Zarządzanie biurem: planowanie, rola menedżerów i obowiązki HR HR

Planowanie biura:

Każdy poziom pracownika biurowego ma zupełnie inny zakres odpowiedzialności. Podstawowa różnica polega na stopniu, w jakim mechanizmy mechaniczne odgrywają rolę w pracy pracownika; przewidywalne zadania stanowią dużą część dnia urzędnika, ale znacznie mniejszą część życia dyrektora wydziału.

Wizualizacja "zintegrowanego biura" może prowadzić do błędnego przekonania, że ​​te same narzędzia elektroniczne stanowią odpowiedź na potrzebę lepszej wydajności na obu poziomach. Nie mogą, podobnie jak maszynistka, przejść na przetwarzanie tekstu za pomocą tego samego mikrokomputera, który przekształcił pracę jej współpracownika na konta.

Dla menedżera efektywność jest problemem; dla urzędników, sekretarek i personelu pomocniczego jest to wydajność. Menedżerowie, w przeważającej mierze, płacą za podejmowanie korzystnych decyzji i zapewnienie, że są one właściwie wykonywane przez podwładnych, co oznacza ten proces? Po pierwsze, zbieranie informacji.

Kontakt werbalny jest ulubioną metodą w dzisiejszym świecie biznesu i nie ma wątpliwości, że rozmowa pozostanie najwygodniejszym medium do pozyskiwania i przekazywania faktów. Dokumenty stanowią podstawę tego procesu, a biorąc pod uwagę ograniczoną pojemność i nieograniczoną zawodność ludzkiej pamięci, nie jest zaskakujące, że menedżerowie przekazują informacje do jakiejś formy tymczasowego lub stałego przechowywania, zwykle papierowej.

Druga część funkcji menedżera składa się z analizy, wyobraźni i przypuszczeń; wykorzystując zdobyte informacje do wydania decyzji. Oznacza to mniejszą wymianę danych z innymi ludźmi, ale skuteczność menedżera zależy od jego zdolności do szybkiego dostępu do informacji, aby dotrzymać kroku procesowi myślenia. Jakość analiz zostanie osłabiona przez źle zorganizowane lub wolne systemy przechowywania i wyszukiwania, a jego praca będzie trudniejsza, jeśli będzie musiał polegać na surowych, nieedytowanych danych; aby pracować szybko, potrzebuje indeksowanych streszczeń istotnych faktów i musi natychmiast położyć na nich ręce.

Po podjęciu decyzji inne osoby muszą o tym wiedzieć. Zarządzający korzysta z systemów komunikacji, aby informować zarówno przełożonych, jak i podwładnych o rezultatach swoich rozważań, a także stale kontrolować dokładność, z jaką prowadzone są jego instrukcje. Jego skuteczność znów zależy od szybkości i niezawodności jego mediów komunikacji; przy hipotetycznej 100-procentowej komunikacji, jedynym ograniczeniem jego skuteczności menedżerskiej byłaby jego osobista zdolność.

Co dziwne, większość europejskich organizacji jest skłonna zainwestować w pomoc w zakresie automatyzacji biurowej dla personelu pomocniczego, w którym wzrost wydajności generuje stosunkowo niski zysk finansowy na kapitał niż w postaci narzędzi elektronicznych do zarządzania, gdzie można oczekiwać poprawy wydajności lub zaoszczędzić znaczną sumę dla organizacji.

Może to wynikać z trudności w mierzeniu wyników menedżerów lub może wynikać z faktu, że elektroniczne środki wspomagające zarządzanie działają w szerszym, droższym kontekście niż biurowy terminal lub system przetwarzania tekstu. Niezależnie od przyczyny istnieją oznaki, że ta preferencja wkrótce zmieni się dramatycznie.

Pojawienie się stanowisk pracy wykonawczej, budowa międzynarodowej infrastruktury komunikacyjnej i sukces międzynarodowych organizacji normalizacyjnych w zachęcaniu producentów do przyjęcia wspólnych specyfikacji projektowych, zwiastują nowe możliwości dla firm poważnie planujących elektroniczne narzędzia wsparcia dla średnich i wyższych kadra kierownicza.

