Zarządzanie biurem: procedury i metody

Procedura znajduje się pomiędzy systemem a operacją. System do przeprowadzenia sprzedaży składa się z sieci procedur, z których jedna może być zbiorem dla sprzedaży kredytowej; jedną z operacji w procedurze windykacji może być kwestia "wiekowania" należności, aby wskazać właściwą obsługę przez różne okresy. Procedury obniżają systemy do poziomu rzeczywistych operacji roboczych i indywidualnych obowiązków.

Procedura określa kolejność etapów zwykle wykonywanych w powtarzającym się typie pracy - a większość pracy typowego przedsiębiorstwa jest powtarzalna lub powtarzalna. Jeśli dobrze zaprojektowane, procedura mówi, kto robi co i, w ogóle, jak i kiedy. W ten sposób określa niezbędne kroki robocze, przypisuje: odpowiedzialność i odnosi to, co jedna osoba robi, do tego, co robią inni.

System jako taki zajmuje się szerokimi powiązaniami i często jest wyrażany w jednej lub wielu tabelach przepływu, wraz z grupą lub pakietem procedur, które go tworzą. Procedura to poziom roboczy systemu; jest to "faktyczny przewodnik dla pracowników, jak postępować za każdym razem, gdy ma być wykonywany określony, powtarzający się rodzaj pracy.

Staranne projektowanie procedury i jej wyrażanie w formie pisemnej to podstawowe kroki w skutecznym korzystaniu z tego podstawowego narzędzia. Umieszczenie procedur w formie pisemnej wymusza na nich wyjaśnienie myśli i ułatwia komunikację z osobami, które je stosują. Fakt, że istnieją pisemne procedury, nie jest jednak absolutnym wskaźnikiem skutecznych operacji.

Procedura pisemna może być jedynie zapisem pracy wykonywanej w przeszłości. Zmieniające się potrzeby przedsiębiorstwa i pojawianie się nowych metod zaspokajania tych potrzeb sprawią, że większość procedur stanie się przestarzała w czasie. W przeciwieństwie do procedury, metoda jest szczegółową specyfikacją tego, jak wykonać pojedynczy krok proceduralny. Dotyczy sekwencji ruchów wykorzystywanych podczas wykonywania operacji i przy użyciu określonego, równego sprzętu.

Istnieje silna potrzeba stałego programu poprawy procedur i metod. Cele obejmują wszelkie nieskuteczności, takie jak powielanie wysiłków, niedoskonałości procedury lub metody spełnienia nowych wymagań oraz niezadowalające zapisy i raporty.

Cele poprawy:

Ogólne cele działań usprawniających w tych dziedzinach to większa skuteczność i większa oszczędność. Zwiększona skuteczność "oznacza przede wszystkim udoskonaloną usługę obsługi klienta, która jest możliwie jak najbardziej bezproblemowa, wystarczająco dobrze zaokrąglona i zadowalająca pod innymi względami, w zależności od potrzeb klienta. Skuteczność pokazuje również morale pracowników, wydajność wykonawczą, koordynację jednostek operacyjnych i personelu oraz efekty zewnętrzne, takie jak na dobrej woli wspólnoty i opinii publicznej.

Lepsza ekonomika oznacza wyższą wydajność przy niższych kosztach, dobre wykorzystanie personelu i sprzętu, zapasy utrzymywane na optymalnym poziomie i wiele innych aspektów działania. Sukces przedsiębiorstwa "w dzisiejszym konkurencyjnym otoczeniu będzie zależeć w dużej mierze od ciągłych ulepszeń. Dobry produkt i dobry personel to za mało. Firma zazwyczaj kieruje się do firmy, która zapewnia najlepsze połączenie jakości, usług i ceny; i to się nie dzieje.

Są pod wpływem wielu filozofii i praktyk zarządzania; jednym z najważniejszych jest ogólny system operacji, który pozwala uzyskać bardziej wiarygodny produkt lub usługę szybciej niż inne przedsiębiorstwa i po konkurencyjnych cenach. Obowiązki społeczne są również bardzo zaangażowane, chociaż często nie kojarzymy z nimi skuteczności proceduralnej.

Rosnący standard życia i zdrowa gospodarka w dużej mierze zależą od wydajności poszczególnych przedsiębiorstw. Widzimy, że ulepszenia technologiczne w obszarze biurowym powodują więcej miejsc pracy niż mniej, tak jak postępy technologiczne we wszystkich innych dziedzinach. Jednocześnie pojawiają się problemy ze zmieniającymi się wymaganiami umiejętności, przekwalifikowaniem, mobilnością pracowników itp., Które każda odpowiedzialna kadra zarządzająca musi rozwiązać "w zakresie swoich możliwości.

