Układ biura i zarządzanie przestrzenią

Na początek jasny obraz celów, swobodnie odwoływać się do ogólnych zasad planowania układu, aby uważnie przeanalizować konkretne potrzeby przestrzenne firmy i postępować zgodnie z krok po kroku w rzeczywistym planowaniu układu.

Układ biura można zdefiniować jako układ wyposażenia w dostępnej przestrzeni podłogi. Zarządzanie przestrzenią Można pomyśleć o zapewnieniu przestrzeni, która zapewni maksymalną wydajność i skuteczność przy minimalnych kosztach.

Układ biura jest ważny ze względu na jego wpływ na przepływ pracy, na oszczędność powierzchni i wyposażenia, na komfort i satysfakcję pracowników oraz na wrażenia dla odwiedzających. Planowanie układu może być przeprowadzone najskuteczniej, jeśli zostanie włączone do planowania nowego budynku.

W tym czasie dostępne są możliwości dokładnego przestudiowania wymagań dotyczących miejsca. Ścisła współpraca między architektem budynku a kierownictwem firmy może zapewnić dostępność przestrzeni pod względem rodzajów i kwot, które ułatwią wykonanie pracy organizacji. Jednak powszechniejszym problemem jest konieczność ustawiania urządzeń biurowych w budynku, który nie był dostosowany do potrzeb konkretnych firm. Przestrzeń jest często ograniczona, a jednostki muszą być zamontowane w takiej przestrzeni, jaka jest dostępna.

W obu sytuacjach podstawowe podejście do układu planowania jest bardzo podobne. Rozsądnie jest zacząć od jasnego obrazu celów, odnieść się swobodnie do ogólnych zasad planowania układu, aby uważnie rozważyć konkretne potrzeby przestrzenne firmy, i postępować zgodnie z rozsądnym podejściem krok po kroku w planowaniu układ. Fazy ​​te zostaną uwzględnione w przedstawionej sekwencji.

Cele układu biura:

Ogólne cele układu biura obejmują:

1. Efektywny przepływ pracy

2. Przestrzeń, która jest wystarczająca i dobrze wykorzystana

3. Komfort i zadowolenie pracowników

4. Łatwość nadzoru

5. Korzystne wrażenie na klientach i odwiedzających

6. Duża elastyczność dla różnych potrzeb

7. Zrównoważona zdolność sprzętu i personelu na każdym etapie przepływu pracy

Kierownictwo danej firmy musi ustalić, który z tych celów - lub innych - jest najważniejszy dla powodzenia operacji. Szczególne znaczenie ma cel dobrego przepływu pracy. Sprzęt powinien być tak ułożony, aby praca przebiegała po linii prostej tak blisko, jak to tylko możliwe, tak aby opóźnienia były ograniczone do minimum. W przypadku braku planowanego przepływu pracy nie jest niczym niezwykłym znalezienie pracy przepływającej we wszystkich kierunkach w przód, w tył i krzyżujących się wcześniejszych trasach, co powoduje, że dokumenty są obsługiwane w nadmierny sposób i personel musi angażować się w niepotrzebne podróże.

Typowym przykładem jest obsługa zamówień. Jeśli przepływ pracy jest skuteczny, zamówienie będzie pochodziło z pomieszczenia pocztowego, a następnie będzie kierowane bezpośrednio do biura kontroli zapasów, jednostki wyceny, działu zamówień i do innych jednostek, które muszą zająć się zamówieniem przed jego ukończeniem. Jeśli przepływ pracy jest nieefektywny, kolejność może przepływać niepotrzebnie duże odległości, cofać się na ścieżce, przecinać poprzednie trasy i być przerywana w różnych punktach.

Poniższe testy przepływu pracy okazały się skuteczne w przypadku większości organizacji:

1. Sprawdź backtracking i crisscrossing, korzystając z układu wykresów i śledzenia pracy.

2. Sporządzić wykresy procesowe dominujących procedur związanych z badanym obszarem podłogi, sprawdzając w szczególności przebyte odległości i czas opóźnień między operacjami. Alternatywne podejście może polegać na zaplanowaniu produktywnych kroków w procedurze i znalezieniu różnicy.

3. Sprawdź wąskie gardła, mierząc całkowitą zdolność produkcyjną pracowników i sprzętu przypisanego do każdej operacji w procedurze, następnie porównaj Prosty "wykres szyjny" może "pokazać niewyważone warunki i wykazać, że ogólna prędkość jest ograniczona przez operację z najmniejszą pojemnością.

4. Obserwuj, czy niektórzy pracownicy są stale naciskani, podczas gdy inni często nie mają pracy.

5. Obserwuj, czy bardzo duży odsetek pracowników jest ciągle na nogach. Średnio 10 procent uważa się za odpowiednie maksimum wydajności w wielu biurach.

