Kontrola kosztów biura: redukcja, problem i implementacja

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się o redukcji, problemie i wdrażaniu kontroli kosztów w biurze.

Zmniejszenie wydatków biurowych poprzez kontrolę kosztów:

Kontrolę kosztów można zdefiniować jako kontrolę wszystkich pozycji wydatków poprzez częste i regularne porównania rzeczywistych wydatków z ustalonym wcześniej standardem budżetów, tak aby niepożądane trendy odchodzące od normy mogły być wykryte i skorygowane na wczesnym etapie.

W związku z tym kontrola kosztów obejmuje następujące kroki:

1. Określenie standardu kosztowego dla każdej pozycji lub elementu.

2. Znalezienie zmienności kosztu ze standardowego zestawu.

3. Podjęcie działań korygujących w celu zapewnienia, że ​​rzeczywiste koszty są takie same jak standardowe koszty w przyszłości.

Każdy aspekt zarządzania biurem zajmuje się bezpośrednio lub pośrednio kontrolą kosztów. Jednak skuteczne zarządzanie działaniem biura wymaga zaplanowanego programu kontroli kosztów. Taki program obejmuje określenie kosztu jednostkowego dla wszystkich możliwych aspektów działania biura.

Próbuje określić, ile kosztuje każda jednostka operacyjna i ile kosztować. Określa różne jednostki działania, tak aby koszty te można było obciążyć funkcjami produkcyjnymi, które faktycznie wykorzystują te konkretne biura, a nie koszty ogólne.

Problem kontroli kosztów Office:

Kontrola kosztów w biurze jest zaskakującą propozycją, chociaż jest tak niezbędna. Dane o kosztach operacji biurowej są konieczne, aby ustalić ceny produktu firmy i przeanalizować linię produktów firmy, aby określić, kiedy produkty nie są korzystne dla ogólnego działania.

Kontrola kosztów w biurze stwarza szereg problemów, z których najważniejsze to:

1. Problemy różnorodności i jakości kosztów biura:

Biuro ma wiele różnych działań i dlatego nie jest łatwo ustanowić sztywne klasyfikacje i koszt jednostkowy. Czynności te składają się z wielu czynników, z których niektóre są nieistotne. Wiele osób w biurze pracuje na różnych poziomach odpowiedzialności. Te szczegóły i warianty powodują, że kosztowanie stanowi bardzo złożony problem, ponieważ nie można tego zrobić na podstawie konkretnej możliwej do zidentyfikowania jednostki pracy biurowej.

2. Problemy praktyczności systemu:

Chociaż możliwy jest szczegółowy system kosztów biurowych, problemem jest ustalenie, czy system jest praktyczny. Należy pamiętać, że analiza kosztów w biurze jest dużym problemem, ponieważ koszty biurowe są niewielkimi przedmiotami, a szczegółowa analiza jest często droższa od oszczędności, a zatem nie jest możliwa do zrealizowania.

3. Problemy z kosztami operacji itp .:

Ponieważ koszty można uzyskać przy wszelkiego rodzaju operacjach biurowych, trudno jest zdecydować, która operacja powinna być odpowiedzialna. Jaki powinien być poziom dokładności? Decyzja zależy od kosztu analizy, możliwych ekonomii z powodu analizy i wykorzystania danych.

Wdrożenie kontroli kosztów pakietu Office:

W celu wdrożenia kontroli kosztów w biurze należy odnotować następujące kwestie:

Klasyfikacja kosztów:

Koszty biurowe są uzyskiwane z rekordów płac, kart pracy, faktur zakupu i sprzedaży oraz dokumentów księgowych i innych.

W niektórych wiodących krajach, takich jak Wielka Brytania, Francja, Niemcy i USA, powszechnie stosowana klasyfikacja to:

(a) Rachunki wynagrodzeń, świadczeń i kosztów dla pracowników i przełożonych biurowych 60% -70%

(b) Materiały takie jak materiały eksploatacyjne, materiały piśmienne, przesyłki pocztowe, telefony, telegramy, teleks i usługi masażu 15% -20%

(c) Koszty ogólne, takie jak konserwacja i amortyzacja maszyny biurowej, urządzenia, oświetlenie, podatki, ubezpieczenie 15% -20%

W kontekście indyjskim lub, w związku z tym, w kontekście każdego kraju rozwijającego się, te wartości procentowe muszą zostać zmienione, aby odpowiadały warunkom, w jakich działają przedsiębiorstwa. Te wartości procentowe powinny być określone na podstawie przeszłych danych. W przypadku większości indyjskich przedsiębiorstw odsetek wynagrodzeń, wynagrodzeń i świadczeń jest pokryty od 50% do 60%.

Koszty biurowe można dalej podzielić na typowy system księgowania kosztów i klasyfikację, która jest:

(a) Materiał bezpośredni:

Jest to część produktu biurowego, tj. Formularze, nadruki i przesyłki pocztowe.

(b) Materiały pośrednie:

Który nie jest częścią produktu biurowego, ale niezbędny do wykonania pracy, np. Gumka, ołówek, guma, znaczki, wstążka do pisania itp.,

(c) Bezpośrednia praca:

Który jest stosowany do produktu biurowego przez maszynistki, urzędników, stenografów i operatorów maszyn.

(d) Praca pośrednia:

Który nie jest bezpośrednio stosowany do produktu biurowego, np. Praca wykonana przez personel obsługi technicznej lub dział OM.

(e) Koszty ogólne:

Nie dotyczy to w szczególności żadnej części produktu i usług biurowych, np. Światła, ciepła, czynszu i podatków, telefonu, osoby nadzorującej itp.