Minuty: znaczenie, cechy i aspekty

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać protokół spotkania. Po przeczytaniu tego artykułu dowiesz się o: 1. Znaczenie minut 2. Znaczenie minut 3. Funkcje 4. Aspekty.

Znaczenie minut:

Protokoły są dokładnymi, lecz skróconymi oficjalnymi zapisami tego, co miało miejsce na spotkaniu. Protokoły muszą być przygotowane i zachowane na każde spotkanie. Obowiązkiem sekretarza jest sporządzenie protokołu, w tym celu sporządza się książkę minutową.

Oddzielna minutowa książka jest niezbędna do oddzielnej klasy spotkań w organizacji. Na przykład w firmie będą się znajdować osobne książeczki minutowe na spotkania członków, Zarząd, każda komisja złożona z dyrektorów itp.

Znaczenie minut:

Protokół z posiedzenia musi zostać przygotowany i zachowany dla następujących obiektów:

(a) Prowadzenie ewidencji transakcji przeprowadzanych na spotkaniu.

(b) Zapewnienie wskazówek dotyczących działań, które należy podjąć w niektórych kwestiach.

(d) Zapewnienie dowodów na wszystkie podjęte decyzje, obecność członków, notatka o braku zgody jakiegokolwiek członka, tendencja do głosowania nad każdą kwestią, itp. w każdym przypadku sporu.

(e) Przestrzeganie formalności (często ustawowych) w odniesieniu do spotkań.

(f) Osiągnięcie ważności spotkania.

Wszystkie te obiekty mają duże znaczenie dla minut i sprawiają, że są niezbędne do skutecznego zarządzania organizacją.

Funkcje minut:

(1) Protokoły muszą być napisane jasnym i klarownym językiem, aby każdy z nich mógł je łatwo zrozumieć.

(2) Protokół należy sporządzić w skrócie. Sekretarz spisuje notatki z obrad zebrania i z notatek sporządza protokoły eliminując niepotrzebne szczegóły. Uchwalone rezolucje muszą być zarejestrowane w całości, ale dyskusje przeprowadzone przez różnych członków przed podjęciem uchwały nie muszą być rejestrowane.

(3) Musi być minutowa książka. Książka składa się ze stron kolejno ponumerowanych i powiązanych. Zablokowany segregator z luźnymi liśćmi może również służyć celowi.

(4) Protokół najlepiej sporządza się ręcznie.

(5) Protokół składa się z dwóch części - (a) Protokół narracji - Część ta zawiera (i) krótki opis spotkania oraz datę, godzinę i miejsce, (ii) Nazwiska obecnych członków. W przypadku dużego spotkania lub walnego zgromadzenia nazwiska nie mogą być zapisane. (iii) Zapisy niektórych wydarzeń, takich jak wybór przewodniczącego, głosowanie z podziękowaniami dla przewodniczącego, podpis przewodniczącego, podpis sekretarza (jako pisarza) itp.

(b) Protokół z podjęcia decyzji - ta część zawiera wszystkie decyzje podjęte na posiedzeniu w formie uchwał. Pożądane jest, aby pisano nazwiska wnioskodawców i osób nadsyłających, a także nazwiska tych członków, którzy chcieli zarejestrować ich sprzeciw. Jeżeli posiedzenie zostanie odroczone, wówczas protokoły z każdej daty spotkania zapisuje się oddzielnie jako transakcje dokonane w różnych terminach.

(6) Protokół można sporządzić w dwóch formach: (a) Formularz akapitu - każdy przedmiot transakcji przeprowadzony na spotkaniu jest zapisany w osobnym akapicie pod nagłówkiem tematu lub tytułem z numerem seryjnym, (b) Formularz tabelaryczny - Strony są podzielone na kolumny pokazujące numer seryjny, nagłówek tematu i decyzje podjęte lub wydarzenia. Bez względu na formę, na górze znajduje się krótki opis spotkania, a na dole podpisu przewodniczącego i sekretarza.

