Komitety: znaczenie, potrzeba, rodzaje, zalety i słabość

Komitety: znaczenie, potrzeba, rodzaje, zalety i słabość!

Znaczenie:

Wiele osób może zebrać się razem, aby podjąć decyzję, zdecydować o sposobie działania, doradzić funkcjonariuszom linii w niektórych sprawach, jest to forma organizacji komitetu. Jest to metoda zbiorowego myślenia, oceny firmy i wspólnej decyzji. Komitetowi można przypisać funkcje kierownicze lub można oczekiwać od niego usług doradczych lub eksploracyjnych. Komitet nie jest oddzielnym typem organizacji jako takiej. Jest to jednak metoda dołączania osób lub grup do działów liniowych w celu uzyskania porady i wskazówek w planowaniu i realizacji działalności. Grupa kompetentnych i zainteresowanych osób gromadzi swoje myśli, aby ułatwić proces podejmowania decyzji.

Czasami istnieje potrzeba uzyskania opinii innych osób o podejmowaniu ważnych decyzji. Myślenie o różnych osobach łączy się w dyskusjach i wspólnych decyzjach. Ze względu na zbiorowe informacje i analizy, komitety chętniej proponują rozwiązania złożonych problemów. Wraz ze wzrostem liczby organizacji potrzeba komitetu jest większa.

Potrzeba dla komitetów:

Głównym powodem istnienia komitetów jest zapewnienie wspólnego orzeczenia w sprawach administracyjnych.

Komitety są tworzone z następujących powodów:

1. Komitety stanowią forum wymiany pomysłów między członkami organizacji.

2. Wymiana pomysłów pomiędzy członkami może generować pewne sugestie i zalecenia, które mogą być przydatne dla organizacji.

3. Właściwa dyskusja na temat obecnych problemów i podejmowanie wysiłków na rzecz znalezienia rozwiązań.

4. Komitety mogą być również potrzebne przy tworzeniu i rozwijaniu polityk organizacyjnych.

Rodzaje komitetów:

Różne komitety mogą być tworzone z różnymi pomysłami i celami. Niektóre komitety mogą mieć charakter doradczy, a niektóre mogą pełnić funkcje kierownicze.

Mogą być następujące rodzaje komitetów:

1. Formalne i nieformalne komitety:

Jeśli komitet tworzy się w ramach struktury organizacyjnej i jest delegowany do pewnych obowiązków i autorytetów, jest to formalny komitet. Można utworzyć nieformalny komitet w celu rozwiązania problemu. Menedżer może zadzwonić do niektórych ekspertów, aby pomóc mu w analizie problemu i zaproponowaniu odpowiedniego rozwiązania. Dyrektor naczelny może zwołać posiedzenie szefów departamentów i niektórych ekspertów, aby znaleźć rozwiązanie jakiegoś problemu. W obu przypadkach jest to przypadek nieformalnego komitetu.

2. Komitety doradcze:

Są to komitety, które doradzają dyrektorom w niektórych kwestiach. Funkcjonariusze linii mogą przekazywać pewne problemy lub problemy komitetowi w celu uzyskania porady. Komitet zbierze informacje na temat problemu i zaleci rozwiązanie tego samego. Funkcjonariusze linii mają uprawnienia do akceptowania, modyfikowania lub odrzucania sugestii komitetów doradczych. Komitety te nie mają uprawnień kierowniczych i nie mogą wywierać swojego stanowiska w sprawie kierownictwa liniowego.

3. Komitety liniowe:

Mogą istnieć komitety dysponujące uprawnieniami kierowniczymi. Zamiast powierzać pracę jednej osobie, może ona zostać przypisana do kilku kierowników. Komitety posiadające uprawnienia administracyjne nazywane są komisjami liniowymi lub pluralistycznymi. Komisje liniowe pomagają w planowaniu polityki i programów firmy oraz organizowaniu wysiłków na rzecz realizacji tych planów itp. Komitety te kierują i kontrolują działania pracowników w celu osiągnięcia celów organizacyjnych.

Zalety Formy organizacyjnej Komitetu :

Forma organizacji ma następujące zalety:

1. Łączenie opinii:

Członkowie komitetów pochodzą z różnych środowisk i obszarów wiedzy specjalistycznej i mają różne punkty widzenia i wartości. Gdy osoby o zróżnicowanych zdolnościach siedzą razem i omawiają problem, podświetlane są różne aspekty sprawy, a także ocenia się zalety i wady. Łączna opinia pomoże w realistycznym podejściu do problemu.

2. Lepsze współorganizowanie:

Komitetowa forma organizacji zapewnia lepszą koordynację pomiędzy różnymi segmentami organizacji, gdy przedstawiciele różnych działów zasiadają razem; rozumieją i doceniają trudności, z którymi borykają się inni. Ten rodzaj szczerych dyskusji pomaga w ustalaniu celów różnych działów, a lepsza koordynacja jest osiągana dzięki temu rodzajowi podejmowania decyzji.