Przestrzeń powinna być odpowiednia i dobrze dostosowana do potrzeb pracowników i pracy. Rozważania dotyczące kosztów i przepływu pracy wymagają, aby dostępna przestrzeń była dobrze wykorzystana. Na komfort i satysfakcję pracowników duży wpływ może mieć układ pomieszczeń, niezakłócone warunki, wygoda dla pracowników służby obsługi oraz odpowiednie położenie w odniesieniu do źródeł światła to tylko niektóre z potrzeb tej kategorii.

Na łatwość nadzoru może mieć wpływ umieszczenie osoby nadzorującej w odniesieniu do pracowników, koncentracja lub rozproszenie pracowników, dostępność do powiązanych działów oraz inne czynniki układu.

Pozytywne wrażenie na klientach i odwiedzających ma ogromne znaczenie, gdy osoby postronne widzą część lub cały obszar biurowy. Skuteczny układ i wykorzystanie nowoczesnego sprzętu i wyposażenia może znacznie przyczynić się do stworzenia wydajnego i atrakcyjnego biura, podnosząc tym samym wizerunek publiczny firmy. Elastyczność powinna być wystarczająca, aby umożliwić łatwą zmianę układu, gdy jest to uzasadnione potrzebami pracy, Wahania objętości; zmiany w nacisku na obsługę klienta i normalny wzrost to tylko niektóre z powodów, dla których potrzebna jest elastyczność.

Niezbędne zasady układu biura:

Kierownictwo biura może w znacznym stopniu przyczynić się do efektywności operacyjnej. Znaczną pomocą może być bardziej szczegółowe określenie zasad układania; podsumowują doświadczenia wielu firm i dostarczają konkretnych wskazówek dla planisty układu.

Główną wartością takiego oświadczenia zasad jest jego stosowanie jako listy kontrolnej w związku z rzeczywistą sytuacją.

Oto zestawienie wybranych zasad:

1. Praca powinna płynąć nieprzerwanie naprzód, tak blisko, jak to możliwe, w linii prostej.

2. Wydziały i "oddziały, które mają podobne i powiązane funkcje, powinny być umieszczone blisko siebie, aby skrócić czas podróży.

3. Centralne grupy usług, takie jak baseny stenograficzne, sale plików i jednostki przetwarzania danych, powinny być dogodnie zlokalizowane w pobliżu działów i pracowników, którzy z nich korzystają.

4. Meble i wyposażenie powinny być ustawione symetrycznie w linii prostej, z dowolnym kątowym ustawieniem biurek i krzeseł zarezerwowanym dla personelu nadzorującego.

5. Dodatki kosmiczne powinny być adekwatne do potrzeb pracy i komfortu pracowników,

6. Meble i wyposażenie o jednakowym rozmiarze zapewniają większą elastyczność i bardziej jednolity wygląd.

7. Przejścia powinny być na tyle szerokie, aby osoby chodzące nie dotykały biurka pracowników. Pomiędzy obszarem biurka, a fontanną, pomieszczeniami do odpoczynku itp. Powinien znajdować się swobodny odejście. Zapewniony jest bezpieczny dostęp do wyjść i dróg ewakuacyjnych ze względów bezpieczeństwa.

8. Pracownicy zwykle powinni zmierzyć się w tym samym kierunku, z przełożonymi umieszczonymi na końcu grup roboczych.

9. Biurka powinny być tak rozmieszczone, aby żaden pracownik nie był zmuszony do stawienia czoła niewłaściwemu źródłu światła. O ile to możliwe, oświetlenie powinno uderzać w obszar roboczy pracownika z góry i "nieco z tyłu" pracownika.

10. Jednostki, które wykorzystują hałaśliwe urządzenia, takie jak maszyny do przetwarzania danych, mogą wymagać oddzielenia, aby nie zakłócać pracy innych urządzeń.

11. Pracownicy, których praca wymaga ścisłej koncentracji, mogą uzasadniać partycje częściowe lub pełnowymiarowe.

12. Jednostki, które mają duży kontakt z opinią publiczną, powinny być tak umiejscowione, aby były łatwo dostępne dla publiczności bez zakłócania pracy innych działów.

13. Duże, prostokątne bloki przestrzeni ułatwiają przepływ pracy i zapewniają większą elastyczność.

14. Trzymaj z dala od publicznych wydziałów, w których praca jest koniecznie niechlujna.

15. Zapewnij odpowiednie światło i klimatyzację dla wszystkich pracowników.

16. Znajdź niezbędne prywatne biura, w których najmniej przeszkadzają.

17. Rozważ potrzeby personelu i sprzętu, zarówno obecne, jak i przyszłe.

Ułożenie biura Kto i kiedy?

Kto powinien poradzić sobie z pracą w biurze? Jeśli firma ma menedżera administracyjnego, prawdopodobnie koordynuje plany układu dla organizacji i może wykonać dużą część szczegółowego planowania. Jeśli istnieje dział planowania lub metod, szczegółowe prace związane z planowaniem rozmieszczenia prawdopodobnie zostaną przeniesione na jednego lub więcej specjalistów, którzy będą mogli pomóc dyrektorom generalnym i szefom działów w razie potrzeby.

