Biuro: znaczenie, znaczenie, organizacja biura i jego zasady

Przeczytaj ten artykuł, aby poznać znaczenie, znaczenie, organizację biura i zasady związane z procesem biurowym.

Znaczenie pakietu Office:

Istnieje wiele definicji określających biuro. Jednak w prostym języku można go określić jako "miejsce prowadzenia działalności gospodarczej". Jest to jednak niewystarczająca definicja, ponieważ ta definicja nie uwzględnia pracy urzędniczej, która jest sercem działalności biurowej.

Znaczenie urzędu musi być zrozumiałe we wspólnym języku. W momencie, gdy pisze się "urząd", rozumie się, że działalność gospodarcza, odpowiedzialność i jej funkcje oraz czynności urzędnicze idą do działania ramię w ramię.

Dlatego biorąc pod uwagę wszystkie te funkcje, można sformułować odpowiednią definicję urzędu. Biuro można zdefiniować jako "każde miejsce, w którym informacje na papierze są zbieżne i udokumentowane, zachowane i wykorzystywane do bieżącej i przyszłej działalności gospodarczej".

Informacje mogą dotyczyć produkcji, marketingu i różnych innych działań biznesowych. Prawidłowe zapisy dotyczące przyjmowania i wykonywania zamówień, zapisów dotyczących zakupów, przechowywania i zakupu oraz płatności, które są należne organizacji i należne od organizacji, to niektóre z zapisów, które biuro musi utrzymywać.

Znaczenie urzędu:

Znaczenie biura polega na tym, że nie tylko funkcjonuje on w celu utrzymania swojej działalności, marki i udziałów na rynku, ale także w tym, że musi on przez długi czas być odpowiedzialny za utrzymanie pracowników i zatrzymywać ich przez bardzo długi czas, nie na zasadzie stałej, ale na stałe.

Znaczenie leży w dwóch faktach. Pierwszym z nich jest wskaźnik niezrealizowanych obrotów pracowników lub bardzo niska, dziesiętna stopa rotacji pracownika jest tym, do czego należy dążyć. Drugim i najważniejszym faktem jest to, że obroty firmy powinny być corocznie przenoszone na stałe, a nie burzliwe i pulsujące przez rok, nudne i drastyczne w kolejnym roku.

Weźmy przykład AMUL [ANAND MILK UNION LIMITED]; z siedzibą w Anand w stanie Gujarat. Od ostatnich dwudziestu lat ich wewnętrzne obroty biznesowe na zysku netto rosły w tempie 4 procent rocznie, w wyniku czego do końca 1998 r. Ich działalność była warta Rs. 156 crores. Jest to rażący przykład stałego wzrostu wolumenu działalności biurowej Amul, a tam jest znaczenie biur.

W ciągu ostatnich 20 lat, z wyjątkiem tych pracowników, którzy osiągnęli wiek emerytalny, żaden pracownik nie zwolnił tej organizacji, nie z jakiegokolwiek powodu. To także mówi o znaczeniu biura w utrzymaniu pracowników.

Znaczenie urzędu i sukcesu zależy od następujących czynników:

(a) Planowanie,

(b) Organizacja,

(d) Personel,

(e) Kontrolowanie i koordynacja,

(f) korespondencja biurowa,

(g) Rekrutacja,

(h) Budżetowanie

Jednak w przypadku każdego przedsiębiorstwa każde wydarzenie musi zostać zaplanowane. Planowanie musi zostać wykonane. Egzekucje wymagają wskazówek, nadzoru, kontroli i koordynacji. Jeśli każdy z tych elementów zostanie odpowiednio zsynchronizowany, wówczas spełnione zostaną określone cele, a ważność urzędu otrzyma obraz obok własnego kierunku.

Dlatego tak ważne jest biuro. Istnieją pewne czynniki, za które biuro ma swój udział i ma znaczenie.

Są one wymienione jako:

1. Centrum informacyjne :

Biuro jest centrum informacyjnym lub bankiem danych wszystkich informacji, z którymi prowadzi działalność. Wszystkie obecne i przeszłe dane dotyczące działalności firmy powinny znajdować się w biurze. Na podstawie tych informacji biuro planuje, prognozuje i kontroluje jego działanie, jego obszar działania.

2. Biuro służy jako kanał komunikacji:

Jest oczywiste, że bez żadnej komunikacji, biuro po prostu nie może funkcjonować i nie może służyć swojemu celowi. Każda komunikacja, zwłaszcza pisemna komunikacja, przepływa od góry do dołu, a raportowanie musi przebiegać od dołu do góry. Urząd upadłby, gdyby komunikaty nie płynęły często, a raporty nie były udostępniane lub przedstawiane wyższym władzom w ustalonym czasie.

3. Pomoc w koordynacji:

Cele każdego biura nie zostaną osiągnięte, jeżeli nie będzie właściwej koordynacji pomiędzy pracownikami. Relacja między pracodawcą a pracownikiem oraz relacja pracownika z pracownikiem muszą być dobre, jeśli trzeba zbudować skuteczną koordynację.

Skuteczna koordynacja podbija ducha pracy, wzmacnia jedność i wzmacnia morał każdego pracownika pracującego w organizacji. Pomoc, niezbędne informacje i wsparcie z najwyższego poziomu są potrzebne do promowania koordynacji.

