7 głównych funkcji zarządzania biurem

Ten artykuł rzuca światło na siedem głównych funkcji zarządzania biurami. Są to: 1. Planowanie 2. Zatrudnienie 3. Kierowanie 4. Komunikacja 5. Kontrolowanie 6. Koordynacja 7. Motywacja.

Funkcja zarządzania biurem nr 1. Planowanie:

Planowanie jest pierwszą i najważniejszą funkcją zarządzania biurem. Najlepiej jest opisać go jako pierwszy krok w kierunku innych funkcji biura.

Jest to ściśle określony kierunek przyszłych działań.

Fayol zauważył:

"Plan działania w tym samym czasie, wynik przewidywał sposób działania, etapy, przez które należy przejść, i metodę użycia. Jest to rodzaj przyszłego obrazu, w którym najbliższe wydarzenia są nakreślone z pewną odrębnością, podczas gdy odległe zdarzenia pojawiają się stopniowo mniej wyraźne. Planowanie to proces mentalny oparty na dostępnych środkach faktów i przyszłych możliwościach ".

Cele planowania:

Planowanie odbywa się w celu:

1. Przesunąć zmiany i niepewność

2. Aby zyskać na operacjach ekonomicznych, oraz

3. Aby ułatwić kontrolę.

W przypadku zarządzania biurem cele planowania są skoordynowane w odniesieniu do celów przedsiębiorstw określonych przez kierownika.

Korzyści z planowania:

Planowanie ma pewne zalety, które są wymienione:

1. Planowanie daje kierunek działaniom w biurze, a zatem wszystko staje się celowe.

2. Planowanie koncentruje się na zmianie celów.

3. Planowanie pomaga zrównoważyć niepewności i zmiany.

4. Planowanie ułatwia kontrolę w biurze.

5. Planowanie dba również o wzrost operacji biznesowych. Dlatego nie można znaleźć biura, gdy rośnie.

6. Planowanie pomaga w ekonomicznych operacjach w biurze, ponieważ pracownicy biura wiedzą o celu i celach oraz o tym, jak iść w tym kierunku.

7. Planowanie ułatwia pełną kontrolę w biurze. Drugi element biura organizuje.

Odnosi się do stworzenia struktury obowiązków i odpowiedzialności, aby osiągnąć cele przedsiębiorstwa. Urvick opisuje organizację jako "określającą, jakie działania są niezbędne do jakiegokolwiek celu lub planu i organizując je w grupach, które mogą być przypisane poszczególnym osobom. Zajmuje się relacją aktywność-autorytet. Biuro ma zostać zorganizowane, a obowiązki i funkcje muszą zostać określone w celu określenia relacji władzy, aby biuro działało sprawnie. "

Funkcja zarządzania biurem nr 2. Personel:

Jest to funkcja zarządzania, bardziej jest to funkcja wykonawcza selekcji, rekrutacji, rekompensaty, awansu, szkolenia i emerytury podwładnych menedżerów. Zarządzanie biurem obejmuje również ten proces kadrowania, ponieważ biuro musi być obsługiwane i zarządzane w podobny sposób.

Funkcja zarządzania biurem nr 3. Kierowanie:

Kierunek jest zdefiniowany i opisany jako działanie polecenia. "Pomyślny kierunek podrzędnych działań daje dobrze wykształconych ludzi, którzy dobrze pracują w kierunku celów przedsiębiorstw. Kierunek można opisać jako proces kierowania i nadzorowania podwładnych. Idea kierowania i nadzorowania polega na wskazaniu konkretnych kierunków różnych działań w biurze w celu prawidłowego funkcjonowania. "

Funkcja zarządzania biurem nr 4. Komunikacja:

Zostało to wyjaśnione jako wymiana myśli lub informacji w celu doprowadzenia do wzajemnego zrozumienia i zaufania lub dobrego stosunku międzyludzkiego. Skuteczna komunikacja jest zgodna, gdy rzecz jest rozumiana w tym samym sensie, w jakim została przekazana.

Aby nawiązać dobrą komunikację, konieczne jest przestrzeganie tych trzech zasad:

(a) Zasady przejrzystości

(b) Zasady uczciwości

Funkcja zarządzania biurem nr 5. Sterowanie:

Kontrolowanie to funkcja polegająca na sprawdzaniu aktualnych wyników w stosunku do wcześniej ustalonych standardów zawartych w planach, w celu zapewnienia odpowiedniego postępu i zadowalających wyników - fizycznych lub finansowych. Kontrolowanie jest podstawą zarządzania biurem.

Należy mierzyć wydajność pracowników biurowych i podejmować kroki korygujące, aby upewnić się, że cele urzędu zostaną osiągnięte w stosunku do celów przedsiębiorstw.

Kontrolowanie powinno mieć następujące zasady:

1. Zasada oszczędności

2. Zasada elastyczności.

3. Zasada obiektywności.

4. Zasada widzenia.

5. Zasada potrzeby i charakter urzędu.

Funkcja zarządzania biurem nr 6. Współorganizowanie:

Koordynacja jest procesem równoważenia i utrzymywania zespołu w zespole poprzez zapewnienie odpowiedniego podziału działań roboczych dla poszczególnych członków i upewnienie się, że są one wykonywane z należytą harmonią między samymi członkami.

Aby uzyskać skuteczną koordynację w biurze, koordynacja musi spełniać następujące warunki wstępne:

(a) Cel podrzędnego działu musi być zaprojektowany tak, aby przyczyniał się do rozwoju przedsiębiorstwa.

(b) Cele przedsiębiorstwa muszą być znane każdemu członkowi grupy.

Zasady koordynacji:

Zasady koordynacji są wymienione:

(a) Zasady bezpośredniego kontaktu:

Koordynacja musi zostać osiągnięta poprzez bezpośredni kontakt między zainteresowanymi stronami. To pozwoliłoby uniknąć biurokratyzmu i zapewnić terminowość.

(b) Zasady ciągłości:

Koordynacja musi być procesem ciągłym, ponieważ różne warunki stale się zmieniają i ciągle się zmieniają.

(c) Zasady wczesnego początku:

Konieczne jest osiągnięcie koordynacji z wczesnymi etapami planowania i kształtowania polityki.

(d) Zasady wzajemnego stosunku :

Wszystkie czynniki, takie jak sprzedaż, produkcja, zarządzanie, finanse w danej sytuacji muszą być wzajemnie powiązane.

Funkcja zarządzania biurem nr 7. Motywacja:

Jednym z najbardziej złożonych i trudnych procesów zarządzania jest proces motywacji.

Motywacja jest dwojakiego rodzaju:

(i) motywacja i

(ii) motywacja zewnętrzna.

Motywacja oznacza włączenie podwładnego do pracy z gorliwością i zapałem z rozmachem i współpracę dla osiągnięcia celów organizacji. System motywacyjny powinien zaspokajać potrzeby grupy poza elastycznością, konkurencyjnością, produktywnością i wszechstronnością.

Jeżeli system motywacyjny ma te cechy, musi osiągnąć następujące cele w biurze:

(a) Pomaga w ustawianiu przykładów podrzędnych

(b) Zachowaj moralny szczyt

(d) Zapewnia wzrost wzrostu i odpowiedzialności

(e) Zapewnia kadrze kierowniczej możliwości finansowe.