Pisemna komunikacja: charakterystyka i znaczenie (zalety i ograniczenia)

Pisemna komunikacja: Charakterystyka i znaczenie (zalety i ograniczenia)!

Podczas gdy komunikacja ustna przychodzi naturalnie i spontanicznie do człowieka, komunikacja pisemna wymaga wiele wysiłku. Pisanie ze swej natury jest wynikiem dość długiej praktyki i cierpliwości w uczeniu się. Nie trzeba powtarzać, że mowa jest pierwsza, a pismo przychodzi później. We wszystkich językach świata pismo powstawało po wiekach.

Historia cywilizacji pokazuje nam różne etapy, przez które przechodziło tworzenie liter alfabetu dowolnego języka. Ale jedno jest jasne. Cokolwiek zostało napisane, chyba że zostało zniszczone, stało się trwałe. Jednak wypowiadane słowa mogą zostać zapomniane. Dlatego niezbędna jest komunikacja pisemna.

Charakterystyka pisemnej komunikacji:

(i) Pisemna komunikacja to twórcze działanie, które wymaga dużo wyobraźni i wysiłku, aby dotrzeć do gotowego produktu. Komunikacja ustna jest spontaniczna, ale komunikacja pisemna opiera się na świadomym wysiłku. Weźmy przykład raportu, który chcemy przedstawić.

Przede wszystkim musimy zebrać wszystkie niezbędne informacje, uporządkować je w logicznej kolejności, a następnie napisać bardzo ostrożnie. Musimy być ostrożni na każdym kroku. Nie zawsze tak jest w przypadku komunikatów mówionych lub innych form komunikacji ustnej. Listy i raporty, ładnie wykonane, odzwierciedlają wizerunek organizacji. Im bardziej kreatywni i pomysłowi są pisarze, tym jaśniejszy jest wizerunek firmy.

(ii) Inną ważną cechą pisemnej komunikacji jest czynnik czasu, który jest w nią zaangażowany. Wiadomości ustne, w bezpośredniej sytuacji lub przez telefon, natychmiast docierają do odbiorcy, a informacja zwrotna prawie zawsze pojawia się natychmiast. Tak nie jest w przypadku pisemnej komunikacji.

Nadawca musi dokładnie zaplanować swoje przesłanie, mianowicie list lub raport i zakodować go z wielką starannością. Następnie wysyła go do osoby, dla której jest przeznaczona. Odbiornik poświęca swój czas na dekodowanie. Potem daje mu ostrożną myśl lub filtruje go przez swój umysł i planuje swoją reakcję na to. Odesłanie odpowiedzi lub komentarzy do niej zajmie trochę czasu. Należy więc pamiętać, że komunikacja pisemna jest czasochłonną czynnością.

(iii) Po trzecie, należy zauważyć, że komunikacja pisemna ma mniej cykli niż komunikacja ustna lub bezpośrednia. Komunikacja głosowa to wydarzenie cykliczne. Wiadomości ustne otrzymują natychmiastową odpowiedź, która bardzo często prowadzi do dalszej wymiany słów. Nie jest to możliwe w pisemnej komunikacji. Przeważnie jest to wydarzenie jednokierunkowe.

Znaczenie pisemnej komunikacji:

Pisemna komunikacja jest tak ważna, że ​​bez niej nie można myśleć o organizacji biznesowej. Praca jakiejkolwiek organizacji zależy w dużej mierze od wymiany listów, raportów itp. Jest wiele różnych powodów.

A najważniejszym powodem jest to, że komunikacja twarzą w twarz nie zawsze jest możliwa, ponieważ pracownicy organizacji mogą być rozproszeni na szerokie odległości geograficzne. Musimy zatem polegać na wymianie listów. Współczesne odległości technologiczne nie zmniejszyły znaczenia liter. Zmieniły się sposoby transmisji. Ale komunikacja pisemna pozostaje ważna jak zawsze.

Zalety komunikacji pisemnej:

(i) Dostarcza nam zapisy, referencje itp., na których ważne decyzje, odpoczynek.

(ii) Tworzy obronę prawną organizacji poprzez zapisy, listy, instrukcje itp.

(iii) Promuje jednolitość polityki i procedury oraz buduje odpowiednie wytyczne dotyczące działania organizacji.

(iv) Buduje wizerunek firmy.

(v) Zapewnia dokładność i niezawodność (komunikacja ustna może zostać zmieniona lub zinterpretowana na różne sposoby, ale w pisemnej komunikacji komunikat / informacja jest określona bardzo jasno lub jednoznacznie).

(vi) Jest trwały.

(vii) Odpowiedzialność można łatwo przypisać. (Można odnieść się do wypowiadanych słów, ale nie tak, jak w przypadku zdania w czerni i bieli).

Ograniczenia pisanej komunikacji:

(i) To buduje niezorganizowany bałagan papierów i plików. To wiele kosztuje dla organizacji.

(ii) Jest to czasochłonne. Natychmiastowa informacja zwrotna nie jest możliwa.

(iii) Jest to kosztowne pod względem pieniędzy i roboczogodzin.

(iv) Staje się nieskuteczny w rękach ludzi ubogich w ekspresję.

(v) Brak natychmiastowego wyjaśnienia. Podsumowując, możemy powiedzieć, że komunikacja pisemna pozostaje kręgosłupem organizacji; niezależnie od tego, jakie są jego wady lub ograniczenia. Prawie cała formalna komunikacja jest na piśmie.


Zalecane

Nadwrażliwość typu IV w komórkach T: mechanizm, reakcje, przyczyny i choroby
2019
Niepłodność: różne rodzaje niepłodności u ludzi i jej leczenie
2019
Zalety systemu baz danych
2019