Dokumentacja biurowa i korespondencja

Przeczytaj ten artykuł, aby dowiedzieć się więcej o dokumentach i korespondencji biurowej.

Znaczenie korespondencji biurowej:

Wiele komunikacji odbywa się w organizacji na piśmie. Korespondencja definiowana jest w ten sposób jako "komunikacja pisemna na temat będącym przedmiotem wspólnego zainteresowania, zarówno wewnątrz organizacji, jak i przez osobę z zewnątrz".

Korespondencja wewnątrz organizacji nadaje znaczenie określoności korporacyjnej polityce i praktyce, promuje zrozumienie między członkami i działami organizacji.

Korespondencja z osobą postronną promuje wizerunek organizacji, wyjaśnia jej zasady, utrzymuje swoje podmioty prawne w nienaruszonym stanie i kontynuuje działalność.

Cel korespondencji biurowej:

Może istnieć i jest wiele przyczyn korespondencji biurowej.

Korespondencja biurowa może być następująca:

1. Doręczanie zawiadomienia pracownikom biura.

2. Doręczanie zawiadomienia do konkretnej osoby.

3. Obsługę zlecenia do całego działu lub do pojedynczego pracownika w biurze.

4. Doręczanie instrukcji do wydziału lub do osoby pracującej w dziale.

Doręczanie instrukcji lub zawiadomienie do biura znajdującego się poza lokalem biurowym. Może istnieć wiele innych powodów do wykonania i doręczenia instrukcji, która jest częścią korespondencji biurowej, jednak charakter korespondencji zależy od sytuacji, która pojawia się w biurze, dla którego należy doręczyć zawiadomienie.

Zasady korespondencji biurowej:

Istnieją pewne zasady dotyczące korespondencji, które muszą być przestrzegane przez każdy urząd. Powiadomienie urzędowe lub polecenie biurowe nie może być wydane przez każdego Toma, Dicka i Harry'ego. Załóżmy, że szef departamentu chce wysłać list ostrzegawczy do jednego z jego pracowników. Po prostu nie może wydać tego samego w swoich kaprysach i upodobaniach.

Najpierw musi odnieść się do podręcznika biurowego, w którym będzie dla niego jasne, czy urząd upoważnił szefa departamentu do wydawania takich listów.

Jeśli tak, to może, w ramach instrukcji administracyjnej, wydać pismo. Jeśli nie, musi wrócić do szefa organizacji, wyjaśniając sytuację i uzyskać zgodę i zgodę na wydanie takiego zamówienia, przed wysłaniem takiego ostrzeżenia. Kopię tego listu należy przekazać szefowi organizacji biurowej w celu uzyskania jego informacji.

Największą zasadą wszelkiej oficjalnej korespondencji jest to, że oficjalne listy wydawane, doręczane lub przesyłane komukolwiek, powinny mieć ważny, istotny powód, który powinien być jednoznacznie zdecydowanym działaniem.

Inną zasadą oficjalnego pisma jest, o ile nie jest to konieczne, krótkie, uprzejme i powinno być napisane w taki sposób, aby osoba czytająca je mogła podjąć korzystne działanie. Na żadnym etapie oficjalny list nie powinien być ani surowy, ani niegrzeczny i zardzewiały. W związku z tym dewaluuje znaczenie litery i osoby ją piszącej.

Utrzymywanie oficjalnej korespondencji:

Konserwacja korespondencji biurowej rozpoczyna się albo od otrzymania oficjalnego pisma i złożenia ich we właściwej dokumentacji, albo wysłania listu poza biurem, albo wysłania listu do innego departamentu i utrzymywania jego kopii w pliku.

Najlepiej to wyjaśnić w ten sposób:

Listy przychodzące są również nazywane wiadomościami przychodzącymi, a litery na zewnątrz są określane jako wiadomości wychodzące. Omówimy procedurę obsługi wewnętrznych odsyłek i zewnętrznych odsyłek.