Bariery dla poprawy:

Ważne jest, aby rozważając podejścia do procedur i ulepszeń metod, aby zdawać sobie sprawę z powszechnych przeszkód, niektóre z nich są psychologiczne, niektóre ekonomiczne, a inne są. W istocie, programem poprawy w tych dziedzinach jest wojna z przyzwyczajeniem. W miarę powstawania organizacji wiele praktyk jest ustanawianych nie poprzez staranną analizę, ale na zaspokojenie potrzeb danej chwili.

Często występuje wiele wzorców po praktykach stosowanych w innych przedsiębiorstwach, które oczywiście mogą działać w zupełnie innych warunkach. Po ustaleniu praktyk pracownicy przyzwyczajają się do nich i czują się bezpiecznie w ich zdolności do podążania za nimi; w konsekwencji istnieje pewna odporność na zmiany. Istnieje jednak nadzieja na problem z nałogiem.

Istnieją inne bariery. Osoby, szczególnie jeśli są funkcjonalnymi specjalistami, jak większość pracowników, mogą nie rozumieć roli procedur i szerszych systemów w osiąganiu celów takich jak te wspomniane w poprzedniej sekcji. W niektórych przedsiębiorstwach tarcia organizacyjne mogą powodować podwójne wysiłki i słabą koordynację. "Systemy Alibi", takie jak kosztowna procedura kontrolna zapobiegająca wystąpieniu błędu, są często tworzone, gdy kontrola odgórna stawia wysokie wymagania.

Nawet analitycy procedur i metod mają często ograniczoną perspektywę i mogą odejść za burtę, jeśli chodzi o najbardziej efektywny sprzęt, oszczędność w ścisłych standardach pracy systemu rejestrów oraz inne pojedyncze obszary poprawy, bez należytego uwzględnienia tego, co może mieć wpływ na ogólną efektywność i ekonomię.

Każda z tych przeszkód jest problemem, z którym należy się liczyć, ale każde badanie łatwo wskazuje, że można ją przezwyciężyć, lub można wprowadzić korektę, aby umożliwić kontynuowanie wysiłków usprawniających. W rzeczywistości nie ma innego wyjścia, jak tylko to zrobić. Innowacja jest warunkiem przetrwania w przedsiębiorstwach i prawdopodobnie we wszystkich innych. Istnieje stare powiedzenie, że prowadzenie firmy jest jak jazda na rowerze; jeśli przestaniesz, upadniesz.

Organizacja doskonalenia:

Wiele osób może potrzebować odgrywania różnych ról, jeśli działania usprawniające będą skuteczne. Najwyższe kierownictwo musi być przekonane o zaletach programu doskonalenia, musi go inicjować, nim i musi udzielać aktywnego, ciągłego wsparcia. Entuzjazm kierownictwa wyższego szczebla, któremu towarzyszy dobra komunikacja i zrozumienie celów, szybko znajdzie się na niższych poziomach, Obojętność będzie działać w ten sam sposób, co specjaliści systemów, którzy próbowali wprowadzić programy "przez plecy, drzwi". nauczyliśmy.

Konsultanci zewnętrzni mogą odgrywać ważną, ale zwykle ograniczoną rolę w całkowitym wysiłku na rzecz poprawy. Jeśli są dobrze wykwalifikowani, mogą dać firmie korzyść płynącą ze specjalistycznej wiedzy, szerokiego doświadczenia i obiektywnego punktu widzenia. Mogą zapewnić zarówno talent, jak i czas, kiedy nie są dostępne wewnętrznie.

Uwarunkowania kosztowe mogą dyktować, że są wykorzystywane głównie w projektach specjalnych, takich jak uruchomienie nowego programu kontroli formularzy lub standardów pracy, analiza szczególnie trudnego problemu kosztowego lub szkolenie personelu firmy w zakresie technik upraszczania pracy. Zbyt duże poleganie na konsultantach może spowolnić rozwój "prawdziwego poczucia odpowiedzialności ze strony personelu firmy. Przedstawiciele dostawców w takich dziedzinach jak sprzęt, formularze i dostawy coraz częściej konkurują pod względem usług, które mogą świadczyć wraz z dostarczaniem odpowiednich produktów.

Często są szkoleni do prowadzenia dokładnych badań na temat potrzeb firmy w określonych obszarach i dostarczają doświadczeń zebranych w innych firmach. Prawdopodobnie nie należy polegać wyłącznie na zaleceniach pojedynczego przedstawiciela sprzedaży lub serwisu; firma powinna przeprowadzić własną analizę w możliwym stopniu i może poprosić więcej niż jednego dostawcę o sprawdzenie problemu.

Ale to źródło pomocy jest coraz bardziej wartościowe i żadne kierownictwo nie powinno tego ignorować. Analitycy procedur (którzy mogą być nazywani analitykami systemów, analitycy metod lub specjaliści od form, układów, wyposażenia, standardów lub innych dziedzin) będą zazwyczaj kręgosłupem programu poprawy. Nie oznacza to, że mogą sami prowadzić; przynoszą specjalizację i czas potrzebny na takie ulepszenia i mogą promować stały i ciągły program doskonalenia.

