Zalety i zastosowania systemu informacji o zasobach ludzkich (HRIS)
Zalety i zastosowania systemu HRIS (Human Resource Information System)!
Zalety:
Dobrze rozwinięta HRIS oferuje następujące zalety:
1. Zmniejszenie kosztów przechowywania danych w zasobach ludzkich.
2. Większa prędkość pobierania i przetwarzania danych.
3. Ograniczenie powielania działań prowadzących do redukcji kosztów.
4. Dostępność dokładnych i aktualnych danych na temat zasobów ludzkich.
5. Lepsza analiza prowadząca do bardziej efektywnego podejmowania decyzji.
6. Bardziej znaczące planowanie kariery i doradztwo na wszystkich poziomach.
7. Poprawiona jakość raportów.
8. Lepsza zdolność reagowania na zmiany środowiskowe.
9. Większa przejrzystość systemu.
Alastair 'Evans wymienił następujące potencjalne korzyści, które można uzyskać z HRIS:
Opłacalność:
1. Komputeryzacja zapisów personelu umożliwia rozważenie sytuacji, w której funkcje personelu napotykają sprzeczne naciski, aby zapewnić więcej informacji, a jednocześnie ograniczyć administracyjne koszty ogólne. Ponieważ koszty sprzętu komputerowego spadają w stosunku do kosztów zatrudniania personelu biurowego, więc przyjęcie skomputeryzowanych systemów staje się coraz bardziej opłacalne.
2. Zmniejszenie o jedną trzecią czasu potrzebnego na przetworzenie nowych pracowników.
3. Oszczędności od 55% do 90% czasu potrzebnego na dostarczenie rutynowych informacji metodami ręcznymi.
4. Ekonomiczne oszczędności ponad 600 godzin rocznie w dostarczaniu danych do patrolowania, ponad 800 godzin rocznie w przygotowywaniu raportów tygodniowych i prawie 500 godzin rocznie w przygotowywaniu raportów miesięcznych, kwartalnych i rocznych.
5. Poprawiona dokładność danych aktualizowanych w regularnych odstępach czasu, takich jak płace, dane osobowe itp.
Korzystanie z HRIS:
Głównym celem utrzymania systemu HRIS jest gromadzenie, klasyfikowanie, przetwarzanie, rejestrowanie i rozpowszechnianie informacji niezbędnych do wydajnego i skutecznego zarządzania zasobami ludzkimi w organizacji.
Różne zastosowania HRIS w organizacji można wymienić w następujący sposób:
Administracja personalna:
Obejmuje dane osobowe pracownika. Mogą to być imię i nazwisko, adres, data urodzenia, stan cywilny oraz data przystąpienia do organizacji. Zawiera również nazwisko i adres najbliższych krewnych pracowników. Te informacje opisują pracownika.
Administracja wynagrodzeń:
Jedną z funkcji HRIS jest dostarczenie raportu zawierającego informacje, takie jak obecne wynagrodzenie, świadczenia, ostatni wzrost płac i proponowany wzrost w przyszłości.
Pozostaw / Nieobecność:
HRIS służy również do kontroli urlopu / nieobecności pracowników. Odbywa się to poprzez utrzymywanie historii urlopu każdego pracownika. Każdemu pracownikowi można nadać dowód osobisty, w którym zapisuje się kod tokena każdego pracownika. Wpis pracownika i wyjazd z organizacji należy odnotować na dowodzie osobistym. Zmniejsza to szanse na nadużycia lub niedopatrzenia przy obliczaniu wynagrodzeń dla każdego pracownika.
Inwentarz umiejętności:
Rejestrowanie umiejętności pracowników i monitorowanie bazy danych umiejętności jest kolejnym zastosowaniem HRIS. Taki zapis umiejętności pomaga zidentyfikować pracowników z niezbędnymi umiejętnościami dla pewnych stanowisk lub zadań w organizacji.
Historia medyczna:
HRIS służy również do utrzymywania danych dotyczących zdrowia w miejscu pracy wymaganych do celów bezpieczeństwa przemysłowego, monitorowania wypadków i tak dalej.
Ocena wydajności:
W celu stworzenia kompleksowego przeglądu dotyczącego pracownika, HRIS utrzymuje dane oceny wydajności, takie jak termin wykonania oceny, potencjał do promocji, wyniki każdego z kryteriów wydajności i podobne. Informacje tekstowe można łączyć z danymi faktycznymi uzyskanymi z HRIS, a połączenie informacji można wykorzystać do przekazywania szkoleń i wpływania na mobilność pracowników w formie transferu i promocji.
Planowanie siły roboczej:
HRIS służy również do planowania siły roboczej. Utrzymuje informacje o wymaganiach organizacyjnych w zakresie stanowisk. HRIS łączy pracowników z wymaganymi stanowiskami w organizacji. Służy również do identyfikacji wakatów i zakładania na nich pracowników. HRIS może również pomóc w zidentyfikowaniu logicznej ścieżki postępu i kroków, jakie należy podjąć w celu uzyskania postępu / awansu pracownika.
Rekrutacja:
Rekrutacja stanowi najważniejszą funkcję ZZL. HRIS pomaga w procesie rekrutacji w dużym stopniu poprzez rejestrowanie szczegółów działań związanych z rekrutacją pracowników. Mogą to być na przykład koszt i metoda rekrutacji oraz czas potrzebny do wypełnienia stanowisk na poziomie mądrym.
Planowanie kariery:
Dostarczając niezbędnych informacji, na przykład, którzy pracownicy zostali przydzieleni na określone stanowiska, HRIS ułatwia pozycjonowanie pracowników. Innymi słowy, HRIS pomaga w planowaniu sukcesji.
Układy zbiorowe:
HRIS za pośrednictwem terminala komputerowego może dostarczać aktualnych istotnych i wymaganych informacji, faktów i liczb, a tym samym może ułatwiać rokowania zbiorowe. Może traktować negocjacje zbiorowe jako "co, jeśli analiza", raczej jako uczucia i fikcje. W ten sam sposób HRIS może również pomóc w utrzymaniu lepszych relacji międzyludzkich w organizacji.
Teraz różne zastosowania lub zastosowania HRIS można zestawiać w następujący sposób: