Zarządzanie Office i jego znaczenie

Zarządzanie biurem i jego znaczenie!

Zarządzanie biurem jest techniką planowania, organizowania, koordynowania i kontrolowania działań biurowych w celu osiągnięcia celów biznesowych i dotyczy wydajnego i skutecznego wykonywania pracy biurowej. Sukces firmy zależy od wydajności jej biura. Ilość papierkowej roboty w biurach wzrosła w tych dniach z powodu uprzemysłowienia, eksplozji ludności, kontroli rządowej i stosowania różnych przepisów podatkowych i prawa pracy w każdym przedsiębiorstwie. Skuteczność i skuteczność, które są kluczowymi słowami w zarządzaniu, osiąga się jedynie poprzez odpowiednie planowanie i kontrolę działań, redukcję kosztów biurowych i koordynację wszystkich działań biznesowych.

"Zarządzanie biurem można zdefiniować jako zadanie planowania, koordynacji, motywowania wysiłków innych na rzecz konkretnych celów w biurze."

"Zarządzanie biurem, jako funkcją, jest dziedziną sztuki i nauki zarządzania, która zajmuje się sprawnym wykonywaniem pracy biurowej zawsze i wszędzie tam, gdzie ta praca ma być wykonana." - William If. Leffingwell i Edwin M. Rot.

"Zarządzanie biurem polega na manipulowaniu i kontrolowaniu mężczyzn, metod, maszyn i materiałów w celu uzyskania najlepszych możliwych wyników - wyników najwyższej możliwej jakości przy minimalnych kosztach i wydatkach, w możliwie najkrótszym czasie, w sposób akceptowany przez najwyższe kierownictwo. "- Harry H. Wylie.

Ta definicja podkreśla wykorzystanie zasobów firmy, takich jak materiały, metody itp., Aby osiągnąć cele i wyniki w najlepszy i najtańszy sposób oraz w minimalnym możliwym czasie.

"Zarządzanie biurem jest sztuką kierowania personelem biura przy użyciu środków właściwych dla jego otoczenia, aby osiągnąć określony cel." - Mills i Standinhford.

Zgodnie z tą definicją niezbędne jest właściwe zrozumienie celu celu, tak aby wszystkie wysiłki i działania były ukierunkowane na osiągnięcie tego celu Środowisko, w którym ma być wykonywana praca biurowa, jest zapewniane przez kierownictwo po odpowiednim zaplanowaniu. Środowisko oznacza otoczenie, w którym pracują pracownicy przedsiębiorstwa. Obejmuje to czynniki fizyczne, takie jak lokalizacja, układ, temperatura oświetlenia, wentylacja, czystość itp. Różne prawa gospodarcze, praktyki celne itp. Muszą być również znane pracownikom.

W tej definicji autor potraktował zarządzanie biurowe jako sztukę kierowania i kierowania osobistym lub pracowniczym w organizacji przy użyciu różnych środków, takich jak wyposażenie maszyn, formularze biurowe, instrukcje, metody itp. Definicja podkreśla rozwój osób w urząd, a nie kierunek rzeczy. Kierownictwo biura musi rozumieć zachowanie i potrzeby swojego pracownika, aby zmotywować go do pracy poprzez wpływanie na niego i dostarczanie bodźców, aby osiągnąć cel organizacji.

Mówiąc najprościej, zarządzanie biurem można zdefiniować jako "odrębny proces planowania, organizowania, obsadzania stanowiskami, kierowania, koordynowania i kontrolowania biura w celu ułatwienia osiągnięcia celów każdego przedsiębiorstwa" definicja definiuje funkcje kierownicze menedżera administracyjnego. Poniższy diagram wskazuje różne elementy lub funkcje w procesie zarządzania biurem.

Znaczenie zarządzania biurem:

Poniższe punkty podkreślają znaczenie zarządzania biurem:

(i) Pomaga w osiąganiu celów:

Celami lub celami są wyniki w kategoriach ilościowych, które mają zostać osiągnięte w danym czasie. Kierownictwo sprawia, że ​​ludzie realizują cele i kieruje swoje wysiłki na rzecz osiągnięcia tych celów.