Wymagane kwalifikacje obejmują dociekliwy umysł; umiejętność analitycznego; znajomość podstawowych technik w obszarach, w których będą zaznajomieni z organizacją i filozofią jej zarządzania; zrozumienie ludzkiej natury, ponieważ wymagana jest duża ilość wspólnego wysiłku i komunikacja z innymi.

Osoba wchodząca na pole będzie potrzebować czasu, aby zaznajomić się z wymaganiami organizacyjnymi i operacyjnymi danego przedsiębiorstwa, a kłamstwo przyniesie niezmierzone korzyści, jeśli będzie mógł pracować, przez jakiś czas z "starszymi analitykami w rozwijaniu i doskonaleniu swoich umiejętności technicznych. Może uzyskać pomoc od analityków w innych firmach, stowarzyszeniach zawodowych oraz ze szkół i warsztatów prowadzonych przez zewnętrzne grupy i instytucje edukacyjne.

W organizacji zbyt małej, aby usprawiedliwić analityka pełnoetatowego, osoba posiadająca zdolności takie jak opisane powyżej może być odpowiedzialna za usprawnienia metod w niepełnym wymiarze godzin. W przypadku importu należy wziąć pod uwagę, że niezależnie od tego, jak mała jest organizacja, ktoś powinien stale zwracać uwagę na poprawę metod; ktokolwiek to może być, czas musi być dopuszczony do pracy, jeśli ma być skutecznie realizowany. Przełożeni i pracownicy są coraz częściej włączani w procedury i metody doskonalenia metod, z potencjalnymi wartościami tak wielkimi, że następna sekcja będzie poświęcona ich wkładowi.

Aby odnieść sukces, należy wykazać otwartość na pomysły na poprawę ze strony wyższego kierownictwa i zorganizowane podejście, które zapewni ciągłą stymulację, kontynuację i uznanie. Ograniczenia wiedzy specjalistycznej i czasu ze strony pracowników i przełożonych są oczywiste, ale znajomość problemów operacyjnych i potrzeb, a także korzyści motywacyjne z powodu osobistego zaangażowania sprawiają, że udział ten jest niezwykle owocny w większości przedsiębiorstw.

Ogólne podejście do ulepszania metod i metod:

Przedstawione zostanie krótkie ogólne podejście, które będzie dotyczyło niemal każdego rodzaju problemu poprawy systemów, ściśle powiązanego z naukową metodą rozwiązywania problemów, stosowaną w dowolnym miejscu.

Następnie zastanowimy się, w jaki sposób to ogólne podejście można dostosować do problemów związanych z procedurami i metodami poprawy jakości różnych typów:

1. Zdecyduj się na projekt badania:

Ten krok może być uważany za poszukiwania środowiska dla możliwej poprawy - i zazwyczaj nie są trudne do znalezienia. Niedostateczna obsługa klientów, wysokie koszty, niezadowalający personel lub wykorzystanie sprzętu, przerwy w przepływie pracy, nieodpowiednie formularze i raporty, powielony wysiłek i pewna szczególna część pracy ", która jest powtarzalna, duża, wąska lub monotonna - te, są pewne wskazówki, które wskazują na potrzebę analizy systemów.

Konwersja do obecnie przetwarzanego systemu przetwarzania danych, reorganizacja lub inne nowe rozwiązania mogą również sygnalizować potrzebę zmian systemowych. Można zauważyć potrzebę i badanie zainicjowane z kilku źródeł, jak wspomniano wcześniej: departamenty wymagające pomocy, wyższe kierownictwo i sam personel systemu, personel liniowy, który chce podjąć się projektów badawczych lub inne.

2. Opisz obecny system :

Opis może być narracją, wykresem, danymi pomiarowymi lub inną formą lub kombinacją. Tworzenie wykresów jest szczególnie użyteczne i będzie przedmiotem dalszych badań; dobrze dopasowany wykres może pomóc analitykowi w wizualizacji relacji i możliwości poprawy, a także tym, którzy zostaną dotknięci jakąkolwiek proponowaną zmianą.

Można stosować różne metody gromadzenia informacji - badanie informacji w podsumowaniach wyników lub innych dokumentach już dostępnych, wywiady, obserwacje, "Próbkowanie pracy i inne środki odpowiednie dla problemu.

3. Analizuj i ulepszaj obecny system:

Ten ważny krok będzie najpierw wymagał określenia kryteriów oceny poprzedniego systemu i każdej proponowanej poprawy maksymalnej objętości, czasu wymaganej jakości, kosztów, kluczowych cech usługi w zaspokajaniu potrzeb klienta, itd. Następnie, rzeczywiste dane uzyskane z opisu obecnego systemu należy dokładnie przestudiować.

