można wysłać przez komputer, w takim przypadku jest on ograniczony do wiadomości utworzonych na komputerze.

(D) Faksy są dopuszczalne jako dowód w sądzie. Pod tym względem są lepsi od poczty elektronicznej.

(E) Przy powtarzalnym wybieraniu numer zajęty może zostać osiągnięty, gdy tylko stanie się wolny.

Niedogodności:

(a) Jest drogi w porównaniu do poczty elektronicznej i poczty.

(b) Czasami odbiór jest niewyraźny z powodu uszkodzeń kanałów lub awarii mechanicznej na obu końcach.

(c) Na końcu nadawcy lub odbiorcy dokument dla niewłaściwych osób może zostać ujawniony. Dlatego często trudno jest zachować poufność przy wysyłaniu i odbiorze faksu.

(d) Na końcu odbierającym wiadomość jest drukowana na koszt odbiorcy. W przypadku przesyłania niechcianych wiadomości odbiorca musi ponieść koszty.

Przykładowe wiadomości faksowe:

Istnieją nowe konwencje dotyczące opracowywania i układania wiadomości faksowych. Istnieje tendencja do minimalizowania pionowej przestrzeni litery.

Jeśli list firmowy ma zostać wysłany faksem, jest on sformatowany w jeden z następujących sposobów:

Wzór nr faksu 1:

ABC Corporation:

1, MG Road, Nagpur

Wiadomość faksowa:

Do LMN Inc., Mumbai

Od Josepha De Cunha

Przedmiot Niedobór w Twojej przesyłce

Data 4 lipca 2011 r

Strona / s 1

Chcielibyśmy natychmiast zwrócić uwagę na brak w Państwa przesyłce z dnia 1 lipca 2011 r., Który miał zawierać 40 zlewów ze stali nierdzewnej, ale zawiera tylko 30. Ufamy, że sprawdzicie z sekcją wysyłki i naprawię niedobór najwcześniej. Potwierdź faksem.

Joseph De Cunha

Purchase Manager

Wzór nr faksu 2

Apex Importers-Exporters:

1244 Dock Yard Street, Mumbai.

Wiadomość faksowa:

Do Kiran Jhaver Inc. Od Raj Desai

Nr faksu AIE / 233 Przedłużenie tematu L / C

Data 30 czerwca 2011 r. Strony 2, w tym ta

Zgodnie z życzeniem, uzgodniliśmy przedłużenie akredytywy z dnia 1 stycznia 2011 r., Które miało wygasnąć 30 czerwca, do 31 lipca 2011 r. Wraz z nim wysyłana jest kopia tego dokumentu. Mamy nadzieję, że skorzystasz z tego i wyślesz odzież w tym terminie. Jeśli nie będziesz w stanie tego zrobić, będziemy zmuszeni anulować zamówienie. Prosimy o pozostanie w kontakcie i doradztwo w zakresie postępów w realizacji zamówienia.

Raj Desai

Dy. Dyrektor zarządzający

Internet i e-mail:

Internet to międzynarodowa sieć komputerowa łącząca komputery z sektorów takich jak agencje rządowe, domy biznesu, instytucje edukacyjne i osoby prywatne. Odbiera informacje, przechowuje je i umożliwia odczytanie po spełnieniu określonych warunków.

Dostawcy usług internetowych (ISP) pozwalają na stworzenie bezpłatnego identyfikatora e-mail, mając nadzieję na odzyskanie kosztów dzięki reklamom, na które użytkownik jest narażony podczas korzystania z poczty elektronicznej. Typowy adres e-mail to: [email protected]. Niektóre inne usługodawcy internetowi to bsnl, yahoo, hotmail i Gmail.

Zwróć uwagę na użycie tylko małych liter (małych) wiadomości e-mail z alfabetem w identyfikatorach.

