Dobre zarządzanie biurem: zasady i wskazówki dotyczące zarządzania plikami

Dobre zarządzanie biurem zależy od tego, czy ludzie wiedzą, za co są odpowiedzialni - to ludzie, którzy są odpowiedzialni za załatwianie spraw. Co by się stało, gdyby na przykład zakupy dla Twojego małego biznesu zostały wykonane przez kogokolwiek? Czy byłbyś w stanie znaleźć spinacz do papieru, kiedy go chciałeś?

Lub wydrukować raport, kiedy trzeba? Nałożenie jednej osoby na zamawianie całego sprzętu i materiałów rozwiązuje problem i zapewnia sprawne działanie. Podobnie jest z administracją systemów komputerowych. Musisz mieć jedną osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo twojego systemu komputerowego i śledzenie rzeczy takich jak konta, hasła i oprogramowanie. W przeciwnym razie chaos będzie się rozprzestrzeniał.

Prowadzenie rejestrów brzmi jak najłatwiejsza część dobrego zarządzania w biurze - dopóki nie weźmiesz pod uwagę konieczności zachowania i aktualizacji tych zapisów. Gdy na przykład zdobędziesz nowego klienta lub klienta, wystarczy trochę czasu, aby wprowadzić go do swojej bazy danych kontaktów. W takim przypadku zmiana numeru będzie trwała jeszcze tylko chwilę lub chwilę po rozmowie z nim przez telefon.

Czy Twoje biuro jest przykładem zarządzania przestrzenią kosmiczną lub złego zarządzania przestrzenią? Kiedy przechodzisz przez biuro, czy musisz omijać przeszkody lub ryzykować potknięcie się o coś? Kiedy usiądziesz przy biurku, czy rzeczywiście możesz tam wygodnie pracować? Czy logika jest zorganizowana tak, aby rzeczy, z których korzystałeś najbardziej przy biurku, były najbliżej ręki? W dzisiejszych czasach jest wiele rzeczy wtłoczonych do biur, od stojaków na drukarki po szafki na dokumenty. Aby dobrze zarządzać biurem, musisz mieć pewność, że wszystkie rzeczy w biurze są ustawione dla maksymalnej wydajności - i maksymalnego bezpieczeństwa.

7 Zasady Dobrego Zarządzania Biurami:

Dezorganizacja i zamieszanie są irytujące, ale są również po prostu szkodliwe dla biznesu. Pomyśl o tym jako o formule, jeśli chcesz: wzrost chaosu zmniejsza zyski. Co robić?

Kontroluj chaos, stosując następujące podstawowe zasady zarządzania biurem:

1. Ustal rutyny zarządzania Office i trzymaj się ich:

Rutynowe zadania wymagają rutynowych procedur, jeśli chcesz zachować porządek i sprawnie działać. Skonfiguruj procedury obsługi dokumentów i systemów biurowych. Na przykład, każdy kawałek papieru, który trafi do twojego biura, powinien być traktowany jeden raz, działający i złożony - a nie przypadkowo ułożony na biurku.

Systemy biurowe, takie jak komputery, będą wymagać zarówno procedur administracyjnych, jak i trybów. Po awarii systemu lub awarii sprzętu związanego z komputerem, każdy w biurze musi wiedzieć, do kogo zadzwonić, a czego nie. (Np. Spróbować samemu rozwiązać problem). Te artykuły do zarządzania danymi zawierają przydatne wskazówki dotyczące wszystkiego, od biurowych systemów archiwizacji po procedury wykonywania kopii zapasowych komputera.

2. Skonfiguruj jasno określone obowiązki:

Lub wydrukować raport, kiedy trzeba? Stawianie jednej osoby odpowiedzialnej za zamawianie całego sprzętu i materiałów rozwiązuje problem i zapewnia płynne działanie. Podobnie jest z administracją systemów komputerowych. Musisz mieć jedną osobę odpowiedzialną za bezpieczeństwo twojego systemu komputerowego i śledzenie rzeczy takich jak konta, hasła i oprogramowanie. W przeciwnym razie chaos będzie się rozprzestrzeniał.