Koszt wykonawczych stanowisk pracy, dzięki powszechnej akceptacji systemów urzędniczych, które były ich prekursorami, znajduje się obecnie w uzasadnionych granicach. Teraz, kiedy producenci mogą przewidzieć rynek o określonej wielkości dla tych produktów, mogą z kolei uzasadnić inwestycje w sprzęt i oprogramowanie niezbędne do dostosowania systemów biurowych do specjalnych potrzeb warstw kierowniczych.

Być może najważniejsze, że praca na stanowiskach kierowniczych jest obecnie uznawana za bardzo drogi zasób i istnieje zachęta wśród pracodawców do podjęcia wszelkich kroków, które dają rozsądną obietnicę umożliwienia menedżerom wykonywania większej lub lepszej pracy, Przykład przyrostu wydajności na poziomie biurowym, chociaż nie do końca porównywalne, zachęciło planistów do zastosowania tych samych oczekiwań co do poprawy wydajności do funkcji kierowniczych.

Planiści opracowują nowe metody oceny jakościowych postępów w wydajności zarządzania, chociaż nieuchronnie nie ma prostej odpowiedzi w środowisku, w którym w szczególności nie ma procedur. Prawdziwym wrogiem integracji na poziomie biura lub wydziału pozostaje niekompatybilność sprzętu.

Do tej pory niewielu producentów chciało lub mogło zapewnić, że ich systemy mogą łatwo komunikować się z innymi systemami, które można znaleźć w tej samej organizacji użytkownika: niechętnie, ponieważ koncepcja użytkownika w całości poświęcona produktom jednego producenta wydawała się zbyt pociągający; i niezdolny, ponieważ do niedawna niezbędne specyfikacje standardów były zbyt tymczasowe, aby uzasadnić przyjęcie.

Podjęto jednak ważne kroki i dziś nie jest tak, że znaczący producent wprowadza nowy produkt, który nie przestrzega powszechnie obowiązujących norm regulacyjnych lub faktycznych. Choć nadal jesteśmy daleko od celu prawdziwej kompatybilności na wszystkich poziomach, użytkownik nie musi się już martwić, że produkty głównego dostawcy zostaną unieważnione przez urządzenia uruchomione w następnym roku; producenci uznali, że zapewnienie zgodności i ścieżek migracji leży na ich własnej odpowiedzialności. Wprowadzenie obszaru lokalnego i otwartego "otwartej architektury" świadczy o tym zamiarze.

Warto pamiętać o czynnikach, które spowalniają nasz postęp w kierunku automatyzacji biura. Niektóre z nich są technologiczne, inne socjologiczne. Planiści mogą uważać swoje programy za nieumyślnie sabotowane przez tych drugich, podczas gdy zarządcy lub użytkownicy biurowi systemów elektronicznych mogą wykazywać niewielkie współczucie dla tych pierwszych. Wszelkie zmiany zachowań są ograniczone i przyspieszają naturalną ludzką odpornością. Ludzie są z natury konserwatywni i albo opierają się, albo czują, że są zmuszeni do zmiany wygodnych i znajomych wzorców zachowań. Obserwacje wskazują na dwa czynniki.

Pierwszy istotny czynnik, który dotyczy zarówno kadry kierowniczej, jak i personelu biurowego, ma związek z masą krytyczną. Odporność na wprowadzanie systemów elektronicznych wydaje się nagle i cudownie odpaść po osiągnięciu pewnego poziomu nasycenia.

Po drugie, zarówno menadżerowie jak i urzędnicy będą dla własnego systemu, gdy zobaczą, że posiadanie daje koledze jakąś przewagę. Na przykład menedżer marki nie będzie w stanie tolerować sytuacji, w której jeden z jego kolegów może uzyskać natychmiastowe dane o wydajności rynkowej ze swojego terminalu stacjonarnego, nawet jeśli zawsze przysięgał, że nigdy nie pozwoli sobie na użycie klawiatury; tak szybko, jak to mieszkanie, które zapewnia posiadanie VDU lub stacji roboczej, siła, odporność topnieje. W podobny sposób najlepszą metodą przezwyciężenia niechęci wobec edytorów tekstów jest nadanie im wybranych kilku maszynistek; niedługo reszta się buntuje, chyba że oni również są wyposażeni w odpowiednik.

