Kontrola budżetowa: znaczenie, cele i podstawowe elementy

Kontrola budżetowa w organizacji: znaczenie, definicja, cele, podstawowe elementy i inne szczegóły!

Znaczenie:

Kontrola budżetowa to proces ustalania różnych rzeczywistych wyników z danymi budżetowymi dla przedsiębiorstwa na przyszły okres i określonymi standardami, a następnie porównywanie zapisanych w budżecie liczb z rzeczywistą wydajnością obliczania ewentualnych odchyleń. Po pierwsze, budżety są przygotowywane, a następnie rejestrowane są rzeczywiste wyniki.

Porównanie danych budżetowych i rzeczywistych umożliwi kierownictwu ustalenie rozbieżności i podjęcie działań zaradczych we właściwym czasie. Kontrola budżetowa jest ciągłym procesem, który pomaga w planowaniu i koordynacji. Zapewnia również metodę kontroli. Budżet jest środkiem, a kontrola budżetowa to efekt końcowy.

Definicje:

"Według Browna i Howarda" kontrola budżetowa to system kontrolowania kosztów, który obejmuje przygotowywanie budżetów, koordynację działów i ustalanie odpowiedzialności, porównywanie faktycznych wyników z budżetem i działanie na podstawie wyników w celu osiągnięcia maksymalnej rentowności. "Weldon charakteryzuje kontrolę budżetową planowanie z wyprzedzeniem różnych funkcji firmy, tak aby cała firma była kontrolowana.

J. Batty definiuje to jako "system, który wykorzystuje budżety jako środek planowania i kontrolowania wszystkich aspektów produkcji i / lub sprzedaży towarów i usług. Welsch łączy kontrolę budżetową z bieżącym procesem kontroli. "Według niego" Kontrola budżetowa obejmuje wykorzystywanie sprawozdań budżetowych i budżetowych przez cały okres do koordynowania, oceny i kontroli codziennych operacji zgodnie z cele określone w budżecie. "

Z powyższych definicji jasno wynika, że ​​kontrola budżetowa obejmuje następujące elementy:

(a) Obiekty są ustalane poprzez przygotowanie budżetów.

(b) Firma jest podzielona na różne centra odpowiedzialności za przygotowanie różnych budżetów.

(c) Rzeczywiste wartości są rejestrowane.

(d) Dane budżetowe i rzeczywiste są porównywane w celu zbadania wydajności różnych miejsc powstawania kosztów.

(e) Jeżeli rzeczywiste wyniki są niższe niż normy budżetowe, natychmiast podejmuje się działania zaradcze.

Cele kontroli budżetowej:

Kontrola budżetowa jest niezbędna do planowania i kontroli polityki. Działa również jako narzędzie koordynacji.

Główne cele kontroli budżetowej są następujące:

1. Aby zapewnić planowanie na przyszłość poprzez tworzenie różnych budżetów, spodziewane są wymagania i oczekiwane wyniki przedsiębiorstwa.

3. Prowadzenie różnych centrów kosztów i działów z wydajnością i ekonomią.

4. Eliminacja odpadów i wzrost rentowności.

5. Przewidywanie wydatków kapitałowych na przyszłość.

6. Centralizacja systemu sterowania.

7. Korekta odchyleń od ustalonych standardów.

8. Utrwalanie odpowiedzialności różnych osób w organizacji.

Niezbędne elementy kontroli budżetowej:

Istnieją pewne kroki, które są niezbędne dla pomyślnego wdrożenia systemu kontroli budżetowej.

Są to następujące:

1. Organizacja kontroli budżetowej

2. Centra budżetowe

3. Ssak budżetowy

4. Urzędnik ds. Budżetu

5. Komitet budżetowy

6. Okres budżetowy

7. Wyznaczanie współczynnika kluczowego.

1. Organizacja kontroli budżetowej:

Właściwa organizacja jest niezbędna do pomyślnego przygotowania, utrzymania i zarządzania budżetem. Tworzony jest Komitet Budżetowy, który składa się z szefów departamentów różnych departamentów. Wszystkim funkcyjnym kierownikom powierza się odpowiedzialność za zapewnienie właściwej realizacji swoich budżetów resortowych.