Jeśli nie ma specjalistów, praca nad planowaniem może zostać przekazana pewnej osobie, która ma niezbędne zainteresowanie i czas na dokonanie oceny tego ważnego przedsięwzięcia. W każdym razie dobrym pomysłem jest omówienie obecnych i proponowanych planów z szefem departamentu i zaangażowanymi pracownikami. Może to zaowocować wspaniałymi sugestiami i prawie na pewno spowoduje to wyższy stopień współpracy, niż byłoby to możliwe w inny sposób.

Kiedy należy zbadać układ biura? Ilekroć widać sytuację, która wymaga zmiany układu. W szczególności plan zagospodarowania powinien być badany w przypadku zmian w procedurach, zwiększaniu lub zmniejszaniu wymaganej liczby personelu lub nieprawidłowości w obecnej przestrzeni.

Zmiany w procedurze są sygnałem do przeglądu układu biura ze względu na współzależność procedur i aranżacji biura. Na przykład, jeśli zdecydujesz się zainstalować maszynę do księgowania, która zmieni różne procedury rozliczeń i księgowania w biurze, konieczne będzie przestawienie biura w celu prawidłowego zlokalizowania maszyny i zajęcie się zmianami w przydziale pracowniczym pracowników wpływ na instalację urządzenia.

Zwiększenie i zmniejszenie liczby personelu w danych jednostkach jest sygnałem do przeglądu układu biura, ponieważ plan układu jest w dużej mierze regulowany przez liczbę personelu w biurze. Na przykład, jeśli zdecyduje się na przeniesienie biurowych funkcji reprodukcyjnych do centralnej organizacji, konieczne będzie przestawienie biura w celu zaabsorbowania przestrzeni zajmowanej wcześniej przez sprzęt i pracowników zajmujących się ponownym wytwarzaniem.

Nieadekwatność obecnej przestrzeni jest również wskazówką do przeglądu układu biura. Można stwierdzić, że nieadekwatność wynika z niewłaściwego układu, który można łatwo zmienić, lub można stwierdzić, że po prostu jest za mało miejsca na biuro i że należy poprosić kierownictwo o dodatkową przestrzeń.

Ponadto każde biuro powinno okresowo sprawdzać plan biura. Przegląd ten, który należy przeprowadzać co dwa lub trzy lata, jest ważny. W rzeczywistości powszechnie uważa się, że układ biura, który nie został poddany przeglądowi przez trzy lata, jest prawdopodobnie błędny, biuro to dynamiczny i zmieniający się podmiot; progresywne biuro dokonuje okresowych zmian i są one potrzebne, aby sprostać zmieniającym się wymaganiom.

Przed przystąpieniem do dużego programu układowego, kierownik administracyjny powinien skonsultować się z najwyższym kierownictwem i osiągnąć porozumienie w sprawie norm, które należy stosować przy przydzielaniu przestrzeni dla różnych poziomów pracowników. Normy takie okażą się użytecznym przewodnikiem w planowaniu i zapewnią podstawę do jednolitości przydziału przestrzeni przez organizację. Warto również uczyć się od kierownictwa, jakie są plany rozbudowy lub kontraktu wielkości biura. Na przykład dobrze jest wiedzieć, czy istnieje jakiś plan rozważany w celu zdecentralizowania dowolnej aktualnie wykonywanej funkcji.

Ponadto, "dobrze jest dowiedzieć się ile się da, dowiedzieć się o wielkości przewidywanych działań sprzedażowych i usługowych, ponieważ ilość pracy będzie determinować liczbę potrzebnych pracowników i wielkość wymaganej powierzchni. Jeśli, na przykład, firma prowadzi energiczną kampanię reklamową, która ma zwiększyć sprzedaż o jedną trzecią, należy podjąć próbę przekształcenia przewidywanej sprzedaży w równoważne zapotrzebowanie na przestrzeń dla nowego personelu, który będzie potrzebny do obsługi tych zamówień.

Powinno się również osiągnąć porozumienie dotyczące takich kwestii, jak rozmiary biurka, które należy zapewnić pracownikom; rodzaje i rozmiary szafek na akta; czy należy stosować częściowe, ruchome ścianki działowe zamiast pełnych, stałych ścianek działowych przy ustawianiu korytarzy i prywatnych biur; i czy zamiast standardowych stylów mebli biurowych należy stosować meble modułowe i segmentowe.

