Zasady zarządzania: cechy, cel i rozważania

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać znaczenie polityki, jej cechy, cel polityki, kwestie związane z formułowaniem polityki, charakterystyką zdrowej polityki, proces formułowania polityki, czynniki wpływające na politykę, rodzaje i ograniczenia polityk.

Polityka zarządzania jest ogólnym stwierdzeniem sformułowanym przez organizację dla wskazówek jej personelu. Cele są najpierw formułowane, a następnie planuje się je osiągnąć. Polityki są sposobem myślenia i zasadami leżącymi u podstaw działalności organizacji lub instytucji.

Według Koontza i O 'Donnel: "Polityki zostały określone jako wskazówki do myślenia w procesie decyzyjnym. Zakładają one, że podejmowane decyzje będą podlegały pewnym ograniczeniom. "Polityki nie wymagają działania, ale mają na celu poprowadzić menedżerów do podejmowania decyzji, gdy nie podejmują decyzji. Według słów George'a Terry'ego, "polityka jest werbalnym, pisemnym lub domniemanym ogólnym przewodnikiem ustalającym granice, które dostarczają ogólnych ograniczeń i kierunku, w którym będzie miało miejsce działanie zarządcze." Polityki zapewniają ramy, w których dana osoba ma swobodę działania.

Polityki działające jako zasady określają zasady działania w celu osiągnięcia określonych celów organizacji. Linki koordynujące w organizacji są zapewniane przez zasady. Zarządzają one i kierują działaniami ogólnej wydajności organizacji i jej celami w różnych obszarach działalności operacyjnej - produkcji, finansów, marketingu i personelu. Jasne sformułowanie zasad pomaga kierownictwu zaplanować każdy aspekt operacyjny przedsiębiorstwa. To znacznie pomaga im w podejmowaniu decyzji.

Chociaż cele i zasady są wykorzystywane do osiągnięcia celów organizacyjnych, ale oba są zasadniczo różne. Cele są celami, a polityki są sposobami ich osiągnięcia. Cele są punktami końcowymi planowania, a strategie określają ogólne sposoby ich osiągnięcia. Polityka daje wytyczne i pozostawia pole do interpretacji dla osoby, która je wdraża. Oznacza to, że polityka ma swobodę interpretacji. Sztywna polityka staje się regułą.

Funkcje polityki:

Powyższa dyskusja ujawnia następujące cechy polityki:

(i) Polityka jest stałym planem, który dostarcza odpowiedzi na powtarzające się problemy o podobnym charakterze. Dostarcza odpowiedzi / wytycznych członkom organizacji w celu podjęcia decyzji o dalszym przebiegu działań. Polityka zapewnia i wyjaśnia, co powinien zrobić członek, a nie to, co robi.

(ii) Polityka ogranicza obszar, w którym należy podjąć decyzję o osiągnięciu celów organizacyjnych. Pozwala uniknąć wielokrotnej analizy sytuacji i umożliwia przekazanie uprawnień i nadal zachowuje kontrolę nad działaniami.

(iii) Polityki są modelami myślenia i zasadami leżącymi u podstaw działalności organizacji. Kierują zachowaniem i decyzjami władzy wykonawczej.

(iv) Zasady są określane przez wszystkich menedżerów w organizacji. Konieczne jest podanie wytycznych dotyczących przyszłych działań na każdym szczeblu zarządzania. Jednak znaczenie polityki różni się w zależności od poziomu zarządzania. Na wyższym szczeblu zarządzania decyzje są podejmowane na ważnych poli- tach, a na niższym poziomie wymagane są niektóre mniej ważne lub mniej istotne zasady.

Cel zasad:

Polityki są uważane za ważne dla realizacji celów organizacji. Zapewniają także koordynację wysiłków i działań w przedsiębiorstwie.

Zasady są sformułowane w następujących celach:

1. Głównym celem polityki jest zapewnienie, że nie ma odchyleń od planowanego kierunku działania. Ramy są określone, w którym wszyscy powinni pracować. Zasady zapewniają przestrzeganie ogólnych wytycznych dotyczących działań.

2. Ponieważ polityka wyznacza ramy dla każdej osoby, zapewnia również odpowiednie delegowanie uprawnień. Kierownik zna zakres uprawnień wymaganych przez podwładnego do podjęcia przydzielonej mu pracy. Zasady służą delegowaniu odpowiednich uprawnień w dół.