Odkładając na bok rozważania natury psychologicznej, zdecydowanie zaleca się, aby wiele wysiłku i wysiłku poświęcono przygotowaniu personelu do pojawienia się elektronicznych systemów biurowych. Ponieważ jest to prawdopodobnie najbardziej dramatyczna pojedyncza zmiana, jaka kiedykolwiek zaistnieje w ich życiu biurowym, w skrajnym przypadku jest wręcz odwrotna, aby pozwolić sobie na samodzielne radzenie sobie z tym problemem, jednak firmy wciąż, do dnia dzisiejszego, wprowadzają mikro-systemy, nowe systemy telefoniczne i słowo - instalacje przetwórcze, nawet nie informując o tym fakcie z góry.

Wynik jest oczywisty. Więcej oświeconych organizacji wygrywa dywidendy poprzez organizowanie sesji wyjaśniających i szkoleniowych na wszystkich poziomach; nawet jako gest ten stopień troski jest doceniany i odwzajemniany, podczas gdy podstawowe wyjaśnienie powodów automatyzacji należy udowodnić w dużym stopniu w kierunku stłumienia opozycji.

W tym miejscu może być istotne zaskakujące wyniki ankiety przeprowadzonej przez Philips Business Systems w połowie 1983 roku. Dwustu dyrektorów i dyrektorów w największej liczbie 1000 firm w Wielkiej Brytanii zostało zapytanych o ich opinie na temat automatyzacji biura.

Analitycy ze zdumieniem odkryli, że 49% ankietowanych menedżerów najwyższego szczebla już korzysta z pewnego rodzaju komputerowego systemu biurowego. Połowa pozostałych oczekiwała na instalację osobistego systemu wspomagania decyzji we własnych biurach. Przynajmniej na tym poziomie, jakikolwiek system automatyzacji biura oporu kulturowego, który kiedyś napotkał, zdaje się, praktycznie zniknął.

Oprócz subiektywnych czynników ludzkich, względy techniczne odgrywają istotną rolę w myleniu i opóźnieniu nadejścia "w pełni zautomatyzowanego środowiska informacji biurowej". Technologia docenia olbrzymie skoki w redukcji kosztów, które są odpowiedzialne za tak szybkie otwarcie rynku, ale technologia rozwija się na tak szerokim froncie, że element niepewności wchodzi w większość prognoz planistów, gdy mosiężne haki opcji systemowych są rozważane .

Na przykład, żaden system poczty elektronicznej, wiadomości i archiwizacji nie może naprawdę kwestionować metod opartych na dokumentacji papierowej, nie biorąc pod uwagę faktu, że zawsze będzie napływ dokumentów papierowych do organizacji z korespondentów zbyt małych lub zbyt tradycyjnie myślących o przyjęciu elektronicznej alternatywny.

System musi więc być wyposażony tak, aby obsługiwał wprowadzanie dokumentów, a także wejście cyfrowe bezpośrednio z wyjścia WP, teletekstu lub komputera. Cyfrowe nagrywanie optyczne, wykorzystujące ekrany o wysokiej rozdzielczości, jest zdecydowanie najskuteczniejszą metodą zapewnienia tej zdolności; Jednak ponieważ technologia jest stosunkowo nowa i oferuje rozwiązanie, które jest postrzegane jako zaawansowane, ponieważ jest tak kompleksowe, koszty DOR są obecnie wysokie. Jest to klasyczny przykład technologii, która nie stanie się powszechnie dostępna, dopóki nie zostanie zapoczątkowana przez największe organizacje świata.

Równie kłopotliwy dla planisty jest kwestia mediów transmisyjnych; Obecnie ma do czynienia z wieloma różnymi opcjami, kiedy to, czego chce, to standaryzacja wewnątrz firmy na nośniku, który zostanie przyjęty przez PTT i ich klientów na całym świecie.

Ostatnio wprowadzono wiele systemów zarządzania komunikacją na dużą skalę w celu rozwiązania tego problemu, ale planista ma uzasadnioną skargę przeciwko władzom telekomunikacyjnym, których brak współpracy powoduje taki koszt. Nawet jeśli ogłaszane są usługi zgodne z międzynarodowymi standardami, niewiarygodność proponowanych dat ich inauguracji jest obecnie notoryczna.