Narzędzia do planowania:

W wielu organizacjach głównym narzędziem do układania jest szkic przedstawiający kształt i rozmiar dostępnej powierzchni. Chociaż szkic szorstki może być w niektórych przypadkach wystarczający, dodatkowe narzędzia pozwolą na bardziej precyzyjne, planowanie układu "W wielu przypadkach przydatne będzie posiadanie planu dostępnego obszaru, rysunku skali przestrzeni podłogi i szablonów lub modeli o takich właściwościach fizycznych, jak biurka, krzesła i pliki. Te narzędzia do planowania aranżacji biura zostały krótko omówione w poniższych punktach.

Plan dostępnego obszaru:

Będzie to przydatne w zapewnianiu dokładnych pomiarów i określaniu dokładnej lokalizacji obiektów w rozważanej przestrzeni. Plan zawiera również informacje, które będą potrzebne w związku z lokalizacją gniazd elektrycznych oraz okablowaniem elektrycznym i telefonicznym.

Skalowany rysunek przestrzeni podłogi:

Układ powinien być naniesiony na ten rysunek, najlepiej na podstawie jednej czwartej cala do stopy. Ponadto należy wskazać położenie pokoi wypoczynkowych, klatek schodowych, korytarzy, okien, gniazd elektrycznych, huśtawek drzwi, urządzeń grzewczych i wszystkich stałych ścianek działowych. Należy odnieść się do planu, aby zapewnić dokładność we wszystkich pomiarach. Ten rysunek zapewnia graficzny widok obszaru biurowego i jego obiektów oraz pozwala na skuteczne badanie całych obszarów, tak jakby ktoś przechodził przez samą przestrzeń.

Szablony lub modele przedmiotów fizycznych do wykorzystania w kosmosie:

Szablony to kształty papieru, przycięte do rozmiaru skali, które reprezentują przestrzeń wymaganą przez każdy element mebli i sprzętu w biurze. Szablony można kupić w pakietach lub można je wykonać ręcznie. Modele to po prostu trójwymiarowe figurki z drewna lub plastiku, które reprezentują, biurka, teczki i inne elementy wyposażenia. Modele te, które można zakupić w rozmiarze, są cenne w przyspieszaniu planowania układu. Zastosowanie "modeli i szablonów pozwala dokładnie wyobrazić sobie, jak będzie wyglądał dany plan biura.

Wykresy procesu przepływu i diagramy przepływu:

Są niezwykle pomocne w planowaniu układu, szczególnie w skupianiu uwagi na przebytej odległości, czasach opóźnień i nieregularnych przepływach pracy, takich jak krzyżowanie się i cofanie.

Kroki w organizacji biura:

Ważne jest, aby osoba wyznaczona do zajmowania się biurami zapoznała się z planem organizacji i głównymi procedurami. Powinien również upewnić się, że zbadano możliwości uproszczenia pracy, tak aby obecne procedury były tak dobrze zaplanowane i jak najbardziej efektywne.

Następnie zgromadzi niezbędne narzędzia do układania i wykona następujące kroki w planowaniu układu biura:

1. Omów z każdym przełożonym i szefem działu obecne i przyszłe potrzeby przestrzenne, a także kierunek i plan przepływu pracy we wszystkich operacjach w biurze. Jest to ważne nie tylko po to, aby zapewnić jednostce bliższe spojrzenie na operacje w pracy, ale także aby spełnić wymóg, aby osoby nadzorujące i personel zarządzający były konsultowane za każdym razem, gdy rozważane są zmiany lub innowacje.

2. Odwołaj się do planu, a następnie przygotuj rysunek do skali rozważanej przestrzeni, pokazujący położenie takich elementów jak okna, drzwi i kolumny.

3. Sformułowanie wstępnego planu układu biura poprzez rozmieszczenie szablonów lub modeli na wykonanym rysunku skali. Przestrzegaj zasad dobrego układu. Wszelkie kompromisy dotyczące pewnych zasad powinny być zależne od względnego znaczenia firmy dla różnych celów. Może zająć sporo pomysłowości i czasu na uporządkowanie i zmianę układu szablonów lub modeli, dopóki nie zostanie znaleziony właściwy plan rozmieszczenia. Uzyskaj ostateczne zatwierdzenie od wszystkich bezpośrednio dotkniętych osób.

4. Zidentyfikuj wszystkie elementy wyposażenia na planie rozmieszczenia, a następnie oznacz elementy wyposażenia do korespondencji i wykonaj rzeczywisty ruch w momencie, gdy pomyłki zostaną zminimalizowane.

Wymagania przestrzenne w układzie biura:

Wymagania przestrzenne różnią się znacznie, w zależności od takich czynników, jak wielkość mebli i elementów wyposażenia, które mają być wykorzystane w przestrzeni, kształt dostępnej powierzchni i położenie stałych obiektów, takich jak windy, klatki schodowe, okna, toalety i wyjścia . Poniższa lista sugerowanych limitów przestrzeni okaże się pomocna w większości sytuacji:

Liczby te są oczywiście jedynie przewodnikami; to, co będzie najlepsze dla danego urzędu, będzie zależeć od okoliczności. Jak widać, ważnym czynnikiem w każdym programie wykorzystania przestrzeni kosmicznej jest rozmiar biurka, które są używane, oraz sposób, w jaki rozmieszczone są biurka i pliki. Biurka występują w wielu różnych rozmiarach.

