Kontrola: definicja, cele, metody i środki

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się o definicji, celach, metodach i środkach kontroli w administracji publicznej.

Definicja i natura:

Kolejnym ważnym procesem administracyjnym jest kontrola. Oznacza to siłę wpływania na zachowanie ludzi lub bieg zdarzeń. Jednak ta definicja nie jest wystarczająca do uzyskania pełnego znaczenia kontroli, która jest stosowana w administracji publicznej lub organizacji. Rzeczywistym znaczeniem kontroli jest zapewnienie działania organizacji w określonych liniach lub procesach. Idea kontroli pojawia się, gdy okazuje się, że administracja nie jest właściwie zarządzana. Każda organizacja ma określone cele, a autorytet szczerze próbuje realizować te cele. Ale w obecnej sytuacji pojawia się kilka przeszkód, które utrudniają osiągnięcie celów. Aby powstrzymać ten nieprzewidziany incydent, potrzebny jest mechanizm, który będzie udaremniał niepożądany skutek.

W każdej organizacji lub każdym wydziale administracji publicznej ustalono, że niektóre krnąbrne elementy sprzeciwiają się porządkowi lub polityce władzy. Wynika to z różnicy zdań lub poglądów. Jeśli organ nie podejmie żadnych środków ostrożności, które mogą wyrządzić szkodę organowi zarządzającemu. Aby powstrzymać ten niepożądany wynik, istnieje ustalenie, aby sprawdzić ten wynik i nazywa się to kontrolą. Stąd kontrola jest techniką zapewniającą terminową realizację sprzeciwu organizacji i utrudniającą postęp informacji, które mogą stanąć na drodze realizacji polityki.

Termin kontrola jest również używany w innym znaczeniu. Każda administracja publiczna jest zorganizowana hierarchicznie, co oznacza, że ​​są różne etapy i każdy etap ma określone specyficzne obowiązki i obowiązki. Obowiązkiem kontroli jest widzieć, że każda osoba wykonuje swoją funkcję przydzieloną mu przez hierarchię. Brak kontroli zaprowadzi chaos w strukturze hierarchicznej. Ale kontrola zatrzymuje ten niepożądany wynik.

Cele kontroli:

Głównym celem kontroli jest usunięcie przeszkód, które utrudniają administrację publiczną lub organizację. Organizacja ma wchodzić w interakcje z otaczającym środowiskiem lub sytuacją, która się w nim pojawia. Wszystkie te wymagają, aby władza wykonawcza dysponowała wystarczającą mocą, aby walczyć z sytuacją.

Administracja publiczna lub organizacja ma określone cele i czasami zdaje sobie sprawę, że pojawiły się rażące rozbieżności między deklarowanymi celami a rzeczywistą sytuacją. Dyrektor naczelny nie pozwoli, aby ta rozbieżność się utrzymywała, a przy tej okazji będzie wykorzystywał swoją moc do zatrzymania rozbieżności.

W trakcie działań administracja publiczna lub organizacja może nie osiągnąć wszystkich zadeklarowanych celów, a niepowodzenie to zatrzymuje postęp. Ta nieuzasadniona sytuacja może zainspirować szefa organizacji do skorzystania z możliwości odwrócenia sytuacji. To jest inna nazwa kontroli.

Może pojawić się kryzys w administracji publicznej lub elementy zewnętrzne lub kryzys może stworzyć negatywny wpływ na administrację publiczną lub organizację. Oba mają zostać sprawdzone w celu uwolnienia organizacji od kryzysu. To wymaga kontroli.

W procesie zarządzania organizacja może popełniać błędy, a aby powstrzymać powtarzanie się błędów, najbardziej skuteczną bronią jest kontrola. Błędem jest człowiek, ale dla doskonalenia organizacji nie można go przeoczyć ani przebaczyć. Dzięki instrumentalnemu sterowaniu władza koryguje błąd.

Ma inny cel. Jeśli członkowie kierownictwa są świadomi, że organ ma wystarczającą władzę, by podjąć działania przeciwko błędnym pracownikom, które będą stanowić rodzaj kontroli ze strony pracowników.

Metody kontroli :

PPB lub PPBS:

Administracja publiczna lub organizacja są zorientowane na wyniki. To w tym sensie, że zawsze chcą osiągnąć sukces, czyli innymi słowy, korzyści z przyjętej polityki. Mając to na uwadze, przede wszystkim określają zasady i rozpoczynają realizację. W przypadku niedoboru w zajęciu polisy, funkcjonariusze zaczynają badać przyczynę i stosować mechanizm kontroli.

