Obciążenia administracyjne: Funkcje i inne szczegóły

Przeczytaj ten artykuł, aby zapoznać się z funkcjami, metodami i kontrolą kosztów administracyjnych związanych z zapisami w dzienniku.

Funkcje:

Koszty administracyjne w porównaniu do innych kosztów ogólnych mają następujące cechy szczególne:

(i) W porównaniu z innymi kosztami ogólnymi, koszty administracyjne na ogół są niewielkie.

(ii) Nie jest możliwe ustalenie odpowiednich norm lub standardów w celu porównania ze względu na charakter większości kosztów administracyjnych. W związku z tym nie można mieć takiego samego stopnia kontroli nad takimi wydatkami, jak w innych kosztach ogólnych.

(iii) Metody absorpcji są w większości arbitralne i dlatego nie jest możliwe uzyskanie dokładnych lub sprawiedliwych kosztów.

Wydatki administracyjne w większości organizacji są niewielkie. Istnieje wiele trudności, których obawy wymagają obliczenia i kontroli wydatków administracyjnych. Dlatego niektórzy księgowi wolą, aby wydatki administracyjne były traktowane jako koszty okresowe i wyłączane z kosztów produktu. Co więcej, nie ma związku z produkcją lub kwantem sprzedaży danego koncernu.

Niezależnie od traktowania kosztów administracyjnych, tj. Czy traktować je jako koszty okresowe, czy też jest stosowane do jednostek kosztów, procedura i analiza takich wydatków, tj. Klasyfikacja, alokacja i departamentalizacja odbywa się w sposób podobny do przyjętego dla kosztów ogólnych wytwarzania . Koszty administracyjne są klasyfikowane zgodnie z rodzajem, charakterem lub celem wydatków, przy czym każdy rodzaj wydatków jest reprezentowany przez oddzielny stały numer zlecenia (lub numer rachunku kosztów) przydzielony w tym celu.

Zestaw numerów stałych zleceń na wydatki administracyjne powinien być oddzielny i odrębny od serii numerów utrzymywanych dla etatowych kosztów ogólnych. W przypadku administracyjnych kosztów ogólnych poniesionych w danym okresie, w książkach kosztowych otwiera się jedno oddzielne konto, tj. Rachunek nadzoru administracyjnego.

Wpisy do dziennika:

Następuje wpis do dziennika (w przypadku systemu nieintegralnego):

Administracja Rachunek kontroli kont

Do konta dostosowania księgi głównej

Aby zapisać konto kontroli księgi

Do konta kontroli płac

(Poniesione wydatki administracyjne)

Ale w zintegrowanym systemie wpis do dziennika będzie:

Administracja Kontrola kosztów ogólnych Konto dr

Do gotówki / wierzycieli / drobnych pieniędzy / sklepów

Konto kontroli kontroli konta / wynagrodzeń

W celu podziału kosztów ogólnych administracyjna organizacja koncernu jest podzielona na pewne działy. Zależy to od kilku czynników i ogólnie każda sprawa ma własną klasyfikację takich działów według wygody lub z punktu widzenia kosztów.

Typowa lista wydziałów administracyjnych, które będą wykorzystywane jako miejsca powstawania kosztów w celu gromadzenia i kontroli takich wydatków, może obejmować Biuro Ogólne, Dział Personalny, Dział Sekretariatu, Dział Rachunków, Dział Prawny. Dział nieruchomości fabrycznych itp. Pozycje wydatków, które można zidentyfikować w dziale administracyjnym, są bezpośrednio przydzielane temu departamentowi. Pozostałe wydatki są przydzielane różnym departamentom w odpowiedni sposób w sposób podobny do kosztów ogólnych produkcji.