W większości przypadków dla pracowników biurowych przewidziano biurka o wymiarach 54 na 32 cale, biurka dla pracowników wyższego szczebla o wymiarach 60 na 34 cali, a stanowiska kierownicze najwyższego szczebla zapewniają biurka 66 na 36 cali i 76 na 36 cali. Istotne jest, aby przy planowaniu nowego biura podjąć decyzję dotyczącą rozmiaru biurka, który będzie stosowany w całej organizacji dla różnych poziomów pracowników.

Układ biurka jest ważnym czynnikiem w obliczaniu wymagań dotyczących przestrzeni. Znacznie więcej miejsca jest wymagane, jeśli każde biurko jest wycentrowane i otoczone przestrzenią między przejściami, niż gdy biurka są grupowane na końcu w jednostkach dwóch i trzech biurek.

Prywatne biura:

Zakres, w jakim biura prywatne są świadczone pracownikom, zależy od życzeń i osądu kierownictwa. Każdy przypadek może wymagać osobnego rozpatrzenia. W niektórych organizacjach tworzy się pewien poziom prywatności, zapewniając personelowi kierowniczemu niskie poręcze wokół biurka. Jednak takie rozwiązanie nie zapewnia jednostce wolności od rozproszenia i hałasu, który jest głównym celem prywatnego biura.

Wśród pytań, które mogą być zadawane przy podejmowaniu decyzji o przyznaniu pracownikowi prywatnego biura, znajdują się:

1. Czy ma pozycję wystarczająco prestiżową, by usprawiedliwić swoje posiadanie, prywatne biuro?

2. Czy jego praca wymaga poziomu koncentracji, który najlepiej może zapewnić prywatne biuro?

3. Czy jego praca kolidowałaby z pracą innych?

4. Czy jego praca wiąże się z działaniami o charakterze poufnym, czy też "często kontaktuje się z innymi osobami w sprawach, które najlepiej można załatwić w prywatnym biurze?

Nie ma wątpliwości, że należy zapewnić prywatne biura dla większości kierowników najwyższego szczebla.

Jednak dobrze jest dokładnie rozważyć wady prywatnych biur:

1. Personel nadzorujący nie ma bliskiego kontaktu, który jest możliwy na otwartym terenie.

2. Spożywa więcej miejsca na podłodze.

3. Gładki i nieprzerwany przepływ pracy jest trudniejszy do osiągnięcia.

4. Problemy z klimatyzacją i oświetleniem są skomplikowane.

5. Prywatne biura są droższe w budowie i utrzymaniu.

Z tych powodów istnieje powszechny trend polegający na zapewnieniu dużych, otwartych obszarów dla operacji biurowych oraz na umieszczeniu kierowników pierwszej linii, a czasami kierowników wyższego szczebla, takich jak kierownicy i szefowie działów - pod nadzorem pracowników. Sporadyczne zapotrzebowanie na pełną prywatność może być satysfakcjonujące poprzez zapewnienie jednej lub więcej sal konferencyjnych. Widoczny jest również trend w kierunku mniejszych prywatnych biur.

Tam, gdzie wymagana jest ograniczona prywatność dla personelu nadzorującego lub dla pracowników, których praca wymaga ścisłej koncentracji, ścianki działowe lub moduły modułowe mogą wykonać doskonałą pracę polegającą na połączeniu prywatności z oszczędnością miejsca. Sprzęt tego typu zostanie opisany w następnym rozdziale.

Maksymalne wykorzystanie przestrzeni biurowej:

Maksymalne wykorzystanie powierzchni biurowej stało się coraz ważniejszym kryterium dla zarządzania w związku z rosnącymi kosztami powierzchni. W pogniecionej produkcji biurowej częściowo rekompensuje się zwiększone koszty urzędnicze; w ten sposób każdy wkład, jaki lepsze zarządzanie przestrzenią może wnieść do produktywności urzędników, zostanie bezpośrednio odzwierciedlony.

Średnia stawka za powierzchnię biurową gwałtownie rośnie w ciągu ostatnich kilku lat. Czynnikami mającymi wpływ na te zwiększone koszty są wyższe zapotrzebowanie na powierzchnię biurową, lepsze warunki pracy - oświetlenie, klimatyzacja i zdobienia - oraz zwiększone koszty budowy. Zwiększone koszty strukturalne są po części konieczne ze względu na większe i cięższe maszyny używane obecnie w wielu biurach.

Większość instalacji przetwarzania danych wymaga specjalnie wzmocnionej podłogi, a także specjalnej klimatyzacji i przewodów do kabli. Ogólną zasadą jest, że planowanie aranżacji biur jest połową arytmetyczną i po połowie osądem kierownictwa. Część arytmetyczna pochodzi z pomnożenia sugerowanych ilości miejsca przez liczbę osób w każdej kategorii.