3. Zasady dopuszczają zakres interpretacji. Główne aspekty są podane w polityce, ale o faktycznym sposobie realizacji decyduje dana osoba.

4. Polityki są pomocne również w planowaniu na przyszłość. Wpływ i wpływ polityk pomaga w myśleniu o przyszłości.

5. Polityka zapewnia również spójność działań. Wytyczne są podobne dla wszystkich i działania muszą być zgodne z ogólnymi zarysami.

Uwagi na temat formułowania polityki:

W ramach polityki ramowej należy wziąć pod uwagę następujące aspekty:

1. Cele organizacyjne:

Zasady są tworzone w celu osiągnięcia celów organizacyjnych. Cele to cele, które mają zostać osiągnięte, a polityki opracowują sposoby ich osiągnięcia. Polityki powinny pomagać, opierając je na odpowiednich faktach i liczbach, a nie na zwykłej zgadywaniu.

2. Właściwy udział:

Polityki powinny być kształtowane przez uczestnictwo osób na różnych szczeblach zarządzania. Jeśli strategie są sformułowane na najwyższym poziomie, nie znając poglądów tych, dla których są one przeznaczone, istnieje prawdopodobieństwo, że polityka może nie osiągnąć pożądanych rezultatów. Aby zapewnić pomyślną realizację polityk, istnieje potrzeba wspólnego uczestnictwa w momencie ich formułowania.

3. Odzwierciedlaj otoczenie biznesowe:

Zasady powinny opierać się na środowisku wewnętrznym i zewnętrznym. Sytuacja panująca wewnątrz i na zewnątrz zapewni realistyczną podstawę dla polityki. Zasady powinny mieć możliwość elastycznego dostosowywania w przypadku zmiany otoczenia biznesowego. Jakikolwiek rodzaj sztywności zastosowany w polityce będzie sprzeczny z ich celem.

4. Spójność:

Różne zasady działania przedsiębiorstwa powinny być ze sobą zgodne. Nie powinno być niespójności między różnymi politykami. W przypadku niespójności między zasadami, nie zostaną one wdrożone. Należy zapewnić, że zasady są powiązane z celami przedsiębiorstwa i nie stanowią sprzecznych wytycznych.

5. Właściwa komunikacja:

Zasady powinny być właściwie przekazywane na każdym poziomie zarządzania. Jeśli zasady nie są właściwie znane tym, którzy mają je wdrożyć, nie będzie zastosowania takich zasad. Czasami polityka może nie być dobrze zrozumiała, mogą istnieć pewne wątpliwości w umysłach osób, obowiązkiem kierownictwa będzie wyjaśnienie ich i zapewnienie właściwego wyjaśnienia.

6. W piśmie:

Zasady powinny zawsze być na piśmie. Zapewni to ich prawidłowe i prawidłowe wdrożenie. Jeśli zasady nie są na piśmie, może powstać spór dotyczący ich treści i celu. Język polityk powinien być również prosty, tak aby był dobrze rozumiany przez zainteresowane osoby.

Charakterystyka polityki dźwiękowej:

Tworzone są zasady mające na celu usprawnienie działania organizacji w celu osiągnięcia jej celów. Dobra polityka to taka, która pomaga w osiąganiu jej celów.

Poniżej przedstawiono charakterystykę zdrowej polityki:

ja. Powinien mieć kompleksowy zakres i być elastyczny pod względem jego wdrożenia.

ii. Powinno to zapewnić dobre zrozumienie i harmonię między różnymi działami.

iii. Powinien opierać się na faktach i zdrowym sądzie.

iv. Powinien być jednolity dla swojego zastosowania.

v. Musi odzwierciedlać zamierzone cele,

vi. Powinno być jasne, określone i pozytywne,

vii. Powinien być właściwie komunikowany i zrozumiały.

viii. Musi być na piśmie, aby uniknąć błędnej interpretacji.

IX. Musi być rozsądny, stały i stabilny.

x. Powinien być okresowo sprawdzany w celu sprawdzenia jego skuteczności.

xi. Powinien zawierać wszystkie możliwe nieprzewidziane sytuacje,

XII. Nigdy nie powinien być pojmowany w pośpiechu.

Proces formułowania polityki:

Formułowanie polityki jest ważnym aspektem planowania. Sprawne funkcjonowanie organizacji wymaga sformułowania polityki. Dobrze przemyślane ćwiczenie jest niezbędne do sformułowania rozsądnej polityki.