3. Przechowuj ewidencje i aktualizuj swoje dane biznesowe:

4. Przejdź się po swoim biurze i usiądź :

5. Zaplanuj pracę Scut:

Niestety, biuro, podobnie jak kuchnia, nie będzie działało dobrze bez wykonania określonej pracy. Jeśli jesteś właścicielem małej firmy, która nie jest w stanie przypisać komuś innemu tego, co postrzegasz jako pracowitego, zmuś się, aby dostać się do niego regularnie, ustalając dla niego czas w każdym tygodniu. Weźmy na przykład poranek lub popołudnie i spędzajmy go, wykonując zimne połączenia lub nadrabiając zaległości w rachunkowości (lub aktualizując zapisy).

6. Delegat i outsourcing:

W idealnym świecie wszyscy robiliby tylko to, co mieli lub mieli, i robili dobrze. Ponieważ świat nie jest idealny, zamiast tego wiele osób robi rzeczy, których nie ma czasu ani talentu, by dobrze sobie radzić. Delegowanie i outsourcing może nie tylko usprawnić zarządzanie biurem Twojego małego biznesu, ale także skupić się na twoich talentach, poprawiając tym samym Twoje zyski. Wirtualni asystenci mogą obsługiwać wiele zadań biurowych lub administracyjnych.

7. Uczyń planowanie biznesowe priorytetem:

Wielu właścicieli małych firm spędza dni na aktorstwie i reagowaniu - a potem zastanawiają się, dlaczego wydają się obracać kołami. Planowanie biznesowe jest ważnym elementem dobrego zarządzania biurem i musi być częścią codziennej rutyny zarządzania biurem. Właściciele małych firm odnoszących sukcesy spędzają co tydzień na planowaniu biznesowym, a wielu z nich korzysta z codziennych sesji planowania biznesowego jako narzędzia do ustalania celów i wzrostu. Jeśli masz pracowników, włącz ich w planowanie biznesowe, formalnie lub nieformalnie.

Wskazówki dotyczące szybkiego składania dokumentów w biurze:

Jako właściciel małej firmy musisz szybko i łatwo operować przy biurku. Chociaż tworzenie zbioru jest trudne, jest to stosunkowo łatwe zadanie, które może być łatwiejsze dzięki kilku poradom i sztuczkom.

(1) Poświęć kilka minut, aby usiąść w swoim głównym miejscu pracy i sięgnij po sprzęt, materiały i pliki. Pomoże Ci to ustalić miejsce pomysłów na składanie tych przedmiotów osobiście.

(2) Teraz, gdy już wiesz, gdzie w naturalny sposób będziesz poszukiwał informacji, musisz ustalić, czy alfabetyczny, numeryczny lub przedmiotowy zbiór dokumentów będzie dla Ciebie najlepszy. Czy szukasz rzeczy według nazwiska klienta? Kategoria (tj. Wydatki, finanse, marketing)? Według numeru referencyjnego? Jest to bardzo ważny krok, ponieważ pozwoli ustalić, w jaki sposób będzie się układał. Zrób to, zanim kupisz coś dla swojego systemu archiwizacji.

(3) Następnie z grubsza określ swoje potrzeby związane z pamięcią masową. Czy masz dużą liczbę plików, do których masz dostęp na co dzień? Czy masz dostęp do swoich plików tylko raz w tygodniu? Odpowiedzi rozstrzygną, czy potrzebujesz biurkowego uchwytu na pliki, szafki na dokumenty z szufladami blisko biurka lub szafki na dokumenty z czterema szufladami w całym pokoju. Tak wiele opcji istnieje dzisiaj, że powinieneś wybrać ostrożnie. Zezwalaj na wzrost, patrząc na szafki na dokumenty - kup coś, aby pomieścić dwa razy pliki, które Twoim zdaniem będą teraz dostępne. Ograniczy to liczbę przypadków, w których będziesz musiał zreorganizować swój system archiwizacji.

(4) Zainwestuj w dobry system etykietowania dla jasności i łatwego dostępu. Odczytanie etykiet plików wydaje się oczywiste, ale przejrzystość etykiet pozwoli Ci zaoszczędzić więcej czasu na wypełnianie dokumentów, niż możesz sobie wyobrazić. Większość firm, które tworzą etykiety, udostępnia szablony, które integrują się z najpopularniejszym oprogramowaniem do edycji tekstu. Możesz wziąć pod uwagę jeden z małych systemów do tworzenia etykiet, który może teraz drukować poszczególne etykiety mailingowe. Przedmioty, które wykonują podwójne obowiązki są zwykle mądrą inwestycją.