Być może najbardziej użyteczną radą, jaką możemy zaoferować planującemu automatyzację biura, jest zachęcenie personelu do gromadzenia doświadczeń rozpoczynających się tak szybko, jak to możliwe. Wszystkie problemy, o których mówiliśmy, nasilają się, jeśli wprowadzenie do realiów elektroniki biurowej pozostawi się do momentu, aż w przyszłości zacznie się magiczny moment, gdy cała sprawa się wyjaśni. Nie będzie; dzisiejsze kłopotliwe wybory zostaną zastąpione przez innych jutro; w międzyczasie przygód firm, które są przygotowane do przezwyciężenia zarówno przewidywalne i nieoczekiwane skutki zmian będą czerpać korzyści z ich determinacji.

Na poziomie pisarskim nie ma wątpliwości, że lokalne przetwarzanie danych, ze zdalnym dostępem do bazy danych lub bez niej, zwiększa wydajność pracowników o znaczny czynnik. Przetwarzanie tekstu umożliwia pracownikom sekretariatu i pisania na klawiaturze poprawę zarówno wydajności, jak i jakości ich pracy. Na poziomie menedżerskim zaawansowany system komunikacji głosowej jest prawdopodobnie jednym z najpotężniejszych czynników zwiększających efektywność, a osobisty dostęp do centralnych lub departamentalnych statystyk za pośrednictwem pulpitu wyświetlającego umożliwia kierownikowi utrzymywanie codziennego kontaktu z faktami dotyczącymi jego obszaru odpowiedzialności. .

Obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej jest funkcją biurową, która w swojej tradycyjnej postaci niszczy zarówno efektywność urzędniczą, jak i efektywność zarządzania; instalacja elektronicznego systemu przechowywania i pobierania informacji w celu przejęcia funkcji archiwizacji, przechowywania plików i przeglądania plików daje możliwość szybkiego skoku do przodu na obu poziomach jednocześnie.

Wybór systemu dla każdej z trzech instalacji na poziomie biurowym będzie zależał od wielu czynników, z których osobiste preferencje nie są najmniej ważne, chociaż ostateczny cel kompletnej integracji systemu jest nadal odległy, ścieżka może być niezmiernie wygładzonym, wybierając dzisiejszy sprzęt zgodny z opublikowanymi i faktycznymi standardami międzynarodowymi oraz ograniczając relacje z dostawcami do producentów, którzy są zaangażowani w zasady otwartej architektury systemów.

Rola Office Manager:

Znaczenie kierownika biura można podsumować jednym słowem: efektywność. Kierownik biura uwolni Cię od całego szeregu czasochłonnych obowiązków, pozwalając Tobie i wszystkim innym w firmie skoncentrować się na podstawach prowadzenia firmy lub po prostu na wykonywaniu zadań.

Obowiązki kierownika biura różnią się w zależności od biura. Niech Twój menedżer biura poradzi sobie z tym, co należy zrobić, aby Twoja firma działała sprawnie. W niektórych firmach kierownik biura może być sekretarzem lub recepcjonistą. W innych, kierownik biura może przyjąć na siebie więcej obowiązków - działając jako księgowy lub technologiczny killer.

Poniżej znajdują się niektóre z zadań, które często należą do kierownika biura:

(i) Telefony:

Możesz sprawić, że zadaniem kierownika biura będzie odebranie wszystkich połączeń telefonicznych i przeniesienie ich do odpowiednich rozszerzeń. Kierownik biura może być również odpowiedzialny za zapewnienie, że twój system telefoniczny działa sprawnie i spełnia Twoje potrzeby.

(ii) Recepcja:

Kierownicy biur mogą siedzieć przy biurku bezpośrednio w przednich drzwiach biura i witać wszystkich odwiedzających, gdy wchodzą. Dodatkowe obowiązki mogą obejmować podpisywanie dostaw, przyjmowanie i dystrybucję poczty oraz utrzymywanie porządku w recepcji (upewniając się, że czasopisma są aktualne, podlewając rośliny itp.).

(iii) Materiały biurowe:

Kierownicy biur mogą zamawiać wszystkie materiały potrzebne do prowadzenia sprawnego i profesjonalnego biura, śledząc, kiedy zapasy się wyczerpują, i upewniając się, że towary są zamawiane, zanim się wyczerpią.

