8 faz związanych z podejmowaniem decyzji dotyczących zakupów organizacyjnych

8 Ważne fazy procesu decyzyjnego dotyczącego zakupów organizacyjnych są następujące: 1. Faza 1: Rozpoznanie problemu 2. Faza 2: Opis potrzeby 3. Faza 3: Specyfikacja produktu 4. Faza 4: Wyszukiwanie dostawcy 5. Faza 5: Wniosek Pozyskanie 6. Faza 6: Wybór dostawcy 7. Faza 7: Zamówienie rutynowej specyfikacji 8. Faza 8: Przegląd wyników.

W przeciwieństwie do procesu decyzyjnego dotyczącego zakupów konsumenckich, który jest "głównie serią etapów mentalnych, podejmowanie decyzji dotyczących zakupów przemysłowych obejmuje więcej fizycznych i obserwowalnych etapów.

Jest wielu decydentów zaangażowanych w każdy z ośmiu etapów opracowanych przez framework grid buy.

1. Faza 1: Rozpoznanie problemu:

Proces kupna / zakupu rozpoczyna się, gdy ktoś w firmie rozpoznaje problem lub potrzebę, którą można spełnić, nabywając towary lub usługi.

Częstymi zdarzeniami, które doprowadzą do tego etapu, mogą być:

ja. Firma postanawia opracować nowy produkt i potrzebuje nowego sprzętu i materiałów do produkcji tego produktu.

ii. Decyduje się na dywersyfikację lub rozbudowę, a zatem wymaga wielu nowych dostawców.

iii. Kierownik zakupów ocenia możliwość uzyskania niższych cen lub lepszej jakości.

iv. Maszyna ulega awarii i wymaga wymiany lub nowych części.

v. Zakupione materiały okazują się niezadowalające, a firma poszukuje innego dostawcy.

Wczesne wynagrodzenie w fazie rozpoznawania nowego zadania / problemu oferuje marketerowi przewagę nad konkurencyjnym dostawcą.

2. Faza 2: Opis potrzeby:

Ta faza obejmuje określenie cech i ilości potrzebnego elementu. Ogólna charakterystyka może dotyczyć niezawodności, trwałości, ceny itp., A marketer wraz z menedżerem ds. Zakupów, inżynierami i użytkownikami może opisać potrzeby.

Pytania, które można postawić to:

ja. Jakie specyfikacje wydajności muszą zostać spełnione?

ii. Jakie rodzaje towarów i usług należy wziąć pod uwagę?

iii. Jakie są wymagania aplikacji? i

iv. Jakie ilości byłyby potrzebne?

Odpowiedzi na takie pytania dadzą marketerowi ogólny opis potrzeby, która będzie wkładem do następnej fazy.

3. Faza 3: Specyfikacja produktu:

Uzyskując dane wejściowe z drugiej fazy, organizacja zakupująca musi opracować specyfikacje techniczne wymaganych produktów. W tej fazie produkt jest podzielony na elementy. Elementy z kolei są posortowane na standardowe i nowe, które należy zaprojektować.

Dane techniczne obu są wymienione. Jako marketer musi zaangażować siebie i swojego technicznego i finansowego odpowiednika, aby określić wykonalność, a także opracować usługi, które mogą zaoferować w celu opracowania i dostarczenia produktu. O ile nie jest to znany dostawca, wiele firm nie zachęca do udziału dostawców na tym etapie. Relacje z klientami odgrywają tu istotną rolę.

Oto przykład, w jaki sposób firma dostawcy może pomóc firmie kupującej na tym etapie.

Toyota Motor Corporation chciała stworzyć "samochód myślący", który mógłby się uczyć, zapamiętywać i reagować na dane z otoczenia ludzkiego. Odkryli, że Sony Corporation opracowało psa mechanicznego wyświetlającego te funkcje.

Zaangażowali Sony w projekt samochodu i opracowali "kapsułę", która była wyświetlana na 35. Salonie Samochodowym w Tokio. Nie zostanie jeszcze wyprodukowany dla ogółu społeczeństwa. Pod może wymieniać informacje z innymi pojazdami, oceniać poziom umiejętności kierowców; zrozumieć nastrój kierowców itp. Zamiast kierownicy ma joystick.

Firma Sony Corporation była zaangażowana w Toyoto Motor już na etapie projektowania, a jej wkładem były indywidualne komponenty stylizujące terminal przenośny, wyświetlacze wnętrza, joystick i rozwój modułu ECU (Emotional Communication Unit) do wyrażania emocji.

Kiedy zakład LJI Kanpur projektował i rozwijał "Freedom", rower o pojemności 100 cm3, wykorzystywał usługi wielu firm do projektowania i dostarczania wielu części. Sriram dostarczył tłok, Borg Warner z Niemiec dostarczył łańcuch krzywkowy, Daclin zaprojektował i dostarczył ramę, a MRF został wezwany do rozwoju opon. Brytyjska firma Prodrine dostarczyła technologiczne dane wejściowe dotyczące zmian w systemie przekładni.

