Zarządzanie systemami biurowymi (6 sposobów)

Niektóre sposoby zarządzania systemami biurowymi są następujące: 1. Zarządzanie według obecności 2. Zarządzanie przez kontrolę książki gotówkowej 3. Zarządzanie przez kontrolę gotówki / drobnych pieniędzy 4. Zarządzanie przez kontrolę maszyn, ciał itp. 5. Zarządzanie przez Kontrola materiałów biurowych 6. Zarządzanie przez kontrolę za pośrednictwem rejestrów ruchu urzędu.

Zarządzanie systemem Office # 1. Zarządzanie według obecności:

Jest to pierwsza zasada każdego biura, którą powinien przestrzegać każdy menedżer. Jest bardzo ważne, aby każdy Office Manager kontrolował biuro, utrzymując ścisły harmonogram obecności.

Każdy pracownik powinien wejść do biura co najmniej 15 minut przed rozpoczęciem pracy w biurze. Powinni podpisać rejestr biura.

Po upływie czasu harmonogramu rejestr powinien zostać odebrany przez Office Managera. To jest podstawowa zasada. Co najwyżej powinien tylko pozwolić na łaskę 15 minut więcej, aby jego spóźnialscy podpisali rejestr.

Jeśli jakikolwiek pracownik spóźnia się nawet po 15-minutowym okresie karencji, wówczas kierownik biura powinien oznaczyć go nieobecnym, a także skorygować tę nieobecność w związku z jego przypadkowym urlopem, jeśli jest to na jego koncie, lub poprosić pracownika, aby wrócił do swojego domu ponieważ jest oznaczony jako nieobecny na dzień. Znów obowiązuje zasada 3, tj. Trzy absencje miesięczne za spóźnienie na urząd są przeliczane na jeden urlop bez wynagrodzenia [LWP] na koniec miesiąca, kierownik biura powinien poinformować o tym HO.

Zarządzanie systemem Office # 2. Zarządzanie przez kontrolę książki gotówkowej:

W każdym biurze kierownik biura otrzymuje książeczkę gotówkową i trochę gotówki na prowadzenie i kontrolę biura. Książkę gotówkową musi prowadzić księgowy pracujący pod kierownictwem biura, a gotówka przez kasjera. W niektórych urzędach drobna gotówka jest utrzymywana przez kasjera, a konta są utrzymywane przez księgowego.

Obowiązkiem Office Managera jest sprawdzenie odpływu gotówki oraz napływ gotówki, czeków i projektów zapotrzebowania. Kierownik biura powinien codziennie i dokładnie sprawdzać kupony o wszystkich transakcjach odbywających się w biurze.

Powinien kontrasygnować kupon tylko wtedy, gdy zgłoszenia są prawidłowe, a każdy kupon jest poświadczany przez rachunki, karty, itp., Czy jest wydany w określonym celu przez biuro, oraz kopie fotokopii czeków lub Wersji na żądanie, jeśli coś zostało zapłacone strony są utrzymywane wraz z kuponem.

Powinien dopilnować, aby książka gotówkowa była aktualizowana codziennie, na bieżąco z transakcji, i powinna dopilnować, aby saldo w książce kasowej zgadzało się z pieniędzmi w kasie. Po zakończeniu powinien poprosić księgowego o złożenie podpisu w książce kasowej, a następnie powinien podpisać go pod pieczęcią urzędu.

Zarządzanie systemem Office # 3. Zarządzanie przez kontrolę gotówki / drobnych pieniędzy:

Każdego dnia na początku kierownik biura powinien najpierw zadzwonić do księgowego i drobnego konserwatora, znanego jako kasjer. Sposób sprawdzania księgi kasowej i weryfikowania jej jest przedstawiony powyżej. Ponownie powinien dowiedzieć się, jaka jest kwota pozostająca w kasie, jeśli chodzi o gotówkę. Gdy już o tym wie, powinien zweryfikować się, licząc gotówkę.