Osąd przychodzi w fizycznej aranżacji opraw i mebli oraz w projektowaniu otoczenia układu biurowego. JJ Murphy opracował pięć podstawowych zasad maksymalnego wykorzystania powierzchni biurowej do kierowania oceną projektu biurowego. Zasady te zostały połączone poniżej z pewnymi zasadami opracowanymi przez Duffy, Inc., nowojorską organizację zajmującą się planowaniem i projektowaniem przestrzeni kosmicznej.

1. Zapewnij odpowiednie oświetlenie. Uważa się, że od 50 do 80 stóp świeczek iluminacji zmniejsza się wysokość składki na powierzchni sąsiadującej z oknami. The Illuminating Engineering Society zaleca więcej światła w biurze, średnio około trzy razy więcej niż obecne dopuszczalne normy. Społeczeństwo twierdzi, że zwiększone oświetlenie znacznie zmniejsza zmęczenie pracowników.

2. Zapewnij akustyczną izolację akustyczną. Jest to niezbędne, aby utrzymać poziom hałasu w dopuszczalnych granicach, w szczególności w związku ze zwiększonym wykorzystaniem urządzeń biurowych. Duża firma ubezpieczeniowa zainstalowała materiały akustyczne w swoim głównym biurze, a poziom hałasu spadł o około 15 procent. Nastąpił spadek liczby błędów maszynopisania oraz obrotów i absencji.

3. Zapewnij odpowiednią wentylację. Zbyt często klimatyzacja i uzdatnianie powietrza stają się niewystarczające w miarę wzrostu siły roboczej. Konieczne są szczególne starania, aby utrzymać wystarczającą wentylację powietrza dla maksymalnej wydajności pracowników.

4. Minimalne użycie stałych i półstałych przegród. Pozwala to na maksymalną elastyczność w projektowaniu, nie zajmuje tyle miejsca na podłodze i nie przeszkadza w projektowaniu oświetlenia i klimatyzacji. W rzeczywistości należy wyeliminować jak najwięcej ścian i drzwi, ponieważ drzwi zajmują około 18 metrów kwadratowych powierzchni biurowej, a ściana zajmuje około sześciu cali przestrzeni Ace.

5. Maksymalizuj wykorzystanie modułowych jednostek meblowych. Pomaga to zminimalizować przestrzeń przejściową i miejsce pracy, a jednocześnie zapewnia prywatność wielu pracownikom.

6. Wykorzystaj "górną przestrzeń". Obejmuje to wykorzystanie obszarów nad szafkami na pliki do przechowywania półek. Ta przestrzeń może w wielu przypadkach wyeliminować jeden lub więcej prywatnych pokoi, które są wykorzystywane do przechowywania i różnych działań. Niektóre szacunki pokazują, że ponad 1000 USD rocznie oszczędza się na wynajem tylko w prywatnym biurze 12 na 15 stóp.

7. Wykorzystaj przestrzeń w pobliżu wind i wejść do odbioru i wyświetlania. Obsługa recepcji może być równie skuteczna, jeśli zostanie ustanowiona przy wejściu, a nie w obszarze roboczym biura.

8. Wyeliminuj prywatne pokoje dla sekretarek. Sekretarze mogą być wygodnie i komfortowo umieszczani, indywidualnie lub w małych grupach, w foyer lub korytarzach poza biurami wykonawczymi, przy znacznych oszczędnościach w przestrzeni podłogi.

9. Wysyłaj martwe lub nieaktywne pliki do prywatnego magazynu w celu przechowywania. Magazyny będące własnością firmy i zarządzane są dość drogie, średnio ponad 5 USD za metr kwadratowy.

10. Podkreślaj elastyczność. Być może najważniejszym czynnikiem w wykorzystaniu powierzchni biurowej jest elastyczność. Zmieniający się charakter i struktura biura - jego powiększony personel, zwiększona działalność biznesowa - oraz ciągły rozwój automatyzacji i elektroniki oraz wzrost liczby długoterminowych umów najmu wymagały elastycznych udogodnień, które można dostosować do tych zmian. Nowe modułowe projekty umożliwiają prawie nieskończoną zmianę układu poprzez zwykłe przesunięcie rozmiaru lub rozmiaru. Elastyczność można również osiągnąć poprzez wynajęcie powierzchni biurowej z rezerwami na wzrost lub spadek, w zależności od potrzeb.

Nie ma panacei na układ biura. Jednak wspomniana powyżej prosta instrukcja powinna zapewnić maksymalną wydajność w istniejącej przestrzeni biurowej. Nigdy nie wiadomo, dopóki nie zostaną podjęte niezbędne zmiany i zmienione układy, ale z uwagi na rosnące koszty kosmiczne, uwaga poświęcana jest dużej wydajności. Aby osiągnąć efektywne i maksymalne wykorzystanie przestrzeni biurowej, niezbędna jest znaczna ilość prostej oceny.

