Zalety i zastosowania systemu informacji o zasobach ludzkich (HRIS)

Zalety i zastosowania systemu HRIS (Human Resource Information System)!

Zalety:

Dobrze rozwinięta HRIS oferuje następujące zalety:

1. Zmniejszenie kosztów przechowywania danych w zasobach ludzkich.

2. Większa prędkość pobierania i przetwarzania danych.

3. Ograniczenie powielania działań prowadzących do redukcji kosztów.

4. Dostępność dokładnych i aktualnych danych na temat zasobów ludzkich.

5. Lepsza analiza prowadząca do bardziej efektywnego podejmowania decyzji.

6. Bardziej znaczące planowanie kariery i doradztwo na wszystkich poziomach.

7. Poprawiona jakość raportów.

8. Lepsza zdolność reagowania na zmiany środowiskowe.

9. Większa przejrzystość systemu.

Alastair 'Evans wymienił następujące potencjalne korzyści, które można uzyskać z HRIS:

Opłacalność:

1. Komputeryzacja zapisów personelu umożliwia rozważenie sytuacji, w której funkcje personelu napotykają sprzeczne naciski, aby zapewnić więcej informacji, a jednocześnie ograniczyć administracyjne koszty ogólne. Ponieważ koszty sprzętu komputerowego spadają w stosunku do kosztów zatrudniania personelu biurowego, więc przyjęcie skomputeryzowanych systemów staje się coraz bardziej opłacalne.

2. Zmniejszenie o jedną trzecią czasu potrzebnego na przetworzenie nowych pracowników.

3. Oszczędności od 55% do 90% czasu potrzebnego na dostarczenie rutynowych informacji metodami ręcznymi.

4. Ekonomiczne oszczędności ponad 600 godzin rocznie w dostarczaniu danych do patrolowania, ponad 800 godzin rocznie w przygotowywaniu raportów tygodniowych i prawie 500 godzin rocznie w przygotowywaniu raportów miesięcznych, kwartalnych i rocznych.

5. Poprawiona dokładność danych aktualizowanych w regularnych odstępach czasu, takich jak płace, dane osobowe itp.

Korzystanie z HRIS:

Głównym celem utrzymania systemu HRIS jest gromadzenie, klasyfikowanie, przetwarzanie, rejestrowanie i rozpowszechnianie informacji niezbędnych do wydajnego i skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji.

Różne zastosowania HRIS w organizacji można wymienić w następujący sposób:

Administracja personalna:

Obejmuje dane osobowe pracownika. Mogą to być imię i nazwisko, adres, data urodzenia, stan cywilny oraz data przystąpienia do organizacji. Zawiera również nazwisko i adres najbliższych krewnych pracowników. Te informacje opisują pracownika.

Administracja wynagrodzeń:

Jedną z funkcji HRIS jest dostarczenie raportu zawierającego informacje, takie jak obecne wynagrodzenie, świadczenia, ostatni wzrost płac i proponowany wzrost w przyszłości.

Pozostaw / Nieobecność:

HRIS służy również do kontroli urlopu / nieobecności pracowników. Odbywa się to poprzez utrzymywanie historii urlopu każdego pracownika. Każdemu pracownikowi można nadać dowód osobisty, w którym zapisuje się kod tokena każdego pracownika. Wpis pracownika i wyjazd z organizacji należy odnotować na dowodzie osobistym. Zmniejsza to szanse na nadużycia lub niedopatrzenia przy obliczaniu wynagrodzeń dla każdego pracownika.

Inwentarz umiejętności:

Rejestrowanie umiejętności pracowników i monitorowanie bazy danych umiejętności jest kolejnym zastosowaniem HRIS. Taki zapis umiejętności pomaga zidentyfikować pracowników z niezbędnymi umiejętnościami dla pewnych stanowisk lub zadań w organizacji.

Historia medyczna:

HRIS służy również do utrzymywania danych dotyczących zdrowia w miejscu pracy wymaganych do celów bezpieczeństwa przemysłowego, monitorowania wypadków i tak dalej.

Ocena wydajności:

W celu stworzenia kompleksowego przeglądu dotyczącego pracownika, HRIS utrzymuje dane oceny wydajności, takie jak termin wykonania oceny, potencjał do promocji, wyniki każdego z kryteriów wydajności i podobne. Informacje tekstowe można łączyć z danymi faktycznymi uzyskanymi z HRIS, a połączenie informacji można wykorzystać do przekazywania szkoleń i wpływania na mobilność pracowników w formie transferu i promocji.

Planowanie siły roboczej:

HRIS służy również do planowania siły roboczej. Utrzymuje informacje o wymaganiach organizacyjnych w zakresie stanowisk. HRIS łączy pracowników z wymaganymi stanowiskami w organizacji. Służy również do identyfikacji wakatów i zakładania na nich pracowników. HRIS może również pomóc w zidentyfikowaniu logicznej ścieżki postępu i kroków, jakie należy podjąć w celu uzyskania postępu / awansu pracownika.

Rekrutacja:

Rekrutacja stanowi najważniejszą funkcję ZZL. HRIS pomaga w procesie rekrutacji w dużym stopniu poprzez rejestrowanie szczegółów działań związanych z rekrutacją pracowników. Mogą to być na przykład koszt i metoda rekrutacji oraz czas potrzebny do wypełnienia stanowisk na poziomie mądrym.

Planowanie kariery:

Dostarczając niezbędnych informacji, na przykład, którzy pracownicy zostali przydzieleni na określone stanowiska, HRIS ułatwia pozycjonowanie pracowników. Innymi słowy, HRIS pomaga w planowaniu sukcesji.

Układy zbiorowe:

HRIS za pośrednictwem terminala komputerowego może dostarczać aktualnych istotnych i wymaganych informacji, faktów i liczb, a tym samym może ułatwiać rokowania zbiorowe. Może traktować negocjacje zbiorowe jako "co, jeśli analiza", raczej jako uczucia i fikcje. W ten sam sposób HRIS może również pomóc w utrzymaniu lepszych relacji międzyludzkich w organizacji.

Teraz różne zastosowania lub zastosowania HRIS można zestawiać w następujący sposób: