Podejmowanie decyzji: 7 kroków zaangażowanych w proces decyzyjny
Siedem najważniejszych etapów procesu decyzyjnego to: 1. Określenie problemu, 2. Analiza problemu, 3. Opracowanie alternatywnych rozwiązań, 4. Wybór najlepszego typu alternatywy, 5. Wdrożenie decyzji, 6. Kontynuacja, 7. Monitorowanie i informacje zwrotne!
Podejmowanie decyzji dotyczy wyboru jednego alternatywnego sposobu postępowania z dwóch lub więcej alternatywnych sposobów działania.
Dokładnie można to określić jako działalność w zakresie dokonywania wyboru.
Te kroki można wyjaśnić jako:
1. Określ problem:
Pierwszym i najważniejszym krokiem w procesie decyzyjnym jest zdefiniowanie prawdziwego problemu. Problem można wytłumaczyć jako pytanie i odpowiednie rozwiązanie. Menedżer powinien wziąć pod uwagę krytyczne lub strategiczne czynniki w definiowaniu problemu. Czynniki te są bowiem przeszkodą na drodze do znalezienia właściwego rozwiązania. Są one również znane jako czynniki ograniczające.
Na przykład, jeśli maszyna przestaje działać z powodu braku dostępności śruby, w tym przypadku czynnikiem ograniczającym jest śruba. Podobnie bezpiecznik jest ograniczającym lub krytycznym czynnikiem w oświetleniu domu. Wybierając alternatywne lub prawdopodobne rozwiązanie problemu, im bardziej podejmowanie decyzji uwzględnia czynniki ograniczające lub krytyczne dla alternatywnych rozwiązań, tym łatwiej podjąć najlepszą decyzję.
Innymi przykładami krytycznego lub ograniczającego czynnika mogą być: materiały, pieniądze, umiejętności kierownicze, wiedza techniczna, morale pracowników i potrzeby klientów, sytuacja polityczna i przepisy rządowe itp.
2. Analizowanie problemu:
Po zdefiniowaniu problemu kolejnym ważnym krokiem jest systematyczna analiza dostępnych danych. Rozsądne decyzje opierają się na prawidłowym gromadzeniu, klasyfikacji i analizie faktów i liczb.
Istnieją trzy zasady dotyczące analizy i klasyfikacji, jak wyjaśniono poniżej:
(i) Przyszłość decyzji. Oznacza to, do jakiego czasu, decyzja będzie miała zastosowanie do kierunku działania.
(ii) Wpływ decyzji na inne funkcje i obszary działalności.
(iii) Uwarunkowania jakościowe, które pojawiają się w obrazie.
3. Opracowywanie alternatywnych rozwiązań:
Po zdefiniowaniu i przeanalizowaniu problemu następnym krokiem jest opracowanie alternatywnych rozwiązań. Głównym celem rozwijania alternatywnych rozwiązań jest jak najlepsza decyzja z dostępnych alternatywnych sposobów działania. Przy opracowywaniu alternatywnych rozwiązań menedżer natrafia na kreatywne lub oryginalne rozwiązania problemów.
W dzisiejszych czasach techniki badań operacyjnych i aplikacji komputerowych są niezmiernie pomocne w opracowywaniu alternatywnych kierunków działań.
4. Wybór najlepszego rodzaju alternatywy:
Po opracowaniu różnych alternatyw menedżer musi wybrać najlepszą alternatywę. To nie jest łatwe zadanie.
Oto cztery ważne punkty, o których należy pamiętać przy wyborze najlepszego z różnych rozwiązań:
(a) Element ryzyka zaangażowany w każdy sposób działania wbrew oczekiwanemu zyskowi.
(b) Ekonomia wysiłku związanego z każdą alternatywą, tj. zapewnienie pożądanych rezultatów przy jak najmniejszym wysiłku.
(c) Właściwy czas podjęcia decyzji i działania.
(d) Na ostateczny wybór decyzji mają również wpływ ograniczone zasoby, którymi dysponujemy. Zasoby ludzkie są zawsze ograniczone. Musimy mieć odpowiedni typ ludzi do wykonywania naszych decyzji. Ich kaliber, zrozumienie, inteligencja i umiejętności ostatecznie rozstrzygną, co mogą i czego nie mogą zrobić.
5. Wdrożenie decyzji:
W tym kroku menedżer musi wprowadzić wybraną decyzję do działania.
Dla właściwego i skutecznego wykonania decyzji trzy rzeczy są bardzo ważne, tj.
(a) Właściwe i skuteczne przekazywanie decyzji podwładnym. Decyzje powinny być przekazywane w sposób jasny, zwięzły i zrozumiały.
(b) Ważna jest akceptacja decyzji podwładnych. Uczestnictwo w grupach i zaangażowanie pracowników ułatwi sprawną realizację decyzji.
(c) Prawidłowe terminy w wykonaniu decyzji minimalizują opór przed zmianą. Niemal każda decyzja wprowadza zmianę, a ludzie wahają się, czy zaakceptować zmianę. Wdrożenie decyzji we właściwym czasie odgrywa ważną rolę w wykonaniu decyzji.
6. Dalsze działania:
System monitorowania zapewnia osiągnięcie celów. Jest to wykonywane poprzez kontrolę. Po prostu stwierdził, że zajmuje się procesem sprawdzania właściwego wdrożenia decyzji. Kontynuacja jest niezbędna, aby zmienić i ulepszyć decyzje przy najbliższej okazji.
7. Monitorowanie i informacje zwrotne:
Informacja zwrotna zapewnia środki do określenia skuteczności wprowadzonej decyzji. Jeśli to możliwe, należy stworzyć mechanizm, który dawałby okresowe raporty na temat powodzenia wdrożenia. Ponadto mechanizmy te powinny również służyć jako instrument "konserwacji prewencyjnej", tak aby można było uniknąć problemów przed ich wystąpieniem.
Według Petera Druckera, system monitorowania powinien być taki, aby menedżer mógł szukać informacji z pierwszej ręki, która jest zawsze lepsza niż raporty pisemne lub inne źródła z drugiej ręki. W wielu sytuacjach komputery są jednak z powodzeniem stosowane w monitorowaniu, ponieważ proces pobierania informacji jest bardzo szybki i dokładny, a w niektórych przypadkach samokorygowanie jest natychmiastowe.
