Top 7 procedur zakupu materiałów

Następuje zasadniczo procedura zakupowa:

1. Ustalanie budżetu zakupu:

Menedżer zakupów przygotowuje budżet zakupu na nadchodzący rok finansowy. Budżet zakupu przygotowywany jest za pomocą działu planowania produkcji. Zawiera szczegółowe informacje dotyczące ilości do zakupu, jakości materiałów, czasu zakupu i źródeł zaopatrzenia. Harmonogram materiałów i komponentów potrzebnych do różnych zadań, znany jako zestawienie materiałów, jest również zalecany do opracowywania szczegółów budżetu zakupu. Zestawienie materiałów jest również przydatne w sprawowaniu kontroli nad wykorzystaniem materiałów.

2. Odbiór zgłoszenia zapotrzebowania:

Urzędnik ds. Zakupów inicjuje działania związane z zakupem materiałów tylko wtedy, gdy otrzyma na nie wniosek. Kierownicy sklepów i departamentów wysyłają zgłoszenia zapotrzebowania do działu zakupów, podając szczegóły materiałów wymaganych przez ich wydziały itp. Zgłoszenie zapotrzebowania jest formularzem stosowanym jako formalne zapytanie do działu zakupów o zakup materiałów.

Formularz ten jest przygotowywany przez magazyniera do regularnych materiałów magazynowych, a od dyrektora departamentu do konkretnych materiałów, które nie są magazynowane jako zwykłe produkty. Właściciel sklepu wie, kiedy należy rozpocząć akcję lub nowe zamówienia. Wyśle zamówienie, gdy materiały osiągną kolejny poziom zamówienia. Zachowuje jedną kopię zamówienia, aby móc z niego skorzystać w przyszłości. Jest to na podstawie zgłoszenia zapotrzebowania, że ​​zamówienia są składane na materiały.

3. Określanie źródeł dostaw:

Kierownik zakupów pozostaje w kontakcie z różnymi dostawcami materiałów. Oferty są zapraszane na zakup konkretnych pozycji. Po otrzymaniu wyceny przeprowadzane jest badanie porównawcze dotyczące oferowanych warunków. Czynniki, które należy wziąć pod uwagę, obejmują cenę, ilość, jakość, czas dostawy, warunki płatności, rabat handlowy i reputację dostawców. Po przeanalizowaniu różnych czynników ostateczna decyzja jest podejmowana w odniesieniu do dostawcy towarów.

4. Składanie zamówienia:

Po wybraniu dostawcy wysyłane jest formalne zamówienie na dostawę towarów. Zlecenie zakupu jest wysyłane na wydrukowanym formularzu i jest odpowiednio autoryzowane przez menedżera zakupów. To zamówienie powinno zawierać szczegółowe informacje dotyczące ilości, jakości, ceny, sposobu dostawy, warunków płatności itp. Zamówienie zakupu upoważnia dostawcę do wysyłki określonych w nim towarów. Ustanawia stosunek umowny między kupującym a sprzedawcą.

5. Kontynuacja zamówienia:

Zlecenie zakupu zwykle opatruje się datą, w której towary muszą zostać dostarczone. W interesie organizacji jest, aby towary zostały dostarczone na czas w celu zapewnienia nieprzerwanego przepływu materiałów. Dostawcom można przypisać datę dostawy towarów. W celu otrzymania zapasów na czas konieczne jest monitorowanie zamówienia.

6. Odbiór i sprawdzenie materiałów:

W dużych sprawach zadanie odbioru materiałów jest przypisane do działu zakupów, podczas gdy w małych sprawach praca ta jest wykonywana przez właściciela sklepu. Po rozpakowaniu towarów ich ilość jest porównywana z ilością podaną w kryteriach dostawy. Wszelkie rozbieżności w pozycjach są zgłaszane działowi zakupów. Na tym etapie sprawdzane są również specyfikacje i jakość towarów.

7. Sprawdzanie faktur:

Wreszcie, dział zakupów sprawdza faktury dostarczone przez dostawcę na podstawie faktur własnych. Ilość, jakość, cena, warunki itp. Są porównywane z tymi podanymi w zamówieniu zakupu. Po dokonaniu pełnego sprawdzenia faktury są wysyłane do działu kont w celu zapłaty.