Istnieje wiele sposobów kontroli, a jednym z nich jest PPB lub PPBS. Oznacza to planowanie budżetowania systemu programowania. W połowie lat sześćdziesiątych ubiegłego wieku w niektórych organizacjach w Stanach Zjednoczonych kierownictwo zasugerowało PPBS jako sposób kontrolowania i motywowania organizacji, a po pewnym czasie wyniki PPBS wywarły wrażenie na organizatorach i innych menedżerach. Prezydent Stanów Zjednoczonych Lyndon B Johnson był pod wystarczającym wrażeniem na widok wyników PPBS i postanowił wdrożyć go w systemie federalnym. Od 1965 r. PPBS został uznany za skuteczny sposób kontrolowania funkcji administracji publicznej.

Co to jest PPBS? "Jest to system alokacji zasobów, mający na celu poprawę wydajności i skuteczności administracji poprzez ustalenie celów planowania na dalekie odległości, analizę kosztów i korzyści programów alternatywnych, które spełniłyby te cele i wyartykułowanie programów jako wniosków budżetowych i legislacyjnych oraz długoterminowych prognoz" . PPB jest bardzo skutecznym sposobem kontrolowania funkcji organizacji, ponieważ decyduje o funkcjach i celach na długo przed rozpoczęciem funkcji. Po upływie tego okresu organ zaczyna badać, ile osiągnięto celów. Jeszcze wcześniej przeprowadza się okresową ocenę.

PPB dotyczy nie tylko danych wejściowych i wyjściowych, ale także efektów i alternatyw. PPB jest kompleksową metodą kontrolowania różnych aspektów administracji publicznej. Politykę PPB można również nazwać techniką kosztów i korzyści kontroli administracji publicznej.

Ogólnie rzecz biorąc, polityka kosztów i korzyści jest stosowana w ekonomii, ale od połowy lat sześćdziesiątych ubiegłego wieku jest stosowana w funkcjonowaniu organizacji. W prawie wszystkich gałęziach amerykańskiej administracji publicznej zastosowano PPB i wyniki zostały zeskanowane. Twierdzono, że PPB dało zadowalające wyniki. Nie było to jednak bez krytyki i zastrzeżeń.

Alokacja funduszy jest kolejnym sposobem kontrolowania administracji publicznej. Oznacza to, że na początku roku budżetowego każdy oddział administracji publicznej otrzymuje pewną kwotę środków na realizację jej celów. Pod koniec roku budżetowego każdy departament ma konstytucyjnie obowiązek składania sprawozdań zawierających jego osiągnięcia. Wyższa władza kieruje każdym departamentem, aby przygotował własny budżet, a także programy, na które fundusz ma zostać wydany. To jest skuteczny sposób kontroli.

Zarządzanie przez cel jest popularnie znane jako MBO. Zdefiniujmy to po Henryku. Zarządzanie przez cele może być zdefiniowane jako proces, w którym cele i cele organizacyjne ustalane są poprzez uczestnictwo członków organizacji w zakresie oczekiwanych rezultatów i alokacji zasobów w zależności od stopnia realizacji celów organizacyjnych.

PPB dotyczy wkładów, produktów, efektów i alternatyw. Ale przeciwnie, MBO oznacza, ile osiągnięto celów. MBO nie można oddzielić od wejść, wyjść i efektów. PPB myśli o alternatywach, ale MBO tak nie myśli. W różnych gałęziach amerykańskiej administracji publicznej szeroko stosuje się MBO.

Eksperci administracji publicznej są zdania, że ​​zarówno PPB, jak i MBO to dwie potężne bronie kontrolujące różne aspekty organizacji i administracji publicznej. Oceniając znaczenie MBO, niektórzy badacze dodali następujący komentarz: "MBO było podstawową częścią ruchu w celu wzmocnienia zdolności zarządzania w sektorze publicznym".

Innym sposobem kontrolowania administracji publicznej jest określanie celów i sugerowanie sposobów ich osiągnięcia. Kolejnym etapem są zarówno cele, jak i sposoby rozpowszechniania wśród wszystkich gałęzi organizacji. Jeśli zostanie to zrobione prawidłowo, pod koniec tego okresu lub roku finansowego, dość łatwo będzie ocenić, co zostało osiągnięte, a co pozostaje nieosiągnięte.

Istnieje inny sposób kontroli i nazywa się to oceną wydajności. To bez wątpienia skuteczny sposób. W wielu organizacjach obowiązki i funkcje są jasno określone, a także określa się, ile pracy będzie musiał wykonać dany pracownik. Władze na koniec okresu rozpoczynają ocenę i jeśli istnieje duża różnica między tym, co należy zrobić, a tym, co zostało zrobione, kierownictwo odpowiedzialne za to zadanie może podjąć działania przeciwko temu pracownikowi.