(iv) Meble biurowe:

Kierownicy biur mogą wybierać i kupować biurka, krzesła, szafki na dokumenty i tym podobne.

(v) Sprzęt biurowy:

Kierownicy biur mogą utrzymywać urządzenia, takie jak fotokopiarki, faksy i systemy telefoniczne. Mogą być w stanie naprawić problemy mechaniczne lub przynajmniej nadzorować ich naprawę przez specjalistę. Dodatkowe obowiązki mogą obejmować programowanie często używanych numerów w faksach i telefonicznych systemach szybkiego wybierania.

(vi) Komputery:

Umieść swojego kierownika biura odpowiedzialnego za nadzorowanie komputerów biurowych i rozwiązywanie problemów w razie potrzeby. Na przykład kierownik biura powinien znać podstawowe problemy z komputerem i być w stanie pomóc pracownikom, gdy ich komputer lub drukarka zawiesza się. Obowiązek ten jest szczególnie ważny, jeśli twoja firma jest zbyt mała, aby mieć pełnoetatowego pracownika wsparcia technicznego.

(vii) Składanie:

Głównym zadaniem kierowników biur jest organizowanie kopców papierkowej roboty. Zarządzający powinien opracować obszerny i łatwy w obsłudze system przechowywania faktur, paragonów, informacji o klientach i innych ważnych dokumentów.

(viii) Księgowość:

Zazwyczaj firmy rozwijające się wynajmują księgowego do obsługi budżetowania wysokiego poziomu i polegają na kierownictwie biura do prowadzenia księgowości. Obowiązki mogą obejmować śledzenie rachunków klientów, tworzenie godzin pracy, działanie jako łącznik między księgowym firmy, wykonywanie usług płacowych i rozdawanie czeków.

(ix) Planowanie spotkania:

Twój kierownik biura może podjąć się planowania spotkań na miejscu i poza nim.

(x) Zarządzanie zasobami ludzkimi:

W wielu rozwijających się firmach kierownik biura jest de facto działem zasobów ludzkich, zajmującym się takimi kwestiami, jak nowe papiery pracownicze i akta pracowników. Przygotuj się na opłacenie dobrych pieniędzy dla najlepszego menedżera biura. Alternatywą jest wykonanie wszystkich tych zadań samodzielnie.

Jak stać się skutecznym Office Managerem:

Samodoskonalenie może być kosztowne i czasochłonne. Jednak jako kierownik biura, zwiększanie efektywności może ułatwić pracę i uczynić ją bardziej wartościową w oczach kierownictwa. Menedżerowie biur są ekspertami multitasks. Jeśli robisz więcej niż cztery rzeczy naraz, to prawdopodobnie nadal za mało.

Twoja wiedza na temat biura jest nieporównywalna - wiesz dokładnie, do kogo zadzwonić i kiedy. Dodatkowo masz szósty zmysł o kryzysach biurowych. Innymi słowy, jesteś praktycznie niezbędny. Jaki jest Twój sekret? Jesteś zorganizowany; zrozumienie (do pewnego stopnia), dobry komunikator i zawsze można zobaczyć duży obraz. Mimo to, jak każdy kluczowy pracownik, menedżerowie biura często szukają sposobów na zwiększenie efektywności.

Oto kilka kluczowych wskazówek:

1. Doskonal swoje zdolności w zakresie komunikacji ustnej:

Umiejętność rozmowy z ludźmi ma ogromne znaczenie dla menedżerów biura. W wielu przypadkach jesteś osobą, do której się wybierasz, więc umiejętność dobrego słuchania jest krytyczna. Ty też jesteś odpowiedzialny za to, aby sprawy zostały załatwione. Umiejętność zadawania pytań i uzyskiwania wyjaśnień również pomoże ci stać się bardziej skutecznym.

Na przykład, jeśli nie rozumiesz, w jaki sposób ma zostać wykonane zadanie, zwróć się o wyjaśnienia. Niekoniecznie musisz przyznać, że czegoś nie rozumiesz; po prostu poproś o wyjaśnienia. Podobnie, jeśli odkrywasz, że ludzie nie rozumieją twoich instrukcji, zadaj sobie pytanie, czy potrzebujesz większej przejrzystości w komunikacji.