Dyrektor naczelny jest ogólnie odpowiedzialny za system budżetowy. Jest komitetem budżetowym do przygotowania realistycznych budżetów Urzędnik ds. Budżetu jest zwoływaczem komitetu budżetowego, który koordynuje budżety różnych działów. Menedżerowie różnych działów są odpowiedzialni za swoje budżety departamentów.

2. Centra budżetu:

Centrum budżetowe to ta część organizacji, dla której przygotowywany jest budżet. Centrum budżetowe może być wydziałem, częścią departamentu lub inną częścią wydziału. Utworzenie centrów budżetowych jest niezbędne do objęcia wszystkich części organizacji. Centra budżetowe są również niezbędne do kontroli kosztów. Wyniki oceny różnych części organizacji stają się łatwe, gdy tworzone są różne centra.

3. Podręcznik budżetowy:

Podręcznik budżetowy jest dokumentem określającym obowiązki, a także obowiązki różnych dyrektorów zajmujących się budżetami. Określa relacje między różnymi funkcjonariuszami.

4. Urzędnik ds. Budżetu:

Dyrektor naczelny, który jest na szczycie organizacji, wyznacza osobę na stanowisko urzędnika ds. Budżetu. Urzędnik odpowiedzialny za budżet jest uprawniony do kontrolowania budżetów przygotowanych przez różnych kierowników funkcyjnych i wprowadzania w nich zmian, jeśli wymagają tego sytuacja. Rzeczywiste wyniki różnych działów są przekazywane urzędnikowi ds. Budżetu. Ustala odchylenia w budżetach i rzeczywistych wynikach oraz podejmuje niezbędne kroki w celu usunięcia ewentualnych braków.

Pracuje jako koordynator w różnych działach i monitoruje odpowiednie informacje. Informuje również najwyższe kierownictwo o wydajności różnych działów. Urzędnik ds. Budżetu będzie mógł w pełni wykonywać swoją pracę tylko wtedy, gdy będzie dobrze zaznajomiony z pracą wszystkich działów.

5. Komitet budżetowy:

W drobnych sprawach księgowy ponosi odpowiedzialność za przygotowanie i wykonanie budżetów. Na dużą skalę powstaje komitet zwany Komitetem Budżetowym. Szefowie wszystkich ważnych działów są członkami tej komisji. Komitet jest odpowiedzialny za przygotowanie i wykonanie budżetów. Członkowie tej komisji wysunęli sprawę swoich odpowiednich działów i pomogli komitetowi w podejmowaniu wspólnych decyzji w razie potrzeby. Urzędnik ds. Budżetu pełni funkcję przewodniczącego tego komitetu.

6. Okres budżetowy:

Okres budżetowy to czas, przez który budżet jest przygotowywany i wykorzystywany. Okres budżetowy zależy od wielu czynników. Może być różny dla różnych branż, a nawet może być inny w tej samej branży lub firmie.

Okres budżetowy zależy od następujących czynników:

(a) Rodzaj budżetu, tj. budżet sprzedaży, budżet produkcji, budżet zakupu surowców, budżet wydatków inwestycyjnych. Budżet na wydatki kapitałowe może trwać dłużej, tj. Od 3 do 5 lat, a budżety sprzedaży mogą wynosić jeden rok.

(b) Charakter popytu na produkty.

(c) Czas na dostępność finansów.

(d) Sytuacja gospodarcza kraju.

(e) Długość cykli handlowych.