Metody:

Istnieją trzy metody rozliczania kosztów administracyjnych:

1. Poprzez podział na działy produkcji, sprzedaży i dystrybucji,

2. Przelewem na rachunek zysków i strat oraz

3. Dodawanie jako odrębna pozycja kosztów.

1. Podział na działy produkcji i sprzedaży oraz dystrybucji:

Ta metoda rozpoznaje tylko dwie podstawowe funkcje zakładu produkcyjnego, mianowicie produkcję, sprzedaż i dystrybucję. Ponieważ koszty administracyjne ponoszone są w związku z produkcją, a także działami sprzedaży i dystrybucji, są one pobierane częściowo od produkcji, a częściowo od kosztów sprzedaży i dystrybucji, w oparciu o pewne realistyczne podstawy. Ostatecznym efektem jest to, że koszty administracyjne tracą swoją tożsamość i łączą się z kosztami produkcji, sprzedaży i dystrybucji.

Obciążenia administracyjne związane z obciążeniem są obciążane na konto kontroli nadrzędnej administracji. Przy podziale, koszty administracyjne związane z produkcją są przenoszone na rachunek kontrolny robót budowlanych, a kwota przeznaczona na sprzedaż i dystrybucję jest przenoszona na konto kontroli nad sprzedażą i dystrybucją.

Wpisy na koncie kontroli nad administracją będą wyglądać następująco:

Głównym problemem w tej metodzie jest wybór odpowiedniej podstawy dla podziału kosztów administracyjnych na koszty ogólne produkcji i sprzedaży oraz dystrybucji. W tym celu analizuje się każdy element kosztów administracyjnych. W odniesieniu do niektórych pozycji możliwe jest dokonanie bezpośredniego przydziału w zależności od kwoty wydanej na każdy dział. Jednak w większości przypadków należy znaleźć sprawiedliwą podstawę. Wybrane zasady są podobne do tych przyjętych do ogólnych kosztów produkcji.

Na przykład:

Zalety:

Główne zalety zastrzeżone dla tej metody to:

(i) Istnieją tylko dwie podstawowe funkcje związane z produkcją, mianowicie: produkcja, sprzedaż i dystrybucja. Administracja Koszty ogólne są pomocnicze lub przypadkowe dla tych podstawowych funkcji. Wydatki te nie mają zatem odrębnej tożsamości i powinny być ponoszone tylko przez te dwa podstawowe działy.

(ii) Aby prawidłowo ustalić koszty produkcji i sprzedaży, należy w nich uwzględnić koszty administracyjne.

(iii) Koszty produkcji, sprzedaży i dystrybucji mogą być lepiej kontrolowane. Połączenie kosztów administracyjnych z kosztami produkcji i sprzedaży oraz dystrybucji ułatwia kontrolę.

Krytyka:

Główne zarzuty przeciwko tej metodzie można podać w następujący sposób:

(i) Podział na dwa działy funkcjonalne wiąże się z poważnymi trudnościami; metody przyjęte w tym celu są w większości arbitralne, a zatem wyniki są niewiarygodne.

(ii) Administracja jest również główną funkcją. Łączenie kosztów administracyjnych zniekształca relacje między tymi funkcjami.

(iii) Jeżeli kosztów administracyjnych nie można kontrolować, nie można na pewno kontrolować ich połączenia z innymi klasami kosztów ogólnych.

2. Przenieś do rachunku zysków i strat rachunku kosztów i kosztów:

Ta metoda działa na zasadzie, że koszty administracyjne nie mają bezpośredniego związku z działalnością produkcyjną i sprzedażową koncernu. Koszty ogólne związane z administracją są to głównie koszty stałe, które nie różnią się ani od jednostek produkcji lub sprzedaży i jako takie są traktowane poprawnie jako koszty okresowe poprzez bezpośrednie przeniesienie do rachunku zysków i strat.

Inną przyczyną tego rodzaju leczenia jest to, że wydaje się, że nie ma sprawiedliwej podstawy do obciążania kosztów administracyjnych innymi funkcjami lub produktami. To traktowanie księgowe jest proste. Pod koniec okresu obrachunkowego, jako krok zamykający księgi, wprowadzany jest zapis obciążający rachunek zysków i strat oraz rachunek oszczędnościowy administracji.

W ten sposób konto administracyjne administracyjne będzie takie jak poniżej:

Główne zarzuty przeciwko tej metodzie to:

(i) Administracja jest równie ważną funkcją, jak produkcja i sprzedaż. Powinien mieć odrębną tożsamość i nie powinien być ignorowany.