2. Nie lekceważ swoich umiejętności pisania:

To, że e-maile cierpią z powodu niskiej gramatyki i interpunkcji, nie oznacza, że ​​twoja pisemna komunikacja powinna być czymś mniej profesjonalnym. Ale wiedza o tym, co napisać i jak to zrobić, jest tylko częścią twojej misji; musisz także wiedzieć o czytelnikach.

Czy ludzie czytają cały twój e-mail, czy przestaną czytać po pierwszych dwóch linijkach? W przypadku tych ostatnich będziesz chciał uwzględnić najważniejsze informacje z góry. Pamiętaj też, że gdy tylko napiszesz coś na piśmie, świat może je zobaczyć. Zachowaj szczególną wrażliwość w e-mailach i notatkach, informując pracowników o nowym sprzęcie, zmianie zasad lub każdym raporcie. Nigdy nie chcesz nikogo protekcjonować ani obrażać.

I nigdy nie lekceważ potęgi błędnej interpretacji. Zastanów się nad zamieszaniem - i złymi uczuciami - które mogłyby powstać, gdybyś napisał "Obrażam się", co oznacza, że ​​wysłałeś raport ponownie, a ty poczułeś się obrażony przez coś, co można było powiedzieć wcześniej. Oczywiście, chcesz wiedzieć, gdzie wstawiać łączniki (ponownie wysłane) i kiedy po prostu powinieneś po prostu podnieść telefon lub zatrzymać się przy czyimś biurku i porozmawiać twarzą w twarz.

Skonsultuj się z klientami wewnętrznymi Pamiętaj, że główną rolą jest zapewnienie sprawnego działania biura. Angażowanie się w regularną komunikację ze współpracownikami może pomóc uniknąć kłopotliwych problemów i zaatakować te, które pojawiają się bardziej kreatywnie.

3. Traktuj swoich sprzedawców jak najlepszych przyjaciół:

Jako dostawca materiałów biurowych, w twoim najlepszym interesie leży pielęgnowanie i utrzymywanie stałych, wzajemnie korzystnych relacji z dostawcami. Dobrze jest budować przyjemne relacje z firmami, które pomagają

4. Spraw, aby Twoja organizacja działała płynnie:

Tak jak oczekujesz od nich lojalności, musisz także wykazać się zaangażowaniem w związek. Z drugiej strony ważne jest utrzymanie wysokich (ale sprawiedliwych) oczekiwań. Staraj się robić jedno i drugie, a będziesz świadkiem ponadprzeciętnej doskonałej usługi. Ale nie zapomnij porównać krajobrazu dostawcy. Jako osoba nadzorująca koszty, Twoim obowiązkiem jest zapytać dostawców, co mogą zrobić dla Ciebie i Twojej organizacji. Ich zadaniem jest być szczęśliwym klientem.

5. Utrzymuj pozytywne nastawienie:

Ten jest dość oczywisty. Mimo to czasami zapominamy, jak uśmiech lub sprytna uwaga mogą rozproszyć niepokojącą sytuację. Korzystanie z humoru w miejscu pracy, uśmiechanie się i wysysanie pozytywnego nastawienia, gdy tylko jest to możliwe, to dobra strategia na przezwyciężenie różnych sytuacji biurowych. Jako kierownik biura masz ogromną szansę, aby nadać ton, a jeśli ludzie mogą polegać na swoim profesjonalizmie, będą mniej martwić się i bardziej zaangażowani w przyczynianie się do pozytywnego środowiska pracy.

Obsługa obowiązków pracowniczych:

Kierownik biura, który zajmuje się HR, uważany jest za osobę o wielu kompetencjach. Ale czy to musi oznaczać, że jest to najlepszy sposób na wykorzystanie czasu tej osoby? Możesz również otworzyć się na problemy, jeśli dana osoba nie jest odpowiednio przeszkolona. Oto kilka kryteriów, które pomogą Ci podjąć decyzję.

