Standaryzacja biurowa: obiekty, obszary i zalety

Przeczytaj ten artykuł, aby zapoznać się z przedmiotami, obszarami, zaletami, skutkami i krokami standaryzacji biura.

Obiekty standaryzacji w biurze:

W biurze może być wiele przedmiotów normalizacji, których punktem końcowym może być efektywność i oszczędność.

Główne obiekty normalizacji w biurze można podsumować następująco:

1. Konserwacja sprzętu i maszyn:

Standaryzacja zapewnia ekonomiczne wykorzystanie kosztownego sprzętu i maszyn. W związku z tym koszty utrzymania byłyby niższe, ponieważ utrzymanie maszyn tego samego rodzaju, części zamiennych i umowy o świadczenie usług mogą być tańsze.

2. Niższe koszty szkolenia:

Całkowity koszt szkolenia musi być niski, ponieważ materiał, wyposażenie, materiały i maszyny są ustandaryzowane. Zapewnia to również wymienność personelu w celu spełnienia wymogu obciążenia szczytowego.

3. Ekonomia w zakupach:

Kolejnym celem standaryzacji jest posiadanie gospodarki w zakupie dostawcy, mebli, sprzętu i maszyn. Kupowanie w dużych ilościach może skutkować niższą ceną zakupu.

4. Ustalenie standardów wydajności:

Standaryzacja jest konieczna, aby naprawić standard wydajności.

Obszary normalizacji w biurze:

Poniżej przedstawiono obszar, w którym standaryzacja metod biurowych może być szczególnie przydatna:

(a) Działania ludzkie

(b) Komunikacja

(d) Sprzęt i maszyny

(e) Meble

(f) Zaopatrzenie

(g) Space Space Przydział

(h) Środowisko pracy

W skrócie omówimy następujące kwestie:

(a) Działania ludzkie:

Działania ludzkie można ujednolicić w biurze. Można określić najlepszą metodę przykładu. Ta metoda może być stosowana przez innych pracowników biurowych z oczywiście konieczną zmianą potrzebną do indywidualnej pracy lub pojedynczego pracownika.

(b) Komunikacja :

Środki komunikacji i metody można znormalizować w celu obniżenia kosztów. Jest to bardzo ważne w przypadku organizacji, w których biura znajdują się szeroko.

(c) Formularze i zapis:

Standaryzacja formularzy skutkowałaby mniejszą liczbą formularzy, a także mniej długimi formami. Następnie może nastąpić standaryzacja okresu czasu, w którym zapisy muszą być przechowywane, a następnie niszczone.

(d) Sprzęt i maszyny:

Standaryzacja oznacza używanie podobnego sprzętu i maszyn.

(e) Meble:

Standaryzacja stołu roboczego, krzeseł itp. Ma na celu zapewnienie oszczędności i wymienności.

(f) Dostawy:

Oznacza to, że istnieje standaryzacja różnych materiałów, takich jak papier, węgiel, atrament, zszywki, guma itp.

(g) Przydział miejsca:

Przydział miejsca również jest ustandaryzowany. Opiera się to na typach pracy, a także na poziomie stanowiska.

(h) Środowisko pracy :

Środowisko pracy ma być znormalizowane - ilość światła potrzebna do różnych zadań, dopuszczalny poziom hałasu, wilgotność itp., Aby uzyskać lepszą wydajność.

Zalety standaryzacji:

1. Gospodarka:

Standaryzacja oznacza większą oszczędność w prawie wszystkich działaniach. Standaryzowane dostawy, wyposażenie i maszyny mogą być dostarczane w większych ilościach i po niższych cenach. Poza tym wymienność urządzeń i maszyn powoduje bardziej ekonomiczne wykorzystanie i niższe koszty kapitału i napraw.

2. Większa przydatność do zadania:

Standaryzacja oznacza właściwe rodzaje dostaw, wyposażenia, maszyn, form, komunikacji, mebli i środowiska pracy dla danego zadania.

3. Łatwość w administracji:

Standaryzacja dba o rutynową pracę, a zarządzanie zajmuje się ważniejszymi zadaniami.