Oprócz bezpośrednich pomiarów czynników wydajności, takich jak te wskazane, bardzo często pomocne są listy kontrolne dotyczące czynników wpływających na wyniki poniżej zadowalających wyników. Jedna osoba lub mała grupa może wykonać wiele prac na tym etapie, ale przed jej ukończeniem wspólne myślenie o zaangażowanych lub dotkniętych reprezentantami jest prawie pewne.

4. Sprzedaj i zainstaluj ulepszony system:

Niezależnie od tego, jak genialnie pomyślany jest system, akceptacja osób dotkniętych skutkuje daleko posuniętym działaniem w kierunku jego pomyślnego funkcjonowania. Najlepsze narzędzia do zdobywania akceptacji to w większości przypadków komunikacja i uczestnictwo. Szczególnie cenne w metodach i ulepszeniach systemów wyższego poziomu będzie uczestnictwo i osobiste zaangażowanie osób dotkniętych jakąkolwiek proponowaną zmianą. Dokładna, dwukierunkowa komunikacja jest również niezbędna do zrozumienia potrzeb, celów, skutków dla jednostek, zapewnień, że osobiste interesy będą chronione, oraz wiedzy na temat działania nowego planu.

Oto obszar, w którym uznanie roli personelu wypełnionej przez analityków jest szczególnie ważne; muszą wygrywać, a nie żądać akceptacji, i muszą być gotowi do złagodzenia własnych osądów i zaleceń w kategoriach reakcji dotkniętego operacją, personelu. Zainstalowanie procedury lub metody teraz często wymaga dużej opieki personelu szkoleniowego w nowym podejściu, w związku z czym wymaga się zmian fizycznych, należy uważnie śledzić, aby sprawdzić, czy plany działają.

5. Utrzymanie i audyt systemu:

Niepowodzenia lub niedociągnięcia w procedurach i metodach często wyjdą na jaw w trakcie przeprowadzania operacji, ale nie można tego uznać za pewnik. Okresowe analizy systemu i jego ciągła adekwatność są ogólnie pożądane. Niektóre kierownictwo planuje takie kontrole "w określonych odstępach czasu, różniących się charakterem systemu i uzyskanymi z niego wynikami.

Procedury badań nad doskonaleniem:

Aby opracować konkretne ulepszenia, każdy krok roboczy powinien zostać poddany krytycznej analizie w świetle różnych zasad ruchu, które mogą mieć do niego zastosowanie. Najlepszym ulepszeniem może być łączenie, zmiana aranżacji lub upraszczanie kroków, które muszą zostać zachowane.

Badania doskonalenia procedur, ponieważ często dotyczą one różnych działów, są często inicjowane przez wyższe kierownictwo lub przez personel procedur, chociaż może zaistnieć potrzeba, aby personel operacyjny zaangażowany w procedurę nie działał skutecznie. Każda z niedostatków zasugerowanych w podejściu ogólnym może sugerować potrzebę takiego badania. Najważniejsze kroki w badanej procedurze muszą być rozbite i zapisane w różnych formach, od prostej listy do złożonego wykresu. Prawdopodobnie najpowszechniejszym narzędziem analizy procedur jest schemat procesu przepływu.

Korzystając z karty procesu, najpierw wszystkie kroki związane z niniejszą procedurą są wymienione w kolejności; każdy krok jest następnie klasyfikowany jako operacja, transport itp. za pomocą odpowiedniego symbolu pokazanego poniżej. Symbole dla każdego z kroków są nanoszone przez linie rysowane przez analityka; to skutkuje graficzną reprezentacją procedury.

(i) Działanie:

Duży okrąg oznacza, że ​​jest zmieniany, dodawany lub tworzony.

(ii) Transport:

Strzałka wskazuje ruch z jednego miejsca do drugiego.

(iii) Inspekcja:

Kwadrat oznacza inspekcję, gdy coś jest sprawdzone lub zweryfikowane, ale nie zmienione.

(iv) Opóźnienie:

Duża D oznacza przerwanie lub opóźnienie przepływu badanego podmiotu,

(v) Przechowywanie:

Odwrócony trójkąt oznacza przechowywanie obiektu, tak jak w przypadku ochrony przed nieuprawnionym usunięciem. Wykres procesu przepływu pokazuje czas wymagany do wykonania każdego kroku; w niektórych przypadkach kroki opóźniające są ograniczone czasowo, aby wskazać możliwości zmniejszenia przerw w przepływie pracy; pokazuje również odległość w stopach, gdy w grę wchodzi transport. Cechy czasu i odległości na wykresie są szczególnie użyteczne przy ocenie rozmieszczenia urządzeń i gdy ustalenia mogą ograniczyć ruchy i niezbędne opóźnienia, ale służą również innym celom.

