Funkcje skutecznej komunikacji

Skuteczna komunikacja to podstawowa potrzeba organizacji. Ponieważ skuteczna komunikacja rozwija powszechność zrozumienia kwestii organizacyjnych, menedżerowie muszą rozumieć dynamikę komunikacji.

Niektóre z ważnych cech skutecznej komunikacji są następujące:

1. Wspólny układ odniesienia:

Nadawca i odbiorca powinni wchodzić w interakcje na wspólnym poziomie zrozumienia. Jeśli menedżerowie komunikują się ze swoimi osobami z niższych szczebli w ich własnych postrzeganych językach, nigdy nie będą w stanie osiągnąć rezultatów. Możemy zrozumieć to podstawowe wymaganie od naszej rodziny.

Nawiązujemy kontakt z naszymi dziećmi w ich postrzeganych językach i symbolach. Bez wspólnego układu odniesienia jest mało prawdopodobne, aby wypracował wspólny poziom zrozumienia. Dlatego też menedżerowie muszą komunikować się w taki sposób, aby odbiorcy ich komunikacji mogli to zrozumieć.

Nauczyliśmy się tego od światowej klasy liderów korporacyjnych, którzy wolą rozmawiać z pracownikami w sposób postrzegany przez nich (pracowników). Aby zrozumieć wspólny układ odniesienia, menedżerowie muszą najpierw zrozumieć ludzi wokół siebie i ich wzorce zachowań, umiejętności interpersonalne i bazę wiedzy.

2. Wzajemna kongruencja:

Treści komunikacyjne w organizacjach powinny być zgodne, tzn. Powinny być przedmiotem wspólnego zainteresowania zarówno nadawców, jak i odbiorców. Wiele problemów organizacyjnych zostało teraz rozwiązanych poprzez przyjęcie modelu zgodności celu.

Błądzący pracownicy nie będą słuchać menedżerów, chyba że menedżerowie komunikują się, mając na uwadze swoje obszary zainteresowań. Zajmując się kwestiami zbiorowego targu, związki zawodowe okażą niechęć do zrozumienia finansowych przesłanek zrozumienia kondycji finansowej firmy. Woleliby raczej być bardziej zainteresowani otrzymywaniem informacji w prostych rzeczowych kategoriach.

3. Kompatybilność w języku komunikacyjnym:

Podczas sesji szkoleniowej wygłaszanie wykładów po angielsku dla pracowników, którzy nie są zadowoleni z tego języka, nie ma sensu. Aby przekaz szkoleniowy był jasny, musimy komunikować się z nimi w języku, który rozumieją. Dr Ishikawa z Japonii niosła przesłanie o jakości, przyjmując statystyczne narzędzia kontroli procesów Deminga i Jurana ze Stanów Zjednoczonych oraz opracowując schemat ryby-kości. Kaskadowe przekazywanie wiadomości o jakości na poziom pracowników w ich postrzeganym stylu pomogło Japonii osiągnąć najwyższą jakość.

4. Zgodne środowisko:

Kompatybilność w środowisku, czyli komunikowanie się z ludźmi o podobnych środowiskach, zapewnia efektywność komunikacji organizacyjnej. Wspólne przesłanki środowiskowe dla komunikacji rozwijają się w organizacjach, gdy zarówno nadawca, jak i odbiorca komunikacji są kulturowo, ekonomicznie, profesjonalnie, demograficznie i tak samo zainteresowani.

W przypadku niekompatybilności w środowisku komunikacji organizacyjnej menedżerowie zawsze starają się zsynchronizować założenie z modelem zgodności celu. Sprzedaż zagrożenia globalizacją i konkurencją dla pracowników byłaby bardziej skuteczna, gdy próbujemy przyciągnąć ich do obszarów wspólnego zainteresowania, czyli wszyscy jesteśmy zagrożeni, chyba że wspólnie spróbujemy osiągnąć to, co najlepsze.