Nadal jest to inna metoda kontroli i nazywa się ją Target-base Budgeting lub TBB. Oznacza to, że wiele organizacji jest proszonych o ustalenie swoich celów lub celów lub organ ustala cel, a następnie zasoby są przydzielane w celu osiągnięcia celów. Pod koniec tego okresu dokonuje się gruntownej oceny. Metoda kontroli TBB jest popularna w wielu działach amerykańskiego systemu administracyjnego. Ale Nicholas Henry myśli to inaczej. Mówi, że TBB jest napędzany przez przychody i pod tym względem TBB jest niezwykle realistycznym systemem budżetowym.

Środki kontroli:

Organizacja rządowa lub administracja publiczna jest kontrolowana na różne sposoby, a niektóre z nich są podane poniżej. Wewnątrz organizacji istnieje mechanizm samoregulacji, który można nazwać kontrolami i saldami. Nawet w ramach organizacji istnieje kilka działów, które są zorganizowane w taki sposób, że bardzo często jeden departament jest wystawiany na inny i jako taki żaden departament nie może działać niezależnie. Można to nazwać czekami i saldami i jest charakterystyczną cechą amerykańskiego systemu konstytucyjnego.

Elektroniczne i drukowane nośniki zachowują stałą czujność nad działaniami rządowych departamentów i agencji. Każde naruszenie ogólnej zasady lub zagrożenie w interesie publicznym przyciąga uwagę mediów, a publiczna krytyka zmusza władzę administracji publicznej lub organizacji do podjęcia działań lub podjęcia środków ostrożności. Jest to dość powszechne w każdej demokracji.

We wszystkich liberalnych demokracjach istnieją liczne grupy interesów i grupy nacisku. Jedną z ważnych funkcji jest obserwowanie i ochrona interesów obywateli, którzy są wobec nich lojalni. Zwłaszcza w USA i Wielkiej Brytanii istnieje duża liczba takich grup, a ich czujność uniemożliwia organowi podejmowanie jakichkolwiek działań, które mogłyby zaszkodzić interesom jakiejkolwiek grupy.

Kontrola prawodawcy jest również bardzo skuteczna. W demokracji parlamentarnej ministerstwo jest odpowiedzialne przed władzą ustawodawczą, a ustawodawca z kolei odpowiada przed elektoratem. Ten łańcuch odpowiedzialności zapewnia, że ​​ani władza wykonawcza (biurokracja nie jest jej częścią), ani władza ustawodawcza nie są sprzeczne z interesem publicznym.

Okresowe wybory zmusiły ustawodawczą do niepodejmowania działań, które mogą wywoływać niezadowolenie w umysłach wyborców i szkodzić perspektywie wygrania w nadchodzących wyborach. Sytuacja ta zmusza ustawodawcę do zacieśnienia pasa kontroli nad administracją publiczną. Jest to cecha powszechna występująca w systemach parlamentarnych.

Istnieje również kontrola sądownictwa, która jest bardzo skuteczna i rozpowszechniona. W wielu krajach konstytucje gwarantują prawa podstawowe, a każde zmniejszenie lub pogwałcenie tych praw może pociągnąć za sobą konieczne działania, które mogą być karą. Ta władza sądownicza jest jasną i nieuniknioną kontrolą nad ogólną administracją państwa. Nawet organi- zacje pozarządowe nie są wolne od sądowej kontroli.

Szczególnie amerykański system administracji, sądowa kontrola całego systemu politycznego jest bardzo skuteczna. Kontrola sądownictwa w USA przypomina nam słynną frazę z należytym procesem prawnym. Oznacza to, że każdy akt władzy, który narusza normalne funkcjonowanie jakiejkolwiek instytucji, może również zostać zakwestionowany w sądzie.

Struktura konstytucyjna jest tak sformułowana, że ​​administracyjne departamenty rządowe nie mogą wydawać publicznych pieniędzy na swój własny kapryśny sposób. Jest dział audytu, a pieniądze wydawane przez administrację publiczną muszą być kontrolowane. Na każdy rok budżetowy budżet jest zatwierdzany przez ustawodawcę, a żaden departament nie ma swobody w wydawaniu pieniędzy zgodnie z własną słodką wolą. System audytu kładzie łańcuch na każdym wydziale administracji publicznej. Nawet samorządy lokalne i inne organy nie mają swobody wyjścia poza szacunki budżetowe.

Odpowiedzialność, myślę, że jest najpotężniejszą bronią do kontrolowania administracji publicznej. Jest tak wszechobecny, że każdy departament - w taki czy inny sposób - jest odpowiedzialny przed kimś. Czujność obywateli i wielu innych organów bacznie obserwuje funkcjonowanie rządu.