4. Faza 4: Wyszukiwanie dostawcy:

Ta faza dotyczy poszukiwania wykwalifikowanych dostawców wśród potencjalnych źródeł. Marketer musi upewnić się, że znajduje się na liście potencjalnych dostawców. Aby tak się stało, musi regularnie odwiedzać wszystkie potencjalne firmy i tworzyć świadomość. Broszury muszą być rozprowadzane, a reklamy umieszczane w określonych mediach, takich jak czasopisma handlowe. Ta faza obejmuje jedynie sporządzenie listy kwalifikowanych dostawców.

5. Faza 5: Pozyskiwanie propozycji:

Listy kwalifikowanych dostawców są obecnie dodatkowo skracane w oparciu o kilka istotnych czynników. Na przykład, jeśli kupujący nie chce wypróbować żadnego nowego przedsiębiorstwa, które nie jest obecne na rynku dłużej niż trzy lata, może usunąć tych dostawców. Następnie działy zakupów proszą o przesłanie propozycji przez każdego dostawcę.

Po dokonaniu oceny, w oparciu o określone kryteria, niektóre firmy proszone są o przybycie na oficjalne prezentacje. Wniosek musi zawierać specyfikację produktu, cenę, termin dostawy, warunki płatności, podatki ekspertów i obowiązujące opłaty, koszt transportu, koszt ubezpieczenia tranzytowego i wszelkie inne odpowiednie koszty lub bezpłatną usługę. W przypadku zakupu rutynowych produktów lub usług fazy 4 i 5 mogą występować jednocześnie, ponieważ kupujący może skontaktować się z kwalifikowanymi dostawcami, aby uzyskać najnowsze informacje na temat cen i okresów dostaw.

W przypadku złożonych technicznie produktów i usług poświęca się dużo czasu analizie propozycji pod względem porównania usług, dostaw i kosztów lądowania produktów.

Wiodący MNC, który produkuje mydła, wymaga od dostawców przejścia przez trzy etapy: kwalifikowanego dostawcy, zatwierdzonego dostawcy i wybranego dostawcy. Aby uzyskać kwalifikacje, dostawca musi wykazać możliwości techniczne, kondycję finansową, efektywność kosztową, wysokie standardy jakości i innowacyjność.

Dostawca, który spełnia te kryteria, stosuje następnie próbkę do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu dostawca staje się "wybranym dostawcą", gdy wykazuje wysoką jednolitość produktu, ciągłe podnoszenie jakości i możliwości dostawy JIT.

6. Faza 6: Wybór dostawcy:

Każda prezentacja dostawcy jest oceniana według niektórych modeli oceny. Organizacja kupująca może również próbować negocjować z preferowanymi dostawcami w celu uzyskania lepszych cen i warunków przed podjęciem ostatecznej decyzji.

7. Faza 7: Zamów rutynową specyfikację:

Po wybraniu dostawców kupujący negocjuje ostateczne zamówienie, wymieniając specyfikacje techniczne, wymaganą ilość, przewidywany czas dostawy, zasady zwrotu, gwarancje itp. W przypadku konserwacji, naprawy i obsługi przedmiotów, kupujący coraz bardziej zmierzają w kierunku ogólne kontrakty zamiast okresowych zamówień zakupu.

Zawieranie umów zbiorowych prowadzi do większej liczby pojedynczych źródeł zakupu i zamawiania większej liczby produktów z tego samego źródła. System ten zbliża dostawcę do kupującego i utrudnia dostawcom zewnętrznym włamanie, chyba że nabywca nie jest usatysfakcjonowany cenami, jakością lub usługami dostawców.

SKF India, szwedzkie wielonarodowe łożyska produkcyjne w Pune i Bangalore, było jedynym dostawcą łożysk kulkowych do firmy TVS Motor Company, zlokalizowanej w Padi w Chennai.

8. Faza 8: Przegląd wyników:

Ostatnia faza w procesie zakupu składa się z formalnego lub nieformalnego przeglądu i opinii na temat wydajności produktu, a także wydajności dostawcy. Kupujący może skontaktować się z użytkownikiem końcowym i poprosić o ocenę, która z kolei zostanie przekazana dostawcy lub może ocenić dostawcę na podstawie kilku kryteriów za pomocą metody ważonej punktacji lub kupujący może również zsumować koszty niskiej wydajności dostawcy, aby wymyślić skorygowane koszty zakupu, w tym cenę.

Przegląd wyników może spowodować, że kupujący będzie kontynuował, ulepszał lub zrzucił dostawcę. Istotne jest, aby marketer miał dobre relacje i zawsze śledził wszelkie skargi klientów tak szybko, jak to możliwe. Bardziej niż defekty i problemy, z którymi borykają się kupujący w produkcie, bardziej skupia się na nastawieniu dostawcy.