Ważną częścią wykresu procesu przepływu jest blok podsumowania w lewym górnym rogu. Służy to mniej więcej jako "wynik punktowy" i ma dwa główne cele. Po pierwsze, dostarcza wskazówek, gdzie rozpocząć analizę obecnego systemu; po drugie, umożliwia łatwe i skuteczne porównanie obecnych i proponowanych systemów. Innym podstawowym narzędziem do tworzenia wykresów w analizatorze procedur jest dwuwymiarowy schemat przepływu. Specjalną wartością tego wykresu jest jego zdolność do wyświetlania wielu przepływów w tym samym czasie, jak wtedy, gdy procedura rozpoczyna się pojedynczą akcją, a następnie rozgałęzia się na kilka przepływów pracy.

Kolumny pionowe mogą przedstawiać działy, które obsługują każdą część procedury. Schemat przepływu stanowi kolejne podstawowe narzędzie analityczne analityka procedur. Ten schemat to nic innego jak zastosowanie schematu do planu piętra Plan tej części biura biorącej udział w analizowanej procedurze. Jego głównym celem jest ujawnienie braków w obecnym lub proponowanym układzie lub aranżacji biura.

Ocenę kroków i opracowanie ulepszonego podejścia można następnie przeprowadzić, analizując wykresy i inne sposoby rejestrowania niniejszej procedury. Ogólna formuła mająca zastosowanie do wszelkich ulepszeń systemów to: Wyeliminuj-połącz-przestawiaj - upraszczaj. Każdy krok można analizować mając na względzie te cele, rozpatrywane w sugerowanej kolejności. Ponieważ wyeliminowanie marnotrawstwa jest najlepszym rodzajem poprawy, a pozostałe kroki są zgodne z ogólnym priorytetem.

Sformułowanie udoskonalonej wersji procedury w ramach "badania" będzie stopniowo wychodzić z pytań analityków i ostrożnego rozliczania się z każdym, kto skorzysta z procedury. Zazwyczaj bezpośredni użytkownicy i ich przełożeni dostrzegą luki i zobaczą możliwości poprawy wstępnie proponowanej procedury. W każdym razie będą oni bardziej otwarci na modyfikację, jeśli zostaną skonsultowani w tej sprawie i skorzystają z dokładnego wyjaśnienia korzyści.

Wybór projektu do badania:

Nawet jednorazowa operacja może usprawiedliwiać korzystanie ze zorganizowanego zdrowego rozsądku, ponieważ czasami nazywa się analizę metod. Oczekiwane korzyści muszą być wyważone w stosunku do nakładów i kosztów, które mogą być wymagane. Szczególnie wysokie zyski mogą wynikać z badań powtarzalnych operacji o dużej objętości, ponieważ pomnożone małe oszczędności zwiększą się do znacznych kwot. Operacje typu "wąskie gardło" można poprawić do punktu, w którym praca przebiega płynnie i przy mniejszej liczbie opóźnień. Monotonne lub męczące operacje mogą wymagać specjalnej uwagi; niektóre programy metod sprawiają, że zmniejszenie zmęczenia jest ich głównym celem.

Rozbicie i zapisanie obecnej metody:

Na poziomie analizy metod operacja dzieli się na elementy i najbardziej szczegółowy typ analizy, nawet na ruchy ciała. Metodę, według której wykonywana jest operacja, zwykle określa się na podstawie obserwacji, chociaż niezwykle duża lub kłopotliwa operacja może usprawiedliwiać filmowanie i dokładne badanie filmu. Rodzaj formularza służącego do rejestrowania rozkładu operacji może się wahać od prostego wykazu wniosków do złożonego wykresu, który rejestruje i klasyfikuje wnioski, i zachęca do systematycznego zadawania pytań. Najczęściej stosowanym pośród wykresów ruchów jest wykres prawy i lewy.

To jest koń pociągowy wykresów badania ruchu; tak jak schemat procesu jest najczęściej używanym urządzeniem w analizie procedur. Jak sugeruje tytuł, wykresy po prawej i lewej stronie pokazują ruchy wykonywane przez każde rozdanie. Klasyfikuje również te ruchy według pewnych podstawowych typów, używając symboli do gotowej identyfikacji "i nacisku. Dokładne symbole są różne, ale następująca kombinacja została szeroko zastosowana.

(i) Działanie:

Używane, gdy członek ciała robi coś w danej lokalizacji, na przykład podczas pisania, obsługi komputera biurowego lub chwytania obiektu.

(ii) Transport:

Używane, gdy członek ciała przesuwa się w kierunku od obiektu.

(iii) Trzymaj:

Używane, gdy obiekt jest trzymany w pozycji, więc można do niego coś zrobić. Przykład; trzymając pióro w jednej ręce, aby przykręcić górną część.

