Pomiar pracy biurowej: ważność i proces

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać znaczenie i proces pomiaru pracy biurowej.

Znaczenie pomiaru pracy biurowej:

W prostych słowach "na miarę" oznacza określenie jakości. Pomiar pracy dotyczy zatem samej jakości ".

Pomiar pracy można opisać jako program pomiaru ilości wykonanej pracy i czasu potrzebnego do wykonania tej pracy.

Istnieją dwie podstawy, które umożliwiają uznanym standardom zastosowanie w następujących warunkach:

1. Ustalenie potrzeby siły roboczej:

Wymagania siły roboczej dla każdej funkcji w biurze są określane za pomocą standardowego czasu. Na przykład, jeśli w biurze liczba rachunków wpisywanych w ciągu jednego dnia wynosi sto i jedna maszynistka zajmująca się rachunkami biurowymi typu 50, to będą potrzebne dwie maszynistki.

2. Planowanie i dystrybucja obciążenia roboczego:

Ten standard pomaga równomiernie rozprowadzać pracę nad pracownikami i pracować. Tak więc pomiar pracy pomaga w unikaniu w równości.

3. Porównanie wydajności:

Standard pomaga porównać wydajność. Odbywa się to za pomocą wskaźnika wykorzystania, który jest obliczany poprzez podzielenie liczby standardowych godzin wyprodukowanych w centrum roboczym przez liczbę faktycznie zużytych godzin.

Określanie kosztu:

Standard czasowy stanowi podstawę do określenia kosztów różnych jednostek pracy. Jest to możliwe, ponieważ standard czasowy dla każdej funkcji lub części funkcji może zostać przekonwertowany na standardy kosztów. Jest to szczególnie przydatne w organizacji, w której funkcja składa się z wielu części.

Zapewnienie w zasadzie wynagrodzeń motywacyjnych:

Ponieważ standard czasowy pomaga zmierzyć efektywność, każdy pracownik lub grupa pracowników może zostać nagrodzona za wydajność na podstawie wydajności i poprawionego morale. Tym samym morale pracowników jest lepsze, ponieważ wiedzą, czego się od nich wymaga pod względem jakości i ilości produkcji. W ten sposób rozpoznaje się lepszego pracownika.

Pomaga w instalacji systemu i procedur Office:

Ponieważ Office Manager zna wielkość produkcji i jej koszty, jest on w stanie obniżyć koszty systemu biurowego. Jeżeli jakakolwiek metoda, projekt lub technika ma zostać zmieniona lub należy przeprowadzić większą mechanizację, wówczas koszt istniejący i do poniesienia w przyszłości z powodu zmian zostanie porównany. Każda zmiana byłaby dozwolona tylko wtedy, gdy redukcja kosztów jest możliwa.

Pomaga w Audycie biurowym:

Pomiar pracy pomaga ustawić standard wydajności. Standardy te pomagają w przeprowadzaniu audytu biurowego, ponieważ pomagają w ocenie pracy pracownika i grupy roboczej.

Proces pomiaru pracy biurowej:

Proces pomiaru pracy można zilustrować prostym schematem:

A. Normalizacja:

1. Poprawa i standaryzacja metod pracy:

Standard czasowy powinien być ustawiony tylko po poprawieniu i standaryzacji metod pracy. To działanie zapewnia, że ​​mierzone zadania wykonywane są w możliwie najbardziej efektywny sposób. Poza tym zapewnia, że ​​wszyscy pracownicy wykonują pracę w ten sam sposób.

2. Określanie zadań do wykonania:

Zadania do wykonania są określane i klasyfikowane. Przed rozpoczęciem procesu pomiaru wszystkie elementy lub części również są klasyfikowane. To do superwizorów należy zatwierdzanie opisów zadań i ich klasyfikacji.

3. Definiowanie jednostek pomiarowych:

Jednostka, w której mierzone jest dzieło, musi zostać odpowiednio zdefiniowana. Jednostka pracy byłaby inna dla różnych rodzajów pracy. Jednak niezbędne jest posiadanie jednostki łatwej do identyfikacji, liczenia i zrozumienia.

4. Ustanowienie procedur zgłaszania:

Konieczne jest ustanowienie procedury zgłaszania, w przypadku której niezbędna produkcja liczy się w jednostkach czasu, przepracowanych godzinach, a inne daty są gromadzone i zgłaszane okresowo. Zasadniczo odpowiedzialność tę powierza się przełożonemu centrum pracy.

B. Według przeszłych zapisów i wyników:

W przypadku pomiaru pracy biurowej uwzględnia się przeszłe wyniki pracowników biurowych i ich wydajność. Ponieważ coraz więcej mechanizacji odbywa się w naszym kraju, standard stałby się bardziej niezbędny.

Zmiana błędnych metod szacowania lub zgadywania, praca może być mierzona, a standard można ustawić za pomocą następujących metod:

1. Metoda przeszłych wyników:

W ramach tej metody rekordy są analizowane w celu określenia standardu. Standardowy zestaw na podstawie wyników osiągniętych w przeszłości może opierać się na podstawie najlepszych wyników lub bierze pod uwagę najgorsze wyniki. Jest to prosta metoda, którą można w dużym stopniu zainstalować bez kosztów.

2. Metoda analizy czasu:

Jest również znany jako metoda dziennika czasowego. W tej metodzie zaangażowane są następujące kroki:

(a) Każda aktywność wykonywana w ciągu dnia jest identyfikowana.

(b) Każde zidentyfikowane działanie otrzymuje prosty kod.

(c) Specjalny arkusz analizy czasu jest przygotowywany co tydzień przez każdego pracownika, w którym zapisuje swoje wyniki przez okres tygodnia lub miesiąca.

(d) Dane tak zarejestrowanej wydajności są analizowane, edytowane i przeglądane, a arkusz analizy czasu jest przygotowywany dla każdego działu, w którym każde działanie jest podsumowywane za pomocą numeru kodu. Tak przygotowany raport daje całkowity czas poświęcony na każde działanie w danym dziale.

(e) Teraz całkowita wyprodukowana ilość jest dzielona przez liczbę godzin spędzonych, co stanowi podstawę dla standardów czasowych, a porównanie można przeprowadzić wśród różnych działów na podstawie tych norm czasowych.

Ta metoda jest prosta i można ją zainstalować bez większych dodatkowych kosztów. Główną wadą tej metody jest to, że zebrane dane są subiektywne i takie dane są niewiarygodne, ponieważ indywidualne uprawnienia czasowe nie są rejestrowane przez poszczególnych pracowników.

3. Metoda próbkowania w pracy:

Zgodnie z tą metodą przeszkolony analityk przede wszystkim rozbija wszystkie czynniki biorące udział w badaniu. Obserwuje się losowe obserwacje pracy wykonywanej przez różne osoby. Sposób, w jaki spędzają czas i co produkują są rejestrowane.

Następnie przygotowywany jest raport dotyczący pracy całego departamentu, którego dotyczy, i obserwowany jest czas poświęcony na każdą pracę. Metoda próbkowania pracy jest naukowa, a dane uzyskane w ramach tej metody są znacznie bardziej wiarygodne niż w przypadku metody analizy czasu.

Ta metoda ma dwie ważne wady:

Potrzebni są wyszkoleni analitycy, a metoda może być nieopłacalna, jeśli wielkość próby potrzebna do uzyskania prawidłowych wyników jest zbyt duża.