9 Główne cechy dobrej struktury organizacyjnej

Ten artykuł rzuca światło na cechy Dobrej Organizacji Strukturalnej. Cechy są następujące: 1. Prostota 2. Elastyczność i ciągłość 3. Jasna Linia Organizacji 4. Zastosowanie Najwyższego Władzy 5. Właściwa Delegacja Władzy 6. Jedność Dowództwa i Kierunek 7. Minimalny Możliwy Poziom Kierownictwa 8. Właściwy nacisk na personel 9 Zapewnienie najwyższego kierownictwa.

Funkcja nr 1. Prostota:

Struktura organizacyjna powinna być zasadniczo prosta. Oznacza to, że struktura powinna mieć możliwie najprostsze ramy, które spełnią zamierzone cele, z należytym uwzględnieniem ekonomicznych i skutecznych środków realizacji celu przedsiębiorstwa.

Zapewni to oszczędność wysiłku, zminimalizuje koszty ogólne i ograniczy wszelkie możliwe trudności, które mogą wyniknąć ze złej komunikacji ze względu na złożoność skomplikowanej struktury.

Każda osoba w organizacji powinna jasno określić, z kim musi się skonsultować w konkretnej sprawie. Zbyt wiele poziomów, kanałów komunikacji i komitetów często powoduje więcej problemów niż ich rozwiązywanie. Idealnie mówiąc, ich liczba i miejsca w organizacji powinny być oparte na potrzebach organizacyjnych.

Cecha # 2. Elastyczność i ciągłość:

Organizator powinien zbudować strukturę nie na dziś lub na jutro, ale na dalszą przyszłość. W związku z tym ciągłość musi być zachowana w strukturze organizacyjnej w danym okresie. Ponieważ jednak struktura organizacyjna oparta jest na okolicznościach, które nie są stałe, ale zmieniają się z biegiem czasu, konieczne jest również uwzględnienie zmian w strukturze organizacyjnej.

W związku z tym struktura powinna być wystarczająco elastyczna, aby zapewnić możliwość dostosowania zmian tam, gdzie są one potrzebne.

Funkcja nr 3. Wyczyść linię uprawnień:

Bez względu na to, jaka forma struktury zostanie przyjęta, powinny istnieć wyraźne linie uprawnień biegnące od góry do dołu lub w kierunku poziomym. Oznacza to, że należy jasno określić, co ma osiągnąć lub wnieść i jakie relacje powinien utrzymać on na swoim oficjalnym poziomie.

Brak wyjaśnienia linii władzy prowadzi do tarć i nieefektywności. Często w biurokratycznej strukturze, po której następują organizacje rządowe, pojawia się problem jurysdykcji departamentu lub wydziału, a praca cierpi.

Cecha # 4. Zastosowanie Ultimate Authority:

Sugeruje to, że chociaż wyższy menedżer przypisuje część pracy swoim podwładnym, jest on ostatecznie odpowiedzialny za wykonanie całej pracy. Dlatego jest on odpowiedzialny za swoją pracę, a także za pracę wykonywaną przez jego podwładnych.

Jeśli ta koncepcja zostanie zastosowana, zapewnia to, że każda osoba ponosi podwójną odpowiedzialność; odpowiedzialność za własną pracę i za pracę podwładnych. Jako całość, menedżer odpowiada za całą pracę przydzieloną mu przez przełożonego.

Cecha # 5. Właściwa delegacja uprawnień:

Koncepcja najwyższego autorytetu będzie skuteczna tylko wtedy, gdy będzie odpowiednia delegacja władzy na różnych poziomach organizacji. Delegacja władzy odnosi się do upoważnienia zarządcy do podejmowania określonych decyzji. Powszechnym problemem w życiu organizacyjnym jest to, że menedżerowie często nie przekazują wystarczającej władzy i cierpią z powodu różnych problemów.

Takie problemy mogą mieć postać wąskich gardeł decyzyjnych, opóźnień we wdrażaniu decyzji, większej presji na menedżerów wyższego szczebla w podejmowaniu decyzji itp. Wszystkie te czynniki negatywnie wpływają na efektywność organizacji. Problemy te można rozwiązać poprzez odpowiednie przekazanie uprawnień.

Cecha # 6. Jedność dowodzenia i kierunku:

Należy przestrzegać zasad jedności dowodzenia i kierunku. Jedność dowództwa sugeruje, że jedna osoba powinna otrzymywać rozkazy i instrukcje tylko od jednego przełożonego. Jedność kierunku odnosi się do pojęcia "jeden plan jeden człowiek".

Każda praca w organizacji mającej ten sam cel musi być przypisana do jednej osoby. W ten sposób czynności i funkcje tego samego typu można pogrupować razem. Zapewnia to przejrzystość w prowadzeniu działań.

Funkcja nr 7. Minimalne możliwe poziomy menedżerskie:

O ile to możliwe, powinny być minimalne poziomy kierownicze, Większa liczba poziomów kierowniczych, dłuższa jest linia komunikacji w łańcuchu wywołującym polecenia problemów opóźnienia i zniekształcenia. Co więcej, wyższy poziom zarządzania powoduje wzrost kosztów w organizacji.

Chociaż może nie być możliwe zasugerowanie, ile poziomów zarządzania powinno być w organizacji, można zastosować zasadę minimalnych poziomów.

Cecha # 8. Właściwy nacisk na personel:

Funkcje linii powinny być oddzielone od funkcji personelu, a odpowiedni nacisk należy położyć na ważne działania personelu. Jest to szczególnie ważne w dużych organizacjach. Działanie liniowe to takie, które służy bezpośrednio celom organizacyjnym; na przykład czynności produkcyjne w zakładzie produkcyjnym.

Z drugiej strony wkład działań personelu jest pośredni, to znaczy pomaga w prowadzeniu działań liniowych, aby zrealizować cele organizacyjne. Działalnością może być personel, rachunkowość itp. Obie te czynności powinny być jasno określone, aby sprawnie zarządzać organizacją.

Funkcja nr 9. Rezerwa na najlepsze zarządzanie:

W formule spółki udziałowcy są zwykle obojętni na codzienne sprawy spółki. Podobnie członkowie rady dyrektorów również nie spotykają się regularnie.

W związku z tym należy zapewnić powiązanie pomiędzy zwykłym zespołem zarządzającym a członkami zarządu i akcjonariuszy. Struktura organizacyjna powinna jasno określać, w jaki sposób te najwyższe grupy zarządzające będą uczestniczyć w zarządzaniu spółką i sprawować kontrolę nad jej funkcjonowaniem.