Za każdym razem, gdy użytkownik chce wysyłać wiadomości lub sprawdzać pocztę przychodzącą, może dotrzeć do swojego identyfikatora, wpisując hasło, które powoduje, że konto jest prywatne. Jednak po przesłaniu do mechanizmu wiadomości e-mail nie wiesz, kto może przeczytać tę "prywatną" informację z daleka. Jako taki e-mail nie gwarantuje 100% tajemnicy.

Zalety:

(a) E-mail jest zdecydowanie najtańszym i najszybszym sposobem przesyłania drukowanych informacji (zarówno ustnych, jak i niewerbalnych). Za pomocą jednego kliknięcia przycisku setki stron informacji mogą być wysyłane do setek adresów e-mail na całym świecie (do odnotowania przez odbiorców po sprawdzeniu poczty przychodzącej lub skrzynki odbiorczej).

(b) Papier nie jest wymagany. Wiadomości można tworzyć bezpośrednio na komputerze i dodawać je z różnych plików komputerowych, dysków CD, dyskietek itp.

(d) Jest nieformalny i umożliwia nadawcy pozostawienie anonimowości (ponieważ może on używać dowolnego imienia jako swojego identyfikatora e-mail, na przykład JK Singh może użyć udankhatola jako swojej nazwy e-mail).

(e) Organizacje i wydawnictwa zapoznają się z wiadomościami przesyłanymi pocztą elektroniczną. Gazety i czasopisma drukować listy, które przychodzą przez e-mail.

(f) Tak długo, jak nosisz przy sobie swoje hasło, możesz otworzyć swoje konto e-mail na dowolnym komputerze na świecie, który ma to udogodnienie. Pozostajesz nieobciążony nawet za pomocą telefonu komórkowego. Możesz po prostu wejść do kafejki internetowej, zapłacić czynsz i skorzystać z e-maila. Email jest wyjątkowo przenośny.

(g) Możesz mieć książkę adresową na swoim koncie e-mail, nagrywać przychodzące wiadomości e-mail i edytować je i tak dalej.

(h) Gdy odpowiadasz na wiadomość e-mail, wiadomość od nadawcy jest automatycznie odesłana do niego w celu uzyskania gotowego odnośnika.

(i) Jako ludzka potrzeba i wyobrażenie przewodnika możliwe są kolejne innowacje.

(j) Poczta e-mail może umożliwić trwającą konferencję elektroniczną. Ludzie na całym świecie mogą "spotykać się" w Internecie i udzielać tematów będących przedmiotem wspólnego zainteresowania.

(k) Odbiornik nie musi odpowiadać od razu, jak w telefonie, ale może zabrać swój czas. Wysyłanie e-maili pomaga uniknąć bezpośredniego interfejsu.

(l) W organizacji podwładny może szybko i bezpośrednio dotrzeć do przełożonego pocztą elektroniczną. Email sprawia, że organizacja jest bardziej demokratyczna (ponieważ osoby mają większą szansę na wysłuchanie przez właściwą osobę, nawet jeśli jest ona o kilka poziomów wyższa).

Niekorzyść:

(i) Poczta elektroniczna, ze względu na potencjalną anonimowość, pozostaje nieformalnym kanałem komunikacji.

(ii) Nadmierne używanie i zalewanie niechcianymi wiadomościami (zwłaszcza od reklamodawców) jest poważną wadą tego systemu. Jeśli ktoś nie zablokuje niechcianych reklam, znajdzie swoją skrzynkę pocztową pełną ofert, które mogą być wątpliwe i nieszczere. Branie przez e-maile to jeden z największych problemów dla tych, którzy polegają na wiadomościach e-mail dla potrzeb komunikacji.

(iii) Jeden może nie być prywatny podczas korzystania z komputera do wysyłania wiadomości e-mail. W tym zakresie tajemnica zostaje utracona.

(iv) W przypadku, gdy odbiorca nie może otworzyć swojego konta e-mail zaraz po otrzymaniu wiadomości, wiadomość nie może dla niego działać.