Podczas formułowania polityki należy postępować zgodnie z następującym procesem:

1. Definiowanie obszaru polityki:

Należy zdefiniować obszar, dla którego ma zostać opracowana polityka. Podczas określania obszaru polityki należy pamiętać o celach i potrzebach organizacji. Podczas kształtowania polityki marketingowej należy pamiętać o oczekiwaniach marketingowych i obszarach oporowych. Zakres polityki będzie zależeć od obszaru, który ma objąć. Pierwszą rzeczą w kształtowaniu polityki jest określenie obszaru, który będzie obejmował.

2. Identyfikacja wariantów polityki:

Drugim krokiem w formułowaniu polityki jest identyfikacja alternatyw strategicznych. Decyzje dotyczące rozwiązań alternatywnych należy podejmować na podstawie analizy środowiska zewnętrznego i wewnętrznego. Środowisko wewnętrzne opowie o mocnych i słabych stronach organizacji, a środowisko zewnętrzne ujawni szanse i poziom konkurencji. Każda alternatywa musi zapewniać osiągnięcie celu polityki.

3. Ocena alternatyw:

Wszystkie alternatywy są ewoluowane w świetle celów organizacyjnych. Należy przeanalizować, jaki wkład wnoszą te alternatywy w pomoc organizacji w osiągnięciu jej celów. Czynniki takie jak koszt, korzyści, zapotrzebowanie na zasoby dla każdej alternatywy powinny być odpowiednio ocenione. Należy również przeanalizować wpływ różnych rozwiązań alternatywnych na środowisko organizacji.

4. Wybór polityki:

Po odpowiedniej ocenie wybierana jest najbardziej odpowiednia alternatywa. Wybór polityki jest długoterminowym zobowiązaniem. W przypadku, gdy rozwiązania alternatywne nie wyglądają zadowalająco, należy podjąć wysiłki w celu opracowania innych rozwiązań alternatywnych.

5. Trial Run of Policy:

Zasady powinny być wdrażane na zasadzie próbnej. Należy ocenić, czy polityka osiąga pożądane cele. Podczas testu mogą pojawić się sugestie, które powinny zostać użyte do modyfikacji polityki. Ostatecznie polityka powinna osiągnąć pożądane rezultaty, w przeciwnym razie należy rozważyć nową alternatywę polityczną.

6. Zasady wdrażania:

Jeśli polityka jest w końcu w porządku, powinna zostać wdrożona. Politykę należy wyjaśnić tym, którzy mają ją wdrożyć. Powinna się odbyć odpowiednia dyskusja na temat implikacji i wpływu różnych klauzul lub postanowień polityki. Właściwa komunikacja celu i celu polityki pomoże jej w jej realizacji.

Czynniki wpływające na zasady:

Zasady mają na celu pomóc w wygładzeniu operacji biznesowych. Wpływają na nie czynniki wewnętrzne i zewnętrzne.

Niektóre z tych czynników omówiono tutaj:

1. Cele i strategie organizacji:

Wszystkie zasady są sformułowane w celu ułatwienia osiągnięcia celów. Cele i strategie ustalają parametry, w których będą działać zasady. Zasady powinny być spójne z celami i strategiami organizacyjnymi.

2. Struktura organizacyjna:

Struktura organizacyjna określa poziomy stanowisk i określa autorytet i odpowiedzialność pracowników. Realizacja polityk będzie zależała od rodzaju struktury organizacyjnej. Polityka będzie zgodna z pozycjami i rolami uprawnień w organizacji. Na determinację polityki będą miały wpływ struktury organizacyjne.

3. Dostępne zasoby:

Dostępność zasobów, takich jak zasoby ludzkie, finansowe i fizyczne, wpłynie na sformułowanie polityki. Jeśli wdrożenie polityki wymaga więcej zasobów niż jest dostępne w organizacji, nie będzie to możliwe. Zamiast tego zasoby pozwolą ustalić limity, od których nie można przejść przez politykę.

4. Wartości kierownicze:

Menedżerowie to osoby, które są głównymi podmiotami polityki. Systemy etyki i wartości menedżerów mają bezpośredni wpływ na tworzenie i wdrażanie polityk. Na przykład, jeśli menedżerowie wierzą w uczciwość i prawdomówność, wtedy te rzeczy znajdą odzwierciedlenie w różnych politykach przez nich sformułowanych.