(iv) Opóźnienie:

Używane, gdy członek ciała jest bezczynny lub czeka na innych członków ciała. Spojrzenie na szkic miejsca pracy lub układu przedstawia biurko typu sekretarka z maszyną do pisania na lewym cokole, kalkulator i tace do formularzy bankowych; pisemne zamówienia i zakończone prace, wszystkie umieszczone zgodnie z zaleceniami.

Prawa ręka idzie na tacę zawierającą puste formularze rekwizycji i chwyta jedną; lewa ręka czeka w tym czasie. Obie ręce przesuwają się do maszyny do pisania, a obie wkładają pusty formularz. Prawa ręka przesuwa się następnie na tacę pisemnych zamówień, chwyta następne zamówienie do wpisania, przesuwa na bok maszyny do pisania, zwalnia zamówienie i wprowadza na stanowisko przy maszynie do pisania; lewa ręka znowu tylko czekała podczas tych kroków. Obie ręce wpisz rekwizycję.

Następnie prawa ręka przesuwa się do kalkulatora, rejestruje liczby, określa łączną wartość i wraca na pozycję przy maszynie do pisania; lewa ręka znowu czekała, obie ręce wpisują sumę na zapotrzebowaniu, a obie biorą udział w usunięciu zamówienia z maszyny do pisania.

Każdy z opisanych kroków jest identyfikowany na wykresie poprzez zaczernienie w odpowiednim symbolu. Podsumowanie w lewym górnym rogu pokazuje, że lewa ręka była zaangażowana w cztery operacje, a prawa na dziewięć. Lewa ręka brała udział w jednym ruchu lub transporcie, podczas gdy prawa ręka była zaangażowana w osiem. Lewa ręka miała dwanaście opóźnień lub czeka; prawa ręka nie miała żadnej. Żadna ręka nie miała żadnych chwytów w operacji.

Drugim podstawowym narzędziem często używanym w analizie metod jest wielorakie wykresy aktywności, zaprojektowane w celu wykreślenia szczegółowej aktywności jednej osoby i jednej maszyny, jednej osoby i kilku maszyn lub kilku osób i kilku maszyn. Głównym celem tego urządzenia jest zmniejszenie czasu bezczynności maszyny. Ponieważ urządzenia biurowe stają się coraz bardziej wyrafinowane i drogie, coraz ważniejsze staje się upewnienie się, że sprzęt jest efektywnie wykorzystywany.

Ponieważ maszyny i operatorzy, w tym przypadku, tracą czas w odstępach czasu w całym cyklu pracy, nie zawsze łatwo jest zauważyć czas przestoju. Często mylnie zakłada się, że wykorzystanie maszyny jest wysokie, gdy w rzeczywistości maszyna jest używana bardzo nieefektywnie. Wiele wykresów aktywności ma na celu przezwyciężenie tego problemu poprzez pokazanie interakcji człowieka i maszyny oraz ujawnienie okresów bezczynności ze strony któregokolwiek z nich.

Analizowanie obecnej metody:

Po rozbiciu obecnej metody na etapy i na wykresie, operacja jako całość i każdy poszczególny krok mogą być analizowane w świetle ustalonych zasad ekonomii ruchu. Pionierskim wysiłkiem w formułowaniu takich zasad było Franka i Lillian Gilbreth.

Jedną z największych hołdów, jakie mogą być wypłacane tym pionierom, jest fakt, że pierwotna lista poglądów i technik analizy Gilbretha stała się prawie pół wieku z niewielkimi zmianami, mimo że wielu zdolnych ludzi próbowało poprawić na nim. Lista zasad Gilbreth jest dość długa i chociaż mają zastosowanie do wszystkich rodzajów prac, niektóre zasady są mniej bezpośrednio zaangażowane w operacje biurowe niż w operacje fabryczne.

W związku z powyższym przedstawiono uproszczoną listę zasad mających szczególne zastosowanie do operacji biurowych:

1. Kwestionuj konieczność każdego kroku. Najłatwiejszym sposobem na zrobienie pracy nie jest robienie tego.

2. Umieść wszystkie materiały i sprzęt w określonych pozycjach w normalnym obszarze roboczym.

3. Korzystaj z obu pasm jednocześnie, gdy tylko jest to możliwe, i staraj się, aby każdy z nich był w równowadze.

4. Używaj najprostszych ruchów możliwych ruchów palca zamiast nadgarstka, a nie ramienia, ramienia, a nie ciała, i tak dalej.