(ii) Niewłączenie ogólnych kosztów administracyjnych nie uwzględnia kosztów miejsc pracy, procesów itp.

(iii) Nieadekwatność kontroli nad kosztami administracyjnymi nie powinna stanowić podstawy do wyłączenia z kosztów.

3. Dodawanie jako oddzielna pozycja kosztu:

W tej metodzie koszty administracyjne są dodawane oddzielnie do kosztu miejsc pracy lub sprzedawanych produktów. W tym celu wybiera się sprawiedliwą podstawę dla podziału kosztów ogólnych na koszt produktu.

Wybrane zasady to:

(i) Wartość sprzedaży,

(ii) Ilość sprzedaży,

(iii) Koszt sprzedaży,

(iv) Koszt wytworzenia,

(v) Jednostki wyprodukowane,

(vi) Zysk brutto ze sprzedaży i

(vii) Koszt konwersji.

Stawka, która ma być zastosowana, jest zwykle jedna i obliczana jest jak poniżej:

Podstawa kosztu konwersji jest również lepsza w porównaniu do podstawy kosztów robót, ponieważ koszt materiału zużywanego w produkcie nie ma związku z takimi wydatkami. Konkretna baza, którą należy wybrać dla danego koncernu, zależy od jego przydatności i równości w danych okolicznościach.

Kontrola ogólnych kosztów administracyjnych :

Koszty administracyjne są w większości stałe i ponoszone w związku z ogólną polityką zarządzania. W związku z tym na ogół nie można ich kontrolować, szczególnie na niższym poziomie zarządzania. Z tego powodu większość księgowych nie uważa za właściwe wprowadzenie i prowadzenie systemu kontroli wydatków administracyjnych.

Jednak niektóre kontrole można wykonywać jedną z następujących metod :

(i) Poprzez odpowiednią klasyfikację i analizę kosztów ogólnych oraz porównanie z wynikami osiągniętymi w przeszłości.

(ii) Za pomocą systemu kontroli budżetowej.

(iii) Przez zastosowanie norm.

(i) Kontrola poprzez klasyfikację i analizę kosztów ogólnych i porównanie z przeszłymi wynikami:

Wydatki poniesione w odniesieniu do każdego rodzaju lub klasy (w ramach stałych zleceń) są gromadzone dla każdego departamentu administracyjnego i są okresowo porównywane z odpowiadającymi wydatkami poniesionymi w określonym czasie w celu kontroli i formułowania polis.

Na przykład, jeśli znany jest koszt wsparcia działu prawnego, a zakres działań działu prawnego jest dostępny, można podjąć decyzję, czy bardziej ekonomicznie jest nadal prowadzić oddzielny dział prawny lub zatrudnić czas doradca prawny.

(ii) Kontrola poprzez budżetowanie:

Technikę kontroli budżetowej stosowaną do ogólnych kosztów produkcji również przyjmuje się w celu kontroli budżetowej kosztów administracyjnych. Budżety są ustalane dla każdego elementu kosztów administracyjnych dla każdego działu administracyjnego, aby można było dokonywać okresowych porównań z faktycznymi i można ustalić obowiązki w działach.

(iii) Kontrola poprzez wykorzystanie standardów:

Charakter działań administracyjnych nie pozwala na przygotowanie standardów kosztów administracyjnych w takim samym stopniu iz takim samym stopniem dokładności, jaki można zastosować w działach produkcji i sprzedaży. Istnieją jednak pewne rodzaje pracy, takie jak pisanie na maszynie, pisanie na maszynie, księgowanie, archiwizacja i fakturowanie w działach administracyjnych, dla których można ustalić standardowe jednostki miary i standardowe koszty.

Pomimo faktu, że działania te mogą stanowić niewielką część całkowitych kosztów, jest to zgodne ze skuteczną polityką dobrego zarządzania, aby wprowadzić kontrole w postaci standardów, zawsze i wszędzie, gdzie takie formy oceny wydajności i wydajności mogą być używany.