(ii) Optymalne wykorzystanie zasobów:

Zarządzanie pomaga w efektywnym wykorzystaniu zasobów. Ograniczone zasoby są wykorzystywane optymistycznie przez menedżerów. Menedżerowie zapewniają koordynację i integrację różnych zasobów. To kierownictwo kieruje personelem w biurze w zakresie wykorzystania zasobów.

(iii) Minimalizacja kosztów:

Koszty biurowe można zmniejszyć tylko pod kierownictwem i kontrolą skutecznego zarządzania. Office Management zajmuje się prowadzeniem działalności biurowej w najlepszy i najtańszy sposób. Redukcja kosztów jest jednym z celów zarządzania, który można osiągnąć poprzez uproszczenie pracy i mechanizację. Dzięki lepszemu planowaniu, lepszej organizacji i skutecznej kontroli, zarządzanie umożliwia zmniejszenie kosztów i przygotowanie przedsiębiorstwa do stawienia czoła konkurencji w gardle.

(iv) Płynny przepływ pracy:

Nieprzerwany przepływ pracy jest możliwy tylko w przypadku odpowiedniego planowania i kontroli. Zarządzanie zapewnia sprawny i płynny przepływ pracy.

(v) Pomaga w utrzymaniu wydajności biura:

Zarządzanie pomaga w utrzymaniu efektywności w biurze. Menedżer nie tylko wykonuje i produkuje wyniki, ale także robi to w najbardziej efektywny sposób, aby przyczynić się do generowania zysków.

(vi) Zarządzanie przetrwaniem i wzrostem:

Zarządzanie musi odegrać ważną rolę w utrzymaniu organizacji przy życiu. Zmiany w technologii i metodach muszą być przewidywane i dostosowane do przetrwania i wzrostu. Tylko kierownictwo może to zrobić i kształtuje przedsiębiorstwo w tak zmieniającym się otoczeniu.

(vii) Zapewnia innowacje:

Innowacja polega na znalezieniu nowej, innej i lepszej metody wykonywania istniejącej pracy. Aby planować i zarządzać innowacjami, zarządzanie musi odgrywać ważną rolę. Sugestie od klientów, informacje od sprzedawców, uważna obserwacja działań konkurenta stanowią źródło innowacji.

(viii) Pomaga w zachowaniu talentów i wpajaniu poczucia lojalności w biurze:

Skuteczne zarządzanie pomaga w utrzymaniu utalentowanych i ciężko pracujących pracowników, zapewniając im komfortowe środowisko pracy. Menedżer musi motywować swoich pracowników, rozpoznając i doceniając ich talenty.

(ix) Zapewnia przywództwo:

Zarządzanie zapewnia przywództwo poprzez wpływanie i kierowanie personelem biurowym. Menedżerowie mają wpływ na podwładnych, którzy chętnie podejmują pracę, aby osiągnąć cele organizacyjne.

(x) Zarządzanie zmianą:

Znaczenie zarządzania biurowego polega na tym, że pomaga on w planowaniu zmiany i wprowadzaniu jej we właściwym czasie i we właściwy sposób. Ze względu na zmiany w metodach technologicznych, procedury robocze itp. Muszą zostać zmienione pod względem wydajności i oszczędności. Ludzie opierają się zmianom z powodu braku zrozumienia przyczyn zmian i braku szkolenia w zakresie nowych metod. Zarządzanie pomaga w minimalizowaniu oporu ludzi i działa jako agent zmiany.

(xi) Utrzymywanie kontaktów z otoczeniem:

Zarządzanie biurem pomaga w poprawie public relations i zwiększeniu dobrej woli przedsiębiorstwa poprzez zajmowanie się skargami konsumentów i ogółu społeczeństwa.

(xii) Świadczenia socjalne:

Zarządzanie jest korzystne nie tylko dla przedsiębiorstw, ale także dla różnych grup społecznych. Zapewnia i utrzymuje połączenie z różnymi rodzajami dostawców, banków, firm ubezpieczeniowych, departamentów rządowych i opinii publicznej. Przynosi korzyści całemu społeczeństwu, świadcząc usługi.

(xiii) Ułatwia koordynację i kontrolę różnych funkcji biurowych:

Zarządzanie biurem pomaga w harmonizacji wszystkich działań biurowych. Ułatwia kontrolę poprzez wpływanie na zachowanie zdarzeń w celu zapewnienia ich zgodności z planem.