Układ biura: wybór, czynniki, znaczenie i zasady
Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się o wyborze, czynnikach, znaczeniu, zasadach, typach i zaletach układu biurowego.
Wybór układu biura:
Kierownictwo każdego biura musi podjąć ważną decyzję, czy lokalizacja biura ma znajdować się w obszarze miejskim, czy w strefie podmiejskiej, położonej w pewnej odległości od miasta. Rozważając ten czynnik, mając biuro położone w pewnej odległości od miasta, należy również wziąć pod uwagę, czy jest ono połączone przez transport, czy nie.
W krajach zachodnich rośnie tendencja do lokalizowania biura z dala od miasta, powiedzmy na obszarach podmiejskich.
Przyczyny takiej tendencji są następujące:
1. Wysokie koszty:
W mieście koszt mieszkania na metr kwadratowy jest bardzo wysoki, podczas gdy w strefie podmiejskiej jest niski.
2. Przeludnienie i zatłoczenie:
Miasto jest przepełnione, tętni życiem i tętni życiem przez cały czas. Tak nie jest w przypadku przedmieść. Czasami wymagane miejsce do prowadzenia biura również nie jest dostępne w mieście.
3. Rosnące urządzenia transportowe:
Rozwój sposobu i środka transportu na przestrzeni lat pomógł wielu firmom utrzymać biuro z dala od miasta.
4. Środki komunikacji:
Teraz urządzenia komunikacyjne, takie jak telefony komórkowe, internet, faksy itp., Oprócz niskich kosztów utrzymania biura na przedmieściach, zmusiły wiele dobrych biur do przeniesienia bazy z obszaru miasta na obszar podmiejski.
Obecnie biura banków i firm ubezpieczeniowych działają bardziej efektywnie w mieście, ze względu na gęstość zaludnienia, dobre indywidualne dochody, lepszy przepływ ruchu i większą widoczność witryny. Jednak w ostatecznej analizie czynnikiem wpływającym na wybór jest czynnik kosztowy.
Wręcz przeciwnie, gałęzie przemysłu i ich biura znajdują się na przedmieściach, aw niektórych przypadkach są przenoszone na obszary podmiejskie. Oznacza to również, że pewna część biura musi udać się na przedmieścia wraz z jednostkami produkcyjnymi.
Czynniki wpływające na układ biura:
Po podjęciu decyzji o lokalizacji biura należałoby rozważyć następujące czynniki wyboru budynku biurowego:
1. Zdobycie wymaganej przestrzeni:
Przed ostatecznym ustaleniem lokalizacji konieczne jest sprawdzenie, czy w danej lokalizacji dostępna jest minimalna wymagana przestrzeń.
2. Czynnik podatków:
Podatki odgrywają kluczową rolę w ustalaniu działalności biura. Podatek dochodowy od osób prawnych i podatek od wody za urząd oraz centralny podatek od sprzedaży, państwowy podatek od sprzedaży i podatek akcyzowy mają wpływ na wytwarzany produkt, a zatem mają wpływ na działalność biura.
3. Skutki lokalizacji:
Jeśli biuro znajduje się w miejscu, w którym znajdują się inne jednostki biura zajmującego się podobną działalnością, zapewniłoby to lepszą obsługę klienta i reputację. Ale nie może to być czynnikiem przewodnim. W rzeczywistości w ciągu ostatniego dziesięciolecia istniała tendencja do tego typu koncentracji w naszym kraju z powodu lepszych środków komunikacji i ulepszonych urządzeń transportowych.
4. Status quo otoczenia:
Idealnie byłoby zlokalizować budynek biurowy w miejscu, w którym otoczenie jest zdrowsze. Hałas, opary i zatory na danym obszarze mają zły wpływ na zdrowie i środowisko pracy biurowej.
5. Dostępność różnych urządzeń usług:
Obiekty takie jak bank, firmy ubezpieczeniowe, poczta, biuro firmy transportu drogowego, sklepy detaliczne i restauracje zapewniają większą efektywność biznesu, ponieważ mają być wykorzystywane zarówno przez personel, jak i firmę.
6. Dostępność transportu:
Biuro powinno być zlokalizowane tak, aby sprawny środek transportu był dostępny zarówno dla pracowników, jak i dla klientów. Zapewniłoby to sprawne funkcjonowanie biura. Lokalizacja w pobliżu dworca kolejowego, międzymiastowego terminalu autobusowego lub lotniska jest bardzo korzystna dla niektórych rodzajów działalności.