(7) Mogą istnieć przepisy ustawowe w odniesieniu do protokołów, o czym mowa w przypadku posiedzeń spółki.

(8) Protokół ma kilka aspektów, jak wyszczególniono poniżej.

Aspekty protokołów:

Protokół ma cztery aspekty:

(1) Przygotowanie:

Minuty muszą być przygotowane. Obowiązkiem sekretarki jest sporządzenie protokołu. Przygotowuje je z obszernych notatek zrobionych przez niego podczas spotkania. Przygotowuje protokoły tak wcześnie, jak to możliwe, po zakończeniu spotkania, gdy wszystko pozostaje w jego pamięci, oprócz notatek.

Ustawa o spółkach przewiduje, że protokoły muszą być przygotowane w ciągu trzydziestu dni od daty zebrania. Czasami angażuje się stenografa, aby wyczerpująco i dosłownie (słowo w słowo) zapisy z przebiegu posiedzenia, które pomogą sekretarzowi w sporządzeniu protokołu.

Oczekuje się, że sekretarz zna styl pisania minut i może przyjąć dowolną z tych dwóch form. Protokoły ze wszystkich posiedzeń organizacji muszą być przygotowane. Notowane są nawet minuty zwykłego spotkania.

Przewodniczący może dokonywać poprawek w pismach sekretarza i może również zdecydować, czy należy uwzględnić niektóre sprawy. W związku z tym, ogólną praktyką jest sporządzenie projektu protokołu i po jego przejściu przez przewodniczącego, ostateczne pismo jest sporządzane na stronach książki minutowej.

(2) Potwierdzenie:

Minuty muszą zostać potwierdzone. Przewodniczący potwierdza protokół.

Istnieją dwie szerokie metody potwierdzania:

(1) W przypadku posiedzenia rady, komitetu lub innego niewielkiego organu, który spotyka się często, przyjęta metoda polega na tym, że protokół z poprzedniego posiedzenia odczytuje się na następnym posiedzeniu i potwierdza przewodniczący tego posiedzenia.

(2) W przypadku rzadko organizowanych spotkań, takich jak doroczne walne zgromadzenie, protokoły są potwierdzane w określonym czasie po posiedzeniu i są przechowywane do wglądu przez członków w biurze organizacji, aby uzyskać możliwość zgłaszania zastrzeżeń, jeśli takie istnieją. Potwierdzenie sporządza przewodniczący, który przewodniczył posiedzeniu lub jakakolwiek inna należycie upoważniona osoba na jego miejsce, jeżeli przewodniczący nie jest dostępny.

Pojawia się kwestia prawna, kiedy decyzje podjęte na spotkaniu stają się skuteczne. Decyzje podjęte na posiedzeniu stają się skuteczne w momencie ich podejmowania, a nie w momencie sporządzania i potwierdzania protokołów. Minuty są zapisami wyłącznie dowodowymi. Protokoły podpisane i potwierdzone są uznawane za dowód w sądzie.

(3) Zachowanie:

Protokoły i dowody muszą być protokołowane. Książka minutowa właściwie przygotowana i zachowana jest uznawana za źródło dowodów w sądzie. W biurze musi być przechowywana książka minutowa (zarejestrowana w przypadku zarejestrowanego organu, takiego jak spółka, spółdzielnia itp.). Obowiązkiem sekretarza jest zachowanie protokołu.

(4) Cyrkulacja:

Protokoły mogą być powielane i rozsyłane wśród członków. Nie ma jednak przymusu, aby te minuty musiały zostać rozesłane. Zasadniczo nie odbywa się to w przypadku walnego zgromadzenia, ale gdy członek żąda kopii, musi zostać mu przesłany z zastrzeżeniem pewnych warunków.

W przypadku posiedzeń komisji lub posiedzeń zarządu istnieje praktyka rozpowszechniania protokołu, niezwłocznie po podpisaniu protokołu i potwierdzeniu przez przewodniczącego lub zawiadomienie o następnym posiedzeniu.