Prowadzenie spotkania: znaczenie, znaczenie i zasady

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się o prowadzeniu spotkania. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Znaczenie 2. Znaczenie 3. Ogólne zasady i formalności.

Znaczenie:

Słowo "postępowanie" oznacza kierować, prowadzić, kierować, eskortować, przekazywać itd. Spotkanie musi zostać przeprowadzone. Oznacza to, że uczestnicy spotkania muszą być kierowani lub kierowani w taki sposób, aby mogli spokojnie prowadzić dyskusje, każdy ma możliwość wyrażenia swojej opinii, a decyzje są podejmowane demokratycznie poprzez bezpłatne głosowanie, a jednocześnie wszystkie formalności są przestrzegane, aby spotkanie stało się ważne.

Znaczenie:

Jeśli nie ma właściwego kierunku ani wskazówek, spotkanie może przerodzić się w chaos i nie można podjąć żadnych decyzji. W rezultacie utracono cel spotkania. Ponadto, z powodu braku odpowiedniego kierownictwa i wskazówek, pewne formalności mogą nie być przestrzegane, aby wpłynąć na ważność spotkania.

W takim przypadku decyzje podjęte na posiedzeniu nie są wiążące. Bez względu na rodzaj spotkania, publiczne lub prywatne, musi ono być właściwie prowadzone. Po wydaniu zawiadomienia kwestia przeprowadzenia spotkania powstaje, gdy posiedzenie faktycznie się odbędzie.

Sekretarz ma obowiązek zorganizować spotkanie, wydając powiadomienie i dokonując innych ustaleń. W czasie odbycia posiedzenia odpowiedzialność za jego przeprowadzenie spoczywa na przewodniczącym. Posiedzenie nie może się odbyć bez przewodniczącego. Obowiązkiem sekretarza jest pomoc przewodniczącemu pod każdym względem, aby mógł on pomyślnie przeprowadzić spotkanie.

Ogólnie rzecz biorąc, przewodniczący organizacji prowadzi wszystkie rodzaje posiedzeń organizacji lub mogą istnieć oddzielni przewodniczący różnych komisji lub podkomisji. Jeżeli nie ma takiego stałego przewodniczącego, na posiedzeniu należy wybrać przewodniczącego. Wszyscy uczestnicy powinni współpracować z przewodniczącym, aby spotkanie mogło być z powodzeniem przeprowadzone. Przewodniczący musi być zaznajomiony z zasadami, zwyczajami i konwencjami związanymi ze spotkaniami, a tylko on może prawidłowo funkcjonować.

Ogólne zasady i formalności:

Aby pomyślnie przeprowadzić spotkanie, należy przestrzegać następujących zasad i formalności:

Zasady:

(1) Porządek obrad:

Porządek obrad określi porządek biznesu. Poza tym są pewne formalności. Istnieje akceptowalna konwencja w odniesieniu do zlecenia, które musi być przestrzegane.

Kolejność jest następująca:

a) Nazwisko przewodniczącego zostało formalnie zaproponowane i oddelegowane, a następnie przewodniczy on przewodniczącemu.

(b) Sekretarz odczytuje zawiadomienie na wniosek przewodniczącego, aby potwierdzić zawiadomienie już rozesłane.

(d) Protokół z poprzedniego posiedzenia może być odczytany przez sekretarza na wniosek przewodniczącego. Każdy członek może zgłosić sprzeciw i poprosić o zmianę. Sekretarz dokona niezbędnych zmian za zgodą zgromadzenia. Przewodniczący potwierdza teraz protokół podpisując się z datą.

(e) Przewodniczący omówi teraz kwestie wynikające z protokołu. Oznacza to, że sekretarz składa raporty o tym, jak daleko zostały podjęte działania w sprawie decyzji podjętych na ostatnim posiedzeniu lub podjęciu niedokończonej sprawy na ostatnim posiedzeniu.