5. Używaj ruchów płynnych, rytmicznych i ciągłych.

6. Upewnij się, że urządzenie nadaje się do pracy.

7. Upewnij się, że osoba wykonująca pracę jest do niej dobrze dopasowana i jest odpowiednio przeszkolona.

Dla każdego ramienia znajduje się normalny obszar roboczy i wysoce pożądane jest umieszczanie materiałów i narzędzi w tym obszarze, aby można było zminimalizować rozciąganie, zginanie i podobne ruchy. Istnieje również maksymalny obszar dla wyciągniętego ramienia, a obszar nakładania się ma miejsce, w którym przedmioty powinny być umieszczone, jeśli obie ręce muszą nad nimi pracować w tym samym czasie. Wszelkie materiały i sprzęt umieszczony poza normalnym obszarem roboczym powinny być postrzegane krytycznie, szczególnie jeśli muszą być często używane.

Szybko widać, że naruszono kilka zasad ruchu. Można od razu zastanowić się, czy wszystkie opóźnienia i ruchy są konieczne. Wszystkie materiały i sprzęt z wyjątkiem. Maszyna do pisania znajduje się poza normalnym obszarem roboczym maszynistki, gdy siedzi przy maszynie do pisania. Jest oczywiste, że odpowiedni zespół jest wykonywany w celu wykonania większości prac, podczas gdy lewa ręka jest używana niewiele poza faktycznym pisaniem. Wnioski są złożone i męczące; maszynistka musi wykonywać długie dystanse i musi całkowicie odwrócić się, aby obsługiwać kalkulator. Wydaje się, że istnieje niewielka szansa na uzyskanie rytmu w pracy. Możliwy jest lepszy sprzęt.

Opracowanie ulepszonej metody:

ja. Aby opracować konkretne ulepszenia, każdy krok roboczy powinien zostać poddany krytycznej analizie w świetle różnych zasad ruchu, które mogą mieć do niego zastosowanie. Najlepszym ulepszeniem może być łączenie, zmiana aranżacji lub upraszczanie kroków, które muszą zostać zachowane.

Ii. Szkic u góry wykresu sugeruje przegrupowanie materiałów i wyposażenia w miejscu pracy. Za pisarzem została dodana półka, z przegródkami na zamówienia i skończoną pracą z prawej strony maszynistki.

iii. Opóźnienia zostały znacznie zmniejszone; wszystkie materiały i sprzęt znajdują się teraz w normalnym obszarze roboczym; praca dla rąk jest bardziej wyrównana; pokonane odległości są krótsze; a cała operacja jest szybsza i mniej męcząca.

iv. Należy podkreślić, że ulepszona metoda, która została zasugerowana, jest tylko jedną z możliwości człowieka. Być może czytelnik może zasugerować inne rozwiązania, które są jeszcze bardziej satysfakcjonujące niż opisane.

Instalowanie ulepszonej metody:

Po zaplanowaniu nowej metody należy przeprowadzić faktyczną instalację; sukces proponowanej metody będzie zależeć w dużej mierze od tego, jak ostrożnie podchodzi się do tej ostatniej fazy. Prace nad instalacją nowej metody wydają się logicznie podzielić na cztery etapy: uzyskanie akceptacji, dokonywanie fizycznych zmian, szkolenie personelu i śledzenie wyników.

ja. Najbardziej satysfakcjonującym rozwiązaniem problemu zdobycia akceptacji będzie prawdopodobnie sugerowane wcześniej konsultowanie się z osobami zaangażowanymi w zmiany tak wcześnie, jak to możliwe w planowaniu ulepszeń i wyciąganie z nich wielu pomysłów na ulepszoną metodę.

ii. Być może idealnie, cały plan powinien być opracowany i opracowany przez przełożonego i pracownika bezpośrednio zaangażowanego, wspomagany jedynie przez szkolenie w zakresie uprzednio nabytego uproszczenia pracy. Jeśli z jakiegoś powodu większość pracy analitycznej musi zostać wykonana przez analityka pracowniczego, wymagana będzie najwyższa umiejętność taktowania i sprzedaży; im więcej analityk skonsultuje się z osobami faktycznie zaangażowanymi w operację, tym większe szanse powodzenia.

iii. Fizyczne zmiany w przykładzie zamówienia-pisania były proste i niedrogie. Jest to prawdopodobnie typowe dla większości udoskonaleń metod; czekają tylko na odrobinę zorganizowanego zdrowego rozsądku zaangażowanego w uproszczenie pracy. W wielu przypadkach personel firmy może wprowadzić niezbędne zmiany fizyczne. W innych przypadkach może być uzasadnione mechanizowanie operacji wykonanej wcześniej metodami ręcznymi.

iv. Personel szkoleniowy w nowych metodach zazwyczaj wiąże się przede wszystkim ze zmianą nawyków pracy, chociaż w niektórych przypadkach konieczne może być opracowanie nowych umiejętności. Sukces może zależeć od postawy pracownika - stąd konieczność zdobycia akceptacji - i stosowania rozsądnego podejścia do treningu.

v. Kontynuacja wyników za pomocą nowej metody powinna stanowić integralną część procedury. To, co wygląda na doskonały pomysł, czasami kończy się niepowodzeniem, ponieważ nie udało się dokładnie przeanalizować sytuacji, nie udało się uzyskać akceptacji pracownika lub przełożonego, nie wyszkolono odpowiednio osoby, ani też innych niedociągnięć w podejściu. Działania następcze mogą obejmować analizę kosztów i oszczędności związanych z każdą zmianą metod, służącą podwójnemu celowi sprawdzenia poprawności każdej zmiany i uzasadnieniu czasu pracy metod i innych form upraszczania pracy.