W małej firmie kierownik biura może być zmuszony do przejęcia roli menedżera zasobów ludzkich. Ale zanim to się stanie, upewnij się, że ta osoba jest odpowiednio wykształcona i ma odpowiednie narzędzia do wykonywania swoich obowiązków produktywnie i zgodnie z przepisami i obowiązkami prawnymi. Tysiące rzeczy może pójść nie tak, jeśli ta osoba nie jest świadoma potencjalnych zobowiązań związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi.

Oto kilka wskazówek, które pomogą Ci skutecznie rozwiązać tę sytuację:

(i) Rozumie rolę generalisty:

Generalista może zarządzać różnorodnymi obowiązkami i dlatego będzie potrzebował szerokiej wiedzy o zasobach ludzkich. W małym przedsiębiorstwie zakres obowiązków będzie różny w zależności od potrzeb firmy. Ale generał musi także znać swoje ograniczenia i wiedzieć, kiedy skonsultować się ze specjalistą. Jedna osoba nie może zrobić wszystkiego.

(ii) Zdecyduj, jakie obowiązki mogą być zlecone na zewnątrz:

Niektóre obowiązki mogą zostać lepiej pozostawione zewnętrznemu konsultantowi. Kierownik biura, który na przykład rekrutuje nowych pracowników, może nie mieć czasu na wdrożenie programu szkoleniowego. Outsourcing funkcji szkoleniowej może zaoszczędzić czas i pieniądze twojej firmy, ale najpierw musisz zdecydować, jaki rodzaj szkolenia jest konieczny. Z drugiej strony kierownik biura może doskonale sprawować nadzór nad zatrudnianiem i nadzorem różnych pracowników. Pamiętaj, aby sprawdzić.

(iii) Trenuj trenera:

Wiedza o tym, czego nie wiesz, jest kluczową częścią każdej pracy, szczególnie dla kierownika biura, który w całości lub częściowo obsługuje zadania HR. Dlatego kierownik biura musi znać wszystkie aspekty zarządzania zasobami ludzkimi. Niezbędny może być kurs wprowadzający w zakresie zarządzania zasobami ludzkimi.

Taki program oferowałby informacje dotyczące rekrutacji i selekcji; prawo pracy; podstawy kompensacji; korzyści; orientowanie i szkolenie pracowników; i zarządzanie wydajnością. Dopóki menedżer biura nie zapozna się z tymi obszarami, nie można oczekiwać, że skontaktuje się on ze specjalistą.

(iv) Ustal priorytety:

W idealnym świecie Twój menedżer biura poradzi sobie z wszystkim i sprawi, że firma będzie działała sprawnie, bez względu na wszystko. Jednak rola menedżera biura zależy od złożoności środowiska pracy, rodzaju oferowanych produktów i usług oraz od bazy klientów firmy.

Ustalanie priorytetów pomoże kierownikowi biura uniknąć zaniedbania krytycznych obowiązków i odpowiedzialności. Jeśli obsadzenie stanowisk jest priorytetem, może to być sytuacja, w której kierownik biura musi skoncentrować się na swoim czasie. Z drugiej strony, jeśli koncentrujesz się na wdrażaniu nowych technologii, to właśnie tam dana osoba musi spędzać czas. To wymaga planowania, dlatego ważne jest, aby najpierw ustalić, w jaki sposób te zadania zostaną ukończone.

(v) Bądź konsekwentny i elastyczny:

To, że dana osoba jest wieloosobowa i może żonglować setką (lub więcej) obowiązków naraz, nie oznacza, że ​​zawsze może dokonywać cudów. Może się tak wydawać. W końcu dlatego wielu odnoszących sukcesy menedżerów biura jest praktycznie nieodzownych. Ale oni też są ludźmi. Zmiana ich funkcji pracy z dnia na dzień jest myląca i nieodpowiedzialna.

Co więcej, może to podważyć produktywność firmy. Najlepiej wdrożyć politykę, która pozwala menedżerowi biura na regularne wykonywanie obowiązków związanych z zasobami ludzkimi, zachowując jednocześnie elastyczność niezbędną do dostosowania się do zmieniających się warunków biznesowych. Innymi słowy, daj menedżerowi biura narzędzia, których potrzebuje, aby wykonać swoją pracę, ale zapewnij swobodę niezbędną do zaangażowania ekspertów, ilekroć zajdzie taka potrzeba.

