Top 11 Charakterystyka dobrego raportu
Ten artykuł rzuca światło na najlepsze jedenaście cech dobrego sprawozdania. Cechy są następujące: 1. Prostota 2. Przejrzystość 3. Powięź 4. Pozytywność 5. Interpunkcja 6. Podejście 7. Czytelność 8. Dokładność 9. Sekwencja logiczna 10. Właściwa forma 11. Prezentacja.
Charakterystyka # 1. Prostota:
Język musi być tak prosty, jak to tylko możliwe, aby sprawozdanie było łatwo zrozumiałe. Należy unikać żargonów i słów technicznych. Nawet w raporcie technicznym będzie ograniczone użycie terminów technicznych, jeśli ma to być prezentowane świeckim.
Charakterystyka # 2. Klarowność:
Język musi być klarowny i prosty, wyraźnie wyrażający to, co ma być wyrażone. W tym celu raport musi zostać napisany we właściwej formie i zgodnie z prawidłowymi krokami.
Charakterystyka # 3. Wzrost:
Raport nie będzie niepotrzebnie długi, aby cierpliwość czytelnika nie została utracona i nie było pomieszania pomysłów. Ale jednocześnie raport musi być kompletny. Raport nie jest esejem.
Charakterystyka # 4. Positivity:
O ile to możliwe, należy składać pozytywne oświadczenia zamiast negatywnych. Na przykład lepiej jest powiedzieć, co należy zrobić, a nie to, czego nie należy robić.
Charakterystyka # 5. Interpunkcja:
Interpunkcja musi być starannie i poprawnie wykorzystana, w przeciwnym razie znaczenie zdań może zostać źle zrozumiane lub błędnie przedstawione.
Charakterystyka # 6. Podejście:
Istnieją dwa rodzaje podejść: (a) Osoba - w przypadku sporządzania raportu na podstawie osobistego zapytania lub spostrzeżeń podejście to ma charakter osobisty, a zdanie powinno znajdować się w pierwszej osobie i w bezpośrednim przemówieniu, (b) Bezosobowe - gdy sprawozdanie jest przygotowywane jako źródło informacji, a gdy jest tylko faktyczne (np. sprawozdanie ze spotkania), podejście to będzie bezosobowe, a wyroki będą w trzeciej osobie i w pośredniej mowie.
Charakterystyka # 7. Czytelność:
Myślą przewodnią raportu jest czytelność. Styl prezentacji i dykcja (użycie słów) będą takie, że czytelnicy uznają to za atrakcyjne i jest on zmuszony przeczytać raport od początku do końca ". Wtedy tylko raport spełnia swój cel. Raport na ten sam temat można napisać inaczej dla różnych klas czytelników.
Charakterystyka # 8. Dokładność:
Raport powinien być dokładny, gdy są w nim zawarte fakty. Nie będzie stronniczy od osobistych uczuć pisarza.
Charakterystyka # 9. Sekwencja logiczna:
Punkty w raporcie są uporządkowane sekwencyjnie, krok po kroku, a nie przypadkowo. Planowanie jest konieczne przed przygotowaniem raportu.
Charakterystyka # 10. Właściwa forma:
Raport musi być w odpowiedniej formie. Czasami istnieją ustawowe formularze do naśladowania.
Charakterystyka # 11. Prezentacja:
Raport potrzebuje atrakcyjnej prezentacji. To zależy od jakości pisania lub drukowania, a także od jakości używanego papieru. Duże firmy tworzą bardzo atrakcyjne i kolorowe raporty roczne.