(5) Teraz jesteś gotowy do zakupu folderów plików.

Wskazówki dotyczące elektronicznego zarządzania plikami:

Myśli, że zarządzanie plikami dotyczyło tylko plików papierowych? Pomyśl jeszcze raz. Równie ważne jest uporządkowanie i aktualizacja plików na komputerze. Podobnie jak w przypadku plików papierowych, celem zarządzania plikami komputerowymi jest zapewnienie, że możesz znaleźć to, czego szukasz, nawet jeśli szukasz go wiele lat po jego utworzeniu.

Te wskazówki dotyczące zarządzania plikami pomogą ci zachować dostęp do twoich plików:

1. Organizuj według typów plików:

Łatwiej znaleźć aplikacje, tworząc folder o nazwie Pliki programów na dysku i zachowując wszystkie swoje aplikacje. Na przykład plik wykonywalny dla programów Word, PowerPoint, Simply Accounting i WinZip będzie znajdować się w folderze Program Files.

2. Jedno miejsce dla wszystkich:

Umieść wszystkie dokumenty w folderze Moje dokumenty i nigdzie indziej. Czy to jest arkusz kalkulacyjny, list czy prezentacja PowerPoint, idzie tutaj. Ułatwi to znajdowanie rzeczy i uruchamianie kopii zapasowych.

3. Utwórz foldery w Moich Dokumentach:

To szuflady szafki na komputer, że tak powiem. Używaj prostego języka do nadawania nazw folderom; nie chcesz zaglądać na tę listę folderów w przyszłości i zastanawiasz się, co oznacza "TFK" lub jakikolwiek inny interesujący skrót, jaki wymyśliłeś.

4. Zagnieżdżanie folderów w folderach:

W razie potrzeby utwórz inne foldery w obrębie tych folderów głównych. Na przykład folder o nazwie "Faktury" może zawierać foldery o nazwach "2004", "2005" i "2006". Folder nazwany dla klienta może zawierać foldery "dane klienta" i "korespondencja". Celem jest posiadanie każdego pliku w folderze, zamiast umieszczania na liście osieroconych plików.

5. Postępuj zgodnie z konwencjami nazewnictwa plików :

Nie używaj spacji w nazwach plików, zachowaj nazwy plików poniżej 27 znaków i używaj wszystkich małych liter. Tak więc plik nazwany dla klienta powinien być raczej Jackdawson niż Jack Dawson. Jeśli złamiesz którąś z tych zasad, bądź konsekwentny.

6. Bądź konkretny:

Nadaj plikom logiczne, konkretne nazwy i jeśli to możliwe podaj daty w nazwach plików. Celem nazywania plików jest umożliwienie określenia, o co chodzi, bez konieczności otwierania i przeglądania.

7. Plik w ruchu:

Najlepszym momentem na złożenie dokumentu jest jego utworzenie. Przyzwyczaj się więc do używania okna dialogowego "Zapisz jako", aby złożyć dokument, a także nadać mu nazwę, umieszczając go we właściwym miejscu na pierwszym miejscu.

8. Zamów swoje pliki dla wygody:

Jeśli istnieją foldery lub pliki, których często używasz, zmuś je do początku listy plików, zmieniając ich nazwę na AA lub na początku nazwy pliku.

9. Regularnie usuwaj swoje pliki:

Czasami to, co stare, jest oczywiste, jak na przykładzie folderu o nazwie "Faktury" powyżej. Jeśli tak nie jest, nie zamykaj folderów, usuwając stare pliki. NIE usuwaj plików związanych z biznesem, chyba że masz całkowitą pewność, że nigdy więcej nie będziesz potrzebować pliku. Zamiast tego w głównym zbiorze folderów w folderze Moje dokumenty utwórz folder o nazwie "Stary" lub "Nieaktywny" i przenieś do niego stare pliki, gdy natkniesz się na nie.

10. Twórz kopie zapasowe plików regularnie:

Niezależnie od tego, czy kopiujesz pliki na inny napęd, czy na taśmę, ważne jest skonfigurowanie i przestrzeganie standardowego schematu kopii zapasowej.