5. Czynniki społeczne:

Wiele czynników społecznych ma również wpływ na politykę organizacji. Jeśli społeczeństwo chce tylko produktów wysokiej jakości, nie toleruje wykorzystywania konsumentów, przywiązuje wagę do kontroli zanieczyszczeń, wszystkie te czynniki będą musiały być brane pod uwagę przy kształtowaniu polityki dla organizacji.

6. Czynniki polityczne:

Czynniki polityczne mają duży wpływ na politykę organizacji. Ramy biznesu ustala strona rządząca. Myślenie partii politycznej z pewnością znajdzie odzwierciedlenie w polityce przemysłowej, fiskalnej i monetarnej rządu. Każde przedsiębiorstwo musi włączyć politykę rządu do swoich polityk. Zatem czynniki polityczne mają bezpośredni wpływ na politykę organizacyjną.

Rodzaje zasad:

Każde przedsiębiorstwo ma wiele zasad. Niektóre typy są omówione w następujący sposób:

1. Główne zasady:

Główne zasady to te, które dają jednolity kierunek przedsiębiorstwu i wiążą się z zaangażowaniem zasobów. Zasady te nadają kształt przedsiębiorstwu w realizacji jego celu. Powinny także wspierać cele organizacyjne.

2. Zasady wsparcia:

Oprócz głównych polityk, istnieje również potrzeba posiadania polityk wspierających. Polityki wspierające mają pomóc we wdrażaniu głównych polityk. Obawy mogą dotyczyć opracowania nowego produktu jako ważnej polityki, badania mające na celu poznanie niespełnionych potrzeb konsumentów mogą być polityką wspierającą.

3. Drobne zasady:

Polityki, które nie wpływają na główne cele przedsiębiorstwa, można nazwać polityką mniejszą. Zasady te mogą odnosić się do pewnych rutynowych spraw o mniejszym znaczeniu. Polityka może polegać na zatrudnianiu dorywczych pracowników w nagłych wypadkach. Menedżer może zezwolić pracownikom na urlop, jeśli obciążenie jest mniejsze. Polityki dotyczące takich spraw można nazwać mniejszymi politykami. Zasady te określają kierunki, ale nie mają większego znaczenia.

4. Zasady złożone:

Niektóre obawy dotyczą wielu zasad lub grup polityk. Aby zwiększyć sprzedaż, może pojawić się obawa o ekspansję, stosowanie podobnych produktów, agresywny marketing itp. Aby osiągnąć jeden cel, można zastosować wiele polityk, które stanowią złożone polityki.

Ograniczenie zasad:

Zasady są wytycznymi, które mogą pomóc menedżerom w ich codziennej pracy. Zasady nie zapewniają gotowych odpowiedzi na każdy problem.

Cierpią z powodu następujących ograniczeń:

1. Brak uniwersalnych rozwiązań:

Polityki nie oferują uniwersalnych rozwiązań dla wszystkich problemów. Zasady są ujęte w określonych sytuacjach i pozostają odpowiednie jedynie w tych okolicznościach. Szybko zmieniające się sytuacje gospodarcze, społeczne i polityczne wpływają na funkcjonowanie przedsiębiorstwa. W zmienionych sytuacjach wymagane są nowe zasady. Ten problem można rozwiązać poprzez ciągłą ocenę polityk. Zasady mogą być modyfikowane zgodnie z wymogami nowych sytuacji.

2. Brak natychmiastowych rozwiązań:

Zasady nie zapewniają natychmiastowych rozwiązań problemów. To tylko wskazówki dla decydentów. Rozwiązania znajdują sami członkowie kierownictwa. W żadnym wypadku polityka nie może zastąpić ludzkiego osądu.

3. Zwilż ludzką inicjację:

Zbyt wiele polis zabija inicjatywę menedżerów. Stają się przyzwyczajeni do działania zgodnie z polityką i nie próbują osądzać. Polityka nie pozostawia wiele miejsca na indywidualną inicjatywę.

4. Brak substytutu dla ludzkiego wyroku:

Zasady nie zapewniają standardowego rozwiązania różnych problemów. Są to jedynie wskazówki, które pomagają menedżerom w podejmowaniu decyzji. Menedżerowie muszą oceniać rzeczy zgodnie z obowiązującym środowiskiem. Ludzkiej oceny nie można zastąpić drobiazgową polityką ramową.