Układ biura: wybór, czynniki, znaczenie i zasady

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się o wyborze, czynnikach, znaczeniu, zasadach, typach i zaletach układu biurowego.

Wybór układu biura:

Kierownictwo każdego biura musi podjąć ważną decyzję, czy lokalizacja biura ma znajdować się w obszarze miejskim, czy w strefie podmiejskiej, położonej w pewnej odległości od miasta. Rozważając ten czynnik, mając biuro położone w pewnej odległości od miasta, należy również wziąć pod uwagę, czy jest ono połączone przez transport, czy nie.

W krajach zachodnich rośnie tendencja do lokalizowania biura z dala od miasta, powiedzmy na obszarach podmiejskich.

Przyczyny takiej tendencji są następujące:

1. Wysokie koszty:

W mieście koszt mieszkania na metr kwadratowy jest bardzo wysoki, podczas gdy w strefie podmiejskiej jest niski.

2. Przeludnienie i zatłoczenie:

Miasto jest przepełnione, tętni życiem i tętni życiem przez cały czas. Tak nie jest w przypadku przedmieść. Czasami wymagane miejsce do prowadzenia biura również nie jest dostępne w mieście.

3. Rosnące urządzenia transportowe:

Rozwój sposobu i środka transportu na przestrzeni lat pomógł wielu firmom utrzymać biuro z dala od miasta.

4. Środki komunikacji:

Teraz urządzenia komunikacyjne, takie jak telefony komórkowe, internet, faksy itp., Oprócz niskich kosztów utrzymania biura na przedmieściach, zmusiły wiele dobrych biur do przeniesienia bazy z obszaru miasta na obszar podmiejski.

Obecnie biura banków i firm ubezpieczeniowych działają bardziej efektywnie w mieście, ze względu na gęstość zaludnienia, dobre indywidualne dochody, lepszy przepływ ruchu i większą widoczność witryny. Jednak w ostatecznej analizie czynnikiem wpływającym na wybór jest czynnik kosztowy.

Wręcz przeciwnie, gałęzie przemysłu i ich biura znajdują się na przedmieściach, aw niektórych przypadkach są przenoszone na obszary podmiejskie. Oznacza to również, że pewna część biura musi udać się na przedmieścia wraz z jednostkami produkcyjnymi.

Czynniki wpływające na układ biura:

Po podjęciu decyzji o lokalizacji biura należałoby rozważyć następujące czynniki wyboru budynku biurowego:

1. Zdobycie wymaganej przestrzeni:

Przed ostatecznym ustaleniem lokalizacji konieczne jest sprawdzenie, czy w danej lokalizacji dostępna jest minimalna wymagana przestrzeń.

2. Czynnik podatków:

Podatki odgrywają kluczową rolę w ustalaniu działalności biura. Podatek dochodowy od osób prawnych i podatek od wody za urząd oraz centralny podatek od sprzedaży, państwowy podatek od sprzedaży i podatek akcyzowy mają wpływ na wytwarzany produkt, a zatem mają wpływ na działalność biura.

3. Skutki lokalizacji:

Jeśli biuro znajduje się w miejscu, w którym znajdują się inne jednostki biura zajmującego się podobną działalnością, zapewniłoby to lepszą obsługę klienta i reputację. Ale nie może to być czynnikiem przewodnim. W rzeczywistości w ciągu ostatniego dziesięciolecia istniała tendencja do tego typu koncentracji w naszym kraju z powodu lepszych środków komunikacji i ulepszonych urządzeń transportowych.

4. Status quo otoczenia:

Idealnie byłoby zlokalizować budynek biurowy w miejscu, w którym otoczenie jest zdrowsze. Hałas, opary i zatory na danym obszarze mają zły wpływ na zdrowie i środowisko pracy biurowej.

5. Dostępność różnych urządzeń usług:

Obiekty takie jak bank, firmy ubezpieczeniowe, poczta, biuro firmy transportu drogowego, sklepy detaliczne i restauracje zapewniają większą efektywność biznesu, ponieważ mają być wykorzystywane zarówno przez personel, jak i firmę.

6. Dostępność transportu:

Biuro powinno być zlokalizowane tak, aby sprawny środek transportu był dostępny zarówno dla pracowników, jak i dla klientów. Zapewniłoby to sprawne funkcjonowanie biura. Lokalizacja w pobliżu dworca kolejowego, międzymiastowego terminalu autobusowego lub lotniska jest bardzo korzystna dla niektórych rodzajów działalności.