Nowe osiągnięcia w układzie:

Ruchome partycje:

Wiele nowoczesnych budynków biurowych wykorzystuje ruchome przegrody prawie wyłącznie w prywatnych biurach. Te przegrody - wykonane z metalu, drewna, plastiku lub szkła - zapewniają atrakcyjne rozdzielenia między biurami i zapewniają menedżerom prestiż i prywatność, których potrzebują. Te partycje można łatwo i niedrogo przenosić zgodnie z wymaganiami. Można uzyskać ruchome ścianki działowe, które są kondycjonowane dźwiękiem i zapewniają mieszkańcom pełną prywatność. Koszt jest znacznie mniejszy niż w zwykłych stałych partycjach.

Ruchome, skarłowaciałe przegrody, od 4 do 6 stóp i więcej, zapewniają pracownikom większość korzyści prywatności i prestiżu bez towarzyszących wad kompletnych ścianek działowych. Gdy używane są niskie partycje, biura mogą być ogrzewane, wentylowane i oświetlane za pomocą standardowego wyposażenia; oddzielne urządzenia oświetleniowe i kanały grzewcze są niepotrzebne.

Modułowe jednostki:

Jednym z najbardziej znaczących wydarzeń w dziedzinie aranżacji biurowej są moduły modułowe, które zwykle składają się z połączonej szafki na dokumenty i szafki z powierzchnią roboczą na wierzchu oraz z przedziałami ruchomymi. Jednostki te skutecznie łączą prywatność, łatwy dostęp do materiałów roboczych i oszczędność miejsca. Unitizing to także popularne urządzenie do oszczędzania przestrzeni, a jednocześnie zapewniające pracownikom element prywatności.

Podejście systemowe do układu biura:

To, co może okazać się rewolucyjnym podejściem do układu biurowego, to procedura "systemów" lub "krajobrazu biurowego" opracowana w 1960 r. Przez zespół Quickborner dla planowania i organizacji, niemieckiej firmy konsultingowej zajmującej się zarządzaniem. Stosowane w kilku nowych budynkach biurowych w Europie w ciągu ostatnich kilku lat, podejście to zaczyna przyciągać uwagę w Stanach Zjednoczonych.

Według zwolenników systemowego podejścia do projektowania biur, tradycyjne biuro zaprojektowano od tyłu: Jest ono zbudowane wokół hierarchii organizacyjnej, jak pokazano na schemacie organizacyjnym, a nie wokół przepływu informacji i papieru przez biuro. Podobnie jak zakład produkcyjny jest zorganizowany wokół przepływu materiału, biuro powinno być zaprojektowane zgodnie z przepływem informacji.

Tak więc podejście systemowe do układu biura rozpoczyna się od analizy przepływu dokumentów i przepływu ustnej komunikacji w organizacji. Po zidentyfikowaniu i opisaniu tych dwóch przepływów komunikacyjnych można określić układ biurowy, który pozwala na optymalną wydajność w zakresie sposobu informowania.

Typowe biuro zaprojektowane zgodnie z przepływem komunikacji odbywającym się w obszarze roboczym. Zwróć uwagę, że normalne kwadratowe lub prostokątne moduły biurowe zostały wyeliminowane i zastąpione krzywoliniowymi układami.

Teoretycznie, taki projekt, choć wydaje się nieuporządkowany i przypadkowy przypadkowemu obserwatorowi, pozwala na optymalną efektywność przepływu informacji, a tym samym zwiększa ogólną efektywność organizacyjną. Jedną z wyróżniających cech podejścia biurowego lub systemów biurowych jest wykorzystanie otwartej przestrzeni; obszary biurowe są podzielone przez możliwie jak najmniej stałych ścian; atmosfera to otwarta przestrzeń i wolność.

Według twórców tego podejścia, ułatwienie komunikacji i przepływu pracy wymaga, aby wszystkie jednostki, sekcje i działy, które współpracują, znajdowały się tak blisko siebie, jak to tylko możliwe i były rozdzielone jak najmniejszą liczbą trwałych ścian.

Aby zapewnić prywatność lub oddzielenie obszarów biurowych od siebie nawzajem, w miejsce ścian używane są szafki na akta, pojemniki, donice i ekrany; w ten sposób nie tylko poprawia się przepływ komunikacji poprzez usuwanie przeszkód, swobodną wymianę informacji, ale także ogromna elastyczność w aranżacji biurowej jest niemal natychmiast dostępna i odpowiada zmianom w przepływie pracy. Jednak, aby osiągnąć "taką elastyczność, jednolitość oświetlenia, klimatyzacji i akustyki jest absolutnie niezbędna.