(vi) Kompensacja odpowiednio:

Jeśli twój kierownik biura przejmie obowiązki z zakresu HR, to musisz odpowiednio zrekompensować. Jeśli menedżer biura został pierwotnie wynajęty w jednym celu, a następnie ma kilka obowiązków HR dodanych później, powinien zostać nagrodzony. Stawianie na jedną odpowiedzialność za drugą, szczególnie jeśli nie jest się przeszkolonym do obsługi tych obowiązków, może być katastrofalne dla małej firmy.

Potrzeba sprzętu biurowego:

Kiedy zamierzasz otworzyć własny biznes, będzie wiele istotnych decyzji do podjęcia. Gdzie zlokalizujesz firmę? Jakie finansowanie jest dostępne? Jak zyskać przewagę nad konkurencją w swojej branży? Uzyskanie odpowiednich mebli biurowych może nie spowodować lub nie złamać Twojej firmy, ale nadal jest ważne dla Twojej wygody i wydajności.

Większość firm potrzebuje w swoim codziennym działaniu następujących urządzeń biurowych:

(i) Biurka i krzesła:

Ponownie, nie musisz kupować najdroższych przedmiotów, ale pamiętaj o tym, jak wygodne będą te krzesła dla pracowników, którzy mogą siedzieć przez większość dnia.

(ii) Stoły i regały:

W dawnych czasach tabele i półki na książki ważyły ​​tonę, ale teraz można znaleźć lekkie przedmioty, które sprawiają, że przenoszenie ich po biurze staje się proste.

(iii) System telefoniczny:

Ostrożnie rozważ swoje szczególne potrzeby przed zakupem systemu telefonicznego. Jeśli jesteś zdezorientowany przez wiele dostępnych systemów, zapytaj innych partnerów biznesowych, czego używają, i czy są zadowoleni z ich zakupów.

(iv) Sprzęt komputerowy:

Komputery, drukarki, skanery i monitory są ważnymi elementami Twojej działalności. Zbadaj, co jest dostępne i rób mądrze zakupy.

Kopiarki:

Zanim wydasz pieniądze na kopiarce, sprawdź, czy uda Ci się uniknąć drukarki wielofunkcyjnej lub urządzenia wielofunkcyjnego. Maszyny te mogą drukować, faksować i kopiować, wszystko za mniej więcej tyle samo, co taniej fotokopiarce. Jeśli jednak będziesz wykonywać tysiące kopii miesięcznie, prawdopodobnie będziesz musiał wynająć lub kupić kopiarkę dobrej jakości.

(v) Faksy:

Ponieważ tak wiele komputerów ma funkcje faksowania w dzisiejszych czasach, wiele firm rezygnuje z faksów. Ale nigdy nie zaszkodzi mieć mały, podstawowy model pod ręką, na wypadek gdyby faks komputerowy nie spełniał wszystkich Twoich potrzeb. Większość firm rozpoczynających działalność (i wiele firm o ustalonej pozycji) stale poszukuje sposobów na zaoszczędzenie pieniędzy.

Zanim wyjdziesz i wydasz najwyższy dolar i cały nowy, designerski sprzęt biurowy, sprawdź używane opcje wyposażenia biurowego. Nie zapomnij sprawdzić ogłoszeń lokalnych gazet; czasami znajdziesz świetne okazje. Zajrzyj także do domów aukcyjnych; wiele razy będą mieli całe biuro do sprzedania.

Niektóre korzyści z zakupu używanego sprzętu biurowego obejmują:

(i) Oszczędność pieniędzy:

Ten jest oczywisty. Kupno używanych oszczędza dużo pieniędzy w porównaniu do kosztów zakupu wszystkiego zupełnie nowego.

(ii) Oszczędność czasu:

Jeśli kiedykolwiek zamawiałeś nowy sprzęt biurowy, to wiesz, że wypełnienie zamówienia może zająć tygodnie, a nawet miesiące. Możesz znaleźć używane meble biurowe lub sprzęt w swoim mieście i mieć wszystko, czego potrzebujesz w kilka dni lub krócej.

(iii) Ochrona środowiska:

Oszczędzając zużyte drewniane biurko przed wyruszeniem na składowisko, pomagasz chronić środowisko.