Office Space Planning lub Office Layout:
Po omówieniu czynników, które należy wziąć pod uwagę, następnym krokiem jest planowanie przestrzeni lub układu biura. Układ biura definiuje się jako "Układ wszystkich fizycznych elementów w dostępnej przestrzeni podłogi, aby zapewnić maksymalną efektywność i koordynację tych komponentów w efektywną lub atrakcyjną całość".
Innymi słowy, można to określić jako rozmieszczenie różnych działów, sprzętu i ludzi w ramach dostępnej powierzchni podłogi w celu optymalnego wykorzystania przestrzeni i zapewnienia maksymalnej wydajności biura.
Znaczenie układu przestrzeni w biurze:
Znaczenie układu przestrzennego można ocenić na podstawie faktu, że:
1. Zapewnia właściwe wykorzystanie przestrzeni podłogi:
Aby upewnić się, że przestrzeń jest odpowiednia do umieszczenia mebli itp., Konieczne jest właściwe wykorzystanie powierzchni.
2. Aby zapewnić płynny przepływ pracy:
Aby mieć pewność, że praca biurowa posuwa się naprzód bez opóźnień i ręcznego przerwania, ważny jest odpowiedni układ, aby zapewnić płynny przepływ pracy, aby zmniejszyć koszty zarządzania administracyjnego.
3. Aby ułatwić nadzór:
Właściwy nadzór nad pracą biurową jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania biura. Układ ułatwia zadanie nadzoru i zmniejsza jego koszt.
4. Aby utworzyć wpływ na użytkownika i klienta:
Dobrostan nowoczesnej organizacji biznesowej zależy w dużej mierze od dobrej woli odwiedzających i klientów. Biuro jest jednym z takich środków projektowania wizerunku organizacji. Stąd znaczenie układu biurowego polega na osiągnięciu tego celu.
5. W celu ułatwienia komunikacji:
Aby sprawnie funkcjonować w biurze i być dobrze zorientowanym w wydarzeniach w biurze, wymagana jest odpowiednia komunikacja. Jest to ułatwione dzięki dobrym układom biurowym.
6. Zapewnienie komfortu i promowanie morale pracowników:
Znaczenie właściwego układu biura wynika również z tego, że pracownicy muszą czuć się komfortowo w pracy, aby ich morale było dobre. Dobry układ biura ma na celu zapewnienie najlepszych warunków pracy.
7. Aby zapewnić lepsze wykorzystanie sprzętu biurowego:
Aby obniżyć koszty prowadzenia biura na osobę, konieczne jest, aby maszyny biurowe i sprzęt biurowy były maksymalnie wykorzystywane. Jest to możliwe, jeśli układ biura jest prawidłowy. Pomaga w centralizacji niektórych urządzeń biurowych, takich jak maszyny Xerox, podczas gdy inne, takie jak programy piszące typu, są ruchome i zdecentralizowane.
Zasady układu biura:
Nie ma twardych i szybkich reguł dotyczących tego, jaki może być sposób układania biura i jak powinien nim być. Jednak lepiej będzie mieć odpowiedni układ biura zgodnie z pewnymi zasadami.
Podjęto tu próbę i wyliczono:
1. Dobra wentylacja:
Pozwala na przepływ światła słonecznego od góry obok odpływu złego i zanieczyszczonego powietrza.
2. Praca:
Przepływ pracy powinien być bardzo płynny. Niezależnie od kształtu wydziału, przemieszczanie się dokumentów i ludzi powinno być minimalne.
3. Oświetlenie:
Maksymalna przestrzeń i praca oraz róg podłogi powinny otrzymywać jasne światło, zarówno ze światła słonecznego, które przechodzi przez wentylatory, jak iz lamp, żarówek i lamp lampowych.
4. Ruch i obserwacja:
Podczas układania biura i wybierania przestrzeni należy mieć na uwadze koncepcję ruchu ludzi. Ułatwia przenoszenie plików itp.
5. Układ mebli:
Meble powinny być ustawione w taki sposób, aby były ustawione w taki sam sposób zgodnie ze standardowym planem. W ten sposób nie tylko biuro wygląda na bardziej wydajne, ale także nadzór staje się łatwiejszy.
6. Nadzór:
Układ powinien być taki, aby pomagał i ułatwiał właściwy nadzór.