4. Znaczenie w odniesieniu do rządu i ogółu społeczeństwa:

Dzisiaj, aby każda firma istniała, musi przestrzegać określonych wytycznych, zasad i przepisów sformułowanych przez rząd. Każda jednostka gospodarcza jest dziś uważana za generującą dochód, a także instytut społeczny. Każde biuro ma skrzydła i jest łącznikiem między społeczeństwem a rządem.

Jest to także związek między ludźmi a rządem. Dlatego biuro musi stworzyć odpowiedni typ wizerunku w umyśle ludzi, dla budowania właściwego wizerunku marki i wizerunku firmy.

5. Pomoc w kontroli menedżerskiej:

Kontrola jest kombinacją technik korekcyjnych i pomiarowych działania podwładnych w celu upewnienia się, że cel przedsiębiorstwa został osiągnięty i osiągnięty. Kontrola wymaga ustanowienia "standardów", a następnie pomiaru standardów w ustalonym czasie i w ramach zasobów.

To faktycznie mierzy:

(i) czy ustanowione standardy zostały osiągnięte, oraz

(ii) Jeśli nie został osiągnięty, to jakie było odchylenie i jaki był procent odchylenia. Po ich ustaleniu opracowywane są różne sposoby kontroli, aby postawić biuro lub przedsiębiorstwo na właściwej drodze.

6. Znaczenie w relacji do klientów:

Faktyczne znaczenie każdego biura to jego relacja z klientem. To klient przenosi firmę do biura, a zatem klient jest królem. Z wyjątkiem urzędu rządowego, każda inna organizacja biznesowa zależy od klienta, aby firma generowała dochody. Stąd znaczenie urzędu w stosunku do jego klienta ma ogromne znaczenie - "klient" jest teraz "cesarzem".

Mając to na uwadze, zamówienia otrzymane przez klienta, ich zapytania i skargi są obsługiwane przez biuro za pośrednictwem bezpośrednich i osobistych kontaktów. W dzisiejszych czasach nowoczesne biuro ma bardzo ważną osobę - gościa obsługującego [GAO], który uczęszcza do wszystkich klientów i informuje ich bezpośrednio, osobiście lub przez telefon, o firmie, jej działaniach i działalności.

7. Znaczenie dla akcjonariusza:

Każde biuro stanowi ważne ogniwo pomiędzy akcjonariuszem z jednej strony a spółką z drugiej. Kwestia dywidendy z akcji, przeniesienie akcji, wydawanie zawiadomień o posiedzeniach spółki i udzielanie odpowiedzi na pytania akcjonariuszowi ma ogromne znaczenie i nie można tego osiągnąć ani uzyskać bez ustanowienia właściwego urzędu .

8. Znaczenie pracownika :

Za utrzymanie dobrej siły roboczej, dobre środowisko, wolne od oficjalnej polityki, wolne od stronniczości i skutecznego związku, w postaci pracownika-pracodawcy i pracodawcy-pracownika; związek jest potrzebny.

Wypłata wynagrodzenia w czasie, wypłata wynagrodzenia w czasie, przygotowanie pensji, utrzymanie obecności, umożliwienie pracownikom skorzystania z urlopu w czasie ich nagłej potrzeby to niektóre z ważnych funkcji, które muszą być wykonywane przez urząd. Stąd te są te punkty, które trzeba odnotować, ćwiczyć i uogólniać w każdym biurze, aby biuro działało sprawnie i znakomicie.

Organizacja biura:

Organizowanie odnosi się do stworzenia struktury obowiązków i funkcji do osiągnięcia celów przedsiębiorstwa.

Urwick zdefiniował organizację jako "działania, które są niezbędne do jakiegokolwiek celu lub planu i organizowanie ich w grupach, które mogą być przypisane do osób".

Biuro ma być zorganizowane, a obowiązki i funkcje mają zostać określone w celu ustalenia relacji między organem działania, aby biuro działało sprawnie.

Struktura organizacji powinna zawierać następujące cechy:

1. Musi przedstawiać i odzwierciedlać plany i charakterystykę urzędu.

2. Musi odzwierciedlać uprawnienia dostępne dla kierownictwa przedsiębiorstwa.

3. Musi odzwierciedlać otoczenie.

4. Musi być obsadzony wyszkolonym personelem.

Proces organizacji musi być zastosowany do każdego działu przedsiębiorstwa, w tym do biura. Są pewne czynności, które musi podjąć urząd, lub trzeba się nim zająć, jeśli trzeba zorganizować organizację.

Kroki, które są zaangażowane w proces to:

1. Ustanowienie celów przedsiębiorstwa.

2. Formułowanie pochodnych, obiektów, planów i polityk.

3. Określenie działań niezbędnych do osiągnięcia tych celów, planów i polityk.

4. Grupowanie tych działań w świetle dostępnych zasobów ludzkich i materialnych oraz najlepszego sposobu ich wykorzystania.

5. Grupowanie tych działań i delegowanie ich do odpowiednich szefów każdej grupy z upoważnieniem niezbędnym do wykonywania działalności.

6. Wiązanie tych grup w pionie i poziomie za pomocą systemu relacji i informacji.

Zasady te są wymienione jako:

1. Zasady jedności celów:

Każda część organizacji, w tym biuro, dąży do osiągnięcia celów przedsiębiorstwa.

2. Zasady efektywności :

Wydajność jest podstawową zasadą. Cel musi zostać osiągnięty przy minimalnych kosztach zarówno dla organizacji, jak i społeczeństwa.