Specjalne zastosowania analizy metod:

Podejście do analizy metod jest ogólne i można je stosować lub dostosowywać do różnorodnych potrzeb. W przypadku poszczególnych rodzajów metod dostępne są bardziej wyspecjalizowane narzędzia analizy, takie jak arkusze kalkulacyjne formularzy, wykresy wykorzystania urządzeń, arkusze danych badań czasu i listy kontrolne zasad lub punktów, których należy szukać, gdy pożądane jest dokładne badanie. W niektórych przypadkach rodzaj podejścia ogólnego, który został właśnie rozważony, można łączyć z dostosowanymi technikami analizy w badaniu formy, układu, aranżacji biurka, maszyny lub określonej metody uzyskiwania wykonanej pracy.

Geneza koncepcji uproszczenia pracy:

We wczesnych latach trzydziestych inżynier przemysłowy Allen Mogenson, który pracował głównie w fabrykach, dokonał głębokiego, ale prostego odkrycia. Mogenson bardzo często miał doświadczenie w wchodzeniu do działu linii i usiłowaniu sugerowania poprawy, ustanawiania standardów czasowych lub zachęcania do innych zmian, które wydawały się być potrzebne. Był pod wrażeniem tego, jak często jego wysiłki spotykały się z oporem. Osoby zaangażowane, brygadziści i pracownicy, często wydawali się odczuwać, że istnieje ich domniemana krytyka i nie byli pewni, co może się wydarzyć, jeśli proponowane zmiany zostaną wprowadzone w życie.

Mogenson zdecydował się więc na stare powiedzenie: "Jeśli nie możesz ich polizać, przyłącz się do nich." Postanowił spróbować włączyć personel linii solankowych i zaangażować ich bezpośrednio w planowanie i ulepszenia metod, które ich dotknęły. Po znacznych badaniach i eksperymentach Mogenson założył szkołę upraszczania pracy w Lake Placid.

Nowy Jork, który wciąż działa i "ma wielu setek absolwentów: Zasadniczo plan kursu ma na celu przyciągnięcie przedstawicieli różnych firm do szkoły przez sześć tygodni intensywnego szkolenia, po czym wracają oni do swoich organizacji, aby przeprowadzić upraszczanie pracy, szkolenie, programy uzupełniające dla swoich własnych pracowników nadzoru.

Wielu innych konsultantów, profesorów, dyrektorów szkoleń firmowych i inżynierów przemysłowych doszło do podobnego sposobu myślenia. Obecnie istnieją inne szkoły upraszczające pracę i konferencje w wielu miejscach. Terminy "upraszczanie pracy" i "ulepszanie metod" są często używane zamiennie, ale w ścisłym znaczeniu, poprawa metod oznacza te metody zmian opracowane przez eksperta, analityka metod, a uproszczenie pracy odnosi się do tych opracowanych poprzez udział linii.

Programmes of work simplification involving employees, foremen, and staff are now in operation in thousands of prominent and diversified organisations, including International Business Machines, Eastman Kodak, Marshall Field, areas Roebuck, Prudential Insurance, Maytag, and the US Department of State, and many other firms have introduced similar programmes in recent years.

Elements of Work Simplification Concept:

Essential elements of a work simplification programme, as here defined, are development of a questioning attitude toward the way things are done and provision of an organised approach for thinking out and suggesting improvements.

A training programme, while not absolutely essential, is likely to greatly increase the probability of successful results. Such a programme attempts to bring many, of the same principles and tools of methods improvement long used by staff specialists down to the level of supervisors and employees', and to influence them to actively participate in improvements in their own work.

A typical class in work simplification runs from about six to' ten sessions. First, efforts are made to develop a questioning attitude, making it possible to spot improvement needs such as bottlenecks, high-cost operations, errors, and excessive movement or delay.

A common and very useful suggestion for visualizing possibilities for reducing non-productive activities is to develop the habit of seeing every job in three parts:

(1) Make ready,

(2) Do, and

(3) Put away.

Then, a series of training sessions will be devoted to equipping participants with certain tools of analysis such as simple flow charts, layout charts, work distribution charts, and checklists on forms design. Finally, most such programmes devote the closing portion of the training to the working out— usually in small teams—of actual improvement projects, with the assistance of the training leader and other staff specialists, when necessary. Strong support by higher management before launching such a programme and provision for follow-up and continued interest afterward are vitally important before-and- after steps.