Procedura obsługi korespondencji przychodzącej w biurze korespondencji:

Poczta wewnętrzna stanowi podstawę, na której działa i istnieje organizacja. Duża część efektywności organizacji znajduje odzwierciedlenie w prawidłowym postępowaniu z pocztą wewnętrzną.

Wymieniona jest procedura postępowania z pocztą wewnętrzną:

1. Odbieranie i odbieranie wiadomości:

Zwykły "dak" lub "mail" jest dostarczany do biura przez kuriera lub przez pocztę raz lub dwa razy dziennie w większości naszych miast w Indiach. Od razu należy policzyć liczbę otrzymanych listów. Biuro takie jak jest, otrzyma około 25 do 30 liter w ciągu jednego dnia i może mieć od 10 do 12 liter na raz.

Wszystkie takie litery po otrzymaniu powinny być ostemplowane. Odpowiedni przykład pieczęci jest pokazany:

Tutaj znaczek odzwierciedla nazwę urzędu. To biuro w Kalkucie. Pieczęć odzwierciedla inne informacje jako numer listu, datę otrzymania i kierunek litery, do której ma być przekazany. Załóżmy, że jest to dziesiąta litera, którą biuro otrzymało w dniu 10 października 2010 r., Wtedy cyfra 10 i data 10/10/10 powinny zostać umieszczone w odpowiednim miejscu.

Wreszcie, jeśli list jest oznaczony w dziale księgowości, wówczas "konta" należy wpisać w odpowiednim miejscu. Jednak ten krok odbędzie się dopiero po otwarciu wiadomości.

2. Otwieranie Poczty:

Listy można otwierać ręcznie lub za pomocą maszyn do otwierania listów. Ręczne otwieranie listów za pomocą noża papierowego jest najpowszechniejszą metodą otwierania liter nawet w bardzo dużej organizacji.

Po otwarciu listu należy odnotować, czy treść listu znajduje się na jednej stronie, czy na stronie. Jeśli jest więcej niż jedna strona, wszystkie strony powinny być ponumerowane.

Po numerowaniu stron należy zapoznać się z treścią pisma i nałożyć większą uwagę na treść pisma.

Jest to przedmiot, który w skrócie mówi nam o całej treści.

Teraz to właśnie "list, o którym mowa" wchodzi w grę wstępną, jak wpisano na pieczęci. Po przeczytaniu całego listu dowiemy się o dziale, w którym list ma być skierowany. Powinien być napisany na udostępnionym miejscu.

3. Nagrywanie wiadomości:

Większość organizacji lubi prowadzić stały zapis wszystkich wewnętrznych wiadomości. W tym celu zostaje zachowany "rejestr poczty wewnętrznej", "rejestr odebranych daków" lub "książka otrzymana listownie". Rejestr ten rejestruje wszystkie szczegóły dotyczące otrzymanej litery. Lepiej jest mieć taki rejestr w prawie wszystkich urzędach, aby sprawdzić zapisy otrzymanego listu, a także sprawdzić, czy list został zwrócony do zgłoszenia.

Przykład tego, jak powinien wyglądać wewnętrzny rejestr poczty, najlepiej ilustruje:

4. Sortowanie i dystrybucja poczty wewnętrznej:

Po zakończeniu całej operacji wytłaczania i całego nagrania, litery powinny zostać posortowane. Na przykład wszystkie litery, które mają być przekierowane na konta, muszą być oddzielone i pogrupowane, aby każda litera należąca do działu księgowości była wysyłana na konta.

Podobnie każdy list skierowany do Administracji może zostać wysłany do Działu Administracji. W ten sposób proces składania wszystkich listów należących do Departamentu Rachunków jest wysyłany na konta. Podobnie każda litera kierowana do Administracji może zostać wysłana do Administracji.

Ten proces umieszczania wszystkich list w jednym dziale, w szeregu i kierowaniu go do danego departamentu dla działania, jest znany jako "sortowanie". Po posortowaniu i zapisaniu liter, litery są wysyłane do odpowiednich działów, aby je odebrać. Ten proces nazywa się dystrybucją.

