System w organizacji: znaczenie, cechy i składniki

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o systemie w organizacji. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Znaczenie systemu 2. Charakterystyka systemu 3. Składniki systemu.

Znaczenie systemu:

System słów wywodzi się z greckiego systemu słów, co oznacza zorganizowaną zależność między funkcjonującymi jednostkami lub komponentami.

System istnieje, ponieważ jest przeznaczony do osiągnięcia jednego lub więcej celów.

Codziennie wchodzimy w kontakt z systemem telefonicznym, systemem transportowym, systemem księgowym, systemem kolejowym, systemem produkcyjnym i od ponad dwudziestu lat systemem komputerowym.

Podobnie mówimy o biznesie i organizacji jako systemie składającym się ze powiązanych działów (podukładów), takich jak produkcja, sprzedaż, personel i system informacyjny. Żaden z tych podukładów nie jest bardzo przydatny jako pojedyncza, niezależna jednostka. Jednak gdy są odpowiednio skoordynowane, firma może działać skutecznie i przynosząc zyski.

System to zbiór interakcji lub powiązanych ze sobą elementów, które są połączone, aby osiągnąć wspólne cele. Każdy indywidualny składnik systemu ma swoje własne cele, ale razem te części działają w harmonii, dzięki czemu poszczególne cele i wspólne cele systemu są zharmonizowane.

System może być częścią większego systemu, a jednocześnie może mieć własne podsystemy. System otrzymuje dane wejściowe i oferuje dane wyjściowe.

Przetwarzanie odbywa się zgodnie z ustanowionymi procedurami. Na przykład uniwersytet reprezentuje podsystem ogólnego systemu edukacji danego kraju. Ten podsystem ma własne podsystemy, takie jak system nauczania, system biblioteczny, system egzaminacyjny itp. System uniwersytecki ma określone cele.

Indywidualne cele podsystemu, systemu nauczania, systemu bibliotecznego, systemu egzaminacyjnego itp. Mogą być różne, ale muszą być w parze ze wspólnymi celami systemu uniwersyteckiego jako całości. Wspólne cele systemu uniwersyteckiego muszą być zgodne z celami systemu edukacji w całym kraju.

Konieczne jest ustanowienie procedur nie tylko w celu przetwarzania, ale również w celu uzyskania informacji zwrotnej i kontroli, dla skutecznego funkcjonowania systemów.

Świat poza systemem nazywa się środowiskiem. System można postrzegać jako podsystem środowiska. Na przykład organizacja biznesowa to system, który funkcjonuje w ramach konturu środowiska zwanego społeczeństwem.

Środowisko ma duży wpływ na zachowanie systemu, nakładając na niego różne ograniczenia, takie jak ograniczenia zasobów finansowych; siły konkurencyjne, warunki rynkowe i czynniki ekonomiczne - ale jeden system rzadko może wpływać na zachowanie jego środowiska.

Używamy logicznych, a nie fizycznych granic, aby oddzielić system od jego podsystemów lub od jego środowiska. Granice logiczne zmieniają się od czasu do czasu i różnią się w zależności od systemu.

Charakterystyka systemu:

1. Każdy system składa się z podsystemów, które z kolei składają się z innych podsystemów, przy czym każdy podsystem jest wyznaczony przez jego granice. Połączenia i interakcje między podsystemami określane są jako interfejsy. Interfejsy występują na granicy i przyjmują postać wejść i wyjść.

2. Podsystem na najniższym poziomie nie może być zdefiniowany jako procesor. Dane wejściowe i wyjściowe są zdefiniowane, ale nie proces transformacji. Ten system jest określany jako czarna skrzynka.

3. System otrzymuje dane wejściowe i wytwarza dane wyjściowe po przekształceniu danych wejściowych. Proces transformacji jest regulowany. W wielu systemach jest to sterowanie zwrotne.

Kontrola sprzężenia zwrotnego wymaga pomiaru wyjść, tj. Porównania wyjścia z normą, określając, co powinien wytworzyć system i mechanizmu sterującego, który może spowodować zmianę procesu systemu, aby zbliżyć wyjście do normy.

4. Każdy system ma granicę. System znajduje się wewnątrz granicy, a środowisko znajduje się poza granicą.

Implikacje koncepcji systemów:

Badanie koncepcji systemów ma trzy podstawowe implikacje:

1. Między komponentami muszą istnieć zależności i wzajemne zależności.

2. Cele organizacji jako całości mają wyższy priorytet niż cele jej podsystemów. Na przykład komputeryzacja aplikacji personelu musi być zgodna z polityką organizacji dotyczącą prywatności, poufności i bezpieczeństwa, a także udostępniać wybrane dane (np. Listy płac) działowi księgowości na żądanie.

3. System musi być zaprojektowany w celu osiągnięcia z góry określonego celu.

Składniki systemu:

1. Wejście:

Dane wejściowe obejmują maszyny, siłę roboczą, surowce, pieniądze, czas itp.

2. Procesor:

Jest to element systemu, który obejmuje faktyczne przekształcenie danych wejściowych na dane wyjściowe. Jest to operacyjny składnik systemu. Procesory mogą modyfikować dane wejściowe całkowicie lub częściowo, w zależności od specyfikacji danych wyjściowych. Oznacza to, że wraz ze zmianą specyfikacji wyjściowych przetwarza się również. W niektórych przypadkach dane wejściowe są również modyfikowane, aby umożliwić procesorowi włączenie transformacji.

3. Wynik:

Są to informacje we właściwym formacie, przekazywane w odpowiednim czasie i miejscu właściwej osobie.

4. Kontrola:

Obejmuje przetwarzanie opinii i podejmowanie niezbędnych działań. W systemie komputerowym system operacyjny i towarzyszące mu oprogramowanie wpływają na zachowanie systemu. W analizie systemów znajomość postawy osoby, która kontroluje obszar, dla którego rozważany jest komputer, może mieć wpływ na sukces i porażkę instalacji.

Wsparcie zarządzania jest wymagane w celu zapewnienia kontroli i wspierania celu proponowanej zmiany.

5. Informacje zwrotne:

Informacje zwrotne to dane dotyczące wydajności systemu. Informacje zwrotne mierzą wyniki w stosunku do normy w jakiejś formie cybernetycznej procedury, która obejmuje komunikację i kontrolę. Na rysunku 13.2 informacje wyjściowe są przekazywane do wejścia, a do informacji wyjściowych zarządzania przekazywane są informacje zwrotne do wejścia i do zarządzania (kontroler) w celu rozważenia.

Po porównaniu wyników z normami wydajności zmiany mogą spowodować wprowadzenie lub przetworzenie, a w konsekwencji wyjście. Informacje zwrotne mogą być pozytywne lub negatywne, rutynowe lub informacyjne.

W analizie systemów opinie są realizowane na dwa różne sposoby:

(a) Negatywna informacja zwrotna zazwyczaj zapewnia kontrolerowi działanie informacyjne.

(b) Pozytywne informacje zwrotne wzmacniają wydajność systemu. Jest to z natury rutyna.