Wszystkie wyżej wymienione czynniki brane są pod uwagę przy ustalaniu okresu budżetów

7. Określenie klucza czynnego:

Budżety są przygotowywane dla wszystkich obszarów funkcjonalnych. Budżety te są współzależne i wzajemnie powiązane. Konieczna jest odpowiednia koordynacja między różnymi budżetami, aby kontrola budżetowa zakończyła się sukcesem. Ograniczenia niektórych budżetów mogą również wpływać na inne budżety. Czynnik, który wpływa na wszystkie inne budżety, jest znany jako czynnik kluczowy lub główny czynnik.

Może istnieć ograniczenie ilości towarów, które może sprzedać obawa. W takim przypadku sprzedaż będzie kluczowym czynnikiem, a wszystkie inne budżety zostaną przygotowane, mając na uwadze ilość towarów, które koncern będzie mógł sprzedać. Podaż surowca może być ograniczona, więc produkcja, sprzedaż i budżety gotówkowe zostaną ustalone zgodnie z budżetem surowców. Podobnie pojemność instalacji może być kluczowym czynnikiem, jeśli dostępność innych czynników jest łatwo dostępna.

Kluczowy czynnik niekoniecznie musi pozostać taki sam. Dostawy surowców mogą być ograniczone jednorazowo, ale mogą być łatwo dostępne w innym czasie. Sprzedaż może zostać zwiększona poprzez zwiększenie liczby pracowników działu sprzedaży itp. Podobnie, inne czynniki mogą również ulec poprawie w różnym czasie. Kluczowy czynnik podkreśla również ograniczenia przedsiębiorstwa. Umożliwi to kierownictwu usprawnienie działania tych działów, w których istnieje możliwość poprawy.

Zalety kontroli budżetowej:

System kontroli budżetowej pomaga w ustalaniu celów organizacji jako całości i podejmowane są wspólne wysiłki na rzecz jej osiągnięć. Umożliwia "ekonomię w przedsiębiorstwie.

Niektóre z korzyści kontroli budżetowej to:

1. Maksymalizacja zysków:

Kontrola budżetowa ma na celu maksymalizację zysków przedsiębiorstwa. Aby osiągnąć ten cel, podejmowane jest właściwe planowanie i koordynacja różnych funkcji. Istnieje odpowiednia kontrola nad różnymi wydatkami kapitałowymi i przychodami. Zasoby są najlepiej wykorzystane.

2. Koordynacja:

Działanie różnych działów i sektorów jest odpowiednio skoordynowane. Budżety różnych działów mają wpływ na siebie nawzajem. Koordynacja różnych dyrektorów i podwładnych jest niezbędna do osiągnięcia celów budżetowych.

3. Konkretne cele:

O planach, politykach i celach decyduje najwyższe kierownictwo. Wszystkie wysiłki zostały zebrane, aby osiągnąć wspólny cel organizacji. Każdy dział ma wyznaczony cel do osiągnięcia. Wysiłki są ukierunkowane na osiągnięcie określonych celów. Jeśli nie ma określonego celu, wysiłki zostaną zmarnowane na realizację różnych celów.

4. Narzędzie do pomiaru wydajności:

Poprzez dostarczanie celów do różnych działów kontrola budżetowa zapewnia narzędzie do mierzenia wydajności zarządzania. Budżetowane cele są porównywane z rzeczywistymi wynikami i określa się odchylenia. Wydajność każdego działu jest zgłaszana najwyższemu kierownictwu. Ten system umożliwia wprowadzenie zarządzania przez wyjątek.

5. Gospodarka:

Planowanie wydatków będzie systematyczne, a wydatki będą oszczędne. Finanse zostaną optymalnie wykorzystane. Korzyści uzyskane dla koncernu ostatecznie obejmą przemysł, a następnie gospodarkę narodową. Środki krajowe zostaną wykorzystane w sposób ekonomiczny, a straty zostaną wyeliminowane.

6. Określanie słabości:

Odchylenia w budżetowanych i rzeczywistych wynikach pozwolą na określenie słabych punktów. Wysiłki koncentrują się na tych aspektach, w których wydajność jest mniejsza niż określona.