(f) Następnym krokiem przewodniczącego będzie podjęcie nowej działalności zgodnie z porządkiem obrad, kolejno jeden po drugim. Przeprowadzone zostaną dyskusje i uchwały, które zostaną im przekazane.

(g) Po zakończeniu wszystkich punktów porządku obrad przewodniczący zapyta, czy istnieje jakikolwiek inny interes, który może zostać zaproponowany przez członka, który mieści się w zakresie posiedzenia.

(h) Na koniec, niektórzy członkowie oferują przewodniczącemu podziękowania.

(i) Przewodniczący ogłasza, że posiedzenie zostało zamknięte.

(2) Przerwa:

Spotkanie może zostać odroczone bez zawierania transakcji z powodu braku kworum lub w dowolnym czasie po jego zakończeniu, chwilowo lub z powodu sine umrzeć. Istnieją określone procedury odroczenia.

(3) Podjęcie uchwały:

Istnieją zasady, których należy przestrzegać, krok po kroku, w celu podjęcia uchwały. Istnieją również zasady dotyczące głosowania, albo przez sondaż, albo w inny sposób. Kroki są następujące: wniosek, oddelegowanie, poprawka, jeśli w ogóle, głosowanie i ostatecznie rezolucja.

(4) Przemawiając na spotkaniu:

Zasady dotyczące przemawiania na spotkaniu są następujące:

(a) Można mówić po uzyskaniu zgody przewodniczącego,

(b) Tylko jedna osoba mówi w tym samym czasie,

(d) Generalnie mówiąc, jeden wzniesie się na nogi. Na posiedzeniu Komitetu lub Rady można jednak mówić w pozycji siedzącej.

(e) Podczas przemawiania należy zwrócić się do przewodniczącego.

(f) Wystąpienie będzie odpowiednie i zwięzłe.

(g) Gdy uczestnik wypowie się na temat wniosku, nie powinien on być wycofywany bez zgody zebrania.

(5) Opuszczając miejsce:

Jeżeli którykolwiek uczestnik chce opuścić miejsce spotkania, gdy posiedzenie odbywa się w sesji, musi uzyskać zgodę przewodniczącego.

Formalności:

Istnieją pewne formalności, które są honorowane podczas wszelkiego rodzaju spotkań. Oni są:

(1) Przestrzeganie zasad:

Wszystkie zasady dotyczące spotkań muszą być ściśle przestrzegane. Ważność spotkania może zostać zakwestionowana, jeśli jakakolwiek reguła zostanie naruszona.

Zasady dotyczące spotkań są trzech rodzajów:

(a) Zasady organizacji zawarte w statucie (w przypadku stowarzyszenia, klubu, organu publicznego itp.) lub w statucie (w przypadku spółki).

(b) Ustawowe zasady określone w niektórych ustawach, np. ustawie o spółkach.

Oprócz takich zasad istnieją zwyczaje i konwencje. Czasami zasady muszą być sformułowane na spotkaniu, aby sprostać konkretnej sytuacji. Przewodniczący jest upoważniony do wydania swojego "orzeczenia" w odniesieniu do niektórych kontrowersyjnych kwestii, które obowiązują na posiedzeniu.

(2) Punktualność:

Spotkanie musi odbyć się punktualnie w zaplanowanym czasie.

(3) Decorum:

Decorum oznacza ciche i cywilizowane zachowanie uczestników. Mówi się, że nie tylko kworum (prawnie) będzie obecne, ale także decorum (moralnie).

(4) Wzajemne szacunki:

Uczestnicy, mówiąc, muszą szanować nawzajem szacunek, mimo że robią krytyczne uwagi. To jest część decorum. Nie należy używać obraźliwych ani obraźliwych słów. Takie słowa nazywane są "nieoficjalnie", tzn. Nie można ich wymienić na spotkaniu.

(5) Supremacja Przewodniczącego:

Mocne przekonanie, że przewodniczący jest najwyższym organem na spotkaniu. Jego rozkazy lub postanowienia muszą zostać zaakceptowane. Można jednak podnieść nieufność wobec przewodniczącego.