Powinien poprosić swojego kasjera, aby napisał na kartce o nominale gotówki, pod względem rupii i paisa i poświadcza, podpisał ją pod pieczęcią urzędu i pieczęcią. Powinien to robić przez wszystkie dni w roku. Pozwoli to uniknąć nieprawidłowego działania w systemie w biurze.

Zarządzanie systemem Office # 4. Zarządzanie przez kontrolę maszyny, ciałem itp .:

Obecnie w wielu urzędach zaobserwowano, że personel marnuje mnóstwo czasu i pieniędzy, niepotrzebnie marnując czas na telefony i wydając ogromną ilość pieniędzy biurowych na połączenia telefoniczne STD. Podobnie zaobserwowano, że ogromna ilość pieniędzy jest niepotrzebnie wydawana i marnowana poprzez wysyłanie wiadomości za pośrednictwem faksu, a w niektórych przypadkach wydaje się dużo pieniędzy na kopie Xerox / zdjęcia itp.

Zaobserwowano również, że niektóre osoby używają tych instrumentów biurowych do własnego użytku i obciążają to samo w biurze. Inteligentny Office Manager powinien prowadzić rejestr takich wiadomości wysyłanych faksem lub telefonicznie wykonanych przez STD. Przykład utrzymywanego rejestru jest zilustrowany:

Oświadczenie o faksie wysłanym za pośrednictwem biura:

Podobnie można zachować rekord w sposobie używania telefonu do STD. Pokazano ilustrację:

Teraz, w tej metodzie, gdy rachunki za płatności są wysyłane przez odpowiedni wydział do opłacania rachunków telefonicznych, za rachunki maszynowe za wysyłkę masażu, kontrprawdzenie może być wykonane przed rozliczeniem rachunków itp.

Zarządzanie systemem Office # 5. Zarządzanie przez kontrolę materiałów biurowych:

Jest to jeden z trwałych problemów, z jakimi ma do czynienia każde biuro w kraju. Kluczową i bardzo ważną kwestią jest utrzymanie kontroli nad używaniem materiałów piśmiennych, a także marnotrawstwa artykułów piśmiennych. W Indiach pracownicy biura mają brudne i brudne zwyczaje odbierania materiałów biurowych, takich jak papiery, pisanie papierów, foot-rule, ołówków, szpilek, klipów itp. Do domu, aby dać je swoim dzieciom za ich używanie.

Ten system jest bardziej rozpowszechniony w biurach rządowych. Brak jest odpowiedniej dokumentacji, a pod koniec roku można zauważyć, że na materiały piśmiennicze wydaje się ogromną ilość pieniędzy.

Kierownik biura powinien poprosić urzędnika, aby ściśle zachowywał dokumentację papeterii, która nadejdzie w biurze, i obciążył materiały biurowe tym, którzy używają ich w biurze. Rejestr dotyczący tego samego powinien zostać utrzymany, a rejestr, który działałby jako księga, powinien zostać utrzymany, aby obciążyć sprzedawcę tym, którzy go używają.

To samo powinno być sprawdzane pod koniec każdego miesiąca i sprawdzane z artykułami papierniczymi, które są w biurze po upływie miesiąca.

Zarządzanie systemem Office # 6. Zarządzanie przez kontrolę poprzez rejestry ruchu w biurze:

W każdym biurze pracownicy biura muszą wyjść z biura, aby wykonać pewne oficjalne zadania, a następnie wrócić do biura. Inteligentny Office Manager powinien zawsze prowadzić rejestr, w którym powinien być rejestrowany ruch personelu biurowego.

Czas, w którym opuszcza on biuro i czas, w którym wraca, powinien być odpowiednio zarejestrowany. Pod koniec miesiąca kierownik biura powinien to sprawdzić, ponieważ gdy pracownicy biura przedstawiają swoje wydatki na transport lokalny, aby otrzymać zwrot kosztów od urzędu, jest to przydatne dla kierownictwa w celu ustalenia lokalnego limitu przewozowego.