4 Główne typy plików przechowywane w biurze

Ten artykuł rzuca światło na cztery główne typy plików przechowywanych w biurze. Są to: 1. Prosty plik 2. Płaski plik 3. Dwukierunkowy plik 4. Dźwigniowy plik arch..

Plik przechowywany w typie biurowym nr 1. Prosty plik:

Zawiera tylko grubą pokrywę z dwoma otworami włożonymi w sposób pokazany na rysunku. Ma tylko jedną stronę okładki, a nie dwie, jak w przypadku płaskiego pliku.

Wszystkie litery są dziurkowane i przy pomocy znacznika są zapisywane w pliku. Znaczniki są wstawiane do litery, która ma być wypełniona, a następnie wstawiane do otworu, jak pokazano na rysunku i są sznurowane lub związane.

Ten system zgłoszenia jest powszechny w biurach korporacji miejskiej, gdzie pliki muszą być rozpatrywane tylko przez osobę odpowiedzialną za wgląd w sprawy akt. Ta metoda zgłoszenia jest jednak przestarzała, przestarzała i obecnie nie jest modna.

Plik przechowywany w biurze typu # 2. Plik płaski:

Schemat płaskiego pliku pokazano na rysunku.

Na tym schemacie pliku płaskiego znajdują się dwie pokrywy oznaczone A i B, jak pokazano na schemacie. Pokrywy są grubymi i twardymi osłonami. Między dwiema okładkami, a mówiąc precyzyjniej, po prawej stronie, oznaczonej B, mamy system obcinania.

Taśma stalowa lub aluminiowa, jak pokazano na rysunku, ma dwa otwory i dwa elementy mocujące. Istnieją dwa ruchome klipsy, jak pokazano na rysunku, który ma system biegania po aluminiowym pasku. Aby otworzyć utrwalacze, klip przesuwa się w górę, aby dziurkowany papier mógł zostać włożony do utrwalacza. Po wbiciu papierków perforowanych w pliki, klipy mogą zostać spuszczone w dół, aby papiery zostały odpowiednio zamocowane i złożone.

Cały papier, który ma być wypełniony, jest ustalony po prawej stronie pliku, jak oznaczono literą B na rysunku.

Plik przechowywany w pakiecie Office Type # 3. Two Way File:

Ten rodzaj archiwizacji jest powszechny w biurach rządowych - zarówno w rządzie centralnym, jak i państwowym, w przedsiębiorstwach publicznych i w organach autonomicznych. Diagram pokaże wszystkie informacje o pliku.

Tutaj, podobnie jak na poprzednim diagramie, plik ma dwie powierzchnie A i B, jak pokazano na rysunku.

Odpowiednio ma on dwa zestawy otworów, które pokazano na rysunku. (B) i (A) mają to, co wyraźnie widać na rysunku. Obie strony pliku (A) i (B) są grube, twarde i tutaj, na obu stronach, papier jest wypełniany.

Przychodzące referaty lub listy należy złożyć w twarz B i odpowiednio ponumerować. Nots do zrobienia są składane na stronie A.

Listy sporządzone po nothingach są skończone, albo na podstawie notowania zrobione; pismo, które musi być odpowiedzią, może być przedstawione jako dowód na stronie B. Jednakże kopię pisma należy złożyć w odpowiednim pliku płaskim.

Tego rodzaju pliki są niezbędne, gdy wymagane jest szczegółowe zgłoszenie przed udzieleniem odpowiedzi na list.

Plik przechowywany w typie biura # 4.

Pokazano to na rysunku.

Ten plik ma powierzchnie A, B i C, jak pokazano na schemacie, stąd jest to plik trójwymiarowy. Twarze A i B są oczywiste. Są to twarde, grubsze i cięższe pliki, używane głównie do składania kuponów, bilansów, sald próbnych itp. Przez dział kont w biurze. Większe kopie instrukcji itp., Których nie można poprawnie zapisać i zapisać w pliku płaskim, są przechowywane w tym pliku.

Jeśli spojrzeć na figurę prawidłowo, można by znaleźć aluminiowy pasek, który biegnie nad łukiem, który jest obiektem w kształcie litery V przymocowanym w teczce do ściany C. Uchwyt, jak pokazano na figurze, jest uniesiony, a aluminium Pasek biegnie po łuku, aby otworzyć plik. Po złożeniu dokumentu rączka jest dociskana, pasek aluminiowy przesuwa się w dół, a łuki są wyrównane, aby prawidłowo złożyć dokument.