7. Działanie korygujące:

Kierownictwo będzie mogło podjąć działania naprawcze w przypadku rozbieżności w wydajności. Odchylenia będą regularnie zgłaszane, tak aby najwcześniej podjąć niezbędne działania. W przypadku braku systemu kontroli budżetowej odchylenia można określić dopiero pod koniec okresu finansowego.

8. Świadomość:

Tworzy świadomość budżetową wśród pracowników. Ustalając cele dla pracowników, są świadomi swojej odpowiedzialności. Każdy wie, co powinien zrobić i kontynuuje swoją pracę nieprzerwanie.

9. Obniża koszty:

W dzisiejszych czasach istotną rolę odgrywa konkurencyjna światowa kontrola budżetowa. Każdy przedsiębiorca stara się obniżyć koszty produkcji w celu zwiększenia sprzedaży. Stara się mieć te kombinacje produktów, w których zyskowność jest większa.

10. Wprowadzenie programów motywacyjnych:

System kontroli budżetowej umożliwia również wprowadzenie systemów motywacyjnych wynagrodzeń. Porównanie budżetowanych i rzeczywistych wyników umożliwi wykorzystanie takich systemów.

Ograniczenia kontroli budżetowej:

Pomimo wielu dobrych punktów kontroli budżetowej istnieją pewne ograniczenia tego systemu.

Niektóre z ograniczeń omówiono w następujący sposób:

1. Niepewna przyszłość:

Budżety są przygotowywane na przyszły okres. Pomimo najlepszych szacunków dokonanych na przyszłość, prognozy nie zawsze mogą się spełnić. Przyszłość jest zawsze niepewna, a sytuacja, która prawdopodobnie przetrwa w przyszłości, może ulec zmianie. Zmiana przyszłych warunków narusza budżety, które należy przygotować na podstawie pewnych założeń. Przyszłe niejasności zmniejszają użyteczność systemu kontroli budżetowej.

2. Wymagana rewizja budżetu:

Budżety są przygotowane na podstawie założeń, że pewne warunki zwyciężą. Ze względu na przyszłą niepewność, przyjęte warunki mogą nie obowiązywać, co wymaga rewizji celów budżetowych. Częsta rewizja celów zmniejszy wartość budżetów, a rewizje również pociągną za sobą ogromne wydatki.

3. Zniechęcaj wydajne osoby:

W ramach systemu kontroli budżetowej cele są przekazywane każdej osobie w organizacji. Powszechną tendencją ludzi jest osiągnięcie celów tylko. Mogą istnieć wydajne osoby, które mogą przekroczyć cele, ale będą także zadowolone z osiągania celów. Budżety mogą więc stanowić ograniczenie dla inicjatyw menedżerskich.

4. Problem koordynacji:

Sukces kontroli budżetowej zależy od koordynacji między różnymi działami. Wyniki jednego działu wpływają na wyniki innych działów. Aby rozwiązać problem koordynacji, potrzebny jest urzędnik ds. Budżetu. Każda troska nie może pozwolić na wyznaczenie urzędnika ds. Budżetu. Brak koordynacji między różnymi działami powoduje słabe wyniki.

5. Konflikt między różnymi działami:

Kontrola budżetowa może prowadzić do konfliktów między działami funkcjonalnymi. Każdy szef departamentu martwi się o swoje cele departamentu, nie myśląc o celu biznesowym. Każdy dział stara się uzyskać maksymalną alokację środków, co powoduje konflikt między różnymi działami.

6. Zależy od wsparcia Top Management:

System kontroli budżetowej zależy od wsparcia najwyższego kierownictwa. Kierownictwo powinno być entuzjastycznie nastawione do sukcesu tego systemu i powinno w pełni go wspierać. Jeśli w dowolnym momencie brak wsparcia ze strony kierownictwa najwyższego szczebla, system ten zostanie zwinięty.