Wytyczne dotyczące korzystania z poczty elektronicznej:

Email to nowy i swoisty sposób komunikacji, wprowadzający własne konwencje:

(1) Twój e-mail może zostać odczytany przez więcej osób, niż zamierzano. Musisz więc uważać.

(2) W wiadomości e-mail musi zawierać wszystkie elementy dobrego składu, takie jak zwięzłość, klarowność, uprzejmość.

(3) Możesz użyć mechanizmu sprawdzania pisowni na komputerze, aby zapewnić poprawną pisownię.

(4) Format wiadomości e-mail na komputerze umożliwia wysyłanie i podawanie informacji o DWK (liczba kopii) i temacie wiadomości. Mogą być napisane dla wygody odbiorcy.

(5) Jeśli pojedynczy e-mail zawiera wiadomości dla różnych sekcji organizacji, mogą one zostać rozdzielone na etapie komponowania.

(6) Nie powinieneś używać wszystkich liter w pisaniu wiadomości, ponieważ wygląda to na niezręczne i nieuprzejme.

(7) W odpowiedzi na wiadomość, tylko jej zasadnicza część może być cytowana, a pozostałe usunięte.

(8) Możesz utworzyć wiadomość w innym programie (takim jak WordPad lub notatnik) i przesłać ją do wiadomości e-mail.

(9) Jeśli dokonasz korekty na ekranie komputera, zachowaj szczególną ostrożność.

Można zauważyć, że data i godzina przesłania wiadomości oraz identyfikator e-mail nadawcy są automatycznie przesyłane pocztą e-mail. Nadal jest zwyczajowo pisać swój adres e-mail w treści wiadomości e-mail.

Identyfikator e-mail jest podany w treści wiadomości, szczególnie gdy zaprosisz odpowiedź pod innym ID. Jeśli z jakiegoś powodu istnieje opóźnienie między utworzeniem wiadomości a jej wysłaniem, może zostać zapisana data komponowania.

Wideokonferencje i telekonferencje:

Ten tryb komunikacji rozpoczyna się w telekonferencji. Wiele telefonów jest jednocześnie połączonych ze sobą. Telekonferencje to udogodnienie umożliwiające osobom w różnych częściach świata odbycie spotkania audio (w przeciwieństwie do dialogu), oszczędzając czas tranzytu i pobyt w hotelu. Pomaga w wyrzucaniu różnych opinii na dany temat, aby osiągnąć szybszy wniosek.

Dalszym postępem w tej technologii jest komputerowa telekonferencja. Uczestnicy mogą reagować na wiadomości i dane wejściowe dla wiedzy innych. Mogą nawet nie być obecni jednocześnie podczas telekonferencji komputerowej, ale dodawać swój wkład w dogodnym dla siebie czasie.

Wideokonferencje są jednak najbliższe wzajemnemu widzeniu i słyszeniu bez bycia razem. Technologie wykorzystywane w wideokonferencji to: ekran monitora, kamera, mikrofon, kodek (kompresor-dekompresja lub), konsola sterowania sprzętem w każdej lokalizacji i łączność z Internetem. Wraz z upływem czasu staje się to coraz bardziej popularne i łatwiejsze w użyciu. Często widzisz to w wywiadach telewizyjnych.

Często widzisz to w wywiadach telewizyjnych. Podczas wideokonferencji uczestnicy otrzymują specjalny pokój w odpowiednich miejscach, wyposażony w gadżet. Mogą widzieć, słyszeć, rozmawiać z innymi i pokazywać eksponaty bez fizycznej obecności razem.

Całe postępowanie można zarejestrować na taśmach wideo. Jak ktoś żartobliwie to ujął, z wyjątkiem przekąsek i kawy, wszystko inne jest transmitowane w wideokonferencji. Obecnie, dzięki przywilejom bogatszych domów biznesu, wideokonferencje mają zyskać szerszą popularność.

Warsztaty wideo to kolejna możliwość w tej dziedzinie, w której członek wydziału eksperckiego może wykładać wiele klas w wielu miastach jednocześnie i odpowiadać na pytania uczestników.