3. Równoważenie widoków:

Ten rodzaj organizacji pomaga w równoważeniu poglądów wyrażanych przez różne osoby. Istnieje tendencja do nadmiernego podkreślania aspektów własnego działu poprzez ignorowanie zależnego charakteru problemów różnych działów. Komisja pomaga wydobyć uzgodniony pogląd na problem, biorąc pod uwagę rozbieżne poglądy wyrażane na takich spotkaniach.

4. Motywacja:

Komitety składają się z menedżerów i podwładnych. Poglądy podwładnych zyskują uznanie i znaczenie. Daje im zachętę i sprawia, że ​​czują się integralną częścią procesu podejmowania decyzji. Takie komitety zwiększają morale podwładnych i motywują je do poprawy wyników.

5. Dyspersja mocy:

Koncentracja władzy w kilku osobach może prowadzić do nadużycia władzy i błędnych decyzji. Rozprzestrzeniając uprawnienia pomiędzy członkami komisji, można rozwiązać ten problem.

6. Lepsza akceptacja decyzji:

Decyzje podejmowane przez komitety są lepiej akceptowane przez podwładnych. Decyzje jednostki mogą być autokratyczne, podczas gdy komitety decydują w szerszej perspektywie organizacji. Ponieważ różne odcienie ludzi są reprezentowane w komitetach, decyzje te są lepiej akceptowane.

7. Lepsza komunikacja:

Jest to lepsza forma do omawiania spraw będących przedmiotem wspólnego zainteresowania i wyciągania pewnych wniosków. Decyzje te można właściwie przekazać podwładnym za pośrednictwem członków komitetu. Członkowie będą przekazywać prawidłowe i autentyczne informacje, a także przekazywać informacje o podejmowaniu tych decyzji.

8. Szkolenie wykonawcze:

Komitety stanowią dobre forum dla kadry kierowniczej ds. Szkoleń. Uczą się wartości interakcji, dynamiki grupy i relacji międzyludzkich. Są narażeni na różne punkty widzenia i uczą się sztuki podejmowania decyzji i rozwiązywania problemów organizacyjnych.

Słabość formuły komitetu organizacji:

Ta forma organizacji ma następujące słabości:

1. Opóźnienie:

Główną wadą organizacji komisji jest opóźnienie w podejmowaniu decyzji. Wiele osób wyraża swoje punkty widzenia na posiedzeniach, a wiele czasu zajmuje podjęcie decyzji. Ustalanie posiedzeń komisji jest również czasochłonne. Wydawany jest porządek obrad i ustalana jest dogodna data spotkania. Proces podejmowania decyzji jest bardzo powolny i wiele możliwości biznesowych może zostać utraconych z powodu opóźnionych decyzji.

2. Kompromis:

Zasadniczo podejmowane są starania, aby osiągnąć konsensusowe decyzje. Punkt widzenia większości punktów jest traktowany jako jednogłośna decyzja komisji. Myślenie mniejszości może być słuszne, ale nie można jej ścigać za to, że została wyróżniona. Mogą zaakceptować rozwiązanie mniejsze niż optymalne, ponieważ obawiają się, że jeśli ich rozwiązanie okaże się niesłuszne, zostaną za to obwiniane.

3. Brak odpowiedzialności:

Nie można ustalić indywidualnej odpowiedzialności, jeśli te decyzje są złe. Każdy członek komisji próbuje się bronić, mówiąc, że zaproponował inne rozwiązanie. Jeśli odpowiedzialność nie jest ustalona, ​​jest to słabość organizacji.

4. Dominacja niektórych członków:

Niektórzy członkowie starają się dominować na posiedzeniach komisji. Próbują pokazać swój punkt widzenia innym. Agresywność niektórych członków pomaga im uzyskać większość z nich, a pogląd mniejszości jest ignorowany. Ten rodzaj podejmowania decyzji nie leży w interesie organizacji.

5. Napięte stosunki:

Czasami napięcia między członkami komisji lub innymi stają się napięte. Jeśli niektórzy członkowie przyjmują rozbieżne stanowiska w pewnych kwestiach, niektórzy mogą poczuć się urażeni. W przypadku, gdy kwestia dotycząca innych osób jest omawiana w komisji, a członkowie, którzy nie lubią tych osób, mogą ich urazić. Dyskusje na spotkaniach są na ogół ujawniane innym pracownikom. Niektórym nieprzyjemnym decyzjom mogą nie odpowiadać ci, którzy mają na nie negatywny wpływ. Wpływa to na relacje pracowników nie tylko w pracy, ale także na poziomie osobistym.

6. Brak skuteczności:

Rola komitetów nie jest skuteczna we wszystkich obszarach. Komitety mogą być użyteczne w przypadku skarg na sprawy redakcyjne lub interpersonalne w zakresie departamentów. Komitety mogą nie być skuteczne w przypadku, gdy zasady mają zostać sformułowane, a szybkie decyzje są wymagane. Indywidualna inicjatywa będzie skuteczniejsza w tych przypadkach. Dlatego komisje mają ograniczoną rolę do odegrania.