Błędy w układzie:

Niektóre rodzaje błędów w układzie biurowym wydają się tak powszechne, że uzasadniają specjalne wyróżnienie:

1. Istnieje tendencja do poszanowania oryginalnego układu. Nawet jeśli wymagania pracy mogą się drastycznie zmienić, nawet jeśli biuro mogło przenieść się do nowych pomieszczeń, stary plan układu może być kontynuowany z powodu precedensu.

2. Nadal istnieje tendencja do planowania biur w mniej lub bardziej trwałej formie, segregujących różne biura i korytarze z ciężkimi, wbudowanymi ściankami działowymi. W konsekwencji wprowadzanie zmian jest trudne i kosztowne, nawet jeśli zarząd chce je wprowadzić.

3. Istnieje większa skłonność do tego, aby bardziej wokalne kierownictwo zdobywało więcej miejsca dla swoich działów i pracowników niż inne departamenty. Ostateczne decyzje dotyczące przydzielania miejsca i układu powinny być podejmowane przez osobę posiadającą ogólny punkt widzenia i wystarczające uprawnienia do zapewnienia uczciwych i sprawiedliwych alokacji przestrzeni.

4. Istnieje tendencja do tego, aby kierownicy działów i przełożeni mogli planować własne, układy bez pomocy technicznej z grupy metod lub procedur. Tam, gdzie układy są planowane przez osoby nie posiadające specjalistycznej wiedzy na temat podstawowych elementów, ogólnym rezultatem jest marnowana przestrzeń, nieefektywność itp.

Przeniesienie biura:

Większość organizacji biurowych przenosi się w pewnym momencie w trakcie ich istnienia. Może to być bolesne i niepokojące doświadczenie, ale nie musi być, jeśli planowane poprawnie. Dobrze zaplanowany ruch biura ma kilka istotnych elementów.

Zostały one krótko omówione poniżej:

1. Poinformuj pracowników i klientów na długo przed przeprowadzką. Pracownicy w naturalny sposób opierają się zmianom i są szczególnie skłonni do podejrzeń o przeprowadzkę do nowej lokalizacji. Pytania wymagające odpowiedzi to: na którym piętrze będą pracować, jaki rodzaj dekoracji i wyposażenia; czy są okna w nowej lokalizacji; jakie jedzenie, parking dla prywatnych samochodów i transportu publicznego; gdzie inne działy zostaną umieszczone w nowym układzie i wiele innych.

Pracownicy powinni być jak najlepiej poinformowani o nowej lokalizacji przed przeprowadzką. Spotkania w małych grupach są znakomitym środkiem dla kierownictwa, aby odpowiedzieć na takie pytania i osobiście wyjaśnić ruch. Zainteresowanie pracownika w związku z przeprowadzką powinno być rozwijane i utrzymywane poprzez skuteczne wykorzystanie listów firmowych i osobistych. Klienci powinni również zostać włączeni do programu edukacyjnego i zaproszeni do odwiedzenia nowych obiektów. Podczas tego ruchu panuje zamieszanie, ale odpowiednie działania informacyjne zminimalizują go.

2. Szczegóły nowego układu powinny być starannie przeanalizowane. Zadania departamentów powinny być mocno ugruntowane, a także lokalizacje jednostek, indywidualne stanowiska i różne wyposażenie. Jeśli to możliwe, należy pokazać pracownikom nowy układ, ze wskazaniem wszystkich wskazanych lokalizacji. Szczegółowe plany powinny obejmować lokalizację gniazdek telefonicznych i elektrycznych.

Należy uwzględnić przyszłe zapotrzebowanie na miejsce w procentach to ogólnie przyjęty przewodnik; jednakże dodatek musi być dokonywany w świetle przewidywanego wzrostu lub ekspansji danej firmy. W planowaniu układu ciężki sprzęt i pliki powinny być umieszczone wzdłuż ścian zewnętrznych lub ponad poprzecznymi elementami konstrukcyjnymi, aby uniknąć przeciążenia podłogi.

3. Zaplanuj ruch w weekend lub w okresie luzu w objętości pracy. Productivity will be low for a short time after the move while the employees become adjusted to their new surroundings and to altered requirements of work flow imposed by the new and different arrangements of organisational units, but it will improve as employees become adjusted to the more modern or spacious environment.

4. Tag and number all items of furniture, fixtures, and equipment. Each piece of property should be tagged to identify the unit and department to which it belongs and its exact location in the new layout. Different coloured tags can be used for each room, department, or floor.

The schedule of the move can then be planned around the identification tags; that is, first to be moved is department A 1, red tags, floor—, room—, going to the— floor, room—. This allows an orderly move in planned, controlled sequence. The equipment going to the most distant corner should be moved first, and that going next to the entrance, last.

5. Certain employees should be assigned definite responsibilities at both the old and new locations. These employees can provide valuable assistance in coordinating the move, helping to direct traffic, and answering numerous questions.

6. Obtain the necessary support and help from the local traffic department to facilitate loading and unloading the moving vans.