Office Space Planning lub Office Layout:

Po omówieniu czynników, które należy wziąć pod uwagę, następnym krokiem jest planowanie przestrzeni lub układu biura. Układ biura definiuje się jako "Układ wszystkich fizycznych elementów w dostępnej przestrzeni podłogi, aby zapewnić maksymalną efektywność i koordynację tych komponentów w efektywną lub atrakcyjną całość".

Innymi słowy, można to określić jako rozmieszczenie różnych działów, sprzętu i ludzi w ramach dostępnej powierzchni podłogi w celu optymalnego wykorzystania przestrzeni i zapewnienia maksymalnej wydajności biura.

Znaczenie układu przestrzeni w biurze:

Znaczenie układu przestrzennego można ocenić na podstawie faktu, że:

1. Zapewnia właściwe wykorzystanie przestrzeni podłogi:

Aby upewnić się, że przestrzeń jest odpowiednia do umieszczenia mebli itp., Konieczne jest właściwe wykorzystanie powierzchni.

2. Aby zapewnić płynny przepływ pracy:

Aby mieć pewność, że praca biurowa posuwa się naprzód bez opóźnień i ręcznego przerwania, ważny jest odpowiedni układ, aby zapewnić płynny przepływ pracy, aby zmniejszyć koszty zarządzania administracyjnego.

3. Aby ułatwić nadzór:

Właściwy nadzór nad pracą biurową jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania biura. Układ ułatwia zadanie nadzoru i zmniejsza jego koszt.

4. Aby utworzyć wpływ na użytkownika i klienta:

Dobrostan nowoczesnej organizacji biznesowej zależy w dużej mierze od dobrej woli odwiedzających i klientów. Biuro jest jednym z takich środków projektowania wizerunku organizacji. Stąd znaczenie układu biurowego polega na osiągnięciu tego celu.

5. W celu ułatwienia komunikacji:

Aby sprawnie funkcjonować w biurze i być dobrze zorientowanym w wydarzeniach w biurze, wymagana jest odpowiednia komunikacja. Jest to ułatwione dzięki dobrym układom biurowym.

6. Zapewnienie komfortu i promowanie morale pracowników:

Znaczenie właściwego układu biura wynika również z tego, że pracownicy muszą czuć się komfortowo w pracy, aby ich morale było dobre. Dobry układ biura ma na celu zapewnienie najlepszych warunków pracy.

7. Aby zapewnić lepsze wykorzystanie sprzętu biurowego:

Aby obniżyć koszty prowadzenia biura na osobę, konieczne jest, aby maszyny biurowe i sprzęt biurowy były maksymalnie wykorzystywane. Jest to możliwe, jeśli układ biura jest prawidłowy. Pomaga w centralizacji niektórych urządzeń biurowych, takich jak maszyny Xerox, podczas gdy inne, takie jak programy piszące typu, są ruchome i zdecentralizowane.

Zasady układu biura:

Nie ma twardych i szybkich reguł dotyczących tego, jaki może być sposób układania biura i jak powinien nim być. Jednak lepiej będzie mieć odpowiedni układ biura zgodnie z pewnymi zasadami.

Podjęto tu próbę i wyliczono:

1. Dobra wentylacja:

Pozwala na przepływ światła słonecznego od góry obok odpływu złego i zanieczyszczonego powietrza.

2. Praca:

Przepływ pracy powinien być bardzo płynny. Niezależnie od kształtu wydziału, przemieszczanie się dokumentów i ludzi powinno być minimalne.

3. Oświetlenie:

Maksymalna przestrzeń i praca oraz róg podłogi powinny otrzymywać jasne światło, zarówno ze światła słonecznego, które przechodzi przez wentylatory, jak iz lamp, żarówek i lamp lampowych.

4. Ruch i obserwacja:

Podczas układania biura i wybierania przestrzeni należy mieć na uwadze koncepcję ruchu ludzi. Ułatwia przenoszenie plików itp.

5. Układ mebli:

Meble powinny być ustawione w taki sposób, aby były ustawione w taki sam sposób zgodnie ze standardowym planem. W ten sposób nie tylko biuro wygląda na bardziej wydajne, ale także nadzór staje się łatwiejszy.

6. Nadzór:

Układ powinien być taki, aby pomagał i ułatwiał właściwy nadzór.