5. Monitorowanie:

Sprawna odpowiedź na przychodzącą korespondencję jest wskaźnikiem wydajności organizacji i poprawy jej wizerunku. Kierownicy i poszczególni dyrektorzy departamentów powinni dopilnować, aby listy otrzymane w ciągu dni były odbierane tego samego dnia, a odpowiedzi są przygotowywane tego samego dnia, a następnie duplikowane kopie są prawidłowo wypełniane.

Oryginalne litery powinny mieć nazwę pliku i powinny zostać poprawnie wysłane.

Korespondencja wychodząca lub wychodząca w biurze:

Przesyłki są wysyłane na zewnątrz przez każdy dział, przez każdą organizację.

Istnieje procedura wysyłania poczty:

1. Przeczytaj całą zawartość listu, który ma zostać wysłany.

2. Wyjmij plik, w którym zostanie złożona druga kopia listu. Plik będzie miał numer pliku. Ten numer pliku należy nadać tej literze.

3. Zobacz w rejestrze zewnętrznym, jaki jest numer seryjny ostatniej litery. Następny numer będzie numerem seryjnym tego listu.

4. Umieść datę wysyłki na liście. Ta sama data będzie musiała zostać umieszczona na liście.

5. Po dokonaniu wszystkich wpisów w liście w rejestrze zewnętrznym, wyślij je do sekcji wysyłkowej. Sekcja wysyłkowa będzie umieszczać znaczki itp., Będzie wpisywać adres na kopercie, a następnie wpisywać list, wpisując go do prowadzonego przez siebie rejestru. To najprostszy i najłatwiejszy sposób wysłania listu z biura.

Zgłoszenia i sposób zgłoszenia w biurze korespondencji:

Sposób wypełniania poczty urzędowej, czy przychodzące czy wychodzące różni się w zależności od biura, a procedury składania dokumentów są zbyt różne, ponieważ różne biura mają różne normy, procedury itp. Przydają się one do zgłoszenia.

Proces zgłoszenia rozpoczyna się natychmiast po zakończeniu rejestracji listu wychodzącego. Przypuśćmy, że do biura wszedł list, w którym nie trzeba udzielać odpowiedzi, a następnie list zostaje odczytany, zanotowany i złożony. Ale jeśli list przychodzący żąda odpowiedzi, to list przychodzący zdecydowanie należy złożyć, ale przed nim należy sporządzić odpowiedź.

Po sporządzeniu, odnotowaniu, zakodowaniu i wysłaniu odpowiedzi do sekcji wysyłkowej, w celu dalszego postępowania, należy złożyć list.

Istnieją procedury składania korespondencji w biurze:

1. Najpierw przejrzyj przychodzący list i notatkę, skąd nadszedł list, jaka jest treść listu i czego list chce. Jeśli litera nie gwarantuje odpowiedzi, wpisz literę w odpowiednim pliku.

2. Załóżmy, że list przychodzący gwarantuje odpowiedź, a następnie dowiedz się, skąd nadszedł list.

Z listu dowiesz się, ponieważ wiedziałbyś, skąd się wziął, zwróć uwagę na treść listu, przedmiot itp. ... to da ci pojęcie o pliku, w którym list ma być złożony, odbierz ten plik .

3. Natychmiast ułóż szkic do odpowiedzi. Uzyskaj zatwierdzenie przez właściwy organ. Po otrzymaniu zatwierdzenia należy uzyskać literę i zatwierdzić ją przez właściwy organ.

4. Po zatwierdzeniu listu podaj mu właściwy numer pliku, numer seryjny i datę. Po zakończeniu należy wysłać go do urzędnika wysyłki do zatwierdzenia.

5. Zarchiwizuj przychodzącą literę i literę odpowiedzi w odpowiednim pliku i zliczaj strony złożone szeregowo. Jest to krótka i krótka metoda wyjaśnienia zgłoszenia. Należy jednak dołożyć starań, aby wyjaśnić różne rodzaje plików i zgłoszeń oraz metodę nadawania indeksu lub kodu do pliku.