7. Umieszczenie sprzętu:
Niektóre urządzenia, takie jak stojaki, szafki na dokumenty itp. Zajmują dużą przestrzeń, a sprzęt ten jest często wykorzystywany przez personel biurowy. Dlatego planowanie układu biurowego powinno być takie, aby mieściło się w nich.
8. Elastyczność:
Układ powinien umożliwiać pewne zmiany w przyszłości, ponieważ biuro nie jest statyczne. Zmienia się wraz ze zmianą czasu i rozszerza się - w razie potrzeby.
9. Koszt:
Powierzchnia biurowa powinna być wykorzystana do pełnej wydajności, tak aby koszt dywanu, tj. Koszt wykorzystanej powierzchni, zawsze był minimalny; należy jednak pamiętać, że należy zawsze pamiętać o maksymalnej swobodzie pozwalającej każdemu pracownikowi na poruszanie się, ponieważ wtedy wydajność pracy jest stała.
10. Zasada równowagi:
Jest to konieczne, ponieważ równowaga daje poczucie odpowiedzialności i przyjemny wygląd biura przyciąga coraz więcej klientów, a tym samym poprawia wizerunek przedsiębiorstwa.
Rodzaje układu biura:
Istnieją dwa rodzaje układu na podstawie czynności wykonywanych w biurze:
1. Układ grupy:
W tego typu układzie biurowym pracownicy i osoby wykonujące podobną działalność są wspólnie zaangażowani. Na przykład wszyscy maszynistki są umieszczani w puli pisania i wszyscy księgowi są umieszczani w jednym pokoju.
2. Układ procesu:
W tym procesie układ rozmieszcza się w taki sposób, że mężczyźni i maszyny są rozmieszczone na podstawie sekwencji operacji, na przykład sekcja zgłoszenia może być umieszczona obok sekcji wysyłki, i tak dalej.
W praktyce żaden z tych dwóch rodzajów układu nie może być używany wyłącznie. Jednak oba te typy układów muszą zostać połączone, aby osiągnąć pożądany przepływ pracy i wydajność. Na przykład maszynistka może być umieszczona w scentralizowanej puli typowania, ale niektóre z nich mogą być umieszczone obok ważnych menedżerów.
Zalety dobrego układu biura:
1. Lepsza wartość firmy:
Lepiej zaplanowany układ wyświetla gościom obraz efektywności. Skutkuje to większą wolą dobrej woli w oczach tych, którzy zajmują się biurem.
2. Stabilizacja gospodarcza:
Dotyczy obniżenia kosztów biura. Dobry układ biura ma na celu najbardziej ekonomiczne i efektywne wykorzystanie dostępnej powierzchni.
3. Lepsze morale:
Dobrze zaplanowany układ biura zwiększa morale i komfort pracowników. Sprzyja lepszej wydajności; wręcz przeciwnie źle zaplanowane biuro ma wpływ na umysł pracownika.
4. Poprawia efektywność:
Wydajność automatycznie poprawia się, jeśli biuro jest prawidłowo rozplanowane. Ścieżka dokumentów porusza się w taki sposób, jak chciałoby się wtedy, aby skutecznie poruszać się w kierunku podejmowania dobrze konstruktywnych działań.
5. Obniżenie kosztów utrzymania biura:
Koszty oświetlenia, chłodzenia, ogrzewania i klimatyzacji wzrastają z dnia na dzień. Odpowiednio rozplanowane biuro zmniejsza koszty stałych urządzeń i urządzeń. Ponadto zmniejsza się koszty konserwacji i eksploatacji tych systemów.
6. Poprawia jakość nadzoru:
Dobry układ biurowy zwiększa skuteczność nadzoru. W rzeczywistości ilość potrzebnego nadzoru zmniejszyłaby się do minimum, zmniejszono by obciążenie nadzoru i zaoszczędzono by koszty nadzoru.
7. Przyspieszenie komunikacji między departamentami:
W biurze, które jest odpowiednio rozplanowane, mając na uwadze interakcję, która miałaby związek z poszczególnymi działami, system komunikacji jest przyspieszony. Dzieje się tak, ponieważ różne jednostki biura i departamenty są umieszczone w sekwencji. Komunikacja przebiega zgodnie z najkrótszą drogą.
8. Optymalne wykorzystanie maszyn i urządzeń:
Każde biuro wykorzystuje różne maszyny i urządzenia, a zatem układ zapewnia wspólne wykorzystanie sprzętu i maszyn. To, nawiasem mówiąc, zmniejsza ilość inwestycji w nie.