7. Umieszczenie sprzętu:

Niektóre urządzenia, takie jak stojaki, szafki na dokumenty itp. Zajmują dużą przestrzeń, a sprzęt ten jest często wykorzystywany przez personel biurowy. Dlatego planowanie układu biurowego powinno być takie, aby mieściło się w nich.

8. Elastyczność:

Układ powinien umożliwiać pewne zmiany w przyszłości, ponieważ biuro nie jest statyczne. Zmienia się wraz ze zmianą czasu i rozszerza się - w razie potrzeby.

9. Koszt:

Powierzchnia biurowa powinna być wykorzystana do pełnej wydajności, tak aby koszt dywanu, tj. Koszt wykorzystanej powierzchni, zawsze był minimalny; należy jednak pamiętać, że należy zawsze pamiętać o maksymalnej swobodzie pozwalającej każdemu pracownikowi na poruszanie się, ponieważ wtedy wydajność pracy jest stała.

10. Zasada równowagi:

Jest to konieczne, ponieważ równowaga daje poczucie odpowiedzialności i przyjemny wygląd biura przyciąga coraz więcej klientów, a tym samym poprawia wizerunek przedsiębiorstwa.

Rodzaje układu biura:

Istnieją dwa rodzaje układu na podstawie czynności wykonywanych w biurze:

1. Układ grupy:

W tego typu układzie biurowym pracownicy i osoby wykonujące podobną działalność są wspólnie zaangażowani. Na przykład wszyscy maszynistki są umieszczani w puli pisania i wszyscy księgowi są umieszczani w jednym pokoju.

2. Układ procesu:

W tym procesie układ rozmieszcza się w taki sposób, że mężczyźni i maszyny są rozmieszczone na podstawie sekwencji operacji, na przykład sekcja zgłoszenia może być umieszczona obok sekcji wysyłki, i tak dalej.

W praktyce żaden z tych dwóch rodzajów układu nie może być używany wyłącznie. Jednak oba te typy układów muszą zostać połączone, aby osiągnąć pożądany przepływ pracy i wydajność. Na przykład maszynistka może być umieszczona w scentralizowanej puli typowania, ale niektóre z nich mogą być umieszczone obok ważnych menedżerów.

Zalety dobrego układu biura:

1. Lepsza wartość firmy:

Lepiej zaplanowany układ wyświetla gościom obraz efektywności. Skutkuje to większą wolą dobrej woli w oczach tych, którzy zajmują się biurem.

2. Stabilizacja gospodarcza:

Dotyczy obniżenia kosztów biura. Dobry układ biura ma na celu najbardziej ekonomiczne i efektywne wykorzystanie dostępnej powierzchni.

3. Lepsze morale:

Dobrze zaplanowany układ biura zwiększa morale i komfort pracowników. Sprzyja lepszej wydajności; wręcz przeciwnie źle zaplanowane biuro ma wpływ na umysł pracownika.

4. Poprawia efektywność:

Wydajność automatycznie poprawia się, jeśli biuro jest prawidłowo rozplanowane. Ścieżka dokumentów porusza się w taki sposób, jak chciałoby się wtedy, aby skutecznie poruszać się w kierunku podejmowania dobrze konstruktywnych działań.

5. Obniżenie kosztów utrzymania biura:

Koszty oświetlenia, chłodzenia, ogrzewania i klimatyzacji wzrastają z dnia na dzień. Odpowiednio rozplanowane biuro zmniejsza koszty stałych urządzeń i urządzeń. Ponadto zmniejsza się koszty konserwacji i eksploatacji tych systemów.

6. Poprawia jakość nadzoru:

Dobry układ biurowy zwiększa skuteczność nadzoru. W rzeczywistości ilość potrzebnego nadzoru zmniejszyłaby się do minimum, zmniejszono by obciążenie nadzoru i zaoszczędzono by koszty nadzoru.

7. Przyspieszenie komunikacji między departamentami:

W biurze, które jest odpowiednio rozplanowane, mając na uwadze interakcję, która miałaby związek z poszczególnymi działami, system komunikacji jest przyspieszony. Dzieje się tak, ponieważ różne jednostki biura i departamenty są umieszczone w sekwencji. Komunikacja przebiega zgodnie z najkrótszą drogą.

8. Optymalne wykorzystanie maszyn i urządzeń:

Każde biuro wykorzystuje różne maszyny i urządzenia, a zatem układ zapewnia wspólne wykorzystanie sprzętu i maszyn. To, nawiasem mówiąc, zmniejsza ilość inwestycji w nie.