Zapewnienie sprawnej obsługi w systemie zakupów

Ten artykuł rzuca światło na trzy główne systemy, aby zapewnić sprawne działanie i rozliczalność w systemie zakupów. Systemy to: 1. System przed zakupem 2. System zamówień 3. System zakupów po zakupie.

1. System przed zakupem lub etap:

Przed faktycznym zakupem należy dopełnić pewnych formalności. Są to: rekwizycja, programy wymagań, wybór dostawców, pozyskiwanie ofert i ich ocena. Końcowy licznik formularzy zapotrzebowania podpisany przez starszego oficera jest składany przez kompetentną osobę.

Zasadniczo istnieje limit finansowy, do którego dany urzędnik może zażądać materiałów. Przypadki zakupu lub decyzje dotyczące wyposażenia kapitałowego podejmowane są na poziomie zarządu.

W przypadku zakupów hurtowych i szybkich w długim okresie wykorzystywane są zgłoszenia do podróży. Rekwizycja przenosi się z działu rekwizycji do działu zakupów bardzo szybko, po każdym etapie inicjowane jest zamówienie.

Standardowe formularze zapotrzebowania są używane, gdy zamówienia mają być często powtarzane. Zapytania są składane przez wiele organizacji w celu otrzymania wyceny od dostawcy. Formularz zapytania, w przeciwieństwie do zamówienia zakupu, zawiera słowa "to jest tylko prośba o ofertę" lub "to nie jest zamówienie zakupu".

2. System zamawiania:

Po otrzymaniu odpowiedzi na zapytania dostawca zostaje wybrany po kontroli i złożone zamówienia.

Zamówienie zakupu zwykle zawiera:

(a) Numer referencyjny,

(b) Opis materiałów,

(d) Cena i rabaty

(e) Instrukcje wysyłkowe

(f) Przeznaczenie materiałów

(g) Podpis kierownika ds. materiałów upoważniającego do zakupu i

(h) Szczegółowe warunki.

Zwykle przygotowywane jest pięć lub sześć kopii zamówienia. Oryginał jest wysyłany do dostawcy, jeden egzemplarz przesyłany jest do działu przyjmującego, jeden do wynalazcy, a drugi do działu finansowego w celu późniejszego dopasowania do faktury dostawcy i "Notatek otrzymanych od towarów" do zapłaty.

3. System po zakupie:

System przeznaczony jest do procedur kontrolnych, odbioru i sprawdzania faktur. Dalsze procedury obejmują czas i pieniądze, więc muszą być selektywne. Aby być selektywnym, należy ustalić priorytety, a "krytyczne" elementy powinny być brane pod uwagę jedynie w przypadku działań następczych. Można skorzystać z mądrości obserwacji terytorialnej.

Paragony są rejestrowane chronologicznie. Pomaga w szybkiej identyfikacji materiałów. Jest to konieczne do kontroli materiałów przed ich przyjęciem. W wielu organizacjach, w których istnieją Centralne Sekcje Otrzymujące, kopia zamówienia zakupu jest wysyłana do sekcji centralnej w celu uzgodnienia.

Sprawdzanie faktury odbywa się przed płatnością. Faktura na policzku z faktycznymi wpływami i po spełnieniu, płatność jest dokonywana. Faktury są zazwyczaj wysyłane do działu finansów kupującego.