4. Odpowiedniość metod:

Większe wykorzystanie komputerów i minikomputerów sprawia, że standaryzacje są obowiązkowe. Tak więc standaryzacja jest koniecznością we współczesnym biurze.

5. Lepsza kontrola:

Standardu wydajności nie można naprawić bez standaryzacji. Są ze sobą powiązane. W celu kontrolowania działalności biurowej należy ustalić standardy wydajności.

6. Pomoc w przygotowaniu budżetu:

Tam, gdzie rozwinęły się standardowe metody pracy, koszt biura można ustalić z większą dokładnością. W ten sposób budżet biura można przygotować z łatwością i dokładnością, ponieważ znane są koszty różnych działań. Te zalety sprawiają, że kierownictwo wybiera normalizację.

Wpływ normalizacji na pracowników:

Mimo że standaryzacja stała się niezbędną cechą wszystkich nowoczesnych biur, nie można jednak zignorować jej wpływu na pracowników. Pracownicy traktowani są jak maszyna, a to właśnie Taylor's Scientific Management, w którym narzędzie pracy i metody pracy zostały ustandaryzowane.

Oznacza to, że jego praca jest bardziej nudna, a zatem powoduje więcej zmęczenia i nudy. W związku z tym konieczne jest, aby kierownictwo zajęło się tym aspektem, podczas gdy normalizacja została wprowadzona w życie.

Etapy standaryzacji w biurze:

Każda organizacja postępowa musi mieć wydział systemu odpowiedzialny za normalizację. W praktyce jednak działanie biura i jego metody są tak różnorodne, że przydatne byłoby posiadanie standardowej komisji w organizacji, która jest stałą komisją.

Niezależnie od tego, jakie są rozwiązania, proponuje się następujące kroki w celu standaryzacji metody:

(a) Określić cel operacji

(b) Określić potrzeby, które należy spełnić

(d) Porównaj alternatywne metody służące temu samemu celowi w stosunku do współczynnika kosztu

(e) Najlepszą metodę należy wybrać na podstawie różnych alternatyw

(f) Aby nadać konkretny kształt myśleniu, konieczne byłoby ujednolicenie i przygotowanie pisemnych specyfikacji.

Uproszczenie:

Uproszczenie odnosi się do procesu upraszczania lub tworzenia rzeczy, które wyglądają bardzo łatwo.

Na przykład, wystarczy rozwiązać tę arytmetykę:

Doszliśmy do rozwiązania, które jest 23/73. Patrząc na ten problem, widzimy, że jest wiele nawiasów, czyli przerw, i znaleźliśmy rozwiązanie poprzez usunięcie nawiasów lub przerw jeden po drugim, zanim wyszliśmy z rozwiązaniem.

W ten sam sposób w organizacji może występować wiele problemów lub problemów i trzeba znaleźć rozwiązanie. Trzeba rozwiązać problemy na każdym etapie międzyprzedmiotowym, zanim dojdzie do rozwiązania.

W biurze lub organizacji nie jest możliwe, aby główny menedżer lub Office Manager zajmował się wszystkim.

On sam z siebie nie może zarządzać wszystkim. Musi znaleźć rozwiązanie na każdym kroku, aby zmniejszyć swoje brzemię i swoją pracę, aby skupić się i skoncentrować na istotnych, krytycznych i ważnych kwestiach, aby podjąć korzystne działania na każdym kroku i pozostawić pośrednikom problemy dla ludzi. na każdym poziomie, pod nim, aby rozwiązać problemy.

Raporty muszą oczywiście być zawsze przesyłane do wyższych władz. To jest przykład i proces upraszczania. Uproszczenie zmniejsza obciążenie właściwego organu i ułatwia mu przyspieszenie pracy w celu podjęcia dobrej decyzji na podstawie dostarczonych mu rozwiązań.

Zapewnia także obowiązki, które pośrednicy podejmują na każdym szczeblu, aby radzić sobie z sytuacją i zapewniać najlepsze rozwiązanie przełożonym.